BetaCrea contratos directamente en HubSpot

Nota: si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en labetade « : Creación, edición y renovación directas de contratos de HubSpot» (Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts) .

Los contratos son la fuente de referencia centralizada de los ingresos comprometidos en HubSpot. Al gestionar los contratos en HubSpot, puedes registrar y gestionar los acuerdos contractuales existentes, registrar manualmente los pagos o facturar automáticamente a los compradores, realizar actualizaciones a lo largo de la vigencia del contrato, realizar la renovación de contratos y elaborar informes precisos sobre los ingresos.

Una vez configurados los contratos, aprende a crearlos e importarlos directamente. Si deseas utilizar un proceso basado en cotizaciones para proponer y aprobar modificaciones en un contrato ya existente, obtén más información sobre cómo crear contratos a partir de cotizaciones aceptadas. Descubre cómo se utilizan los contratos en HubSpot.

Cuándo crear contratos directamente

Es posible que te interese crear contratos directamente en HubSpot en los siguientes casos:

• Centralización de los acuerdos con los clientes: utiliza los contratos para centralizar los acuerdos con los compradores y la información sobre los ingresos.
• Importar o migrar contratos existentes: si tienes contratos existentes y quieres gestionarlos en HubSpot, puedes importarlos o migrarlos:
  • Importar contratos sin facturación: importar contratos sin calendarios de facturación mediante la herramienta de importación.
  • Migrar contratos manteniendo la continuidad de la facturación:para importar contratos manteniendo la continuidad de la facturación, obtén más información sobre cómo migrar contratos a HubSpot (BETA).
• Si gestionas tu CPQ en otro sistema: si utilizas otro sistema para gestionar el CPQ, puedes utilizar los contratos de HubSpot como fuente de referencia para la generación de informes y la automatización.

Crear contratos directamente

Crea contratos directamente desde la página de índice de contratos o desde los registros de contactos, empresas, negocios y tickets. Si quieres importar o migrar contratos existentes, obtén más información sobre cómo importar contratos y cómo migrar contratos a HubSpot (BETA).

Crear contratos desde la página de índice

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en«Añadir contratos» y, a continuación, selecciona«Crear nuevo».
3. Configura el contrato.

Crear contratos a partir de otros registros

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Contactos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Contactos directamente.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Empresas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Tickets. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Tickets directamente.
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En la barra lateral derecha, en la ficha «Contratos» , haz clic en«Añadir» y, a continuación, selecciona «Crear nuevo contrato». Si no ves la ficha«Contratos», descubre cómo añadirla a la barra lateral derecha.
   
   
   
4. Configura el contrato.

El registro de origen está asociado al contrato. Las asociaciones y los elementos de pedido del registro de origen se transfieren cuando procede. Por ejemplo, si creas un contrato a partir de un registro de negocio, 

Configurar contratos

Configura la información del contrato mediante el editor de contratos. Para ver una vista previa de los detalles del contrato y el calendario de facturación, haz clic en«Vista previa del contrato» en la esquina superior derecha. Para guardar el contrato como borrador, haz clic en«Atrás» , en la esquina superior izquierda. Puedes editar los borradores de los contratos más adelante.

Modificar los datos del vendedor que figuran en el contrato

En la sección «Partes» se muestran los datos del vendedor que figuran en el contrato.

• Los datos del vendedor se basan en la persona que ha redactado el contrato.
• Los datos del vendedor, incluido el número de teléfono, se rellenan automáticamente a partir del perfil de usuario de la persona que crea el contrato. La empresa del vendedor se rellena a partir de la información de la empresa que figura en la cuenta.
• Puedes actualizar el nombre del vendedor, su número de teléfono y los datos de la empresa. Si actualizas los datos del vendedor, solo el contrato y las facturas asociadas a él utilizarán los nuevos datos. El perfil de usuarioy la información de la empresa no se han actualizado.
• Para crear un contrato, es necesario indicar la dirección de correo electrónico y el nombre de la empresa del vendedor.

Para modificar los datos del vendedor, en la sección «Partes» del contrato:

1. Para actualizar los datos de la empresa vendedora, pasa el cursor por encima de la empresa y haz clic en el edit icono de edición.
2. Actualice los detalles en el panel derecho y, a continuación, haga clic en Guardar. Los cambios realizados en los datos de la empresa vendedora solo se aplican al contrato y a las facturas asociadas al mismo. La configuración de tu cuenta no está actualizada.

Añadir una empresa de facturación y un contacto

En la sección de partes también se muestran la empresa de facturación y los datos de contacto del contrato.

• Un contrato debe tener un contacto de facturación. Se pueden añadir más contactos de facturación.
• Un contrato puede tener asociado, como máximo, una empresa compradora, un contacto de facturación y una empresa de facturación.
• A los contactos de facturación se les envían las facturas y los datos de facturación, como los recibos.

Para añadir la empresa de facturación y la persona de contacto:

1. Para añadir una empresa de facturación, junto a «Empresa de facturación», haz clic en«Añadir». En el panel de la derecha, busca y selecciona la empresa y, a continuación, haz clic en«Guardar». Haz clic en la pestaña «Crear nuevo » del panel de la derecha para crear un nuevo registro de empresa. 
2. Para editar los datos de la empresa de facturación, pasa el cursor por encima de la empresa y haz clic en el edit icono de edición. Las modificaciones también actualizarán el registro del CRM de la empresa.
3. Para sustituir la empresa de facturación, pase el ratón por encima de la empresa y haga clic en el icono replace reemplazar.
4. Para eliminar la empresa de facturación, pase el ratón por encima de la empresa y haga clic en el icono delete eliminar.
5. Para utilizar la misma dirección de facturación que figura en el registro de empresa, en «Dirección de facturación», marca la casilla de verificación«Igual que la empresa de facturación ».
6. Para utilizar una dirección de facturación diferente, haz clic en «+ Añadir dirección de facturación».
7. En el panel derecho, introduzca la dirección de facturación y haga clic en Guardar. La dirección de facturación se actualiza en el contrato y se utiliza en las facturas correspondientes. El registro de empresa no se ha actualizado.

Nota: si se ha activado el cálculo automático del impuesto sobre las ventas , se utiliza la dirección de facturación de para determinar si debe añadirse el impuesto al contrato.

6. Haz clic para desplegar la sección«Números de identificación fiscal» y ver los números de identificación fiscal asociados a la empresa de facturación. Para editar los números de identificación fiscal existentes, haz clic en el edit icono de edición situado junto al nombre de la empresa de facturación y, a continuación, en el panel de la derecha, haz clic en la pestaña «Números de identificación fiscal ». Añade los números de identificación fiscal de los vendedores a través de laherramienta de facturas.
7. Para añadir un contacto de facturación, junto a «Contacto de facturación», haz clic en «Añadir». En el panel de la derecha, busca y selecciona un contacto y, a continuación, haz clic en«Guardar». Haz clic en la pestaña «Crear nuevo » del panel de la derecha para crear un nuevo registro de contacto.
8. Para editar los datos de contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el edit icono de edición. Las modificaciones también actualizarán el registro del contacto en el CRM.
9. Para cambiar el contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el replace icono de sustitución.
10. Para eliminar el contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el delete icono de eliminación.
11. Para añadir más contactos de facturación, haz clic en «+ Añadir contactos adicionales». Busca los contactos y marca las casillas de verificación situadas junto a ellos; a continuación, haz clic en«Guardar».

Configurar los datos del contrato

Indica la fecha de entrada en vigor del contrato, el titular, las condiciones de pago y el número de pedido. También puedes añadir propiedades personalizadas y vincular el contrato a un negocio ya existente.

1. Para establecer la fecha de entrada en vigor del contrato, en la sección «Fecha de entrada en vigor del contrato» , haz clic en el selector de fechasy selecciona unafecha.
2. Para designar al titular del contrato, haz clic en el menú desplegable«Titular del contrato» y selecciona untitular.
3. Haz clic en el menú desplegable «Condiciones de pago » y selecciona una condición de pago. Más información sobre las condiciones de pago.
4. Para incluir un número de pedido en el contrato, introduce dichonúmero en el campo correspondiente .
5. Para añadir una propiedad personalizada, haz clic en «+ Añadir propiedad personalizada». Seleccionalas propiedades de contrato personalizadas existentes de la ficha, busca unapropiedad personalizada o haz clic en«Crear nueva propiedad de contrato» para configurar una nueva propiedad de contrato personalizada.
6. Para eliminar una propiedad personalizada, haz clic en el delete icono de eliminación situado junto a ella.
7. Para asociar el contrato a un negocio, haz clic en el menú desplegable«Asociar a un negocio» y selecciona unnegocio, o bien haz clic en «Crear un nuevo negocio» para crear uno nuevo.

Agregar elementos de pedido

Añade elementos de pedido al contrato desde tu biblioteca de productoso añade elementos de pedido personalizados. 

Nota: al utilizar Stripe como opción de procesamiento de pagos, la cantidad total a pagar debe ser superior a 0,50 $, o el mínimo equivalente de la divisa de liquidación. Más información sobre las cantidades mínimas de cargo de Stripe.

Para añadir elementos de pedido:

1. En la esquina superior derecha de la sección de elementos de pedido, haz clic en «Añadir elemento de pedido» y, a continuación, selecciona una opción:
   • Seleccionar de la biblioteca deproductos: añade un elemento de pedido basado en un producto de tu biblioteca de productos, incluidos los elementos de línea creados mediante la integración HubSpot-Shopify.
     • Busque por nombre de producto, descripción de producto o SKU, o haga clic en Filtros avanzados para afinar la búsqueda.
     • Seleccione las casillas de verificación del panel derecho junto a los productos en los que desea basar su elemento de pedido. Si seleccionas elementos de pedido con precios por niveles , haz clic en«Ver niveles» para ver los distintos niveles del producto antes de añadir el elemento de pedido.
       
       
       
   • Crear elemento de pedido personalizado: crea un elemento de pedido personalizado exclusivo para el contrato. Después de seleccionar esta opción, utilice el panel derecho para introducir los detalles de su elemento de pedido. Seleccione la casilla de verificación Guardar elemento de pedido en la biblioteca de productos para guardar el elemento de pedido en su biblioteca de productos. Haga clic en Guardar o en Guardar y añadir otro.
2. Haz clic en «Vista previa del contrato » para ver los detalles del contrato y el calendario de facturación.
3. Se pueden añadir impuestos a cada elemento de pedido, o bien puedes utilizar la opción de cálculo automático del impuesto sobre las ventas al realizar pagos online. Para añadir impuestos a elementos de pedido individuales, haz clic en el menú desplegable «Tipo impositivo» y establece los tipos impositivos de los elementos de pedido. La columna «Cantidad del impuesto » se actualiza automáticamente.
4. Si utilizas el impuesto sobre las ventas automático, activa el interruptor«Impuesto sobre las ventas automático ». El impuesto sobre las ventas se calculará automáticamente al crear el contrato.
   
   • En la columna Categoría fiscal , haga clic en el menú desplegable y seleccione la categoría fiscal para cada elemento de pedido. Puede elegir diferentes categorías de impuestos para diferentes elementos de pedido. Cada elemento de pedido debe tener un nombre único.
   • Si vas a enviar un artículo como parte del contrato, debes añadir un elemento de pedido correspondiente al envío para que el cálculo automático de los impuestos sea correcto. Si no ha añadido el envío a su biblioteca de productos, añada un elemento de pedido personalizado con una categoría de impuestos de Envío.
5. Puedes modificar las columnas que se muestran en la tabla de elementos de pedido. Si eres superadministrador, puedes configurar qué columnas se mostrarán a todos los usuarios de forma predeterminada. Aprende a editar columnas.
6. Edita los elementos de pedido en el editor modificando los valores de cada columna. 
   
   
   
7. Al editar elementos de pedido por niveles, el precio se actualiza en función del nivel a medida que se ajusta la cantidad. Haz clic en«Ver niveles » para editar las cantidades que aparecen junto a la tabla de niveles y saber qué nivel de precios se aplica.
   
   
   
8. Por defecto, la facturación de los elementos de pedido puntuales y recurrentes se establece en la fecha de hoy. Para facturar posteriormente a tu comprador un elemento de pedido, haz clic en el menú desplegable «Fecha de inicio de la facturación » y, a continuación, selecciona «Fecha personalizada». En el panel de la derecha, haz clic en elselector de fechas y selecciona unafecha de inicio; a continuación, haz clic en «Guardar».

9. Para añadir un descuento a un elemento de pedido, en la columna Descuento por unidad , haga clic en el menú desplegable y seleccione porcentaje o divisa. Introduce la cantidad del descuento. Los descuentos se pueden aplicar a elementos de pedido concretos, pero no al contrato en su conjunto.
10. Para editar los detalles del elemento de pedido, o para clonar o eliminar un elemento de pedido, coloca el cursor sobre el elemento de pedido, haz clic en Acciones, y luego selecciona una opción:
    • Edición: edita el elemento de pedido del contrato. La biblioteca de productos no se verá afectada. 
    • Eliminar: elimina el elemento de pedido.

9. Para reordenar los elementos de pedido, haga clic en un elemento de pedido y arrástrelo con el botón dragHandle arrastrar.

10. En la sección «Resumen» se indica cómo se le cobrará al comprador:

    • El Subtotal reflejará solo los elementos pendientes de pago al momento de pagar. Los elementos que se cobrarán más adelante aparecerán en el total de Pagos futuros .
    • Todas las partidas, independientemente de la fecha de vencimiento del pago, se sumarán junto a Total.
    • Desactiva la opción«Impuesto sobre las ventas automático » para desactivar el cálculoautomático del impuesto sobre las ventas .

Nota:

• Si bien la posibilidad de agregar un impuesto, tarifa o descuento vive en HubSpot, tus equipos legales y contables son el mejor recurso para darte consejos de cumplimiento para tu situación específica.
• Aunque HubSpot admite hasta seis decimales al establecer el precio unitario de un elemento de pedido en cualquier divisa, los descuentos se redondean en función de la precisión de la moneda en el momento del pago. Por ejemplo, si un elemento de pedido cuesta 11,90 USD y se aplica un descuento del 15%, el descuento de 1,785 USD se redondea a 1,79 USD. El comprador paga un total de 10,11 dólares.

Configurar la facturación y los pagos

Configura cómo facturar y cobrar los pagos a los compradores. Los pagos online solo están disponibles cuando la facturación está activada. 

Para configurar la facturación, en la sección «Facturación y pagos»:

1. Activa el interruptor «Facturación » para crear facturas automáticamente y facturar a los compradores los elementos de pedido recurrentes. Más información sobre la configuración de facturación.
2. Para configurar cómo se van a cobrar los pagos, en «Proceso de cobros»:
   • Selecciona «Pagos automáticos » para que las facturas se cobren automáticamente en cada fecha de facturación. Haz clic en el menú desplegable«Método de pago » y selecciona una opción: 
     • Recoger la forma de pago de la primera factura de pago: cobrar cada factura introduciendo la forma de pago utilizada para el pago de la primera factura.
     • Utiliza un método de pago guardado:realiza el cargo en un método de pago guardado existente.
   • Selecciona«Pagos manuales » si quieres que el comprador realice el pago manualmente de la factura en cada fecha de facturación. Se enviará la factura al comprador en cada fecha de facturación para que proceda al pago.
3. Desactiva la opción«Facturación » si deseas facturar y cobrar los pagos mediante un método alternativo.

Para configurar los pagos online, en la sección«Aceptar pagos online»:

1. Si se selecciona la opción«Pagos automáticos» en lasección «Facturación», los pagos online estarán activados de forma predeterminada. Si se selecciona«Pagos manuales» , activa el interruptor«Aceptar pagos online » para permitir que los compradores paguen las facturas online.
   • Las opciones rellenadas previamente en esta pantalla reflejan lo que está establecido en la configuración de pago. Selecciona o desactiva las casillas de verificación Formas de pago aceptadas para elegir los tipos de pagos que aceptarás.
   • Si has configurado tasas, en la sección«Tasas aplicadas al pago», marca lascasillas de verificación situadas junto a las tasas que quieras aplicar al pago del contrato.
   • Selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito para recopilar la dirección de facturación de tus compradores.
   • Seleccione la casilla de verificación Recopilar dirección de envío para recopilar la dirección de envío de sus compradores.
2. Para aceptar pagos mediante un método alternativo, desactiva el interruptor«Aceptar pagos online ».

Establece el idioma del contrato, la configuración regional y la divisa

1. Haz clic en «Configuración» en la esquina superior derecha del editor de contratos.
2. Haga clic en el menú desplegable Idioma y seleccione un idioma.
3. Haga clic en el menú desplegable Configuración regional y seleccione una configuración regional. La configuración regional modificará el formato de visualización de la fecha y la dirección en tu contrato. Cambiar la configuración regional del contrato no actualizará la divisa.
4. Si tienes varias divisas configuradas en tu cuenta, haz clic en el menú desplegable«Divisa» y selecciona unadivisa.

Formalizar el contrato

1. Para formalizar el contrato y enviar la primera factura, haz clic en«Formalizar», en la esquina superior derecha.
2. Si se te presenta un prompt, haz clic en«Finalizar» en el cuadro de diálogo para confirmar.

Entrega y pago de facturas

La forma en que hayas configurado los elementos de pedido , la facturación y los pagos determina lo que sucederá a continuación. Consulta la tabla siguiente para comprender el proceso según la configuración de tu contrato.

Proceso de cobros	Método de cobro	Pagos online	Fecha de facturación	Comportamiento
Automático	Utiliza un método de pago guardado	Sí	Hoy	La primera factura se cobrará mediante la forma de pago guardada cuando formalices el contrato. Las futuras facturas se cobrarán mediante el mismo método de pago.
Automático	Utiliza un método de pago guardado	Sí	Futuro	La primera factura se cobrará mediante la forma de pago guardada en la primera fecha de facturación. Las facturas posteriores se cargarán en el mismo método de pago.
Automático	Registrar la forma de pago en la primera factura de pago	Sí	Hoy	La primera factura se envía automáticamente por correo electrónico al comprador en el momento de formalizar el contrato. Cuando paguen la factura a través del proceso de pago online, introducirán la forma de pago y el importe se cargará en ella en cada fecha de facturación. Las facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico en cada fecha de facturación.
Automático	Registrar la forma de pago en la primera factura de pago	Sí	Futuro	La primera factura se envía automáticamente por correo electrónico al comprador en la primera fecha de facturación. Cuando paguen la factura a través del proceso de pago online, introducirán la forma de pago y el importe se cargará en ella en cada fecha de facturación. Las facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico en cada fecha de facturación.
Manual	-	Sí	Hoy	La primera factura se envía automáticamente por correo electrónico al comprador en el momento de formalizar el contrato. Las futuras facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico. El comprador abona cada factura manualmente a través del proceso de pago online.
Manual	-	Sí	Futuro	La primera factura se envía automáticamente por correo electrónico al comprador en la primera fecha de facturación. Las futuras facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico. El comprador abona cada factura manualmente a través del proceso de pago online.
Manual	-	No	Hoy	La primera factura se envía automáticamente por correo electrónico al comprador en el momento de formalizar el contrato. Las futuras facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico. El comprador abona cada factura mediante un método alternativo a los pagos online, por lo que debes registrar los pagos manualmente.
Manual	-	No	Futuro	La primera factura se envía automáticamente por correo electrónico al comprador en la primera fecha de facturación. Las futuras facturas se enviarán automáticamente por correo electrónico. Los compradores abonan cada factura mediante un método alternativo a los pagos online, por lo que debes registrar los pagos manualmente.
Facturación desactivada	-	-	Hoy o en el futuro	No se emiten facturas ni se cobran los pagos correspondientes al contrato.

Contratos de importación

Importa los contratos existentes para gestionarlos junto con los contratos creados en HubSpot. Incluye las asociaciones con elementos de pedido, contactos y negocios.

Ten en cuenta que no es posible importar contratos con calendarios de facturación mediante el proceso de importación que se describe a continuación. Si quieres importar contratos con continuidad de facturación, obtén más información sobre cómo migrar contratos a HubSpot (BETA).

1. Crea una propiedad de contrato personalizada para utilizarla como identificador único de los contratos que vas a importar. Por ejemplo, podrías crear una propiedad personalizada llamada contract_import_id.
2. Al crear la propiedad personalizada:
   • Establece eltipo de campo como«Texto de una sola línea».
   • Marca la casilla de verificación«Exigir valores únicos para esta propiedad ».
     
     
     
3. Prepara tu archivo de importación:
   • Antes de empezar, revisa la descripción general de la importación.
   • Añade la propiedad personalizada que has creado como columna en tu archivo de importación. Utiliza la propiedad personalizada como identificador único para los campos de los contratos, los elementos de pedido y los negocios.
   • En el caso de los contratos con más de un elemento de pedido, añade los elementos de pedido adicionales en filas separadas junto al identificador único.
   • Asegúrate de que el negocio figure en una línea distinta a la de los datos del contrato. Añade el ID de registro del negocio a una columna para asociar el negocio al contrato durante la importación.
     
     
     
4. Importa tu archivo.

Pasos siguientes

• Obtén más información sobre la gestión de facturas, incluyendo su edición, seguimiento y exportación.
• Obtén más información sobre cómo gestionar los pagos, incluyendo cómo consultar las comisiones por transacción, gestionar las autorizaciones de débito bancario, volver a intentar los pagos fallidos y solicitar un nuevo método de pago a un contacto.
• Más información sobre cómo generar un informe para declarar los ingresos en HubSpot.