Wersja betaTworzenie umów bezpośrednio w HubSpot

Uwaga:jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć swoje konto do funkcji programu beta „Bezpośrednie tworzenie, edycja i odnawianie umów HubSpot” .

Umowy stanowią scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z zobowiązań w HubSpot. Zarządzając umowami w HubSpot, możesz rejestrować istniejące umowy i zarządzać nimi, ręcznie rejestrować płatności lub automatycznie wystawiać faktury kupującym, wprowadzać aktualizacje w trakcie trwania umowy, odnawiać umowy oraz dokładnie raportować przychody.

Po skonfigurowaniu umów dowiedz się, jak bezpośrednio tworzyć i importować umowy. Jeśli chcesz korzystać z procesu opartego na ofertach w celu proponowania i zatwierdzania zmian w istniejącej umowie, dowiedz się więcej o tworzeniu umów na podstawie zaakceptowanych ofert. Dowiedz się, jak umowy są wykorzystywane w HubSpot.

Kiedy warto tworzyć umowy bezpośrednio

W następujących sytuacjach warto bezpośrednio tworzyć umowy w HubSpot:

• Centralizacja umów z klientami: korzystaj z umów, aby scentralizować umowy z nabywcami i informacje o przychodach.
• Importuj lub migruj istniejące umowy: jeśli posiadasz już umowy i chcesz nimi zarządzać w HubSpot, możesz je zaimportować lub przenieść:
  • Importuj umowy bez rozliczeń: za pomocą narzędzia do importu zaimportuj umowy bez harmonogramów rozliczeń.
  • Migracja umów z zachowaniem ciągłości rozliczeń:aby zaimportować umowy z zachowaniem ciągłości rozliczeń, dowiedz się więcej o migracji umów do HubSpot (BETA).
• W przypadku zarządzania CPQ w innym systemie: jeśli korzystasz z innego systemu do zarządzania CPQ, możesz wykorzystać umowy w HubSpot jako wiarygodne źródło danych do raportowania i automatyzacji.

Bezpośrednie tworzenie umów

Umowy można tworzyć bezpośrednio ze strony indeksu umów lub z rekordów kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń. Jeśli chcesz zaimportować lub przenieść istniejące umowy, dowiedz się więcej o importowaniu umów i przenoszeniu umów do HubSpot (BETA).

Tworzenie umów ze strony indeksu

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcjęDodaj umowy, a następnie wybierz opcjęUtwórz nową.
3. Skonfiguruj umowę.

Tworzenie umów z innych rekordów

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W prawym pasku bocznym, na karcie „Umowy ”, kliknij„Dodaj”, a następnie wybierz opcję „Utwórz nową umowę”. Jeśli nie widzisz karty„Umowy”, dowiedz się, jak dodać ją do prawego paska bocznego.
   
   
   
4. Skonfiguruj umowę.

Rekord źródłowy jest powiązany z umową. Powiązania i pozycje z rekordu źródłowego są przenoszone tam, gdzie ma to zastosowanie. Na przykład, jeśli tworzysz umowę na podstawie rekordu transakcji, 

Konfiguruj umowy

Skonfiguruj informacje dotyczące umowy za pomocą edytora umów. Aby wyświetlić podgląd szczegółów umowy i harmonogramu rozliczeń, kliknij opcję „Podgląd umowy” w prawym górnym rogu. Aby zapisać umowę jako wersję roboczą, kliknijprzycisk „Wstecz” w lewym górnym rogu. Wersje robocze umów można edytować później.

Edytuj dane sprzedawcy w umowie

W sekcji „Strony” wyświetlane są dane sprzedawcy zawarte w umowie.

• Dane sprzedawcy są oparte na danych osoby tworzącej umowę.
• Dane sprzedawcy, w tym numer telefonu, są pobierane z profilu użytkownika tworzącego umowę. Nazwa firmy sprzedawcy jest pobierana z informacji o firmie podanych w koncie.
• Możesz zaktualizować imię i nazwisko sprzedawcy, numer telefonu oraz informacje o firmie. Jeśli zaktualizujesz dane sprzedawcy, nowe dane zostaną zastosowane wyłącznie w umowie i fakturach powiązanych z tą umową. Profil użytkownikai informacje o firmie nie zostaną zaktualizowane.
• Aby utworzyć umowę, musi ona zawierać adres e-mail sprzedawcy oraz nazwę firmy.

Aby edytować dane sprzedawcy, w sekcji „Strony” umowy:

1. Aby zaktualizować dane firmy sprzedawcy, najedź kursorem na nazwę firmy i kliknijikonę edycji.
2. Zaktualizuj dane w prawym panelu, a następnie kliknij „Zapisz”. Zmiany wprowadzone w danych firmy sprzedawcy mają zastosowanie wyłącznie do umowy i faktur powiązanych z tą umową. Ustawienia konta nie są aktualizowane.

Dodaj firmę rozliczeniową i osobę kontaktową

W sekcji „Strony” wyświetlane są również dane firmy rozliczeniowej i osób kontaktowych umowy.

• Umowa musi mieć jedną osobę kontaktową ds. rozliczeń. Można dodać więcej osób kontaktowych ds. rozliczeń.
• Z umową może być powiązana maksymalnie jedna firma kupującego, jedna osoba kontaktowa ds. rozliczeń i jedna firma rozliczeniowa.
• Osoby kontaktowe ds. rozliczeń otrzymują faktury oraz dokumenty rozliczeniowe, takie jak pokwitowania.

Aby dodać firmę rozliczeniową i osobę kontaktową:

1. Aby dodać firmę rozliczeniową, obok pola „Firma rozliczeniowa” kliknijprzycisk „Dodaj”. W prawym panelu wyszukaj i wybierz firmę, a następnie kliknijprzycisk „Zapisz”. Kliknij kartę „Utwórz nową ” w prawym panelu, aby utworzyć nowy rekord firmy. 
2. Aby edytować dane firmy rozliczeniowej, najedź kursorem na nazwę firmy i kliknijikonę edycji. Zmiany zostaną również zaktualizowane w rekordzie CRM firmy.
3. Aby zastąpić firmę rozliczeniową, najedź kursorem na nazwę firmy i kliknijikonę „Zastąp”.
4. Aby usunąć firmę rozliczeniową, najedź kursorem na firmę i kliknijikonę „Usuń”.
5. Aby użyć tego samego adresu rozliczeniowego, co w rekordzie firmy, w sekcji „Adres rozliczeniowy” zaznacz pole wyboru„Tak samo jak firma rozliczeniowa ”.
6. Aby użyć innego adresu rozliczeniowego, kliknij „+ Dodaj adres rozliczeniowy”.
7. W prawym panelu wprowadź adres rozliczeniowy i kliknij „Zapisz”. Adres rozliczeniowy zostanie zaktualizowany w umowie i będzie używany na powiązanych fakturach. Rekord firmy nie zostanie zaktualizowany.

Uwaga: jeśli włączono automatyczne naliczanie podatku od sprzedaży, adres rozliczeniowy podany w polu „ ” (Dane rozliczeniowe) służy do ustalenia, czy do umowy należy doliczyć podatek.

6. Kliknij, aby rozwinąć sekcję„Numery identyfikacji podatkowej ”, aby wyświetlić numery identyfikacji podatkowej dodane do firmy rozliczeniowej. Edytuj istniejące numery identyfikacji podatkowej, klikającikonę edycji obok nazwy firmy rozliczeniowej, a następnie w prawym panelu kliknij kartę „Numery identyfikacji podatkowej ”. Dodaj numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy za pomocąnarzędzia do fakturowania.
7. Aby dodać osobę kontaktową do rozliczeń, obok pozycji „Osoba kontaktowa do rozliczeń” kliknij „Dodaj”. W prawym panelu wyszukaj i wybierz osobę kontaktową, a następnie kliknij„Zapisz”. Kliknij kartę „Utwórz nowy ” w prawym panelu, aby utworzyć nowy rekord osoby kontaktowej.
8. Aby edytować dane kontaktowe do rozliczeń, najedź kursorem na kontakt i kliknijikonę edycji. Zmiany zostaną również zaktualizowane w rekordzie CRM kontaktu.
9. Aby zastąpić kontakt rozliczeniowy, najedź kursorem na kontakt i kliknijikonę „Zastąp”.
10. Aby usunąć kontakt rozliczeniowy, najedź kursorem na kontakt i kliknijikonę „Usuń”.
11. Aby dodać dodatkowe kontakty rozliczeniowe, kliknij „+ Dodaj dodatkowe kontakty”. Wyszukaj kontakty i zaznacz pola wyboru obok nich, a następnie kliknij„Zapisz”.

Skonfiguruj szczegóły umowy

Ustaw datę wejścia w życie umowy, właściciela, warunki płatności i numer zamówienia. Możesz również dodać niestandardowe właściwości i powiązać umowę z istniejącą transakcją.

1. Aby ustawić datę wejścia umowy w życie, w sekcji „Data wejścia umowy w życie ” kliknij selektor datyi wybierzdatę.
2. Aby wyznaczyć właściciela umowy, kliknij menu rozwijane„Właściciel umowy ” i wybierzwłaściciela.
3. Kliknij menu rozwijane „Warunki płatności ” i wybierz warunki płatności. Dowiedz się więcej o warunkach płatności.
4. Aby uwzględnić numer zamówienia w umowie, w polu „Numer zamówienia ” wprowadźnumer zamówienia.
5. Aby dodać właściwość niestandardową, kliknij+ Dodaj właściwość niestandardową. Wybierzistniejącą właściwość niestandardową umowy z listy, wyszukajwłaściwość niestandardową lub kliknijUtwórz nową właściwość umowy, aby skonfigurować nową właściwość niestandardową umowy.
6. Aby usunąć właściwość niestandardową, kliknij ikonę usuwania obok niej.
7. Aby powiązać umowę z transakcją, kliknij menu rozwijane„Powiąż z transakcją ” i wybierztransakcję lub kliknij „Utwórz nową transakcję”, aby utworzyć nową transakcję.

Dodaj pozycje

Dodaj pozycje do umowy z biblioteki produktówlub dodaj pozycje niestandardowe. 

Uwaga: w przypadku korzystania z Stripe jako opcji przetwarzania płatności, łączna kwota do zapłaty musi wynosić co najmniej 0,50 USD lub równowartość tej kwoty w walucie rozliczeniowej. Dowiedz się więcej o minimalnych kwotach opłat w Stripe.

Aby dodać pozycje:

1. W prawym górnym rogu sekcji pozycji zamówienia kliknij opcję „Dodaj pozycję zamówienia”, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • Wybierz z biblioteki produktów: dodaj pozycję na podstawie produktu z biblioteki produktów, w tym pozycji utworzonych za pomocą integracji HubSpot-Shopify.
     • Wyszukaj według nazwy produktu,opisu produktu lub kodu SKU albo kliknij „Filtry zaawansowane”, aby zawęzić wyniki wyszukiwania.
     • Zaznacz pola wyboru w prawym panelu obok produktów, na których chcesz oprzeć swoją pozycję. Jeśli wybierasz pozycje z cennikiem wielopoziomowym, kliknij„Wyświetl poziomy”, aby wyświetlić różne poziomy dla produktu przed dodaniem pozycji.
       
       
       
   • Utwórz pozycję niestandardową: utwórzpozycję niestandardową, która będzie unikalna dla danej umowy. Po wybraniu tej opcji użyj prawego panelu, aby wprowadzić szczegóły pozycji. Zaznacz pole wyboru „Zapisz pozycję w bibliotece produktów ”, aby zapisać pozycję w bibliotece produktów. Kliknij „Zapisz” lub„Zapisz i dodaj kolejną”.
2. Kliknij „Podgląd umowy ”, aby wyświetlić szczegóły umowy i harmonogram rozliczeń.
3. Podatki można dodane do poszczególnych pozycjilub można skorzystać z automatycznego naliczania podatku od sprzedaży w przypadku płatności online. Aby dodać podatki do poszczególnych pozycji, kliknij menu rozwijane „Stawka podatku ” i ustaw stawki podatku dla poszczególnych pozycji. Kolumna „Kwota podatku ” zaktualizuje się automatycznie.
4. Jeśli korzystasz z automatycznego naliczania podatku od sprzedaży, włącz przełącznik„Automatyczny podatek od sprzedaży ”. Podatek od sprzedaży zostanie naliczony automatycznie podczas tworzenia umowy.
   
   • W kolumnie „Kategoria podatku ” kliknij menu rozwijane i wybierz kategorię podatku dla każdej pozycji. Możesz wybrać różne kategorie podatkowe dla poszczególnych pozycji. Każda pozycja musi mieć unikalną nazwę.
   • Jeśli w ramach umowy wysyłasz produkt, musisz dodać pozycję dotyczącą kosztów wysyłki, aby automatyczny podatek został poprawnie obliczony. Jeśli nie dodałeś kosztów wysyłki do biblioteki produktów, dodaj niestandardową pozycję z kategorią podatkową „Wysyłka”.
5. Możesz edytować kolumny wyświetlane w tabeli pozycji. Jeśli jesteś superadministratorem, możesz ustawić, które kolumny mają być domyślnie wyświetlane wszystkim użytkownikom. Dowiedz się, jakedytować kolumny.
6. Edytuj pozycje w edytorze, dostosowując wartości w poszczególnych kolumnach. 
   
   
   
7. Podczas edycji pozycji z cennikiem wielopoziomowym cena aktualizuje się w zależności od poziomu cenowego w miarę dostosowywania ilości. Kliknij„Wyświetl poziomy”, aby edytować ilości obok tabeli poziomów cenowych i sprawdzić, który poziom cenowy ma zastosowanie.
   
   
   
8. Domyślnie rozliczenie pozycji jednorazowych i cyklicznych jest ustawione na dzisiejszą datę. Aby obciążyć kupującego opłatą za pozycję w późniejszym terminie, kliknij menu rozwijane „Data rozpoczęcia rozliczenia ”, a następnie wybierz opcję „Data niestandardowa”. W prawym panelu kliknijselektor daty i wybierzdatę rozpoczęcia, a następnie kliknij „Zapisz”.

9. Aby dodać rabat do pozycji, w kolumnie „Rabat jednostkowy ” kliknij menu rozwijane i wybierz opcję „procent ” lub „waluta”. Wprowadź kwotę rabatu. Rabaty można ustawiać dla poszczególnych pozycji, a nie dla całej umowy.
10. Aby edytować szczegóły pozycji, sklonować ją lub usunąć, najedź kursorem na pozycję, kliknij „Działania”, a następnie wybierz opcję:
    • Edytuj: edytuj pozycję w umowie. Nie wpłynie to na bibliotekę produktów. 
    • Usuń: usuń pozycję.

9. Aby zmienić kolejność pozycji, kliknij i przeciągnij pozycję, korzystając z uchwytu przeciąganiadragHandle.

10. Sekcja „Podsumowanie” pokazuje, w jaki sposób zostanie obciążony kupujący:

    • W pozycji „Suma częściowa” wyświetlane są wyłącznie pozycje podlegające płatności przy finalizacji zamówienia. Wszelkie pozycje, które zostaną rozliczone w późniejszym terminie, pojawią się w pozycji „Suma przyszłych płatności ”.
    • Wszystkie pozycje, niezależnie od terminu płatności, zostaną zsumowane w pozycji„Suma”.
    • Wyłączautomatyczne naliczaniepodatku od sprzedaży, przełączając przełącznik„Automatedsales tax ” w pozycję wyłączoną.

Skonfiguruj rozliczenia i płatności

Skonfiguruj sposób wystawiania rachunków i pobierania płatności od kupujących. Płatności online są dostępne tylko wtedy, gdy włączono funkcję rozliczeń. 

Aby skonfigurować rozliczenia, w sekcji „Rozliczenia i płatności”:

1. Włącz przełącznik „Rozliczenia”, aby automatycznie tworzyć faktury i rozliczać kupujących za pozycje cykliczne. Dowiedz się więcej o ustawieniach rozliczeń.
2. Aby skonfigurować sposób pobierania płatności, w sekcji Proces pobierania:
   • Wybierz opcję „Płatności automatyczne”, aby automatycznie obciążać faktury w każdym terminie rozliczeniowym. Kliknij menu rozwijane„Metoda obciążenia” i wybierz jedną z opcji: 
     • Pobierz metodę płatności z pierwszej opłaconej faktury: obciążaj każdą fakturę przy użyciu metody płatności podanej przy opłacaniu pierwszej faktury.
     • Użyj zapisanej metody płatności:obciąż istniejącą, zapisaną metodą płatności.
   • Wybierz opcję„Płatności ręczne”, jeśli chcesz, aby kupujący ręcznie opłacał fakturę w każdym terminie rozliczeniowym. W każdym terminie rozliczeniowym kupujący otrzyma fakturę w celu dokonania płatności.
3. Wyłącz przełącznik„Rozliczenia”, jeśli chcesz wystawiać faktury i pobierać płatności za pomocą alternatywnej metody.

Aby skonfigurować płatności online, w sekcji„Akceptuj płatności online”:

1. Jeśli wsekcji „Rozliczenia” zaznaczonoopcję „Płatności automatyczne”, płatności online będą domyślnie włączone. Jeśli zaznaczonoopcję „Płatności ręczne”, należy włączyć przełącznik„Akceptuj płatności online ”, aby umożliwić kupującym opłacanie faktur przez Internet.
   • Wstępnie wypełnione opcje na tym ekranie odzwierciedlają ustawienia w sekcji „Płatności”. Zaznacz lub odznacz pola wyboru „Akceptowane formy płatności ”, aby wybrać typy płatności, które chcesz akceptować.
   • Jeśli skonfigurowałeś opłaty, w sekcji„Opłaty naliczane przy finalizacji transakcji” zaznaczpola wyboru obok opłat, które chcesz naliczyć przy płatności za umowę.
   • Zaznacz pole wyboru „Pobieranie adresu rozliczeniowego przy zakupach kartą kredytową ”, aby pobierać adres rozliczeniowy od kupujących.
   • Zaznacz pole wyboru „Pobieraj adres wysyłki”, aby pobierać adres wysyłki od kupujących.
2. Aby akceptować płatności za pomocą alternatywnej metody, wyłącz przełącznik„Akceptuj płatności online ”.

Ustaw język umowy, lokalizację i walutę

1. Kliknij „Ustawienia” w prawym górnym rogu edytora umowy.
2. Kliknij menu rozwijane„Język ” i wybierzjęzyk.
3. Kliknij menu rozwijane„Ustawienia regionalne” i wybierz ustawienia regionalne. Ustawienia regionalne zmienią format wyświetlania daty i adresu w umowie. Zmiana ustawień regionalnych umowy nie spowoduje aktualizacji waluty.
4. Jeśli na koncie skonfigurowano wiele walut, kliknij menu rozwijane„Waluta” i wybierzwalutę.

Sfinalizuj umowę

1. Aby sfinalizować umowę i wysłać pierwszą fakturę, w prawym górnym rogu kliknij opcję„Sfinalizuj”.
2. Jeśli pojawi się monit, kliknij„Sfinalizuj” w oknie dialogowym, aby potwierdzić.

Wysyłka faktury i płatność

To, jak skonfigurowałeś pozycje, rozliczenia i płatności, decyduje o tym, co będzie dalej. Zapoznaj się z poniższą tabelą, aby zrozumieć proces w oparciu o ustawienia Twojej umowy.

Importuj umowy

Zaimportuj istniejące umowy, aby zarządzać nimi razem z umowami utworzonymi w HubSpot. Uwzględnij powiązania z pozycjami, kontaktami i transakcjami.

Uwaga: nie można importować umów z harmonogramami rozliczeń przy użyciu poniższego procesu importu. Jeśli chcesz zaimportować umowy z ciągłością rozliczeń, dowiedz się więcej o migracji umów do HubSpot (BETA).

1. Utwórz niestandardową właściwość umowy, która posłuży jako unikalny identyfikator importowanych umów. Możesz na przykład utworzyć niestandardową właściwość o nazwie contract_import_id.
2. Podczas tworzenia niestandardowej właściwości:
   • Ustawtyp pola jako„Tekst w jednej linii”.
   • Zaznacz pole wyboruWymagaj unikalnych wartości dla tej właściwości.
     
     
     
3. Przygotuj plik importu:
   • Przed rozpoczęciem zapoznaj się z przeglądem importu.
   • Dodaj utworzoną właściwość niestandardową jako kolumnę w pliku importowym. Użyj tej właściwości jako unikalnego identyfikatora dla pól umowy, pozycji i transakcji.
   • W przypadku umów zawierających więcej niż jedną pozycję dodaj dodatkowe pozycje jako oddzielne wiersze obok unikalnego identyfikatora.
   • Upewnij się, że transakcja znajduje się w osobnym wierszu, oddzielonym od szczegółów umowy. Dodaj identyfikator rekordu transakcji do kolumny, aby powiązać transakcję z umową podczas importu.
     
     
     
4. Zaimportuj plik.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami, w tym o ich edytowaniu, śledzeniu i eksportowaniu.
• Dowiedz się więcej o zarządzaniu płatnościami, w tym o sprawdzaniu opłat transakcyjnych, zarządzaniu autoryzacjami obciążenia rachunku bankowego, ponawianiu nieudanych płatności oraz żądaniu nowej metody płatności od kontaktu.
• Dowiedz się więcej o raportowaniu przychodów w HubSpot.