E-mails opstellen en beantwoorden in de inbox voor gesprekken

Nadat u uw conversatie-inbox hebt ingesteld en een gedeeld e-mailadres aan de inbox hebt gekoppeld, leert u hoe u rechtstreeks vanuit de inbox e-mails naar uw contactpersonen kunt verzenden.

Let op: als u niet kunt antwoorden op een thread, controleer dan of u lid bent van een team in de instellingen van de inbox. Als een inbox alleen zichtbaar is voor specifieke gebruikers en teams, kunnen alleen de geselecteerde gebruikers en teams binnenkomende gesprekken bekijken en beantwoorden. UGebruikers met accounttoegang of superbeheerdersrechten kunnen elke conversatie-inbox in de portal bekijken, maar kunnen geen acties ondernemen in de inbox, zoals het toewijzen van een gesprek of het beantwoorden van een thread, tenzij ze zijn toegevoegd als teamlid.

Een e-mail opstellen

Stel een e-mail op in de inbox om een gesprek te beginnen met uw contactpersonen.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik linksboven op Samenstellen.

• In het pop-upvenster rechtsonder:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Aan en zoek de naam van een contactpersoon.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Van om vanaf een ander e-mailadres van het verbonden team te verzenden.
  • Voer in het veld Onderwerp uw onderwerpregel in.
  • Schrijf uw e-mail. U kunt een bestaande e-mailsjabloon gebruiken of een link naar een document of vergadering in uw e-mail invoegen.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om uw tekststijl te wijzigen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen, een knipsel toe te voegen, een link naar een kennisbankartikel op te nemen, of een bestand te uploaden.
• De uitgaande e-mail wordt opgeslagen in het contactrecord van de ontvanger. Als u wilt dat de e-mail bij een gekoppeld record wordt opgeslagen, klikt u op het keuzemenu Gekoppeld aan en schakelt u de selectievakjes in naast de records waarnaar u de e-mail wilt opslaan.
• Klik op Verzenden.

U kunt de uitgaande e-mail bekijken in de Verzonden-weergave in uw Postvak IN gesprekken. Als u bijlagen bij de e-mail hebt gevoegd, worden de bijlagen ook in de tijdlijn van het record opgeslagen.

Reageren op een e-mailconversatie

Beantwoordalle berichten die naar het e-mailadres van uw team zijn verzonden in de inbox. Een nieuw contactrecord zal worden aangemaakt voor alle inkomende berichten als er nog geen contactrecord met dat e-mailadres bestaat.

Let op: als een inkomende e-mail niet in uw conversatie-inbox verschijnt, controleer dan de SPAM- of JUNK-map van uw Office 365-e-mailaccount. E-mails die naar de SPAM- of JUNK-map in een Office 365-inbox worden verzonden, verschijnen niet in de conversatie-inbox.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik in het linkerpaneel op een e-mailconversatie om deze te openen.
• Als gebruikers met een toegewezen Service Hub betaald zitje al reageren op de bezoeker of de thread bekijken, verschijnt hun avatar in de antwoordeditor en geeft een typeringsindicator aan dat ze actief aan het reageren zijn. U moet een ander niet-toegewezen gesprek openen.

• Bekijk de e-mail reply. Als de e-mail groter is dan 100 KB, scroll dan naar de onderkant van de thread en klik op Bekijk hele bericht omde volledige e-mail te openen in een ander browsertabblad.
• In de antwoord editor, schrijf uw antwoord.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om de tekststijl te wijzigen, een koppeling in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook bestandenvan uwcomputer naar de antwoordeditorslepen.
  • Als u een document, knipsel, koppeling naar een vergadering, kennisbankartikel, citaat of video in uw reactie wilt opnemen, klikt u op Invoegen.
• Als u klaar bent met uw bericht, klikt u op Verzenden.
• Als u extra ontvangers wilt cc'en of bcc'en, meer ontvangers wilt toevoegen in het veld Aan , het e-mailadres Van wilt bewerken of de bijbehorende records wilt beheren, klikt u op het pictogram E-mailgegevens bewerkenom het venster E-mailcompositie uit te breiden.
• Als de conversatie voorbij is, klikt u rechtsboven op Succes Markeren als gesloten .

U kunt ook een conversatie opnieuw toewijzen, commentaar geven op een thread, een conversatie verplaatsen naar een ander postvak of een e-mail doorsturen naar een ander team. Meer informatie over samenwerken met uw team in het Postvak IN.

Let op: als u e-mails doorstuurt naar de inbox voor conversaties, houd er dan rekening mee dat een e-mail met een onderwerpregel die "FW" of "FWD" bevat, wordt gelogd in het record van de oorspronkelijke afzender. Wanneer deze voorvoegsels zijn opgenomen in de onderwerpregel, zoekt HubSpot naar contactinformatie in de oorspronkelijke e-mail. HubSpot zal de platte tekstversie van de e-mail controleren op deze informatie. Meer informatie over het beheren van uw doorstuurinstellingen.