Samenstellen en beantwoorden van e-mails in de inbox van de gesprekken

Nadat u uw inbox voor gesprekken hebt ingesteld en een gedeeld e-mailadres aan de inbox hebt gekoppeld, leert u hoe u rechtstreeks vanuit de inbox e-mails naar uw contactpersonen kunt sturen.

Let op: als je niet in staat bent om te reageren op een thread, zorg er dan voor dat je een teamlid bent in de instellingen van de inbox. Wanneer een inbox alleen zichtbaar is voor specifieke gebruikers en teams, kunnen alleen de geselecteerde gebruikers en teams de inkomende gesprekken bekijken en beantwoorden. Users met Account-toegang of Super Admin-rechten kunnen alle conversatie-inboxen in de portal bekijken, maar kan geen acties ondernemen in de inbox, zoals het toewijzen van een gesprek of het beantwoorden van een thread, tenzij ze worden toegevoegd als een teamlid.

Stel een e-mail op

Stel een e-mail op in de inbox om een gesprek te beginnen met uw contacten.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik linksboven op Compose.

• In het pop-upvenster rechtsonder:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu To en zoek naar de naam van een contactpersoon.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Van om te verzenden vanaf een ander verbonden team e-mailadres.
  • Voer in het veld Onderwerp uw onderwerpregel in.
  • Schrijf uw e-mail. U kunt een bestaand e-mailsjabloon gebruiken, of een document of een vergaderingslink in uw e-mail invoegen.
  • Gebruik de pictogrammen aan de onderkant van de e-mail editor om uw tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen, een fragment op te nemen, een link naar een kennisbankartikel te plaatsen of een bestand te uploaden.
• De uitgaande e-mail zal worden gelogd op elk record (contactpersoon, bedrijf, deals of ticket) dat is gekoppeld aan het contact record van de ontvanger. Als u niet wilt dat de e-mail wordt gelogd met een gekoppeld record, klikt u op het menu Gekoppeld met dropdown en wist u de selectievakjes voor de specifieke records, of voegt u nieuwe gekoppelde records toe.
• Klik op Verzenden.

U kunt de uitgaande e-mail bekijken in de verzendweergave in uw inbox voor gesprekken. Als u bijlagen in de uitgaande e-mail hebt opgenomen, worden de bijlagen ook in de tijdlijn van het record opgeslagen.

Reageren op een e-mailconversatie

Beantwoord alle berichten die naar het e-mailadres van uw team in de inbox worden gestuurd. Er wordt een nieuw contactrecord aangemaakt voor alle inkomende berichten als er nog geen contactrecord bestaat dat gebruik maakt van dat e-mailadres.

Let op: Als een inkomende e-mail niet in uw inbox voor gesprekken verschijnt, controleer dan de SPAM- of JUNK-map van uw Office 365-e-mailaccount. E-mails die naar de SPAM- of JUNK-map in een Office 365-inbox worden verzonden, verschijnen niet in de conversatie-inbox.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik in het linkerpaneel op een e-mailconversatie om deze te openen.
• Als gebruikers met een toegewezen Service Hub betaalde seats al reageren op de bezoeker of het bekijken van de thread, zal hun avatar verschijnen in de antwoord-editor en een type-indicator zal aangeven dat ze actief reageren. U moet een ander niet-toegewezen gesprek openen.

• Bekijk het antwoord op de e-mail. Als de e-mail groter is dan 100 KB, scrollt u naar de onderkant van de thread en klikt u op Bekijk het hele bericht omde volledige e-mail te openen in een ander browsertabblad.
• Schrijf uw antwoord in de antwoordeditor.
  • Gebruik de pictogrammen aan de onderkant van de e-maileditor om uw tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook bestandenvan uwcomputer naar de antwoordeditorslepen.
  • Als u een document, een fragment, een link naar een vergadering, een kennisbankartikel, een citaat of een video in uw antwoord wilt toevoegen, klikt u op Invoegen.
• Als u klaar bent met uw bericht, klikt u op Verzenden.
• Als u extra ontvangers in CC of BCC moet toevoegen, voeg dan meer ontvangers toe in het veld Aan , bewerk het e-mailadres Van of beheer de bijbehorende records, klik op het pictogram E-maildetails bewerkenom het venster voor de samenstelling van de e-mail uit tebreiden .
• Als het gesprek voorbij is, klikt u op succes Markeer als gesloten in de rechterbovenhoek.

U kunt ook een gesprek opnieuw toewijzen, commentaar geven op een onderwerp, een gesprek verplaatsen naar een andere inbox of een e-mail doorsturen naar een ander team. Meer informatie over het samenwerken met uw team in het Postvak IN.

Let op: als u e-mails doorstuurt naar de inbox voor gesprekken, houd er dan rekening mee dat een e-mail met een onderwerpregel die "FW" of "FWD" bevat, wordt gelogd in het record van de oorspronkelijke afzender. Wanneer deze voorvoegsels in de onderwerpregel zijn opgenomen, zoekt HubSpot naar contactgegevens in de oorspronkelijke e-mail. HubSpot zal de platte tekst versie van de e-mail bekijken voor deze informatie. Lees meer over het beheren van uw doorstuurinstellingen.