E-mails opstellen en beantwoorden in de inbox voor gesprekken

Nadat u uw conversatie-inbox hebt ingesteld en een e-mailadres van het team aan de inbox hebt gekoppeld, leert u hoe u rechtstreeks vanuit de inbox e-mails naar uw contactpersonen kunt verzenden.

Als u de mobiele app van HubSpot gebruikt, leert u hoe u kunt reageren op e-mails met behulp van conversaties op mobiel.

Let op: als u niet kunt antwoorden op een thread, controleer dan of u lid bent van een team in de instellingen van de inbox. Als een inbox alleen zichtbaar is voor specifieke gebruikers en teams, kunnen alleen de geselecteerde gebruikers en teams binnenkomende gesprekken bekijken en beantwoorden. Users met accounttoegang of superbeheerdersrechten kunnen elke inbox van conversaties in de portal bekijken, maar kunnen geen acties ondernemen in de inbox, zoals het beantwoorden van een thread, tenzij ze zijn toegevoegd als teamlid.

Een e-mail opstellen

Stel een e-mail op in de inbox om een gesprek te beginnen met uw contactpersonen.

• { local.navConversationsInbox }}
• Klik in de linkerbenedenhoek op Samenstellen.

• In het pop-upvenster rechtsonder:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Aan en zoek de naam van een contactpersoon.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Van om vanaf een ander e-mailadres van het verbonden team te verzenden.
  • Voer in het veld Onderwerp uw onderwerpregel in.
  • Schrijf uw e-mail:
    • Gebruik het vervolgkeuzemenu Invoegen om een bestaande e-mailsjabloon te gebruiken of om een fragment, citaat, document, vergaderlink, kennisbankartikel of video in uw reactie in te voegen.
    • Gebruik de pictogrammen onder aan de e-maileditor om uw tekststijl te wijzigen, een koppeling in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden.

• Klik op Verzenden. De uitgaande e-mail wordt opgeslagen in het contactrecord van de ontvanger.

U kunt de uitgaande e-mail bekijken in de Verzonden-weergave in uw Postvak IN conversaties. Als u bijlagen in de uitgaande e-mail hebt opgenomen, zullen de bijlagen ook op de tijdlijn van het record worden vastgelegd.

Let op: als uw e-mailserver beveiligingssoftware gebruikt die bijlagen scant bij het ontvangen van e-mails, kan HubSpot mogelijk geen bijlagen loggen die zijn opgenomen in e-mailantwoorden of inkomende e-mails die zijn verzonden naar het e-mailadres van uw team. Bijvoorbeeld, als uw Office 365-servers Advanced Threat Protection met Dynamische levering is ingeschakeld, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Reageren op een e-mailconversatie

Beantwoordberichten die naar het e-mailadres van uw team zijn verzonden in het postvak IN. Er wordt een nieuw contactrecord gemaakt voor alle inkomende berichten als er nog geen contactrecord met dat e-mailadres bestaat.

Let op: als een inkomende e-mail niet in uw conversatie-inbox verschijnt, controleer dan de SPAM- of JUNK-map van uw Office 365-e-mailaccount. E-mails die naar de SPAM- of JUNK-map in een Office 365-inbox worden gestuurd, verschijnen niet in de conversatie-inbox.

• { local.navConversationsInbox }}
• Klik in het linkerpaneel op een e-mailconversatie om deze te openen.
• Als u een betaalde Service Hub-zetel hebt toegewezen en er al andere gebruikers zijn die op de bezoeker reageren of de thread bekijken, verschijnt hun avatar in de antwoordeditor en geeft een typeringsindicator aan dat ze actief aan het reageren zijn. U zou een andere niet-toegewezen conversatie moeten openen.

• Bekijk de e-mail reply. Als de e-mail groter is dan 100 KB, scroll dan naar de onderkant van de thread en klik op Bekijk hele bericht om de volledige e-mail te openen in een ander browsertabblad.
• In de antwoord editor, schrijf je antwoord.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om de tekststijl te wijzigen, een koppeling in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook bestanden van uw computer naar de antwoordeditor slepen .
  • Als u een document, knipsel, koppeling naar een vergadering, kennisbankartikel, citaat of video in uw reactie wilt opnemen, klikt u op Invoegen.
• Als u klaar bent met uw bericht, klikt u op Verzenden.
• Als u extra ontvangers wilt cc'en of bcc'en, meer ontvangers wilt toevoegen in het veld Aan , of het e-mailadres Van wilt bewerken of de bijbehorende records wilt beheren, klikt u op depijl naar links om de bewerkingsopties uit te breiden.

• Als het gesprek voorbij is, klikt u rechtsboven opsuGesprek sluiten. Als er een ticket is gekoppeld aan het gesprek, kan de gebruiker het ticket en het gesprek tegelijkertijd sluiten, of alleen het gesprek sluiten door op het Meer dropdown menu te klikken en Gesprek sluiten te selecteren.

U kunt ook een gesprek opnieuw toewijzen, commentaar geven op een thread, een gesprek verplaatsen naar een ander postvak, een e-mail doorsturen naar een ander team, of een gesprek voeren vanuit de antwoordeditor. Meer informatie over samenwerken met uw team in het postvak IN.

Let op: als u e-mails doorstuurt naar de inbox voor gesprekken, houd er dan rekening mee dat een e-mail met een onderwerpregel die "FW" of "FWD" bevat, wordt geregistreerd in het record van de oorspronkelijke afzender. Wanneer deze voorvoegsels zijn opgenomen in de onderwerpregel, zoekt HubSpot naar contactinformatie in de oorspronkelijke e-mail. HubSpot zal de platte tekst versie van de e-mail bekijken voor deze informatie. Meer informatie over het beheren van uw instellingen voor doorsturen.