E-mails samenstellen en beantwoorden in de conversatie-inbox

Nadat u uw conversatie-inbox hebt ingesteld en een team e-mailadres aan de inbox hebt gekoppeld, leert u hoe u rechtstreeks vanuit de inbox e-mails naar uw contactpersonen kunt sturen.

Als je de HubSpot mobiele app gebruikt, leer dan hoe je kunt reageren op e-mails met behulp van conversaties op mobiel.

Let op: als je niet kunt reageren op een thread, zorg er dan voor dat je bent toegevoegd als teamlid in de toegangsinstellingen van de inbox. Wanneer een inbox alleen zichtbaar is voor specifieke gebruikers en teams, kunnen alleen de geselecteerde gebruikers en teams inkomende conversaties bekijken en beantwoorden. Users met Account Access of Super admin rechten kunnen alle gesprekken in de inbox van de account bekijken, maar kunnen geen acties ondernemen in de inbox, zoals antwoorden op een thread, tenzij ze zijn toegevoegd als teamlid.

Een e-mail opstellen

Stel een e-mail op in de inbox om een gesprek te beginnen met uw contacten.

• Ga in je HubSpot account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik in de linkerbenedenhoek op Samenstellen.

• In het pop-upvenster rechtsonder:
  • Klik op het keuzemenu Aan en zoek de naam van een contactpersoon.
  • Klik op het keuzemenu Van om te verzenden vanaf een ander verbonden team e-mailadres.
  • Voer in het veld Onderwerp uw onderwerpregel in.
  • Schrijf uw e-mail:
    • Gebruik het menu Invoegen om een bestaande e-mailsjabloon te gebruiken of om een fragment, citaat, document, link naar een vergadering, kennisbankartikel of video in uw antwoord op te nemen.
    • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om uw tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden.

• Klik op Verzenden. De uitgaande e-mail wordt opgeslagen in de contactlijst van de ontvanger.

U kunt de uitgaande e-mail bekijken in de Verzonden weergave in uw gesprekken inbox. Als u bijlagen in de uitgaande e-mail hebt opgenomen, worden de bijlagen ook in de tijdlijn van de record gelogd.

Let op: als uw e-mailserver beveiligingssoftware gebruikt die bijlagen scant bij het ontvangen van e-mails, kan HubSpot mogelijk geen bijlagen loggen die zijn opgenomen in e-mail antwoorden of inkomende e-mails die zijn verzonden naar uw team e-mailadres. Als uw Office 365-servers bijvoorbeeld Advanced Threat Protection met Dynamische levering ingeschakeld, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Reageren op een e-mailconversatie

Beantwoord alle berichten die naar uw team e-mailadres in de inbox zijn verzonden. Voor alle inkomende berichten wordt een nieuw contactrecord gemaakt als er nog geen contactrecord met dat e-mailadres bestaat.

Let op: als een inkomende e-mail niet in uw conversatie-inbox verschijnt, controleer dan de SPAM- of JUNK-map van uw Office 365 e-mailaccount. E-mails die naar de SPAM- of JUNK-map in een Office 365-inbox worden gestuurd, verschijnen niet in de conversaties-inbox.

• Ga in je HubSpot account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik in het linkerpaneel op een e-mailconversatie om deze te openen.
• Als u een betaalde Service Hub-vestiging hebt en er al andere gebruikers zijn die op de bezoeker reageren of de thread bekijken, verschijnt hun avatar in de antwoordeditor en geeft een typindicator aan dat ze actief aan het reageren zijn. U moet een ander niet-toegewezen gesprek openen.

• Bekijk het e-mailantwoord. Als de e-mail groter is dan 100 KB, scroll dan naar de onderkant van de thread en klik op Bekijk volledig bericht om de volledige e-mail in een ander browsertabblad te openen.
• Schrijf je antwoord in de antwoordeditor.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om uw tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook bestanden van uw computer naar de antwoordeditor slepen .
  • Als u een document, fragment, link naar een vergadering, kennisbankartikel, citaat of video in uw antwoord wilt opnemen, klikt u op Invoegen.

• Als u klaar bent met uw bericht, klikt u op Verzenden.
• Als u extra ontvangers wilt CC- of BCC-en, meer ontvangers wilt toevoegen in het veld Aan of het e-mailadres Van wilt bewerken, klikt u op het verticale menu rechtsboven om de bewerkingsopties uit te breiden. U kunt op de omlaag-knop naast de naam Van klikken om te wisselen tussen de Van-adressen van uw verbonden inboxen.

• Als het gesprek voorbij is, klikt u rechtsboven opgesprek sluiten. Als er een ticket aan het gesprek is gekoppeld, kan de gebruiker het ticket en het gesprek tegelijk sluiten, of alleen het gesprek sluiten door op het vervolgkeuzemenu Meer te klikken en Gesprek sluiten te selecteren.

U kunt een gesprek ook opnieuw toewijzen, commentaar geven op een thread, een gesprek verplaatsen naar een ander postvak, een e-mail doorsturen naar een ander team of een gesprek voeren vanuit de antwoordeditor. Meer informatie over samenwerken met uw team in de inbox.

Let op: als je e-mails doorstuurt naar de inbox voor gesprekken, houd er dan rekening mee dat een e-mail met een onderwerpregel die "FW" of "FWD" bevat, wordt vastgelegd in het record van de oorspronkelijke afzender. Wanneer deze voorvoegsels in de onderwerpregel zijn opgenomen, zoekt HubSpot naar contactinformatie in de oorspronkelijke e-mail. HubSpot bekijkt de platte tekst versie van de e-mail voor deze informatie. Meer informatie over het beheren van uw doorstuurinstellingen.