Uw records exporteren

Je kunt je records (bijvoorbeeld contactrecords) in je HubSpot-account exporteren. Je kunt ook een lijst met exports uit het verleden van je account bekijken.

Activiteiten op records, zoals notities of e-mails, kunnen niet worden geëxporteerd. Om activiteiten op te halen, kun je bepaalde activiteitenrapporten exporteren of de engagements API gebruiken.

Records exporteren

• Navigeer naar je records:
  • Gesprekken: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Betalingen:
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Open de weergave die u wilt exporteren:
  • Klik in listViewlijstweergave op het tabblad van de weergave of klik op + weergave toevoegen en selecteer vervolgens de weergave in het vervolgkeuzemenu. Als u alle records van dat object wilt exporteren, opent u de weergave Alle [records].
  • Klik in de weergave grid board (alleen deals, tickets of aangepaste objecten) op het vervolgkeuzemenu Pijplijn en selecteer de pijplijn met de weergave die u wilt exporteren, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Weergave en selecteer de weergave. Om alle records in de pijplijn te exporteren, opent u de weergave Alle [records].
• Om de records te exporteren:
  • Klik in de lijstweergavelistView rechtsboven in de tabel op Exporteren.

• • In grid bordweergave klikt u rechtsboven in het bord op Bordopties en vervolgens op Weergave exporteren.

• In het dialoogvenster klikt u op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteert u de indeling voor uw exportbestand.

• Selecteer Alleen eigenschappen opnemen in de weergave of Alle eigenschappen van records opnemen. De volgorde van de kolommen in het exportbestand hangt af van de optie die je selecteert:
  • Als u alleen eigenschappen in de weergave exporteert, worden de kolommen weergegeven in dezelfde volgorde van eigenschappen die is ingesteld voor de weergave.
  • Als u alle eigenschappen exporteert, worden de kolommen in alfabetische volgorde weergegeven, met uitzondering van Record-ID en bijbehorende records. Record-ID wordt de eerste kolom in het bestand, terwijl koppelingen aan het einde worden opgenomen.

• Als u contactpersonen exporteert, schakelt u het selectievakje Alle e-mailadressen opnemen in om alle e-mailadressen voor contactpersonen met meerdere e-mailadressen in het exportbestand op te nemen.
• Als u bedrijfsrecords exporteert, schakelt u het selectievakje Alle domeinen opnemen in om alle domeinnamen voor bedrijven met meerdere domeinen in het exportbestand op te nemen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu om te selecteren in welke taal je de kolomkoppen wilt weergeven in het geëxporteerde bestand. Standaard toont het dropdownmenu de standaardtaal die je in je instellingen hebt geselecteerd. De kolomkoppen van standaardeigenschappen worden vertaald, maar de waarden van de eigenschappen binnen elke kolom worden niet vertaald naar de geselecteerde taal.
• Klik op Exporteren. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink naar je exportbestand. Downloadlinks naar exportbestanden verlopen na 30 dagen.

Als de records die je exporteert gekoppelde records hebben, krijgt elk gekoppeld object zijn eigen kolom in het bestand. Afhankelijk van het object dat je exporteert, kun je informatie exporteren over gekoppelde contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, aangepaste objectrecords, regelitems, abonnementen of betalingen. Voor elk gekoppeld object bevat het geëxporteerde bestand de volgende koppen en informatie:

• Gekoppelde [Object] ID's: de ID's van de gekoppelde records. Meerdere ID-waarden worden gescheiden door puntkomma's.
• Gekoppeld [Object]: de naam van de gekoppelde record (bijv. contactnaam, bedrijfsnaam, enz.). Meerdere recordnamen worden gescheiden door puntkomma's.

Een waarschuwing voor grote export instellen

Als je een superbeheerder bent, kun je een grote exportwaarschuwing instellen zodat je weet wanneer gebruikers recordgegevens uit je account halen. Elke superbeheerder kan zijn melding aanpassen aan zijn eigen behoeften.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Importeren & Exporteren.
• Typ onder Exporteren of gebruik de pijltjes om het aantal aan te passen. Als een record wordt geëxporteerd dat gelijk is aan of groter is dan het opgegeven aantal, ontvang je een melding.

Technische grenzen

Het volgende wordt verwacht bij het voltooien van het exporteren van records:

• Je kunt maximaal 300 exports voltooien binnen een voortschrijdend venster van 24 uur, en maximaal drie exports tegelijkertijd. Alle extra exports worden in de wachtrij geplaatst totdat een van de drie gelijktijdige exports is voltooid.
• Als u een grote export uitvoert, kan het enkele uren duren om de export te voltooien en ontvangt u mogelijk meerdere bestanden in een zipbestand. Er worden meerdere bestanden verwacht wanneer je meer dan 1.000.000 rijen in CSV- of XLSX-formaat of meer dan 65.535 rijen in XLS-formaat exporteert.