Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.

Facturen synchroniseren in twee richtingen met QuickBooks Online (BETA)

Laatst bijgewerkt: juni 20, 2024

Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:

Alle producten en plannen

Verbind je HubSpot account met QuickBooks Online met gegevenssynchronisatie en stel een bidirectionele factuursynchronisatie in tussen de twee systemen. Raadpleeg dit artikel als je de oude HubSpot-QuickBooks Online integratie gebruikt.

Voordat je begint

Beperkingen

  • Facturen bewerken in QuickBooks Online: een factuur die is gegenereerd in HubSpot kan alleen binnen HubSpot worden bewerkt. Bijvoorbeeld regelitems toevoegen of verwijderen, prijzen bijwerken of een betaling verwijderen. Als de bewerking niet binnen HubSpot wordt gemaakt, wordt de factuur niet gesynchroniseerd. Facturen die zijn gemaakt in QuickBooks kunnen zonder problemen worden bewerkt in QuickBooks.
  • Belasting heffen: het is niet mogelijk om belasting te heffen op facturen in HubSpot. Als er belasting op een factuur moet worden betaald, is het aan te raden om de facturen in QuickBooks te maken en te synchroniseren met HubSpot.
  • Niet-Amerikaanse QuickBooks Online-accounts: de meeste niet-Amerikaanse QuickBooks Online-versies vereisen dat gesynchroniseerde facturen belasting bevatten (bijv. btw, HST, GST, enz.). HubSpot-facturen kunnen niet worden gemaakt met belasting, dus gebruikers met niet-Amerikaanse QuickBooks Online-accounts kunnen deze functie niet gebruiken.
  • Inkomstenverantwoording: HubSpot facturen ondersteunen het toevoegen van een Servicedatum aan regelitems in HubSpot niet, wat nodig is bij het gebruik van de Inkomstenherkenningsfunctionaliteit van QuickBooks.

Aanbevelingen voordat je de integratie gebruikt

  • SchakelAangepast transactienummer uit in QuickBooks Online: controleer of de instelling Aangepast transactienummer in QuickBooks is ingeschakeld. Het is aan te raden om deze instelling uit te schakelen. Als je deze aan laat staan, zullen facturen die in QuickBooks zijn aangemaakt automatisch het HubSpot factuurnummer overnemen, wat kan leiden tot tegenstrijdige factuurnummers.
  • Vergrendel gesloten boekhoudperioden: schakel de instelling in die gesloten boekhoudperioden automatisch vergrendelt in QuickBooks. Dit zorgt ervoor dat gesloten boekhoudperioden niet kunnen worden gewijzigd.
  • Producten synchroniseren: het is aan te raden om je producten vanuit QuickBooks naar HubSpot te synchroniseren en deze producten te gebruiken bij het maken van facturen, offertes en betaallinks. Dit garandeert dat wanneer facturen en betalingen worden gesynchroniseerd naar QuickBooks, ze correct worden gekoppeld aan de inkomsten- en uitgavenrekeningen die je hebt ingesteld.

Let op:

  • De productsynchronisatie gebruikt de SKU-eigenschap voor het matchen. Om dubbele producten te voorkomen, synchroniseert de productsynchronisatie standaard alleen producten met SKU's. Het is aan te raden om SKU's toe te voegen aan de producten in QuickBooks die je wilt synchroniseren.
  • Als een factuur regelitems heeft die niet kunnen worden gekoppeld aan een product in QuickBooks, wordt er een product met de naam Aangepast regelitem gemaakt in QuickBooks en worden niet-gematchte regelitems gekoppeld aan dat product. In de stap Configureren van de factuursynchronisatie definieer je aan welke inkomstenrekening dit product voor aangepaste regelitems wordt gekoppeld.
  • Het wordt aanbevolen om alle klanten vanuit QuickBooks Online naar HubSpot te synchroniseren als contactpersonen. Wanneer je een factuur maakt voor een bestaande klant, zorg er dan voor dat je de contactpersoon gebruikt die is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks. Dit zorgt ervoor dat alle facturen die je maakt aan de juiste klant in QuickBooks worden gekoppeld. Als je een factuur maakt voor een nieuwe klant, zorg er dan voor dat de contactpersoon op de factuur de factureringscontactpersoon is, waarvan je het e-mailadres gekoppeld wilt hebben aan de klant in QuickBooks.

Informatie synchroniseren

  • Wanneer factuursynchronisatie in twee richtingen of factuursynchronisatie in uitgaande richting (HubSpot naar QuickBooks Online) is ingesteld, wordt betalingssynchronisatie automatisch ingeschakeld en worden betalingen op een factuur heen en weer gesynchroniseerd tussen HubSpot en QuickBooks. Inkomende factuursynchronisatie (QuickBooks Online naar HubSpot) synchroniseert geen betalingen van QuickBooks naar HubSpot.
  • Het wijzigen van een HubSpot-factuur (bijv. regelitems toevoegen/verwijderen, belasting toevoegen, opmerkingen wijzigen) in QuickBooks wordt niet ondersteund.
  • Wanneer je een eenrichtingsfactuursynchronisatie van HubSpot naar QuickBooks of een tweerichtingssynchronisatie instelt, worden er automatisch enkele filters toegevoegd aan de uitgaande factuursynchronisatie. Deze filters worden gebruikt om proactief oversynchronisatie van gegevens te voorkomen en kunnen niet worden gewijzigd. Deze filters zijn:
    • Alleen HubSpot-facturen waarbij de eigenschap Factuurbron HubSpot is, worden gesynchroniseerd van HubSpot naar QuickBooks.
    • Conceptfacturen worden niet gesynchroniseerd. Facturen moeten definitief zijn om te worden gesynchroniseerd naar QuickBooks.
    • Alleen facturen die zijn gemaakt/gewijzigd nadat de synchronisatie is gestart, worden gesynchroniseerd naar QuickBooks.
  • Als je historische facturen die zijn gemaakt in HubSpot wilt toevoegen aan QuickBooks, is het aan te raden om deze facturen te exporteren en te importeren naar QuickBooks.
  • Zodra een factuur is gesynchroniseerd met QuickBooks Online, wordt deze bijgewerkt in QuickBooks als de status is gewijzigd (bijvoorbeeld betalingen zijn geregistreerd of de factuur is ongeldig gemaakt).
  • Als de factuur wordt betaald, wordt er een betalingsrecord voor de factuur gemaakt en gesynchroniseerd tussen QuickBooks en HubSpot.

De factuursynchronisatie instellen

Voordat je de factuursynchronisatie instelt, moet je de QuickBooks Online app verbinden met HubSpot en de productsynchronisatie en contactpersoonssynchronisatie instellen. Je vindt onze aanbevolen filters voor product- en contactsynchronisatie hier.

Zo stel je factuursynchronisatie in tussen HubSpot en QuickBooks Online:

  • Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
  • Klik op QuickBooks Online.
  • Kies de volgende stap op basis van je huidige instelling:
    • Klik op Synchronisatie instellen als u nog geen synchronisatieregels hebt toegevoegd.
    • Als u een eenrichtingssynchronisatie voor facturen hebt ingesteld en in twee richtingen wilt synchroniseren, ga dan met de muis over Factuur synchroniseren en klik op Bewerken.
    • Klik op Meer gegevens synchroniseren als je eerder andere, niet-factuur synchronisatieregels hebt ingesteld.
    • Klik op het tabblad Configureren op de pijlen voor de synchronisatierichting en selecteer Gegevenssynchronisatie tussen apps.

QuickBooks-sync-direction

  • Klik op de vervolgkeuzelijst Conflictoplossing voor gegevens en selecteer Gebruik HubSpot-gegevens of Gebruik QuickBooks Online-gegevens.
  • Schakel in het gedeelte In kaart gebrachte velden de schakelaars uit om ze uit te sluiten van de synchronisatie.
  • Gebruikers met een Ops Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account kunnen meer velden toevoegen door te klikken op Add a mapping (Een toewijzing toevoegen ) onder de vooraf gedefinieerde velden.
    • Selecteer de velden in de vervolgkeuzemenu's en klik op Maken, of klik op delete verwijderen om de mapping te verwijderen.
    • Als u een toegevoegde toewijzing wilt bewerken of verwijderen, klikt u op Acties en vervolgens op Bewerken of Verwijderen.

QuickBooks-add-mapping

  • Klik rechtsboven op Volgende.
  • Standaard worden alle facturen gesynchroniseerd tussen QuickBooks Online en HubSpot. Het wordt aanbevolen om een filter toe te voegen aan de inkomende factuursynchronisatie om alleen facturen te synchroniseren die na de datum van vandaag zijn aangemaakt in QuickBooks. Om een filter toe te voegen:
    • Klik onder Filters op Bewerken naast QuickBooks Online → HubSpot.
    • Selecteer een primair of gekoppeld filtertype.
    • Selecteer een eigenschap en filtercriteria.
    • Klik op Criteria toepassen en klik op Gereed.

quickbooks-limit-after-today-1

Factuursynchronisatie bewerken

Om een bestaande factuursynchronisatie te bewerken:

  • Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
  • Klik op QuickBooks Online.
  • Beweeg de muis over Factuur sync en klik op Bewerken.
  • Voer uw wijzigingen door door de stappen te volgen alsof u de synchronisatie voor de eerste keer instelt.

Factuur synchroniseren aan- of uitzetten

U schakelt facturensynchronisatie in of uit:

  • Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
  • Klik op QuickBooks Online.
  • Beweeg de muis over Factuursynchronisatie, klik op Meer en klik vervolgens op Synchronisatie uitschakelen of Synchronisatie inschakelen.

Uw factuursynchronisatie controleren

  • Om te controleren of een individuele factuur wordt gesynchroniseerd:
    • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
    • Klik op de factuur om het rechterpaneel te openen.
    • Scroll naar het gedeelte Integratiesynchronisatie om de status te bekijken.

invoice-sync-status-individual-1

Een lijst met factuurrecords en hun synchronisatiestatus bekijken:
  • Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Integraties.
  • Klik op QuickBooks Online.
    • Klik op het tabblad Synchronisatieoverzicht op Objectweergave om het aantal records te zien dat wordt gesynchroniseerd, mislukt of uitgesloten. Als u de kolommen in de tabel wilt bewerken, klikt u rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Kolommen bewerken.
      • Klik op Alle objecten naast Filteren op: om te filteren op object.
      • Door op een nummer naast een record te klikken, open je een zijpaneel om de records te bekijken.
        • Beweeg voor niet gesynchroniseerde records met de muis over het informatiepictogram onder Foutcategorie om een verklaring te zien waarom de factuur niet gesynchroniseerd kan worden.
quickbooks-sync-status-information
    • Klik op Recordweergave om een lijst met records weer te geven.
      • Als je de kolommen in de tabel wilt bewerken, klik je rechtsboven in de tabel op Meer en vervolgens op Kolommen bewerken.
      • Gebruik de filters boven de tabel om de records te filteren.
      • Gebruik de paginanavigatie onder aan de tabel om door de records te navigeren.
      • Klik onder Synchronisatieactiviteit op de pijl voor meer informatie over de activiteit van een record.

quickbooks-sync-status-information-records

De factuursynchronisatie gebruiken

Zodra de synchronisatie is ingesteld, volg je deze stappen om je eerste factuur van HubSpot naar QuickBooks Online te synchroniseren:

  • Maak je factuur.
  • Klik op Afronden.
  • De integratie detecteert de nieuwe factuur, controleert de factuurgegevens aan de hand van ingestelde filters en synchroniseert de factuur met QuickBooks Online als deze voldoet aan de voorwaarden.
  • Je kunt controleren of de synchronisatie geslaagd is door de synchronisatiegegevens te bekijken.

Veelgestelde vragen

Hoe synchroniseer ik inkoopordernummer of andere factuurvelden van/naar QuickBooks?

PO nummer is geen standaard veld op QuickBooks facturen en moet worden toegevoegd als een aangepast veld. Om deze reden kan de HubSpot QuickBooks Online integratie er geen out of the box veldtoewijzing voor definiëren. Gebruikers van een Ops Hub Starter, Professional of Enterprise account kunnen aangepaste toewijzingen definiëren. Met behulp van aangepaste veldtoewijzingen kun je QuickBooks factuurvelden identificeren (bijv. Trackingnummer, PO-nummer, Verzendmethode) en deze waarden synchroniseren van en naar HubSpot en Quickbooks.

Hoe geef ik kortingen, belastingen en kosten weer op mijn facturen?

Als je de Quickbooks Online integratie gebruikt, kun je geen kortingen, belastingen en kosten op orderniveau toevoegen aan je facturen, omdat QuickBooks Online niet hetzelfde concept van belastingen en kosten op factuurniveau heeft.

In plaats van belastingen, kortingen en kosten op factuurniveau te gebruiken, wordt het volgende aanbevolen:

  • Kortingen: voeg je kortingen toe op regelitemniveau en gebruik het veldOpmerkingen om de korting toe te lichten.
  • Vergoedingen (zoals verzendkosten, creditcardkosten, te laat betaalde bedragen): kunnen als eigen regel worden toegevoegd aan de factuur, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks.
  • Belastingen: kunnen als regel aan de factuur worden toegevoegd, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd met QuickBooks, en is gekoppeld aan je QuickBooks inkomsten-/uitgavenrekening voor het bijhouden van het geïnde belastingbedrag. Deze belastingregels zijn niet gekoppeld aan het QuickBooks Online Tax Center voor belastingrapportage.

Moet ik mijn workflowactie "Betaalde factuur maken" uitzetten als ik factuursynchronisatie gebruik?

Het is ten minste aan te raden om je workflow bij te werken om betalingen uit te filteren die afkomstig zijn van facturen (bijvoorbeeld betalingen waarbij de bron = factuur). Als de workflow niet wordt bijgewerkt, zal er dubbel werk worden gedaan, omdat factuurbetalingen ook de aanmaak van betaalde facturen triggeren. Er vindt slechts één betaling plaats, maar er zijn twee facturen voor de betaling.

Veelvoorkomende fouten

Als je ziet dat je factuur niet binnen een paar minuten wordt gesynchroniseerd met QuickBooks Online, kan de synchronisatie om een aantal redenen mislukken. Alle synchronisatiefouten, inclusief factuursynchronisatie, kun je vinden op de instellingenpagina van QuickBooks Online.

quickbooks-example-sync-error

Hieronder staan enkele veelvoorkomende fouten die je kunt tegenkomen en hoe je ze kunt oplossen.

Een factuur moet een gekoppelde klant hebben. Zorg ervoor dat de gekoppelde klant aanwezig is in zowel HubSpot & QuickBooks Online om deze factuur te synchroniseren.

Deze factuursynchronisatiefout treedt op omdat het contact op de factuur niet wordt gevonden in QuickBooks toen de factuur probeerde te synchroniseren. Meestal komt dit doordat het contact op de factuur niet hetzelfde e-mailadres heeft als de klant in QuickBooks. Als je het contact op de factuur in HubSpot wijzigt in het contact dat overeenkomt met het e-mailadres van de klant in QuickBooks, wordt de factuur gesynchroniseerd.

De weergavenaam is een duplicaat

Veldenmet weergavenamen moeten uniek zijn in Quickbooks Online. Bij de eerste contactpersoon van een bedrijf wordt de Display Name ingesteld op de bedrijfsnaam, maar alle contactpersonen van dat bedrijf die na de eerste contactpersoon proberen te synchroniseren met QuickBooks Online synchroniseren niet, omdat hun Display Name al in gebruik is. Raadpleeg dit artikel.

Fout bij bedrijfsvalidatie: Voer een servicedatum in voor de regel voor opbrengstverantwoording

Deze fout kan optreden als je de functie Inkomstenherkenning van QuickBooks Online gebruikt. Inkomstenherkenning vereist dat alle regelitems op een factuur een servicedatum hebben. Het is niet mogelijk om een service datum toe te voegen aan HubSpot regelitems, dus het is aan te raden om de Inkomstenherkenning instelling uit te schakelen in QuickBooks, en de Inkomstenherkenning rapportage apart te doen.

Aanpassingen van regelitems of factuurbedragen in HubSpot native facturen kunnen niet worden gemaakt via externe applicaties. Breng alle benodigde wijzigingen direct in HubSpot aan.

Deze fout treedt op omdat een factuur die is gemaakt in HubSpot is gewijzigd in QuickBooks. Draai de wijzigingen aan de factuur in QuickBooks terug en maak deze aanpassingen aan de factuur in HubSpot om door te gaan met synchroniseren.

Was dit artikel nuttig?
Dit formulier wordt alleen gebruikt voor feedback op documentatie. Ontdek hoe je hulp krijgt met HubSpot.