Betalingen | Veelgestelde vragen

Vind antwoorden op veelgestelde vragen over het betalingsinstrument.

Subsidiabiliteit en inschrijving

Wie mag de betalingstool gebruiken?

Je bedrijf of organisatie moet gevestigd zijn in de VS, een Amerikaanse bankrekening hebben en een betaalde versie van HubSpot gebruiken. In de toekomst kan HubSpot de geschiktheid uitbreiden naar klanten in andere landen.

U komt mogelijk niet in aanmerking als uw bedrijf zich in een risicovolle sector bevindt of bepaalde producten of diensten verkoopt. Betalingen worden deels uitgevoerd door Stripe, en zij accepteren geen betalingen voor sommige soorten bedrijven. U vindt meer details en voorbeelden in de lijst met verboden bedrijven van Stripe. Houd er rekening mee dat dit geen volledige lijst is en dat alle bedrijven individueel worden beoordeeld.

Zijn betalingen beschikbaar op mijn locatie?

Betalingen wordt voorlopig alleen ondersteund in de VS.

Als je je niet in de VS bevindt, verwelkomt HubSpot je feedback over of je geïnteresseerd bent in het gebruik van betalingen in andere landen. Je kunt HubSpot laten weten in welke landen je betalingen wilt gebruiken door de onderstaande stappen te volgen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Betalingen.
• Klik op Betalingen instellen.
• In het gedeelte Voordat u begint, is uw bedrijf gevestigd in de Verenigde Staten? selecteert u Nee.
• Schakel de selectievakjes in naast de landen waarin je betalingen wilt gebruiken en klik vervolgens op Volgende.

Welke betaalmethoden worden ondersteund?

De betalingstool ondersteunt momenteel creditcards, debetkaarten en ACH debits (bankoverschrijvingen). U beslist welke betalingsmethoden u van uw klanten accepteert - kaarten, ACH of beide.

Let op: de betalingstool vereist ten minste $0.50 te betalen bij het afrekenen. Als u een betaallink maakt met alleen uitgestelde betalingsregelitems, overweeg dan deze te verpakken met extra producten of een aanbetaling te vragen bij het afrekenen.

Kan ik betalingen accepteren van kopers buiten de VS?

Ja, je kunt kaartbetalingen in Amerikaanse dollars accepteren van kopers buiten de VS. HubSpot ondersteunt wereldwijde en regionale kaartmerken, waaronder Visa, Mastercard, American Express, Discover, Diners en Japan Card Bureau (JCB).

Tijdens het installatieproces werd mij gevraagd om zowel persoonlijke informatie als informatie over mijn bedrijf te verstrekken, waaronder eigendomsinformatie en de juridische structuur. Waarom vereist HubSpot dit?

Het verwerken van betalingen is onderworpen aan financiële wetten en regels die gericht zijn op het voorkomen van het witwassen van geld, het financieren van terrorisme en andere illegale activiteiten. Om aan deze voorschriften te voldoen, moeten HubSpot en andere betalingsdienstaanbieders basisinformatie verifiëren over de bedrijfsentiteit, de primaire eigenaren en de persoon die zal dienen als de gemachtigde vertegenwoordiger voor de betaalrekening. Deze verplichtingen worden de "ken uw klant" (KYC) regels genoemd. Daarnaast zal HubSpot deze informatie ook gebruiken om fraude te beperken die gevolgen zou kunnen hebben voor u of HubSpot.

Waarom heeft de betalingstool het fiscale identificatienummer van mijn bedrijf nodig?

De betalingstool gebruikt uw fiscale identificatienummer om de identiteit van uw bedrijf te verifiëren en voor rapporten die HubSpot moet indienen bij de IRS. De IRS vereist dat HubSpot en andere betalingsdienstaanbieders het totale bedrag aan betalingen die u ontvangt op jaarbasis rapporteren. Formulier 1099-K is het document dat de IRS hiervoor nodig heeft. HubSpot stuurt u een ingevuld formulier 1099-K voor 31 januari na elk kalenderjaar waarin betalingen worden verwerkt.

Een lid van HubSpot's acceptatieteam heeft contact met mij opgenomen om aanvullende informatie op te vragen. Wat is het doel hiervan?

Als betalingsdienstaanbieder draagt HubSpot financieel risico in verband met de verwerking van uw transacties. Om klanten en de bedrijven en consumenten die zij bedienen te beschermen, moet HubSpot inzicht krijgen in de soorten producten en diensten die uw bedrijf verkoopt, uw financiële situatie en het potentiële kredietrisico van uw bedrijf. Dit gebeurt via een proces dat kredietacceptatie wordt genoemd.

In de meeste gevallen kan HubSpot dit proces automatisch op de achtergrond voltooien binnen één tot twee werkdagen vanaf het moment dat je de betalingstool voor het eerst gaat gebruiken. Soms moet HubSpot aanvullende informatie opvragen of met u spreken om het acceptatieproces te voltooien voordat uw account wordt geactiveerd.

Wanneer het acceptatieproces is voltooid, wordt je account geactiveerd en kun je beginnen met het accepteren van betalingen.

Kan ik betalingen testen in een sandbox account?

De betalingstool wordt niet ondersteund in een sandboxaccount, maar leer hoe je je betaallinks kunt testen in de testmodus voordat je ze deelt met je kopers.

Beveiliging

Is de betalingstool veilig?

De betalingstool gebruikt meerdere beveiligingslagen om gevoelige betalingsinformatie te beschermen. De betalingstool is gebouwd met behulp van de API-integratie van Stripe om de veilige verzameling en overdracht van betalingsgegevens te beheren. De betalingsgegevens van uw koper worden door Stripe gecodeerd en getoken om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot gevoelige betalingsinformatie.

Voldoet de betalingstool aan de PCI-vereisten?

Ja, HubSpot betalingen maakt gebruik van infrastructuur geleverd door Stripe, Inc, een toonaangevende leverancier van digitale betalingsinfrastructuur. De infrastructuur van Stripe is gecertificeerd om te voldoen aan de Payment Card Industry's Data Security Standards (PCI-DSS) Level 1, het hoogste beschermingsniveau van de betalingsindustrie.

Moet mijn bedrijf de naleving van de PCI-beveiligingsnormen valideren?

Bij de meeste traditionele betalingsverwerkers moeten bedrijven die kaartbetalingen accepteren jaarlijks hun naleving van PCI valideren door documentatie in te dienen en kwetsbaarheidsscans van het netwerk te ondergaan. Met de betalingstool treedt Stripe op als betalingsverwerker, wat betekent dat, tenzij u apart kaartgegevens verwerkt, u niet wordt blootgesteld aan kaartgegevens en daarom niet verplicht bent om uw naleving van PCI te valideren.

Tarieven & vergoedingen

Hoeveel kost het om betalingen te gebruiken?

Er zijn geen setupkosten, maandelijkse kosten, minima of verborgen kosten. HubSpot rekent een percentage van elke transactie, dus je betaalt alleen voor de service als je deze gebruikt.

• Voor credit- en debetkaarten betaal je een vast percentage van 2,9% van het transactiebedrag.

• Voor ACH-betalingen betaal je 0,5% van het transactiebedrag, met een maximum van $10 per transactie.

Hoe wordt mijn bedrijf gefactureerd voor betalingskosten?

In plaats van op je gewone HubSpot factuur, worden de kosten voor betalingen automatisch van elke transactie afgetrokken. Om de kosten voor een bepaalde transactie te zien, navigeer je naar het tabblad Transactiegeschiedenis en selecteer je de transactie. Om een rapport te genereren met de totale kosten voor een bepaalde periode, klik je op Rapporten downloaden en selecteer je Betalingen.

Moet ik kosten betalen voor terugbetalingen?

HubSpot brengt momenteel geen kosten in rekening voor het verwerken van een restitutie. Je ontvangt echter geen restitutie van de kosten die aan de oorspronkelijke transactie verbonden zijn.

Is er een limiet aan het aantal betalingen dat per dag of per maand kan worden verwerkt?

Er is geen limiet aan het aantal transacties dat kan plaatsvinden, hoewel de maximale individuele transactiegrootte $100.000 is.

Er geldt ook een maximum dollarbedrag per maand voor elke rekening, dat wordt bepaald via het acceptatieproces en aan u wordt meegedeeld in uw welkomstmail.

De rol van Stripe bij betalingen

Wat is de rol van Stripe en kan ik mijn bestaande Stripe-account gebruiken?

Stripe levert de onderliggende infrastructuur voor betalingsfuncties die zijn ingebouwd in HubSpot en is verantwoordelijk voor de veilige verwerking, overdracht en opslag van gevoelige betalingsinformatie. HubSpot legt dergelijke informatie niet direct vast of slaat deze op, en brengt alleen bepaalde getoken of gedeeltelijke informatie over transacties binnen uw HubSpot-account naar boven.

De betalingstool is niet hetzelfde als de HubSpot-Stripe integratie, en je kunt geen bestaand account gebruiken. Wanneer u betalingen instelt, navigeert u naar Stripe om enkele gegevens over uw bedrijf in te voeren en uw identiteit te verifiëren. Je maakt geen nieuwe login aan, en je hoeft daarna niet meer in te loggen bij Stripe.

Ik gebruik al betalingen in offertes met Stripe. Hoe is dit anders?

Met de Stripe integratie kunt u een offerte integreren met Stripe checkout zodat klanten direct vanuit de offerte met een creditcard kunnen betalen. De betalingsgegevens verschijnen dan in uw Stripe account.

Wanneer je betalingen instelt met HubSpot, hoef je de Stripe app niet te installeren. In plaats daarvan stuur je klanten naar een afrekenpagina met je eigen branding. Je kunt ook meer betalingsopties ondersteunen, waaronder ACH en creditcard, en flexibelere voorwaarden bieden voor terugkerende betalingen. Nadat klanten hebben betaald, hoef je niet meer in te loggen op een apart account en kun je in plaats daarvan al je gegevens bijhouden en beheren in HubSpot.

Hoe migreer ik gegevens van mijn andere Stripe account?

Stripe ondersteunt geen migratie van gegevens van een bestaand account naar HubSpot.

Chargebacks en ACH retouren

Wat is een terugboeking?

Een chargeback is een terugboeking van een kaarttransactie. Het is een gedwongen terugbetaling van u, de verkoper, aan uw klant, de koper. Chargebacks ontstaan wanneer een koper een betaling betwist door contact op te nemen met de bank die zijn creditcard of bankpas heeft uitgegeven. De bank van de kaarthouder zal dan een van de volgende acties ondernemen:

1. De zaak verwerpen en de kaarthouder informeren dat de betaling geldig is,
2. een onderzoek sturen naar de verkoper om meer informatie over de zaak te verzamelen, of
3. besluiten dat de claim van de klant legitiem is en een onmiddellijke terugboeking doen.

Kaarthouders mogen alleen om bepaalde toegestane redenen een terugboeking instellen. Deze redenen omvatten:

• Fraude, waarbij de kaarthouder beweert dat de aankoop is gedaan door een fraudeur met behulp van gestolen kaartgegevens. Leer hoe u het risico op betalingsfraude kunt beperken.
• Duplicaat of onjuist transactiebedrag, waarbij de kaarthouder beweert dat hij twee keer voor dezelfde transactie in rekening is gebracht of dat hem het verkeerde bedrag in rekening is gebracht.
• De goederen of diensten zijn niet ontvangen van de verkoper.
• De goederen of diensten zijn defect of wijken af van de beschrijving van de verkoper.
• De kaarthouder heeft een terugkerende transactie geannuleerd, maar deze werd toch in rekening gebracht.

In de meeste gevallen moet de kaarthouder de terugboeking uiterlijk 120 dagen na de oorspronkelijke transactie instellen.

Hoe word ik op de hoogte gebracht van een terugboeking en hoe reageer ik?

HubSpot's betalingsrisicoteam zal u via e-mail op de hoogte stellen als u een terugboeking ontvangt. HubSpot zal je helpen met het aanvechten van de terugboeking als je gelooft dat de redenen voor de terugboeking niet geldig zijn. HubSpot zal ook alle communicatie met de kaartnetwerken namens jou afhandelen en je informeren over de uitkomst.

Als je besluit om de terugboeking aan te vechten, reageer dan snel op het bericht, want de meeste kaartmerken bieden slechts een reactietermijn van 20 dagen vanaf de terugboekingsdatum. Daarna is de terugvordering definitief. Als de terugboeking wordt bevestigd door het kaartnetwerk, zal HubSpot het oorspronkelijke transactiebedrag terugvorderen door het in mindering te brengen op je toekomstige uitbetalingen of het af te schrijven van je bankrekening. Je hoeft het bedrag van de terugboeking niet terug te betalen, omdat de bank van de kaarthouder het bedrag van de betwiste transactie zal crediteren.

Waarom zie ik twee terugboekingen voor een terugboeking?

Wanneer een terugboeking wordt geïnitieerd door de kaartuitgever namens een koper, schrijft Stripe het betwiste bedrag af van de HubSpot-account. Als het geschil vervolgens verloren gaat, wordt het betwiste bedrag vanuit Stripe teruggeboekt naar de HubSpot-account. Soms zal het betwiste bedrag hoger zijn dan het oorspronkelijke transactiebedrag als gevolg van de wisselkoers die werd toegepast op het moment dat het geschil werd geïnitieerd. Wanneer dit gebeurt, zal HubSpot eerst het oorspronkelijke transactiebedrag van Stripe terugboeken en vervolgens het resterende bedrag als een tweede transactie overboeken, wat resulteert in twee overdrachten.

Wat zijn enkele manieren waarop ik terugboekingen kan minimaliseren?

1. Zorg ervoor dat uw klantvoorwaarden zeer duidelijk zijn op uw website, voorstellen en contracten, vooral met betrekking tot het restitutie- en annuleringsbeleid.
2. Gebruik een afschriftbeschrijving die uw klanten herkennen. Uw afschriftomschrijving is de naam die op het afschrift van uw creditcard of bank verschijnt wanneer een transactie in rekening wordt gebracht. Als je je bedrijf of website een andere naam hebt gegeven dan de wettelijke naam van je bedrijf, raadt HubSpot aan om in plaats daarvan je merknaam te gebruiken. Je kunt je afschriftbeschrijving toevoegen via de instellingen van je betalingsaccountinfo in HubSpot, of contact opnemen met HubSpot support om deze te laten bewerken.
3. Wees beschikbaar voor klanten voor vragen door duidelijk je contactinformatie, inclusief e-mailadres en telefoonnummer, te verstrekken op het moment van de transactie.

Wat is een ACH retourzending?

Transacties die via het Automated Clearing House (ACH) systeem verlopen, kunnen om verschillende redenen mislukken of later worden teruggedraaid. De meest voorkomende redenen voor een mislukking vooraf zijn:

• Onvoldoende middelen: de koper heeft niet genoeg geld op zijn bankrekening om de transactie te dekken.
• Rekening gesloten: een eerder actieve bankrekening is gesloten.
• Onbekende rekening: een dergelijke rekening bestaat niet.

Een ACH-transactie die aanvankelijk slaagt, kan later om de volgende redenen worden teruggedraaid:

• Ongeautoriseerde transactie: de koper beweert dat hij u niet heeft gemachtigd om zijn bankrekening te debiteren.
• Eerdere machtiging ingetrokken: de koper die u eerder machtigde om zijn rekening te debiteren, heeft de machtiging ingetrokken.

Hoe word ik op de hoogte gebracht van een ACH-teruggave?

HubSpot's payments risk team zal je via e-mail op de hoogte stellen. Voor upfront failures zal HubSpot je binnen vijf werkdagen na de transactiedatum op de hoogte stellen.

Wanneer een ACH transactie in eerste instantie slaagt en later wordt teruggedraaid, zal HubSpot u op de hoogte stellen zodra het team op de hoogte is van de retourzending. ACH regels voorzien in een twee werkdagen venster voor zakelijke bankrekeninghouders om een ongeautoriseerde transactie terug te draaien. Consumentenbankrekeninghouders hebben echter tot 60 kalenderdagen na de oorspronkelijke transactiedatum.

Als u reageert op een ACH-retour, moet u rechtstreeks contact opnemen met uw koper om een alternatieve betaling te regelen. Als dit niet lukt, kunt u nog altijd juridische stappen ondernemen tegen de koper. Als uw koper de transactie heeft teruggedraaid omdat hij beweert geen toestemming voor de transactie te hebben gegeven en u denkt dat dit onjuist is, kan het voor uw zaak nuttig zijn bewijs te leveren dat de koper toestemming voor de transactie heeft gegeven. Om een kopie van de oorspronkelijke machtiging van de koper op te vragen, navigeer je naar het tabbladTransactiegeschiedenis in je betalingsinstellingen.

Afstemming

Is er een manier om betalingen en uitbetalingen te synchroniseren met mijn boekhoudsysteem?

Je kunt QuickBooks workflow acties gebruiken om in HubSpot verzamelde betalingen te synchroniseren met je QuickBooks Online account. Deze betalingen kunnen worden gesynchroniseerd als betaalde kassabonnen of betaalde facturen op basis van je bedrijfsvereisten.

Als je andere boekhoudsoftware dan QuickBooks online gebruikt, kun je de gegevens uit HubSpot exporteren en vervolgens uploaden naar je boekhoudsysteem. Navigeer naar deTransactiegeschiedenis en klik op Rapporten downloaden om transacties uit HubSpot te exporteren. Om veiligheidsredenen mogen alleen gebruikers met superbeheerdersrechten deze actie uitvoeren.

Transacties

Waarom zijn de transacties van mijn klant geweigerd?

Transacties kunnen worden geweigerd om redenen zoals (maar niet beperkt tot):

• Onjuiste factuurgegevens
• Onvoldoende saldo
• Onjuist rekeningnummer
• Betaling via een geblokkeerd IP-adres

Als de betaling van uw klant wordt geweigerd, kunt u hem vragen zijn betalingsmethode en factureringsgegevens op het afrekenscherm te verifiëren voordat hij het opnieuw probeert. Als ze problemen blijven ondervinden, kunt u de klant vragen een andere betaalmethode te kiezen of het op een later tijdstip nog eens te proberen. Als de klant een mislukte transactie ervaart terwijl hij een VPN gebruikt, moet de klant overwegen om te proberen zijn aankoop buiten het VPN om of op een ander apparaat te voltooien.

Waarom heb ik geen uitbetaling ontvangen voor een recente transactie?

Een veel voorkomende reden voor een mislukte uitbetaling is onjuiste bankinformatie in de betalingstool. Als iemand met succes een aankoop heeft gedaan, maar u hebt geen uitbetaling ontvangen, controleer dan of uw bankgegevens correct zijn. Nadat u uw bankgegevens heeft bijgewerkt, wordt de uitbetaling automatisch opnieuw geprobeerd.