E-mailverzending in HubSpot begrijpen

HubSpot biedt meerdere tools om e-mails naar je contactpersonen te sturen, gebaseerd op de aard van hun relatie met je bedrijf en het beoogde bereik van je e-mails. Je kunt bijvoorbeeld een één-op-één e-mail sturen naar een nieuwe lead die geïnteresseerd is in meer informatie over een specifiek product dat je aanbiedt, of je kunt een marketinge-mail ter promotie van een nieuwsbrief sturen naar bestaande klanten die op de hoogte willen blijven van de nieuwste aanbiedingen van je organisatie.

Dit artikel is een handleiding voor het verzenden van e-mails in HubSpot. Het bevat ook een lijst met belangrijke vereisten en best practices die je in gedachten moet houden om ervoor te zorgen dat je e-mails succesvol worden afgeleverd en je merk een gezonde verzendreputatie behoudt.

E-mails versturen in Marketing Hub

Wanneer je een e-mail verstuurt met de marketing e-mailtool, wordt deze verzonden via HubSpot's eigen e-mailverzendnetwerk door een SMTP-verbinding te openen met de Inbox Service Provider (ISP) van de ontvanger, zoals Google of Outlook. De ISP beoordeelt vervolgens de e-mail en beslist of de e-mail wordt uitgesteld, geweigerd of afgeleverd bij de beoogde ontvanger.

De beslissing van een ISP om een e-mail te accepteren, af te wijzen of uit te stellen is gebaseerd op vele factoren, zoals de e-mailreputatie van de afzender, of de e-mail correct is geverifieerd en of de e-mail in strijd is met de richtlijnen en beleidsregels van de ISP. Ontvangers kunnen aanvullende e-mailbeveiligingsmaatregelen hebben getroffen die van invloed zijn op de vraag of een e-mail wordt geaccepteerd of geweigerd.

Vereisten

Omdat de marketing e-mailtool verzendt via HubSpot's eigen netwerk voor het verzenden van e-mails, worden er eisen gesteld aan elke poging om een e-mail te verzenden. Als je niet aan deze eisen kunt voldoen, kun je overwegen of een één-op-één e-mail of verzending via een sequentie beter past bij jouw use-case.

Alle contactpersonen die je e-mailt met de marketing e-mailtool moeten aan de volgende criteria voldoen:

• Ze hebben persoonlijk hun e-mailadres rechtstreeks aan uw organisatie verstrekt.
• Ze hebben persoonlijk verifieerbare toestemming gegeven rechtstreeks aan uw organisatie.
• Ze hebben zich niet afgemeld voor het ontvangen van e-mails van uw organisatie of een van uw e-mails als spam gemarkeerd in een ander hulpmiddel.

Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de intentie en inhoud van je e-mail niet misleidend is. Als je e-mails in de marketinge-mailtool vermomt alsof ze één-op-één zijn, wordt de kans groter dat ze door de ISP van de ontvanger als spam worden gemarkeerd, of ze kunnen in strijd zijn met HubSpot's beleid voor acceptabel gebruik als er een valse naam of onderwerpregel wordt gebruikt.

Een e-maildomein kiezen

Wanneer u begint met het verzenden van e-mails met behulp van de marketing e-mailtool, houd er dan rekening mee dat u geen e-mails moet verzenden vanaf hetzelfde subdomein dat wordt gebruikt voor het hosten van inhoud zoals uw blog, websitepagina's of landingspagina's. U moet overwegen om een subdomein te gebruiken dat specifiek is voor uw e-mailverzending om de reputatie van uw hoofddomein op het gebied van e-mailverzending te beschermen.

Als je hetzelfde domein probeert te gebruiken voor zowel contenthosting als e-mailverzending, krijg je de onderstaande foutmelding bij het instellen van je e-mailverificatie in HubSpot en wordt je gevraagd een ander domein te kiezen.

Hieronder staan enkele voorbeelden van domein- en subdomeincombinaties. Als u niet bekend bent met bepaalde domeintermen, raadpleeg dan de verklarende woordenlijst onderaan dit artikel.

Gedeelde afzenders

Als je de dedicated IP of transactionele email add-ons niet hebt gekocht, worden marketing e-mails verzonden via de gedeelde IP-adressen van HubSpot. Bekijk de onderstaande tabel om het bijbehorende e-maildomein voor jouw organisatie te kiezen:

Toegewijde IP-verzenders

Als u de add-on voor een speciaal IP-adres of de add-on voor transactionele email hebt gekocht, bekijkt u de volgende voorbeelden van domeincombinaties hieronder:

Authenticatie

Als je geen goede authenticatie instelt in je Hubspot account, zal HubSpot een variabel e-maildomein gebruiken als een Van-adres om de verzending te voltooien, wat verdacht kan lijken voor de ISP van de ontvanger. Door de juiste verificatie in te stellen, kan HubSpot informatie toevoegen aan de e-mailheaders om te bewijzen dat jouw domein HubSpot toestemming heeft gegeven om namens jou te verzenden.

Authenticatie omvat het instellen van DKIM, SPF en DMARC in de domeininstellingen van je Hubspot account. Lees meer over elk van deze verificatiemethoden in dit artikel.

Resultaten verzenden

Nadat u een marketinge-mail hebt verzonden, kunt u op de pagina E-mailprestaties de resultaten analyseren en nagaan of de e-mail met succes is afgeleverd. Naast de geaggregeerde statistieken kun je ook het afleverresultaat voor elke ontvanger bekijken op het tabblad Ontvangers en vervolgens op een van de verschillende typen resultaten klikken.

Time-out

Als een ISP het verbindingsverzoek van HubSpot niet beantwoordt, wordt de e-mail niet als mislukte e-mail beschouwd. In plaats daarvan verschijnt de e-mail in het gedeelte Niet verzonden op de pagina met e-mailprestaties. Deze contactpersonen blijven in aanmerking komen voor toekomstige verzendingen.

Mislukte e-mail

Wanneer een ISP de e-mail weigert, wordt dit beschouwd als een mislukte e-mail. Een ISP geeft een mislukte e-mail code en de bijbehorende reden. Sommige bounce codes duiden op een permanente bounce, een hard bounce genoemd, terwijl andere codes duiden op een tijdelijke bounce, een soft bounce genoemd. Deze mislukte e-mail wordt toegewezen aan een bijbehorende categorie in Hubspot, zoals Onbekende gebruiker, Beleid of Spam. In dit artikel kun je meer lezen over mislukte e-mails.

Uitstel

Als een ISP een e-mail weigert, kunnen ze de e-mail niet accepteren op het moment dat deze binnenkomt. Als dit gebeurt, geven ze HubSpot een reden voor uitstel. Afhankelijk van de reden zal HubSpot de verzending blijven herhalen totdat de ISP de e-mail accepteert of weigert, of totdat er 72 uur is verstreken na de eerste poging. Als een e-mail eenmaal is uitgesteld, kan de verzending naar deze ontvangers niet meer handmatig worden gestopt.

Geleverd

Zodra een ISP een e-mail van Hubspot accepteert, wordt deze gemarkeerd als afgeleverd, wat het einde betekent van HubSpot's zichtbaarheid in het verzendproces. De ISP zal vervolgens de geaccepteerde e-mail bekijken en bepalen of deze gefilterd moet worden in de primaire inbox, promoties, spam, quarantaine of een andere inbox. ISP's rapporteren niet altijd de plaatsing van de inbox aan de verzenders, dus HubSpot kan geen rapportagegegevens leveren over de plaatsingsinformatie.

Lees meer over waarom een contactpersoon in HubSpot als Afgeleverd kan worden gemarkeerd, maar de e-mail niet in zijn Postvak IN kan vinden.

Plaatsing primaire inbox

Een geaccepteerde e-mail heeft meer kans om in de primaire inbox te worden opgenomen als de afzender een gezonde verzendreputatie heeft en ontvangers hebben laten zien dat e-mails uit uw domein prioriteit hebben voor hun inbox. Ontvangers laten zien dat e-mails een prioriteit zijn door een e-mail te openen, erop te klikken, een favoriet te geven, te antwoorden of door te sturen. Het is van cruciaal belang om alleen contactpersonen te e-mailen met een verifieerbare opt-in-toestemming en contactpersonen die niet betrokken zijn te onderdrukken.

Lees meer over hoe het tabblad Promoties werkt voor Gmail-gebruikers.

Spam inbox plaatsing

De kans is groter dat een e-mail als spam of een andere gefilterde inbox wordt geclassificeerd als de afzender niet de juiste richtlijnen voor toestemmingsbronnen heeft gevolgd, regelmatig e-mails heeft gestuurd naar contactpersonen die niet betrokken waren of verdachte e-mailinhoud of koppelingen heeft opgenomen.

Als je e-mails worden geaccepteerd maar vervolgens in spam worden gefilterd, wil je misschien je verzendreputatie verbeteren met een reparatieplan.

E-mails verzenden in Sales Hub en aangesloten inboxen

E-mails die worden verzonden via een gekoppelde inbox, zoals de gesprekken inbox, sequenties tool, of één-op-één e-mails vanuit het contactpersoonrecord, maken geen gebruik van het e-mailverzendnetwerk van HubSpot. In plaats daarvan worden ze verzonden via het netwerk van de inbox die je hebt gekoppeld.

Door je inbox te verbinden met Hubspot, geef je HubSpot toestemming om e-mails te verzenden via het verzendnetwerk van jouw bedrijf. Als Outlook bijvoorbeeld je inboxprovider is, dan zal het verzendnetwerk van Outlook de verzending voltooien.

Wanneer je een verzending initieert vanuit een verbonden inbox, zal HubSpot een verbinding maken met je inbox provider. Zodra de inboxprovider de e-mail accepteert, proberen ze de e-mail af te leveren in de inbox van de ontvanger. Als je e-mail wordt uitgesteld, mislukt of op een andere manier niet kan worden voltooid, ontvang je mogelijk een Mislukte e-mail naar je Van-adres. Afhankelijk van hoe je inboxprovider deze informatie deelt, kan HubSpot mogelijk niet rapporteren over het bijbehorende afleverprobleem.

Als je de Gesprekken inbox wilt gebruiken, maar je kunt je inbox niet verbinden met HubSpot, dan kun je ook een HubSpot gehoste inbox instellen. Eenmaal geconfigureerd, gaan alle verzendingen via het HubSpot netwerk voor het verzenden van e-mails. Als je de dedicated IP add-on of de transactionele email add-on hebt gekocht, zullen e-mails die worden verzonden vanuit een HubSpot gehoste inbox ook je dedicated IP-adres gebruiken.

Verklarende woordenlijst voor het verzenden van e-mails

De volgende veelgebruikte termen voor het verzenden van e-mails worden hieronder gedefinieerd. Voor definities van andere HubSpot termen en concepten, bekijk de HubSpot Woordenlijst.

BIMI: een e-mailspecificatie (Brand Indicators for Message Identification) die e-mailverzenders een optionele manier biedt om de merkherkenning en het vertrouwen voor hun verzonden e-mails te vergroten. Eenmaal geconfigureerd, zal het logo van uw merk verschijnen naast geverifieerde berichten in ondersteuningsinbox providers.

Deliverability: de mogelijkheid om de primaire inbox van een ontvanger te bereiken in plaats van een andere gefilterde inbox zoals spam of junk.

DKIM: een standaard voor e-mailverificatie (DomainKeys Identified Mail) die wordt gebruikt om te verifiëren dat een netwerk dat e-mails verzendt, gemachtigd is om e-mails namens uw domein te verzenden. DKIM wordt meestal ingesteld voor het Friendly From-adres. Lees meer over DKIM in dit artikel.

DKIM alignment: een extra aspect van DKIM waarbij zowel het Friendly From adres als het return path domein overeenkomen.

DMARC: een e-mailverificatieprotocol (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) dat specificeert hoe de servers van ontvangers moeten omgaan met niet-geverifieerde e-mails van uw domein. DMARC is ingesteld voor het Friendly From-adres. Lees meer over DMARC in dit artikel.

E-mailclient: de software die ontvangers gebruiken om hun e-mails te bekijken. Veel ontvangers zullen vaak dezelfde e-mailclient gebruiken als hun Inbox Service Provider, maar ze kunnen verschillen. Een ontvanger kan bijvoorbeeld Apple Mail gebruiken om e-mails uit zijn Gmail-inbox te bekijken.

E-mailheaders: verborgen metagegevens in een ontvangen e-mail. Deze metagegevens bevatten technische informatie over hoe de e-mail is verzonden en de authenticatie ervan.

E-maildomein: het domein dat wordt gebruikt in het Van-adres van je e-mails. Je kunt de stappen in dit artikel volgen om je e-maildomein te koppelen door DKIM-verificatie in HubSpot in te stellen.

Vriendelijk Van-adres: het e-mailadres dat is gekozen als het Van-adres in de e-maileditor.

Inbox Service Provider: een service die een inbox biedt voor de e-mails van je ontvanger. Populaire ISP's zijn Gmail, Yahoo en Outlook.

Retourpaddomein: het domein van het verzendende e-maildomein. Dit kan afwijken van het Van adres als je HubSpot gebruikt. Dit kan niet worden aangepast door verzenders op het gedeelde netwerk van HubSpot, maar kan wel worden aangepast als je de dedicated IP add-on of de transactionele email add-on hebt gekocht.

Hoofddomein: de domeinnaam van de website of het e-maildomein van uw organisatie. Er staat geen www voor de naam. De URL www.hubspot.com heeft bijvoorbeeld hubspot.com als hoofddomein. Dit kan ook het organisatiedomein of hoofddomein worden genoemd.

SMTP: een netwerktaal (Simple Mail Transfer Protocol) die door e-mailservers wordt gebruikt om berichten onderling te versturen. Wanneer je een e-mail verstuurt in een van de e-mailtools van HubSpot, wordt er een sessie geopend met de e-mailservers van de ontvanger. Deze verbindingen worden SMTP-transacties genoemd.

SPF: een standaard voor e-mailverificatie (Sender Policy Framework) die wordt gebruikt om te verifiëren dat e-mails vanuit uw domein naar verwachting worden verzonden vanuit een extern netwerk voor het verzenden van e-mails (bijv. Hubspot). SPF wordt meestal ingesteld voor het retourpaddomein. Lees meer over het instellen van SPF in dit artikel.

SPF alignment: een extra aspect van SPF waarbij zowel het Friendly from adres als het return path domein overeenkomen.

Subdomein: de tekst die voorafgaat aan de naam van uw organisatie in de URL van uw website. Voor contenthosting is het meest voorkomende subdomein www. E-maildomeinen hebben geen subdomein nodig, maar hebben er vaak wel baat bij. Bijvoorbeeld, help@emails.hubspot.com heeft emails als subdomein.