Een back-up maken van CRM-gegevens

Als je een Super Admin bent, kun je een back-up van je CRM-gegevens maken en deze opslaan in een bestand buiten HubSpot. Back-ups van CRM-gegevens bevatten alle records en eigenschappen voor de volgende objecten: contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, aangepaste objecten, producten, gesprekken en taken. Associaties en activiteitsgegevens worden niet opgenomen in een gegevensback-up.

Let op: als u eigenschappen hebt die gevoelige gegevens opslaan, worden gevoelige waarden opgenomen in de back-up van CRM-gegevens. Zorg er daarom voor dat u uw back-upbestand op een veilige locatie opslaat.

Het aantal keren dat u een back-up van uw gegevens kunt maken, is afhankelijk van uw abonnement:

• Starter- en Professional-accounts: eenmaal per week.
• Enterprise-accounts: eenmaal per 24 uur.

Een back-up maken

• Navigeer in het menu aan de linkerkant onder Gegevensbeheer naar Back-up.
• Klik op Back-up maken.

• Klik in het dialoogvenster op Maken om te bevestigen.

Let op: wijzigingen in records/eigenschappen die worden aangebracht terwijl de back-up wordt verwerkt, worden mogelijk niet weergegeven in de geëxporteerde gegevens (een grote back-up die één dag duurt, weerspiegelt bijvoorbeeld mogelijk niet de wijzigingen die die dag zijn aangebracht).

• U ontvangt een melding wanneer de back-up is voltooid. Klik in de melding of de back-upinstellingen op de downloadlink om het back-upbestand te downloaden. Het bestand kan maximaal 14 dagen worden gedownload.

Het gedownloade .zip-bestand bevat CSV-bestanden voor elk object. Als een object geen records heeft, wordt er geen bestand opgenomen in de back-up.

Gegevens herstellen vanuit een back-up

Als u een back-up hebt gemaakt van uw CRM-gegevens, kunt u objectgegevens herstellen vanuit een back-up. Met een geautomatiseerde restore (BETA) kunt u uw back-upinstellingen herstellen door voor elk object specifieke eigenschappen te selecteren om te herstellen. Indien nodig kunt u handmatig herstellen door een eerder gedownload back-upbestand te importeren.

Gegevens automatisch herstellen (BETA)

Als je account toegang heeft tot de Restore from Data Backup beta, kun je een recente back-up als referentie gebruiken om automatisch eigenschappen te herstellen. Deze optie is beschikbaar binnen 14 dagen na het downloaden van een back-up.

Het automatische herstel herstelt alleen de waarden van eigenschappen, dus als je verwijderde records wilt herstellen, moet je importeren of de prullenbak gebruiken. Er kan maar één restore per keer worden voltooid en herauthenticatie met twee factoren is vereist om gegevens te herstellen, tenzij je je hebt aangemeld met eenmalige aanmelding (SSO).

Let op: in de huidige fase van de bèta kunnen gegevens voor bedrijven, contactpersonen, deals, tickets, producten, oproepen en taken automatisch worden hersteld. Dit artikel wordt bijgewerkt zodra er meer objecten beschikbaar zijn.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu onder Gegevensbeheer naar Back-up.
• Navigeer naar het tabblad Gegevens herstellen.
• Klik op Kies gegevens om te herstellen.

• Selecteer in het rechterpaneel een object om te herstellen. Op dit moment worden bedrijven, contactpersonen, deals, tickets, producten, oproepen en taken ondersteund.
• Selecteer de eigenschappen die u wilt herstellen. De waarden van de eigenschappen op het moment dat de back-up werd voltooid, worden hersteld. Dit geldt ook voor lege waarden die worden gewist.
• Klik op Controleren.

• Bekijk het herstelplan, schakel de selectievakjes in om aan te geven dat u begrijpt dat het herstellen uw gegevens zal wijzigen en niet ongedaan kan worden gemaakt, en klik vervolgens op Gegevens herstellen.
• Je ontvangt een melding van een voltooide import wanneer de gegevens zijn hersteld. Dit kan even duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens.
• Eenmaal voltooid, navigeer je naar je voltooide importen om de gegevens die je hebt hersteld te bekijken en klik je vervolgens op de naam van de import voor het herstellen (bijv. Gegevensherstel - Deal).

Een gegevensherstel wordt bijgehouden in het auditlogboek.

Let op: als je workflows hebt waarbij herinschrijving is toegestaan, kan het herstellen van gegevens workflows triggeren.

Gegevens handmatig herstellen via importeren

Om gegevens handmatig te herstellen, kun je een eerder back-upbestand importeren in HubSpot. Als er records zijn verwijderd of eigenschappen zijn bijgewerkt na de back-up, zal het importeren van het back-upbestand de records opnieuw maken en de nieuwe eigenschappen overschrijven, met uitzondering van permanent verwijderde contactpersonen, die een foutmelding geven bij het importeren.

Leer hoe u records importeert.