Een back-up maken van CRM-gegevens of deze herstellen

Als je een Super Admin bent, kun je een back-up van je CRM-gegevens maken en deze opslaan in een bestand buiten HubSpot. Back-ups van CRM-gegevens bevatten alle records en eigenschappen voor de volgende objecten: contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, aangepaste objecten, producten, gesprekken en taken. Associaties en activiteitsgegevens worden niet opgenomen in een gegevensback-up.

Let op: als u eigenschappen hebt die gevoelige gegevens opslaan, worden gevoelige waarden opgenomen in de back-up van CRM-gegevens. Zorg er daarom voor dat u uw back-upbestand op een veilige locatie opslaat.

Het aantal keren dat u een back-up van uw gegevens kunt maken, is afhankelijk van uw abonnement:

• Starter- en Professional-accounts: eenmaal per week.
• Enterprise-accounts: eenmaal per 24 uur.

Een back-up maken

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant onder Gegevensbeheer naar Back-up.
• Klik op Back-up maken.
• Klik in het dialoogvenster op Maken om te bevestigen.

Let op: wijzigingen in records/eigenschappen die worden aangebracht terwijl de back-up wordt verwerkt, worden mogelijk niet weerspiegeld in de geëxporteerde gegevens (een grote back-up die een dag duurt, weerspiegelt bijvoorbeeld mogelijk niet de wijzigingen die die dag zijn aangebracht).

• U ontvangt een melding wanneer de back-up is voltooid. Klik in de melding of de back-upinstellingen op de downloadlink om het back-upbestand te downloaden. Het bestand kan maximaal 14 dagen worden gedownload.

• Als u het bestand wilt downloaden vanuit de back-upinstellingen, gaat u met de muis over een back-up en klikt u vervolgens op Acties > Downloaden.

Het gedownloade .zip-bestand bevat CSV-bestanden voor elk object. Als een object geen records heeft, wordt er geen bestand opgenomen in de back-up.

Gegevens herstellen vanuit een back-up

Je kunt automatisch de waarden van eigenschappen herstellen vanuit een eerdere back-up. Er kan slechts één herstel per keer worden voltooid en herauthenticatie met twee factoren is vereist om gegevens te herstellen, tenzij je je hebt aangemeld met eenmalige aanmelding (SSO).

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant onder Gegevensbeheer naar Back-up.
• Ga in de tabel met de muis over de back-up die u wilt herstellen en klik vervolgens op Acties > Herstellen.

• Selecteer in het rechterpaneel een object dat u wilt herstellen. Op dit moment worden bedrijven, contactpersonen, deals, tickets, producten, oproepen, taken en aangepaste objecten ondersteund.
• Selecteer de eigenschappen die u wilt herstellen. De waarden van de eigenschappen op het moment dat de back-up werd voltooid, worden hersteld. Dit geldt ook voor lege waarden die worden gewist.
• Klik op Review.

• Bekijk het herstelplan, schakel de selectievakjes in om aan te geven dat u begrijpt dat het herstellen uw gegevens zal wijzigen en niet ongedaan kan worden gemaakt, en klik vervolgens op Gegevens herstellen.
• Je ontvangt een melding van een voltooide import wanneer de gegevens zijn hersteld. Dit kan enige tijd duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens.
• Eenmaal voltooid, navigeer je naar je voltooide importen om de gegevens die je hebt hersteld te bekijken en klik je vervolgens op de naam van de import voor het herstellen (bijv. Gegevensherstel - Deal).

Een gegevensherstel wordt bijgehouden in het auditlogboek. Als je verwijderde records wilt herstellen, kun je importeren of de prullenbak gebruiken.

Let op: als je workflows hebt waarbij herinschrijving is toegestaan, kan het herstellen van gegevens workflows triggeren.