Betalingen en uitbetalingen beheren

Nadat je bent begonnen met het verzamelen van betalingen in HubSpot, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord in HubSpot. Betalingen kunnen worden verzameld met HubSpot betalingen, Stripe als optie voor betalingsverwerking, door handmatige betalingen op facturen te registreren of via integraties zoals QuickBooks Online. Gebruik facturen, betaallinks, offertes, oude offertes en abonnementen om betalingen van je kopers te vragen.

Vanuit elke betalingsrecord kun je terugbetalingen doen, ontvangstbewijzen opnieuw versturen, rapporten van je betalingen en uitbetalingen downloaden, betalingsgegevens exporteren en nog veel meer. Als een koper een betaling betwist, kun je ook reageren op geschillen en deze beheren in HubSpot. Meer informatie over het beheren van betalingsgeschillen.

Wat gebeurt er nadat een betaling is verwerkt?

Nadat een betaling is verwerkt, gebeurt het volgende in HubSpot.

Betalingsmeldingen

• Je ontvangt een e-mail ter bevestiging van de betaling. Als je geen meldingen wilt ontvangen voor voltooide betalingen, kun je e-mailmeldingen voor betalingen uitschakelen in je meldingsinstellingen.
  
  
  

• De koper ontvangt:
  • Een ontvangstbericht per e-mail in de taal die is ingesteld in de eigenschap Voorkeurstaal contact. 
  • Een PDF-bijlage bij een factuur als de betaling is verricht op basis van een factuur of als de instelling voor het maken van facturen is ingeschakeld. Meer informatie over de betaalervaring van kopers.

Objecten en records maken

• Nieuwe betalingsobjecten worden aangemaakt en geassocieerd met de volgende records:
  • Contact- en bedrijfsgegevens. Als er geen overeenkomende contactpersoon is, wordt er een nieuwe contactpersoon aangemaakt met het e-mailadres van de koper dat bij het afrekenen is opgegeven. Als je HubSpot-account marketingcontactpersonen bevat, worden nieuwe contactpersonen automatisch ingesteld als marketingcontactpersonen. Je kunt een workflow maken om bestaande contactpersonen in te stellen als marketingcontactpersonen, of contactpersonen instellen als niet-marketingcontactpersonen om dit proces te automatiseren.
  • Er wordt een abonnementrecord aangemaakt voor terugkerende betalingen.
  • Er wordt een factuurrecord aangemaakt als de instelling om facturen aan te maken is ingeschakeld.
  • Er wordt een dealrecord aangemaakt als het betalingsobject is gekoppeld aan een geschikte deal of als de instelling om deals aan te maken voor betaallinks is ingeschakeld.
• Voor meerdere terugkerende regelitems die in dezelfde transactie worden gekocht:
  • Items met dezelfde betalingsfrequentie en termijn worden gegroepeerd in één abonnementsrecord. Als ze verschillen, worden aparte abonnementsrecords aangemaakt. De bijbehorende abonnementseigenschappen worden elke factureringscyclus bijgewerkt in HubSpot. Meer informatie over het beheren van abonnementen.
  • De koper wordt elke factureringscyclus gefactureerd en geïnformeerd volgens de voorwaarden van de offerte of de betaallink.
  • Je kunt herinneringse-mails inschakelen om kopers 14 dagen voor hun volgende abonnementsbetaling op de hoogte te stellen.
  • Er wordt een factuur aangemaakt voor elke terugkerende betaling als de instelling om facturen aan te maken is ingeschakeld.
• Betalingsactiviteiten, inclusief ingediende of terugbetaalde betalingen, verschijnen in gekoppelde contact-, deal- en bedrijfsrecords. Meer informatie over het koppelen van betalingen aan andere records.

Betalingsgegevens bekijken

Wanneer een betaling wordt geïnd in HubSpot, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord. Alle betalingen kunnen worden bekeken op de indexpagina voor betalingen. Als er geen betalingsrecords op de indexpagina staan (bijvoorbeeld geen voltooide transacties), word je doorgestuurd naar de betalingsinstellingen om het instellen van betalingen te voltooien. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Betalingsrecords worden weergegeven in de tabel op de indexpagina. Bekijk de betaalstatus in de kolom Status :
   • Verwerking: de betaling wordt verwerkt. De verwerkingstijd van de betaling is afhankelijk van de gebruikte betaalmethode. Zodra de betaling is verwerkt, verandert de status in Gelukt of Mislukt. Meer informatie over verwerkingstijden.
   • Gelukt: de betaling is geïnd.
   • Mislukt: de betaling is niet verwerkt en de betaalmethode is niet in rekening gebracht. Deze status geldt alleen voor betalingen via bankafschrijving, zoals ACH, of abonnementsbetalingen.
   • Gedeeltelijk terugbetaald: de koper heeft een bedrag teruggekregen dat lager is dan het oorspronkelijk betaalde bedrag.
   • Terugbetaald: het totale bedrag van de oorspronkelijke betaling is terugbetaald.
   • Verwerking restitutie: er is een restitutieverzoek ingediend. Het kan vijf tot tien werkdagen duren voordat restituties voor betalingen via bankafschrijving, zoals ACH, zijn verwerkt.
3. Gebruik de filters bovenaan om je betalingsrecords te segmenteren op status of betaaldatum. Klik op + Meer om meer filters weer te geven.
4. Om de indexpagina te filteren op specifieke betalingseigenschappen:
   
   • Klik op Geavanceerde filters boven de tabel.
   • Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen. Zoek en selecteer de woning waarop je wilt filteren en stel vervolgens de filtercriteria in. Om nog een filter toe te voegen aan de filtergroep, klik je onder en op + Filter toevoegen.
   • Om een extra filtergroep toe te voegen, klik je onder of op + Filtergroep toevoegen.
   • Klik op de X rechtsboven in het paneel wanneer je je filter hebt ingesteld. Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
5. Om meer details over de betaling te bekijken, klik je in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag om de details in de rechter zijbalk te openen. De zijbalk bevat een overzicht van het betalingsbedrag, de betalingsdatum, de koper en de betalingsmethode. De rechterzijbalk toont ook kaarten voor betalingsgeschiedenis, regelitems, abonnementen en recordassociaties. Klik op een kaart om deze in of uit te klappen.
6. Als je in meerdere valuta's verkoopt, worden de bijbehorende kosten weergegeven, samen met het ontvangen nettobedrag in je vereffeningsvaluta als deze verschilt van de betalingsvaluta. Als je gekoppelde bankrekening in Stripe bijvoorbeeld in Amerikaanse dollars is, maar je int een betaling in euro's, dan zie je zowel het brutobedrag, de kosten en het nettobedrag in euro's, maar de kosten en het nettobedrag worden ook in Amerikaanse dollars weergegeven. Het FX-tarief wordt toegepast door Stripe.
   
   
   

Betalingen beheren

Nadat je bent begonnen met het verzamelen van betalingen met HubSpot, kun je betaalgerelateerde taken beheren vanuit je betalingsdashboard. Transactiekosten controleren, dagelijkse uitbetalingen ontvangen, terugbetalingen doen, ontvangstbewijzen versturen, e-mailmarkeringen voor ontvangstbewijzen en terugbetalingen bijwerken, machtigingsdocumenten voor bankoverschrijvingen ophalen, mislukte betalingen opnieuw proberen en bijgewerkte betalingsgegevens opvragen bij klanten. 

Transactiekosten bekijken

Bekijk de transactiekosten die aan de betaling zijn gekoppeld op de indexpagina voor betalingen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Klik in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag van een betalingsrecord.
3. Klik in de rechterzijbalk rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Toegepaste vergoedingen bekijken.
   
   
   
4. Toegepaste kosten (inclusief internationale kosten indien van toepassing) worden weergegeven in het dialoogvenster. Honorariumbedragen worden weergegeven in de valuta waarin je de betaling uitvoert.
   
   
   

Uitbetalingen ontvangen

Uitbetalingen zijn de bedragen die elke dag op je bankrekening worden gestort uit je verzamelde betalingen, min eventuele kosten, terugbetalingen of terugboekingen. Als je geen uitbetaling hebt ontvangen voor een recente transactie, lees dan meer over de veelvoorkomende redenen voor het niet ontvangen van uitbetalingen.

Let op: als je in Groot-Brittannië woont, moet je saldo £1 of meer zijn voordat er wordt uitbetaald.

• Als je HubSpot-betalingen gebruikt, kun je de uitbetalingen in HubSpot bekijken.
• Als je Stripe hebt gekoppeld als betalingsverwerkingsoptie, wordt de uitbetalingsinformatie niet weergegeven in je HubSpot account. Download en beheer in plaats daarvan betalingsrapporten in Stripe.

HubSpot stuurt dagelijks een uitbetalingsbericht met het totaalbedrag. Verwerkingstijden verschillen per methode:

• Voor kaartbetalingen is de verwerkingstijd twee werkdagen. Gedurende deze tijd zal de status Verwerking zijn.
• Voor bankdebetmethoden variëren de verwerkingstijden. Gedurende deze tijd zal de status Verwerking zijn:
  • ACH: tot vier werkdagen om de bankrekening van een koper te debiteren.
  • BACS: tot vijf werkdagen om de bankrekening van de koper te debiteren.
  • PAD's: tot vijf werkdagen om de bankrekening van een koper te debiteren.
  • SEPA: tot 14 werkdagen om de bankrekening van de koper te debiteren.

Als het dagelijkse uitbetalingstotaal lager is dan de terugbetalingen of terugboekingen die die dag zijn verwerkt, zal HubSpot het verschil van je bankrekening afschrijven. Op deze dagen ontvang je een uitbetalingsmail van HubSpot met daarin het bedrag dat van je account is afgeschreven.

Lees meer over automatische incasso en gepauzeerde uitbetalingen in de documentatie van Stripe. Stripe is HubSpot's partner voor het verwerken van betalingen bij het gebruik van HubSpot betalingen.

Restituties uitbetalen

Geef een terugbetaling uit vanaf de betalingsindexpagina. De betaling moet zijn verwerkt voordat je de restitutie kunt uitbetalen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Klik in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag van de betaling die moet worden terugbetaald. 
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Restitutie. Het uitgeven van een restitutie heeft geen invloed op het actieve abonnement en de facturering gaat door zoals gepland.
   
   
   
4. In het dialoogvenster:
   • Voer het restitutiebedrag in. Klik op het vervolgkeuzemenu Reden en selecteer een reden voor de restitutie.
   • Klik op Terugbetaling. HubSpot brengt het oorspronkelijke transactiebedrag in mindering op je toekomstige uitbetalingen of schrijft het af van je bankrekening. Het kan 5-10 werkdagen duren voordat de restitutie op het rekeningoverzicht van de koper verschijnt.
   • De koper ontvangt een e-mail ter bevestiging van de restitutie.

Stuur ontvangstbewijzen

Stuur een ontvangstbewijs vanaf de betalingsindexpagina. De betaling moet worden verwerkt voordat je het ontvangstbewijs kunt verzenden.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Klik in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag van de betaling waarvoor je het ontvangstbewijs wilt verzenden.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Ontvangst verzenden.
4. In het dialoogvenster:
   • Klik op het keuzemenu Kies ontvangstbewijs en selecteer een ontvangstbewijs.
   • Het e-mailadres van de koper wordt standaard weergegeven. Om een andere ontvanger te wijzigen of toe te voegen, voert u in het veld E-mailadres de e-mailadressen in.
   • Klik op Verzenden.

E-mails over ontvangstbewijzen en terugbetalingen aanpassen

Pas het uiterlijk van ontvangst- en restitutie-e-mails aan in je instellingen.

• Werk de bedrijfsnaam bij die boven aan de kassabon wordt weergegeven.
• Werk het logo bij dat boven aan de kassabon wordt weergegeven.
• Werk je merkkleuren bij. Bovenaan de kassabon wordt een enkele gekleurde balk weergegeven.
• Als je merken gebruikt, erven facturen, betaallinks en abonnementen die zijn gekoppeld aan een specifiek merk (BETA) de merkkit van dat specifieke merk.

Let op: wijzigingen in de bedrijfsnaam, het logo of de kleuren in je accountinstellingen zijn van toepassing op elke betaallink, ongeacht welke gebruiker de link heeft gemaakt. Deze wijzigingen zijn ook van toepassing op andere tools die de standaard branding gebruiken. Meer informatie over het bijwerken van je logo en merkkleuren.

Een kopie van de machtiging voor de bankdebettransactie ophalen

Om een kopie op te halen van een machtiging voor een bankafschrijvingstransactie, zoals een ACH-domiciliëring:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Klik in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag van de betalingsrecord.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Kopie van autorisatie ophalen.
   
   
   
4. Klik in het dialoogvenster op Verzenden. De autorisatie wordt naar je gemaild.

Een mislukte abonnementsbetaling handmatig opnieuw proberen

Als een kaartbetaling voor een abonnement mislukt, kun je de betaling handmatig opnieuw proberen te verwerken, voordat de geplande betaling opnieuw wordt uitgevoerd. Je kunt een mislukte betaling maximaal drie keer handmatig proberen. Sommige betalingen kunnen niet opnieuw worden geprobeerd vanwege de reden voor het weigeren.

Een mislukte abonnementsbetaling handmatig opnieuw proberen in te voeren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Klik op het filter Status bovenaan de tabel en selecteer Mislukt. 
3. Klik in de kolom Brutobedrag op het bedrag van de mislukte betaling.
4. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Betaling handmatig opnieuw proberen.
   
   
   
5. Klik in het dialoogvenster op Betaling opnieuw proberen.
6. Klik in de kolom Brutobedrag op het bedrag van de mislukte betaling.
7. In de rechterzijbalk wordt de kaart Geschiedenis weergegeven als de laatste betalingspoging succesvol was. Als de betaling niet is gelukt, klikt u rechtsboven op Acties en selecteert u vervolgens Nieuwe betalingsmethode aanvragen. Meer informatie over het aanvragen van een nieuwe betaalmethode.

Een nieuwe betaalmethode aanvragen

Vraag een nieuwe betaalmethode aan als een betaling is mislukt. Er wordt een link naar de klant gestuurd om de betalingsmethode bij te werken.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Klik op het filter Status bovenaan de tabel en selecteer Mislukt.
3. Klik in de kolom Brutobedrag op het bedrag van de mislukte betaling.
4. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Nieuwe betalingsmethode aanvragen.
   
   
   
5. Klik in het dialoogvenster op Koppeling verzenden.

Betalingen koppelen aan andere records

Koppel betalingen aan records, zoals contactpersonen, bedrijven, deals en tickets om het klanttraject te volgen, transactiegegevens te centraliseren en rapportages over deals, contactpersonen en bedrijven te stroomlijnen.

Let op: als u wijzigingen aanbrengt in de bestaande associaties, wordt de oude associatie vervangen door de bijgewerkte associatie. Je kunt maar één abonnement-, contact-, deal- en bedrijfsrecord koppelen aan een betalingsrecord, maar een contact-, bedrijfs-, deal- en abonnementsrecord kan meerdere gekoppelde betalingsrecords hebben.

1. Ga naar je records:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik in de rechterzijbalk op de kaart Betalingen op + Toevoegen. Als de betaalkaart niet standaard in je record staat, kun je de kaart handmatig toevoegen.
3. Schakel de selectievakjes in naast de betalingen die je wilt toevoegen aan de record en klik op Opslaan.
   
   
   
4. Als er al een koppeling bestaat, ga dan met de muis over de gekoppelde record en klik op het voorbeeldpictogram om de details van de gekoppelde record te bekijken. Of klik op het pictogram met de drie verticale punten en selecteer Associatielabels bewerken of Associatie verwijderen.
   
   
   

Betalingsrecords exporteren

Exporteer betalingsrecords van de betalingsindexpagina naar CSV, XLS of XLSX. Exporteren naar PDF is niet mogelijk. Je kunt ook uitbetalingsrapporten downloaden.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
2. Klik rechtsboven op Exporteren . In het dialoogvenster:
   • Voer in het veld Exportnaam een exportnaam in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer een taal.
   • Klik om het gedeelte Aanpassen uit te vouwen om de export verder aan te passen:
     • Selecteer onder Eigenschappen opgenomen in export welke eigenschappen moeten worden opgenomen in de export.
     • Schakel onder Associaties meegenomen in export het selectievakje Inclusief gekoppelde recordnaam in om gekoppelde recordnamen mee te nemen (bijvoorbeeld de factuurnaam).
     • Selecteer onder Associaties opgenomen in export of u tot 1000 geassocieerde records of alle geassocieerde records wilt opnemen .
   • Klik op Exporteren.
3. Het geëxporteerde rapport wordt naar je gemaild en je krijgt een melding in je HubSpot account wanneer het klaar is. Meer informatie over het exporteren van records.

Download betalingsrapporten

Let op: als je Stripe hebt gekoppeld als betalingsverwerkingsoptie, wordt het tabblad Uitbetalingen niet weergegeven in je HubSpot account. Download en beheer in plaats daarvan betalingsrapporten in Stripe.

Download rapporten met je betalings- of uitbetalingsgegevens en een afstemmingsrapport naar CSV, XLS of XLSX. Het is niet mogelijk om rapporten te downloaden naar PDF. Je kunt ook betalingsrecords exporteren.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Betaalrekening.
3. Klik bovenaan op de tab Uitbetalingen . Je kunt je uitbetalingsgeschiedenis bekijken, inclusief individuele betalingen en hun status.
4. Om meer details over een uitbetaling te bekijken, klik je op deuitbetalingsdatum om de details in het rechterpaneel te bekijken.
5. Als je een rapport van de betalingen of uitbetalingen van je account wilt downloaden, klik je rechtsboven op download Rapporten downloaden en vervolgens een van de volgende rapporttypes selecteren:
   • Betalingsafstemming: bekijk een lijst met uitbetalingen met gespecificeerde betalingsdetails. Het rapport bevat de transacties die zijn opgenomen in elke uitbetaling, zoals betalingen, terugbetalingen en vergoedingen, in aflopende volgorde. Elke betaling in het rapport heeft een ID, rapportagecategorie, klantnaam en e-mail, betalings-ID, bijbehorend factuurnummer, uitbetalings-ID en uitbetalingsstatus.
   • Betalingsgegevens: bekijk alle transacties van kopers, zoals eenmalige en terugkerende betalingen, terugbetalingen, transactiekosten en geschillen. Het rapport bevat de ID van de saldotransactie, de rapportagecategorie, de omschrijving, de naam en het e-mailadres van de klant, de ID van de betaling en het bijbehorende factuurnummer .
   • Uitbetalingsdetails: bekijk alle betalingen van kopers die zijn opgenomen in je dagelijkse uitbetalingstotaal, inclusief de ID van de uitbetaling, de ID van de saldotransactie en de verwachte aankomstdatum van de uitbetaling.
6. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling, klik vervolgens op Exporteren. Het geëxporteerde rapport wordt naar je gemaild en je krijgt een melding in je HubSpot account wanneer het klaar is.

Betalingsgegevens gebruiken in andere HubSpot tools

Gebruik betalingseigenschappen in andere tools, zoals workflows en segmenten, om betalingsgegevens in HubSpot te automatiseren en organiseren.

Stuur een welkomstmail na een succesvolle betaling

1. Maak een nieuwe workflow met het object Betalingen .
2. Gebruik de eigenschap Bron als een trigger om betalingen te filteren die via een betaallink zijn gedaan. Gebruik de Source ID eigenschap als je een workflow wilt maken voor een specifieke betaallink.
3. Selecteer de actie E-mail verzenden en selecteer een e-mail die moet worden verzonden naar iedereen die een betaling heeft voltooid.
   
   
   

Een taak aanmaken wanneer een hoogwaardige betaling is mislukt

1. Maak een nieuwe workflow met het object Betalingen .
2. Gebruik de eigenschap Status als trigger en stel de status in op Mislukt.
3. Voeg extra criteria toe aan de trigger voor de eigenschap Betaald bedrag en stel een bedrag in.
4. Kies de actie Taak maken en stel de taak in.
   
   
   

Maak een segment van contactpersonen die met een kaart hebben betaald

1. Maak een segment door het object Contacten te selecteren bij het maken van het segment.
2. Klik op + Filter toevoegen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Bekijken en selecteer Betalingen.
   • Betaalmethode toevoegen is een van Kaart als filter.
     
     
     
3. Gebruik het segment om rapporten te maken over betaalmethoden en meer.

Klanten met achterstallige betalingen identificeren

Maak een segment voor achterstallige betalingen. Gebruik het segment om follow-ups te maken, een accountmanager of verkoper te waarschuwen en ontbrekende inkomsten te markeren in rapporten.

1. Maak een segment en selecteer het Payments-object bij het maken van het segment.
2. Voeg de volgende filters toe:
   • De status is een van Mislukt.
   • De betalingsdatum is meer dan een bepaald aantal dagen geleden.
   • Optioneel is het bruto- of nettobedrag meer dan X, als je alleen betalingen van een bepaalde waarde wilt bijhouden.
     
     
     
3. Gebruik het segment in een workflow om herinneringen te sturen, taken voor je team aan te maken en rapporten op te stellen die ontbrekende inkomsten markeren.

Volgende stappen

Maak betaallinks om betalingen voor producten en services te innen. Maak en verstuur merkoffertes die personaliseringsopties, voorwaarden, e-handtekening of click-to-accept, facturering en betalingsopties bevatten, zodat je kopers ze gemakkelijk kunnen bekijken, accepteren en betalen. Stel abonnementen in om terugkerende betalingen te automatiseren of stuur terugkerende facturen naar je klanten. Om inzicht te krijgen in je transacties en bedrijfsprestaties kun je de commerce analytics suite gebruiken om je betalingen te analyseren en belangrijke statistieken bij te houden.