Gérer les paiements et les virements

Une fois que vous commencez à collecter des paiements dans HubSpot, les détails du paiement sont stockés dans une fiche d’informations de paiement dans HubSpot. Les paiements peuvent être collectés via les outils de paiement de HubSpot, Stripe comme option de traitement des paiements, en enregistrant les paiements manuels sur les factures ou via des intégrations telles que QuickBooks Online. Utilisez les factures, les liens de paiement, les devis, les devis hérités et les abonnements pour demander des paiements à vos acheteurs.

À partir de chaque fiche d’informations de paiement, vous pouvez effectuer des remboursements, renvoyer des reçus, télécharger des rapports sur vos paiements, exporter des données de paiement, etc. Si un acheteur conteste un paiement, vous pouvez également traiter et gérer les litiges dans HubSpot. Découvrez-en davantage sur la gestion des litiges de paiement.

Que se passe-t-il après le traitement d’un paiement ?

Après le traitement d’un paiement, les événements suivants se produisent dans HubSpot.

Notifications de paiement

• Vous recevrez un e-mail de notification de paiement. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications pour les paiements terminés, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail pour les paiements dans vos paramètres de notification.
  
  
  

• L’acheteur recevra :
  • Un reçu par e-mail dans la langue définie dans la propriété de contact Langue préférée . 
  • Une facture au format PDF jointe si le paiement a été effectué contre une facture ou si le paramètre de création de factures est activé. Découvrez-en davantage sur l’expérience de paiement de l’acheteur.

Création d’objets et de fiches d’informations

• De nouveaux objets de paiement sont créés et associés aux fiches d’informations suivantes :
  • Les fiches d’informations des contacts et des entreprises. S’il n’y a aucun contact correspondant, une nouvelle fiche d’informations d’informations d’un contact est créée avec l’adresse e-mail de l’acheteur fournie lors du paiement. Si votre compte HubSpot contient des contacts marketing, les nouveaux contacts sont automatiquement définis comme contacts marketing. Vous pouvez créer un workflow pour définir des contacts existants comme des contacts marketing, ou définir des contacts comme non marketing pour automatiser ce processus.
  • Une fiche d’informations d’abonnement est créée pour les paiements récurrents.
  • Une fiche d’informations de facture est créée si le paramètre de création de factures est activé.
  • Une fiche d’informations de transaction est créée si l’objet de paiement est associé à une transaction éligible ou si le paramètre permettant de créer des transactions pour des liens de paiement est activé.
• Pour plusieurs lignes de produits récurrentes achetées dans la même transaction :
  • Les articles ayant la même fréquence et la même durée de paiement sont regroupés dans une seule fiche d’informations d’abonnement. S’ils diffèrent, des fiches d’informations d’abonnement distinctes sont créées. Les propriétés de l’abonnement associées sont mises à jour dans HubSpot à chaque cycle de facturation. Découvrez-en davantage sur la gestion des abonnements.
  • L’acheteur sera facturé et notifié à chaque cycle de facturation, conformément aux conditions du devis ou du lien de paiement.
  • Vous pouvez activer les e-mails de rappel pour avertir les acheteurs 14 jours avant le prochain paiement de leur abonnement.
  • Une facture est créée pour chaque paiement récurrent si le paramètre de création de factures est activé.
• Les activités de paiement, y compris les paiements soumis ou remboursés, apparaissent sur les fiches d’informations de contacts, de transactions et d’entreprises associées. Découvrez-en davantage sur l’association de paiements à d’autres fiches d’informations.

Consulter les fiches d'informations de paiement

Lorsqu’un paiement est collecté dans HubSpot, les informations du paiement sont stockées dans une fiche d’informations de paiement. Tous les paiements peuvent être consultés sur la page index des paiements. S’il n’y a aucune fiche d’informations de paiement sur la page index (par exemple, aucune transaction terminée), vous serez redirigé vers les paramètres de paiement pour terminer la configuration des paiements. 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Les fiches d’informations de paiement sont affichées dans le tableau sur la page index. Dans la colonne Statut , consultez le statut du paiement :
   • Traitement en cours : le paiement est en cours de traitement. Le délai de traitement des paiements dépend du mode de paiement utilisé. Une fois le paiement traité, le statut passera à Succès ou Échec. Découvrez-en davantage sur les délais de traitement.
   • Réussi : le paiement a été collecté.
   • Échec : le paiement n’a pas été effectué et le mode de paiement n’a pas été facturé. Ce statut ne s’applique qu’aux paiements effectués par virement bancaire, tels que les paiements ACH, ou par abonnement.
   • Partiellement remboursé : l’acheteur a été remboursé d’un montant inférieur à celui qu’il avait initialement payé.
   • Remboursé : le montant total du paiement initial a été remboursé.
   • Traitement du remboursement : une demande de remboursement a été soumise. Le traitement des remboursements pour les paiements effectués par débit bancaire, comme ACH, peut prendre de cinq à dix jours ouvrables.
3. Utilisez les filtres situés en haut pour segmenter vos fiches d’informations de paiement par statut ou par date de paiement. Cliquez sur + Plus pour afficher plus de filtres.
4. Pour filtrer la page index selon des propriétés de paiement spécifiques :
   
   • Cliquez sur Filtres avancés au-dessus du tableau.
   • Dans le panneau de droite, cliquez sur + Ajouter un filtre. Recherchez et sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage. Pour ajouter un autre filtre au groupe de filtres, sous and, cliquez sur + Ajouter un filtre.
   • Pour ajouter un groupe de filtres supplémentaire, sous ou, cliquez sur + Ajouter un groupe de filtres.
   • Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau lorsque vous avez configuré votre filtre. Découvrez-en davantage sur la configuration des filtres et l’enregistrement des vues.
5. Pour afficher plus de détails sur le paiement, dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement pour ouvrir les détails dans la barre latérale de droite. La barre latérale comprend un récapitulatif du montant du paiement, de la date de paiement, de l’acheteur et du mode de paiement. La barre latérale droite affichera également les cartes pour l’historique des paiements, les lignes de produits, les abonnements et les associations de fiches d’informations. Cliquez sur une carte pour la réduire ou la développer.
6. Si vous vendez dans plusieurs devises, les frais associés seront affichés avec le montant net reçu dans votre devise de règlement lorsqu’il diffère de la devise de paiement. Par exemple, si votre compte bancaire connecté dans Stripe est en dollars américains, mais que vous collectez un paiement en euros, vous verrez le montant brut, les frais et le montant net en euros, mais les frais et le montant net s’afficheront également en dollars américains. Le taux de change est appliqué par Stripe.
   
   
   

Gérer les paiements

Une fois que vous aurez commencé à collecter des paiements avec HubSpot, vous pourrez gérer les tâches liées aux paiements à partir de votre tableau de bord des paiements. Examiner les frais de transaction, recevoir des paiements quotidiens, émettre des remboursements, envoyer des reçus, mettre à jour le branding de l’e-mail de reçu et de remboursement, récupérer les documents d’autorisation de débit bancaire, réessayer les paiements ayant échoué et demander aux clients des informations de paiement actualisées. 

Afficher les frais de transaction

Affichez les frais de transaction associés au paiement à partir de la page index des paiements.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement d’une fiche d’informations de paiement.
3. Dans la barre latérale de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Voir les frais appliqués.
   
   
   
4. Les frais appliqués (y compris les frais internationaux, le cas échéant) seront affichés dans la boîte de dialogue. Le montant des frais est affiché dans la devise de votre règlement.
   
   
   

Recevoir des virements

Les paiements sont les fonds déposés sur votre compte bancaire à partir de vos paiements collectés chaque jour, moins les frais, remboursements ou rétrofacturations. Si vous n’avez pas reçu de paiement pour une transaction récente, découvrez-en davantage sur les raisons courantes de ne pas recevoir de paiements.

Remarque : Si vous êtes basé au Royaume-Uni, votre solde doit être de 1 £ ou plus avant qu’un paiement ne soit initié.

• Si vous utilisez Paiements HubSpot, vous pouvez afficher les paiements dans HubSpot.
• Si vous avez connecté Stripe en tant qu’option de traitement des paiements, les informations de paiement n’apparaîtront pas dans votre compte HubSpot. Téléchargez et gérez plutôt les rapports de paiement dans Stripe.

HubSpot enverra un e-mail de notification de virement quotidien comprenant le total du virement versé. Les délais de traitement diffèrent selon la méthode :

• Pour les paiements par carte, le délai de traitement est de deux jours ouvrables. Pendant cette période, le statut sera Traitement.
• Pour les méthodes de prélèvement bancaire, les délais de traitement varient. Pendant cette période, le statut sera Traitement :
  • ACH : jusqu’à quatre jours ouvrables pour débiter le compte bancaire d’un acheteur.
  • BACS : jusqu’à cinq jours ouvrables pour débiter le compte bancaire d’un acheteur.
  • PAD : jusqu’à cinq jours ouvrables pour débiter le compte bancaire d’un acheteur.
  • SEPA : jusqu’à 14 jours ouvrables pour débiter le compte bancaire d’un acheteur.

Si le total des paiements quotidiens est inférieur aux remboursements ou aux rétrofacturations traités ce jour-là, HubSpot débitera votre compte bancaire pour couvrir la différence. Pour ces jours, vous recevrez un e-mail de virement de HubSpot comprenant le montant débité de votre compte.

Pour en savoir plus sur le prélèvement automatique et les paiements interrompus, consultez la documentation de Stripe. Stripe est le partenaire de HubSpot pour le traitement des paiements effectués via l’outil de paiement de HubSpot.

Émettre des remboursements

Émettre un remboursement à partir de la page index des paiements. Le paiement doit avoir été traité avant que vous puissiez effectuer le remboursement.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement du paiement à rembourser. 
3. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Remboursement. L’émission d’un remboursement n’a pas d’incidence sur l’abonnement actif et la facturation se poursuivra comme prévu.
   
   
   
4. Dans la boîte de dialogue :
   • Saisissez le montant du remboursement. Cliquez sur le menu déroulant Motif et sélectionnez un motif pour le remboursement.
   • Cliquez sur Remboursement. HubSpot déduira le montant de la transaction initiale de vos futurs paiements ou le débitera de votre compte bancaire. Il faut compter entre 5 et 10 jours ouvrables pour que le remboursement apparaisse sur le relevé de l’acheteur.
   • Un e-mail de confirmation du remboursement sera envoyé à l’acheteur.

Envoyer des reçus

Envoyez un reçu depuis la page index des paiements. Le paiement doit être traité avant l’envoi du reçu.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement pour lequel vous souhaitez envoyer le reçu.
3. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer un reçu.
4. Dans la boîte de dialogue :
   • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un reçu et sélectionnez un reçu.
   • L’adresse e-mail de l’acheteur sera affichée par défaut. Pour modifier ou ajouter un autre destinataire, dans le champ Adresse e-mail, saisissez les adresses e-mail .
   • Cliquez sur Envoyer.

Personnaliser les e-mails de reçu et de remboursement

Personnalisez l’apparence des e-mails de reçus et de remboursement dans vos paramètres.

• Mettez à jour le nom de l’entreprise qui s’affiche en haut du reçu.
• Mettez à jour le logo qui s’affiche en haut du reçu.
• Mettre à jour les couleurs de votre marque Une barre d’une seule couleur s’affiche en haut du reçu.
• Si vous utilisez des marques, des factures, des liens de paiement et des abonnements associés à une marque spécifique (BÊTA), le kit de marque de cette marque sera hérité.

Remarque : Les modifications apportées au nom, au logo ou aux couleurs de l’entreprise dans les paramètres de votre compte s’appliqueront à tous les liens de paiement, quel que soit l’utilisateur qui les a créés. Ces modifications s’appliqueront également à d’autres outils qui utilisent le branding par défaut. En savoir plus sur la mise à jour de votre logo et des couleurs de votre marque.

Récupérer une copie de l’autorisation de la transaction de débit bancaire

Pour récupérer une copie d’une autorisation de transaction bancaire bancaire, telle qu’un prélèvement automatique ACH :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement de la fiche d’informations de paiement.
3. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Obtenir une copie de l’autorisation.
   
   
   
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Envoyer. L’autorisation vous sera envoyée par e-mail.

Réessayer manuellement un paiement d’abonnement ayant échoué

Si le paiement par carte échoue pour un abonnement, vous pouvez essayer manuellement de traiter le paiement à nouveau, avant que le paiement planifié ne soit relancé. Vous pouvez essayer manuellement d’accepter un paiement ayant échoué jusqu’à trois fois. Certains paiements ne peuvent pas être réessayés en raison du refus.

Pour réessayer manuellement de prendre un paiement d’abonnement ayant échoué :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Cliquez sur le filtre Statut en haut du tableau et sélectionnez Échec. 
3. Dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement ayant échoué.
4. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Réessayer manuellement le paiement.
   
   
   
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Réessayer le paiement.
6. Dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement ayant échoué.
7. Dans la barre latérale droite, la carte Historique affichera si la dernière tentative de paiement a été conclue. En cas d’échec du paiement, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Demander un nouveau mode de paiement. En savoir plus sur la demande d’un nouveau mode de paiement.

Demander un nouveau mode de paiement

Demandez un nouveau mode de paiement si un paiement a échoué. Un lien sera envoyé au client pour mettre à jour son mode de paiement.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Cliquez sur le filtre Statut en haut du tableau et sélectionnez Échec.
3. Dans la colonne Montant brut , cliquez sur le montant du paiement ayant échoué.
4. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Demander un nouveau mode de paiement.
   
   
   
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Envoyer le lien.

Associer des paiements à d’autres fiches d’informations

Associez les paiements à des fiches d’informations, telles que des contacts, des entreprises, des transactions et des tickets pour suivre le parcours client, centraliser les données de transaction et rationaliser le reporting entre les transactions, les contacts et les entreprises.

Remarque : Si vous apportez des modifications aux associations existantes, l’ancienne sera remplacée par l’association mise à jour. Vous ne pouvez associer qu’un abonnement, un contact, une transaction et un fiche d'informations d'une entreprise à une fiche d’informations de paiement, mais une fiche d’informations de contact, d’entreprise, de transaction et d’abonnement peut avoir plusieurs fiches d’informations de paiement associées.

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
2. Dans la barre latérale droite, sur la carte Paiements , cliquez sur + Ajouter. Si la carte de paiement n’apparaît pas sur votre fiche d’informations par défaut, vous pouvez l’ajouter manuellement.
3. Sélectionnez les cases à cocher à côté des paiements que vous souhaitez ajouter à la fiche d’informations, puis cliquez sur Enregistrer.
   
   
   
4. Si une association existe déjà, pour afficher les détails de la fiche d’informations associée, passez le curseur de la souris sur la fiche d’informations associée et cliquez sur l’icône Aperçu. Autrement, cliquez sur l’icône des trois points verticaux en forme d’ellipses et sélectionnez Modifier les libellés d’association ou Supprimer l’association.
   
   
   

Exporter les enregistrements de paiements

Exportez les fiches d’informations des paiements de la page index des paiements au format CSV, XLS ou XLSX. Il n’est pas possible d’exporter au format PDF. Vous pouvez également télécharger des rapports de paiement.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
2. Cliquez sur Exporter dans l’angle supérieur droit. Dans la boîte de dialogue :
   • Dans le champ Nom de l'export, saisissez un nom d'export.
   • Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format.
   • Cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne et sélectionnez une langue.
   • Cliquez pour développer la section Personnaliser afin de personnaliser davantage l’exportation :
     • Sous Propriétés incluses dans l’export , sélectionnez les propriétés à inclure dans l’export.
     • Sous Associations incluses dans l’export, cochez la case Inclure le nom de la fiche d’informations associée pour inclure les noms des fiches d’informations associées (par exemple, le nom de la facture).
     • Sous Associations incluses dans l’export, indiquez d’inclure jusqu’à 1 000 fiches d’informations associées ou toutes les fiches d’informations associées.
   • Cliquez sur Export.
3. Le rapport exporté vous sera envoyé par e-mail et vous serez averti dans votre compte HubSpot lorsqu’il sera prêt. Découvrez-en davantage sur l’export des fiches d’informations.

Télécharger les rapports de paiement

Remarque : Si vous avez connecté Stripe en tant qu’option de traitement des paiements, l’onglet Paiements ne s’affichera pas dans votre compte HubSpot. Téléchargez et gérez plutôt les rapports de paiement dans Stripe.

Téléchargez des rapports comprenant les détails de votre paiement ou de vos paiements, ainsi qu’un rapport de rapprochement des paiements au format CSV, XLS ou XLSX. Il n’est pas possible de télécharger des rapports au format PDF. Vous pouvez également exporter des fiches d’informations de paiement.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Compte de paiement.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Paiements . Vous pouvez consulter l’historique de vos paiements, y compris les paiements individuels et leurs statuts.
4. Pour afficher plus de détails sur un paiement, cliquez sur la date du paiement pour afficher les détails dans le panneau de droite.
5. Pour télécharger un rapport sur les paiements de votre compte, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur download Télécharger les rapports, puis sélectionnez l’un des types de rapport suivants :
   • Rapprochement des paiements : affichez une liste des paiements avec des détails détaillés sur les paiements. Le rapport comprend les transactions incluses dans chaque virement, telles que les paiements, les remboursements et les frais, dans l'ordre décroissant. Chaque paiement dans le rapport aura un ID, une catégorie de rapport, un nom et une adresse e-mail de client, un ID de paiement, un numéro de facture associé, un ID de paiement et un statut de paiement.
   • Informations de paiement : consultez toutes les transactions de l’acheteur, telles que les paiements uniques et récurrents, les remboursements, les frais de transaction et les litiges. Le rapport comprend l’ID de transaction de solde, la catégorie de rapport, la description, le nom et l’adresse e-mail du client, l’ID de paiement et le numéro de facture associé.
   • Détails du paiement : affichez tous les paiements d’acheteurs inclus dans votre total de paiements quotidien, y compris l’ID de paiement, l’ID de transaction du solde et la date d’arrivée prévue du paiement.
6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format, puis cliquez sur Exporter. Le rapport exporté vous sera envoyé par e-mail et vous serez averti dans votre compte HubSpot lorsqu’il sera prêt.

Utiliser les données de paiement dans d’autres outils HubSpot

Utilisez les propriétés de paiement dans d’autres outils, tels que les workflows et les segments, pour automatiser et organiser les données de paiement dans HubSpot.

Envoyer un e-mail de bienvenue après un paiement réussi

1. Créez un nouveau workflow en utilisant l’objet Paiements .
2. Utilisez la propriété Source comme déclencheur pour filtrer les paiements effectués par n’importe quel lien de paiement.  Utilisez la propriété ID source si vous souhaitez créer un workflow pour un lien de paiement spécifique.
3. Sélectionnez l’action Envoyer un e-mail , puis sélectionnez un e-mail à envoyer à toute personne qui effectue un paiement.
   
   
   

Créer une tâche lorsqu’un paiement de valeur élevée a échoué

1. Créez un nouveau workflow en utilisant l’objet Paiements .
2. Utilisez la propriété Statut comme critère d’inscription et définissez le statut sur Échec.
3. Ajoutez des critères supplémentaires au critère d’inscription pour la propriété Montant payé et définissez un montant.
4. Choisissez l’action Créer une tâche et configurez la tâche.
   
   
   

Créer un segment de contacts ayant payé par carte

1. Créez un segment, en sélectionnant l’objet Contacts lors de la création du segment.
2. Cliquez sur + Ajouter un filtre.
   • Cliquez sur le menu déroulant Affichage , puis sélectionnez Paiements.
   • Ajouter le mode de paiement est l’un des Carte en tant que filtre.
     
     
     
3. Utilisez ce segment pour créer des rapports notamment sur les modes de paiement.

Identifier les clients ayant des retards de paiement

Créez un segment pour les paiements en retard. Utilisez ce segment pour créer des suivis, alerter un gestionnaire de compte ou un représentant commercial, et mettre en évidence les revenus manquants dans les rapports.

1. Créez un segment, en sélectionnant l’objet Paiements lors de la création du segment.
2. Ajoutez les filtres suivants :
   • Statut est l’un des Échec.
   • La date de paiement remonte à plus d’un nombre de jours spécifié.
   • Le montant brut ou net est supérieur à X si vous souhaitez suivre uniquement les paiements d’une certaine valeur.
     
     
     
3. Utilisez le segment dans un workflow pour envoyer des rappels, créer des tâches pour votre équipe et créer des rapports qui mettent en évidence les revenus manquants.

Étapes suivantes

Créez des liens de paiement pour collecter les paiements de produits et de services. Créez et envoyez des devis à l’image de votre marque comprenant des options de personnalisation, les conditions, la signature électronique ou le click to accept, la facturation et les options de paiement, afin que vos acheteurs puissent facilement consulter, accepter et payer. Configurez des abonnements pour automatiser les paiements récurrents ou envoyer des factures récurrentes à vos clients. Pour comprendre vos transactions et vos performances commerciales, utilisez la suite d’analytics commerciaux pour analyser vos paiements et suivre les indicateurs clés.