Offerte-sjablonen aanmaken

Maak en bewerk offertesjablonen om verkopers te helpen efficiënter gestandaardiseerde offertes op te stellen. Configureer een lay-out en vooraf ingevulde modules, waaronder de begeleidende brief, de samenvatting, de regelitems, de voorwaarden, de betalingsopties en de acceptatiemethode. Stel desgewenst de huisstijl van de offerte in op sjabloonniveau, of gebruik de standaardhuisstijl die voor alle offertes is ingesteld. Verkopers kunnen het sjabloon gebruiken en ervoor kiezen om alleen de secties bij te werken die ze nodig hebben, voordat ze het naar de koper verzenden.

Sjablonen maken gebruik van de standaardmodules die beschikbaar zijn voor offertes. Als die modules niet aan uw zakelijke behoeften voldoen, kunt u aangepaste modules maken om extra inhoud en aanpassingsopties aan uw offertesjablonen toe te voegen.

Als u sjablonen voor legacy-offertes wilt maken, lees dan meer over het maken van legacy-offertesjablonen.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg

u op de hoogte bent van de beperkingen en aandachtspunten

• Codefragmenten die in de instellingen aan de kop- of voettekst van de site zijn toegevoegd, kunnen handig zijn om aangepaste code op offertes weer te geven. Maar als het codefragment is toegevoegd voor andere inhoud (bijv. webpagina’s, landingspagina’s of blogs) en wordt toegepast op alle domeinen of op hetzelfde domein als dat voor offertes wordt gebruikt, wordt de kop- of voettekst ook op offertes weergegeven. Dit geldt voor alle gepubliceerde offertesjablonen. Als u hetzelfde domein wilt gebruiken dat voor uw website wordt gebruikt om ook offertes te hosten, en u wilt niet dat de kop- en voettekst van de site op offertes worden weergegeven, of u wilt een aangepast codefragment toevoegen dat alleen voor offertes geldt, dan wordt aanbevolen om een subdomein te koppelen als hostdomein voor offertes.

• Bij het gebruik van rich text-modules en het toevoegen van broncode wordt HubL-code niet weergegeven in de editor. Je kunt de HubL-uitvoer alleen bekijken in een gepubliceerde offerte.

• Met het ontwikkelaarsplatform van HubSpot kunt u offertes verder aanpassen dan de standaardmodules met aangepaste offertemodules.

Sjablonen maken

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina 'Objecten' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Offertes'.
4. Klik bovenaan op het tabbladOffertesjablonen.
5. Klik op'Sjabloonbibliotheek openen'.
6. Klik rechtsboven op 'Nieuwe offertesjabloon maken' en selecteer vervolgens 'Offertesjabloon maken'.

Navigeren in de

offerte-sjablooneditor Gebruik de offerte-sjablooneditor om uw sjabloon samen te stellen. Voordat u sjabloonsecties configureert, leert u hoe u door de editor navigeert, de huisstijl aanpast, secties weergeeft, verbergt of vergrendelt en een voorbeeld van de offerte op verschillende apparaten bekijkt.

De sjabloonmodules bewerken

De huisstijl van het sjabloon configureren

1. Om de standaard huisstijl van de offerte te overschrijven, klik je op het pictogram voor sjabloonstijlen. De ingestelde huisstijl is alleen van toepassing op de sjabloon die je aan het bewerken bent. Je kunt meerdere sjablonen maken met voor elk een andere huisstijl. Of, als je voor elke offerte dezelfde huisstijl wilt gebruiken, stel dan een standaard huisstijl in voor alle offertes.
   
   
   
   • Onder ‘Containers’ kun je de venster- en documentcontainers van de offerte bewerken:
     • Venster: klik om het gedeelte ‘Venster’ uit te vouwen en de kleur en transparantie van de venstercontainer aan te passen.
     • Document: klik om het gedeelte'Document' uit te vouwen en de vulkleur, lijnen en randen aan te passen.
   • Onder ‘Basis’ kunt u de lettertypen, knoppen en links van de offerte bewerken. Klik na het aanbrengen van wijzigingen op ‘Terug naar sjabloonstijlen’ om terug te keren naar het zijpaneel met sjabloonstijlen:
     
     
     • Lettertypen: klik op 'Lettertypen' om het standaardlettertype en het lettertype voor koppen, de hoofdtekst en andere elementen (zoals bijschriften en hoofdletters/kleine letters) aan te passen. Je kunt ook de letterstijl, kleuren en regelafstanden aanpassen.
       
     • Knoppen: klik op ‘Knoppen’ om de vorm, kleur, status (bijv. standaard, bij aanwijzen) en het lettertype van de knoppen aan te passen.
     • Links: klik op 'Links' om de kleuren en opmaak van links aan te passen.
   • Onder PDF-lay-out kun je instellen of secties op dezelfde pagina moeten blijven of dat ze over meerdere pagina’s mogen worden verdeeld. Als een sectie van de offerte bijvoorbeeld een groot deel van de offerte in beslag neemt, kan deze naar de volgende pagina worden verplaatst, waardoor er witruimte ontstaat.
     • Klik om het gedeelte‘Pagina-einde’ uit te vouwen.
     • Zet de schakelaar ‘Secties op dezelfde pagina houden ’ uit om secties over meerdere pagina’s in de PDF van de offerte te laten verdelen.

Secties van de offerte weergeven,

verbergen

of vergrendelen

Geef secties weer, verberg ze of vergrendel ze om te bepalen welke secties zichtbaar en bewerkbaar zijn bij het samenstellen van een offerte.

1. Secties in het sjabloon weergeven of verbergen om te bepalen welke secties worden weergegeven wanneer een gebruiker een offerte opstelt. U kunt bijvoorbeeld de sectie 'Begeleidende brief' verbergen. Wanneer gebruikers offertes maken op basis van het sjabloon, wordt de sectie 'Begeleidende brief' standaard verborgen. Gebruikers kunnende sectie nog steedsweergeven bij het opstellen van een offerte. Om secties in het sjabloon weer te geven of te verbergen, gaat u in het menu in de linkerzijbalk als volgt te werk:
   • Klik op het pictogram‘Weergave’ omeen sectie te verbergen. 
   • Klik op het pictogram'Verbergen ' omeen sectie weer te geven.
     
     
     
   • Om te voorkomen dat makers van offertes modules in een offerte kunnen weergeven of verbergen, schakelt u in het menu in de linkerzijbalk het selectievakje‘Zichtbaarheidswijzigingen in offertes toestaan’ uit. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, wordt de zichtbaarheid van een module in een offerte bepaald door de instellingen in het sjabloon.
     
     
     
2. Vergrendel offerte-modules om bewerking te voorkomen wanneer gebruikers offertes maken. Voeg inhoud toe en vergrendel de module om bewerking te voorkomen, of verberg en vergrendel de module om te voorkomen dat gebruikers deze weergeven bij het maken van offertes.
   • Klik op het ontgrendelde pictogram om een module te vergrendelen.
   • Als u wilt dat de module verborgen blijft en u niet wilt dat makers van offertes deze weer zichtbaar kunnen maken, klikt u eerst op het pictogram'Verbergen' en vervolgens op hetpictogram met het gesloten slotje.
     
     
     
   • Bij vergrendelde modules die zichtbaar blijven, verschijnt er een tooltip wanneer gebruikers de muisaanwijzer boven de module plaatsen.
     
     
   • Klik op hetpictogram met het gesloten slot om een module te ontgrendelen.

Bekijk het offertesjabloon in de desktop- en mobiele voorbeelden

sjabloon

De modules voor de

begeleidende brief

en

de samenvatting

bewerken

Maak een begeleidende brief en een samenvatting om in de offertesjabloon op te nemen. Deze kunnen handmatig worden toegevoegd of worden gegenereerd met Breeze, de AI van HubSpot. Meer informatie overBreeze. De begeleidende brief en de samenvatting bewerken.

1. Klik op de module voor de begeleidende brief of de samenvatting in de offerte-editor.
2. Als het offertesjabloon is geconfigureerd om de begeleidende brief of samenvattingvia Breeze te genereren, worden deze automatisch toegevoegd op basis van gestructureerde gegevens, zoals regelitems, en ongestructureerde gegevens uit dealactiviteiten, zoals verslagen van vergaderingen, notities en e-mails.
3. Om de titel te wijzigen, klik je op detitel en voer je een nieuwe titel in.
4. Voer de tekst van de begeleidende brief of de samenvatting in of bewerk deze. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst aan te passen en links, emoji’s en fragmenten toe te voegen. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.

Bijlagen toevoegen

Voeg bijlagen toe voor extra context. Meer informatie over bijlagen. 

1. Klik op de module voor de begeleidende brief of samenvatting in de offerte-sjablooneditor.
2. Klik op ‘Een bijlage toevoegen’inhet gedeelte ‘Bijlagen ’.
   
   
   
3. Zoek je bestand in het rechterpaneel:
   • Zoek een bestand op en selecteer het in de bestandstool, en klik vervolgens op 'Bestanden invoegen'.
   • Vink onder 'Onlangs bijgewerkt' de selectievakjes aan naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven ' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
   • Klik op 'Uploaden' om bestanden vanaf uw apparaat te uploaden.
   • Klik op'Bestanden invoegen' om ze aan de offerte toe te voegen.
4. In de editor in de linkerzijbalk:
   • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje 'Bij ondertekening ' aan.
   • Om de bijlage te hernoemen, te verwijderen of te downloaden, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens een optie. Bestanden die zijn hernoemd of verwijderd, worden niet hernoemd of verwijderd in de bestandstool. Gedownloade bestanden blijven in de bestandstool staan.

De koptekstmodule bewerken

De koptekstmodule toont het logo, het offerte-nummer, de uitgiftedatum, de vervaldatum en de valuta van de offerte. In de instellingen kan een standaardvervalperiode worden geconfigureerd. Om de koptekstmodule te bewerken:

1. Klik op de koptekst -module in de offerte-sjablooneditor.
2. Om de weergave van de offerte-referentie, uitgiftedatum, vervaldatum, valuta en PO-nummer in het sjabloon aan te passen, gaat u in de linkerzijbalk naar het tabblad ‘Details ’:
   • Onder Offerte-nummer:
     • Wijzig in het veld ‘Label’ het label dat boven de offerte-referentie wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar ‘Offertereferentie’ uit om deze te verbergen.
   • Onder 'Uitgiftedatum':
     • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de uitgiftedatum wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar 'Uitgiftedatum' uit om deze te verbergen.
   • Onder Vervaldatum:
     • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de vervaldatum wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar 'Vervaldatum' uit om deze te verbergen.
   • Onder Valuta:
     • De valuta van de offerte komt overeen met deeigenschap'Valuta' van de bijbehorende deal van de offerte.
     • Zet deschakelaar 'Valuta'uit om deze te verbergen.
   • Onder'PO-nummer':
     • Zet de schakelaar voor het inkoopordernummeraan om een inkoopordernummer op de offerte weer te geven. Wanneer deze is ingeschakeld, kan een gebruiker die de offerte opstelt het inkoopordernummer toevoegen voordat deze naar de koper wordt verzonden.
     • Vink het selectievakje'Koper toestaan inkoopordernummer te bewerken' aan om de koper toe te staan het inkoopordernummer te bewerken bij het bekijken van de offerte.
     • Wijzig in het veld 'Label ' het label dat boven het PO-nummer wordt weergegeven.
     • Het PO-nummer wordt opgeslagen in de offerte-eigenschap'PO-nummer '.
3. De offerte gebruikt automatisch het logo en de kleuren die zijn ingesteld in de merkinstellingen voor offertes, of het logo en de kleuren die zijn ingesteld in uw merkinstellingen. Logo's en kleuren die op sjabloonniveau zijn ingesteld, hebben voorrang op zowel de merkinstellingen voor offertes als die voor het account. Als u een ander logo wilt gebruiken, klikt u in de linkerzijbalk op het tabblad 'Logo' en schakelt u vervolgens de schakelaar'Merkkit'uit.
4. Om de bedrijfsnaam in plaats van een logo weer te geven, klikt u op Meer instellingen weergeven. Zet de schakelaar Bedrijfsnaam weergeven wanneer er geen logo is ingesteld aan. De bedrijfsnaam wordt ingesteld in de accountinstellingen.
5. Een logo selecteren:
   • Klik op ‘Uploaden’ om een afbeelding vanaf je apparaat te uploaden.
   • Klik op ‘Afbeeldingen doorbladeren’ om afbeeldingen weer te geven die zijn geüpload naar de bestandsfunctie. In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een afbeelding die al is geüpload naar de bestandsfunctie. Zodra je deze hebt gevonden, klik je op de afbeelding om deze als logo voor de offerte te gebruiken.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op een map om de afbeeldingen daarin te bekijken, of klik op 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken.
     • Klik op de afbeelding om deze als logo toe te voegen.
     • Om een afbeelding via een URL toe te voegen, een afbeelding te ontwerpen met Adobe Express of een afbeelding te ontwerpen met Canva, klikt u op depijl omlaag naast de knop 'Uploaden' en selecteert u een optie.
       
       
       
     • Klik op de X rechtsboven in het rechterpaneel wanneer je je afbeeldingen hebt toegevoegd.

De module

'Partijen

' bewerken

Demodule'Partijen' toont de contactpersoon en het bedrijf van de verkoper en de koper, evenals de facturatiecontactpersoon en het factureringsbedrijf. Wanneer offertes worden opgesteld, geldt standaard het volgende:

• De verkopersgegevens zijn gebaseerd op de maker van de offerte, zelfs als de deal een andere eigenaar heeft. Als de eigenaar van de deal de offerte maakt, wordt hij of zij als verkoper op de offerte vermeld.
• De gegevens van de verkoper, inclusief het telefoonnummer, worden overgenomen uit het gebruikersprofiel van de gebruiker die de offerte opstelt. Het bedrijf van de verkoper wordt overgenomen uit de bedrijfsgegevens van het account.
• De gegevens van de koper worden overgenomen uit de bijbehorende deal, of toegevoegd tijdens het opstellen van de offerte. U kunt in de offerte of het offertesjabloon een instelling inschakelen waarmee kopers hun bedrijfsgegevens kunnen bijwerken.
• De factuurgegevens worden toegevoegd tijdens het aanmaken van de offerte. U kunt in de offerte of het offertesjabloon een instelling inschakelen waarmee kopers hun factuurgegevens kunnen bijwerken.

Zowel de contactpersoon als het bedrijf van de verkoperkunnen in het offertesjabloon worden bijgewerkt. Als u bijvoorbeeld wilt dat alle offertes die gebruikmaken van het sjabloon een specifiek bedrijf en een specifieke contactpersoon hebben, kunt u dit op sjabloonniveau instellen. Op deze manier hoeft een offerte niet door een gebruiker te worden bijgewerkt telkens wanneer deze een offerte opstelt, maar kan de gebruiker desgewenst de contact- en bedrijfsgegevens van de verkoper bijwerken.

te

1. Klik op de module ‘Partijen’ in de offerte-sjablooneditor.
2. In de linkerzijbalk, op het tabblad ‘Verkoper ’:
   • Voer in het veld 'Koptekst' de koptekst in die boven de contact- en bedrijfsgegevens van de verkoper moet worden weergegeven.
   • Om een verkopersbedrijf aan het sjabloon toe te voegen, klikt u op+ Verkopersbedrijf toevoegen. Voer in het rechterpaneel de bedrijfsgegevens in.
   • Om een contactpersoon van de verkoper aan het sjabloon toe te voegen, beweeg je de muisaanwijzer over 'Contact' en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
     
     
     
   • Voer in het rechterpaneel de contactgegevens in en klik vervolgens op 'Opslaan'.
   • Bewerk in het veld 'Label' het label dat boven de contactgegevens van de verkoper moet worden weergegeven.
     
     
     
3. In de linkerzijbalk, op het tabbladKoper:
   • Voer in het veld 'Koptekst' de koptekst in die boven de contact- en bedrijfsgegevens van de koper moet worden weergegeven.
   • Vinkonder'Bedrijf'het selectievakje'Koper toestaan om bedrijfsgegevens bij te werken'aan, zodat de koper zijn bedrijfsgegevens kan bijwerken. 

• • Pas in het veld 'Label ' het label aan dat boven de contactgegevens van de koper wordt weergegeven.
    
    
    
  • Zet de schakelaar'Belastingnummers' aan om belastingnummers op de offerte weer te geven.
  • Selecteer onder 'Rechten van de koper' het selectievakje 'Koper toestaan belastingnummers bij te werken' om de koper toe te staan zijn of haar belastingnummers toe te voegen. HubSpot-gebruikers of kopers kunnen maximaal drie belastingnummers aan de offerte toevoegen. Voeg belastingnummers van de verkoper toe via facturen.
    
    
    

De samenvattingsmodule bewerken

1. Klik op de module‘Overzicht’ in de offerte-sjablooneditor.
2. In de linkerzijbalk onder 'Ingangsdatum':
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Ingangsdatum' en selecteer een van de volgende opties:
     • Bij overeenkomst: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte de status ‘Geaccepteerd’ krijgt.
     • Uitgestelde start (dagen): stel de startdatum van de facturering met een aantal dagenuit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld in.
     • Uitgestelde start (maanden): stel de startdatum van de facturering uit met een aantal maanden na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld in.
   • Bewerk in het veld'Label ' het label dat boven de ingangsdatum wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar'Ingangsdatum' uit om deze te verbergen.
3. In de linkerzijbalk, onder 'Looptijd':
   • Bewerk in het veld 'Label ' hetlabel dat boven de looptijd wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar'Looptijd' uit om deze te verbergen.

4. In de linkerzijbalk, onder ‘Totale korting’:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Opmaak’en selecteer een optie:
     • Weergeven als bedrag: toonhet kortingsbedrag in de valuta van de offerte.
     • Weergeven als percentage: toon de korting als percentage.
     • Weergeven als percentage en bedrag: toon de korting als percentage en als bedrag in de offertevaluta.
   • Wijzig in het veld 'Label' detekst die boven de totale korting wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar ‘Totale korting’ uit om deze te verbergen.
5. In de linkerzijbalk, onder Totale contractwaarde:
   • Bewerk in het veld 'Label ' hetlabel dat boven de totale contractwaarde wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar 'Totale contractwaarde' uit om deze te verbergen.

De module 'Regelitems' bewerken

Alle regelitems die aan een sjabloon worden toegevoegd, worden automatisch toegevoegd aan een offerte die gebruikmaakt van dat sjabloon. Als u bijvoorbeeld bij elke offerte servicekosten in rekening brengt, kunt u dat als regelitem aan het sjabloon toevoegen. Gebruikers die een offerte aanmaken, kunnen bij het aanmaken van de offerte extra regelitems toevoegen en regelitems verwijderen die aan het sjabloon zijn toegevoegd.

Om regelitems toe te voegen:

1. Klik op ‘Selecteren uit productbibliotheek’, of klik, als u extra regelitems toevoegt, rechtsboven in de tabel met regelitems op ‘Regelitem toevoegen’.

2. Vink de selectievakjes aan naast de producten die u wilt toevoegen. Als u gedifferentieerde prijzen , klik dan op 'Niveaus bekijken' om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat je de regel toevoegt.

3. Klik op ‘Toevoegen’.

U kunt regeleigenschappen toevoegen aan of verwijderen uit de tabel met regelitems omde regelinformatie aan te passen die een koper op een offerte ziet. De tabel met regelitems kan maximaal zeven kolommen bevatten. Extra eigenschappen kunnen als rijen onder de tabel met regelitems worden weergegeven. Om de eigenschappen die op het sjabloon worden weergegeven aan te passen:

Let op: regeleigenschappen voor bestanden en HubSpot-gebruikers kunnen niet op offertes worden weergegeven.

1. Klik op de tabelmet regelitems om de linkerzijbalk te openen.
2. In de linkerzijbalk:
   • Bestaande eigenschappen worden weergegeven onder ‘Tabelkolommen ’ en‘Itemrijen’. 
   • Om het label van de eigenschap en de plaatsing ervan te bewerken, klik je op het bewerkingspictogram. Selecteer onder‘Weergeven als’ de optie‘Tabelkolom ’ of‘Regel’. Voer in het labelveldeenlabelnaam in. Klik op ‘Terug’ om je wijzigingen op te slaan.
   • Om informatie over prijsniveaus naast regelitems met prijsniveaus weer te geven of te verbergen, klik je op het bewerkingspictogram naast de eigenschap 'Eenheidsprijs', klik je op het vervolgkeuzemenu 'Indeling van prijsniveaus' en selecteer je een optie:
     
     • Prijsniveaus weergeven: de link 'Niveaus bekijken' in de offerte weergeven, zodat de koper de prijsniveaus voor de producten kan bekijken.
     • Alleen de effectieve eenheidsprijs weergeven: geef alleen de prijs per eenheid weer.
       
       
       
   • Klik op deX naast een eigenschap om deze te verwijderen.
   • Om een eigenschap toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Een regelitem-eigenschap toevoegen ' en selecteert u eeneigenschap. 
   • Om de eigenschappen te herschikken, klikt u op een eigenschap en sleept u deze met behulp van desleepgreep.
3. Geselecteerde eigenschappen worden weergegeven als kolommen en rijen in de tabel met regelitems van het sjabloon.
   
   
   

4. Om een uitsplitsing van het offertetotaal aan uw sjabloon toe te voegen, inclusief kortingen en belastingen voor kopers, klikt u in de linkerzijbalk op het tabblad 'Totalen '.

   
   

   

• • Zet de schakelaar ‘Totalen’ aan. Het subtotaal is de totale nettoprijs (na kortingen) voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen.

  • Om de weergave van de totalen aan te passen, gaat u onder'Subtotaal':

    • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Weergave’ en selecteer eenindeling. De indeling‘Subtotaal met uitsplitsing’ toont een uitsplitsing van eenmalige en terugkerende regelitems met dezelfde ingangsdatum.
    • Voer in het veld 'Label' de tekst in die naast het subtotaalbedrag moet worden weergegeven.
    • Het subtotaal omvat het totale kortingsbedrag, berekend voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum ingaan. Bijvoorbeeld:
      • Regelpost 1: $100
      • Regelpost 2: $50 met een korting van 50% ($25).
      • Totaal vóór korting: $150
      • Subtotaal na korting: $125
      • Totaal kortingspercentage: 17% (25/150)
  • Onder'Korting opgenomen in het subtotaal':
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Weergave' en selecteer een indeling.
    • Voer in het veld 'Label' de tekst in die naast het kortingstotaal moet worden weergegeven.
    • Om de kortingen in het subtotaal te verbergen, zet u de schakelaar 'Korting opgenomen in het subtotaal' uit.
  • Het totale belastingbedrag wordt berekend voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen. Voer onder 'Belastingen' in het veld 'Label' de tekst in die naast het totaalbedrag aan belastingen moet worden weergegeven. Schakel de schakelaar 'Belastingen'uit om de belastingen in het subtotaal te verbergen.
  • Het op de ingangsdatum verschuldigde bedrag is het totale verschuldigde bedrag na belastingen op de ingangsdatum. Betalingen die op een latere datum ingaan, zijn hierin niet meegerekend. Onder‘Verschuldigd op ingangsdatum’:
    • Voer in het veld ‘Label’ de tekst in die naast het totaalbedrag ‘Verschuldigd op ingangsdatum’ moet worden weergegeven.
    • Voer in het veld‘Beschrijving’ eenbeschrijving in om het totaal op de ingangsdatum aan uw koper uit te leggen.
  • De totale contractwaarde (TCV) is de totale waarde over de looptijd van het contract, inclusief alle eenmalige kosten en terugkerende kosten waarvoor factureringsvoorwaarden zijn gedefinieerd. De TCV omvat geen terugkerende kosten die voor onbepaalde tijd worden gefactureerd. Voer onder ‘Totale contractwaarde (TCV)’ in het veld ‘Label’ de tekst in die naast de TCV moet worden weergegeven. Om de TCV te verbergen, zet u de schakelaar ‘Totale contractwaarde (TCV)’ uit.

De module ‘Voorwaarden’ bewerken

1. Voer de voorwaarden in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om het gedeelte aan te passen:
   • Personaliseer de tekst en voeg links, emoji’s en snippets toe. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Om een personalisatietoken in te voegen, klik je op ‘Personaliseren’.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu‘Type’ en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu‘Token’ en selecteer eentoken.
     • Om het token te bewerken of te wijzigen, klikt u op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen, of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
2. Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Geavanceerd' en selecteert u 'Broncode'. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Wijzigingen opslaan'.
   
   
   
3. Om de titel te wijzigen, klikt u op de tekst ‘titel’ en voert u eentitel in.

Bijlagen toevoegen

Bijlagen toevoegen

Voeg bijlagen toe voor extra context. Meer informatie over bijlagen. 

1. Klik op de module ‘Termen’in de offerte-sjablooneditor.
2. Klik op 'Een bijlage toevoegen'inhet gedeelte 'Bijlagen '.
   
   
   
3. Zoek in het rechterpaneel uw bestand:
   • Zoek een bestand op en selecteer het in de bestandsfunctie, en klik vervolgens op 'Bestanden invoegen'.
   • Vink onder 'Onlangs bijgewerkt' de selectievakjes aan naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven ' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
   • Klik op 'Uploaden' om bestanden vanaf uw apparaat te uploaden.
   • Klik op'Bestanden invoegen' om ze aan de offerte toe te voegen.
4. In de editor in de linkerzijbalk:
   • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje 'Bij ondertekening ' aan.
   • Om de bijlage te hernoemen, te verwijderen of te downloaden, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens een optie. Bestanden die zijn hernoemd of verwijderd, worden niet hernoemd of verwijderd in de bestandstool. Gedownloade bestanden blijven in de bestandstool staan.

De betalingsmodule bewerken

1. Klik op de module 'Betalingen' in de offerte-sjablooneditor.
2. Stel in de linkerzijbalk, op het tabblad Facturering, uw factureringsopties in:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Betalingsvoorwaarden' en selecteer debetalingsvoorwaarden (facturen kunnen bij ontvangst verschuldigd zijn of nettobetalingsvoorwaarden hebben).
   • Om het automatisch aanmaken van facturen en abonnementen uit te schakelen, zet u de schakelaar'Facturering inschakelen' uit. Als'Facturering inschakelen' is ingeschakeld, worden automatische betalingen op elke factuurdatum verwerkt via de betaalmethode van de koper.
3. Klik in de linkerzijbalk op hettabblad 'Betalingen'om de betalingsopties in te stellen:
   • De schakelaar 'Online betalingen accepteren' staat standaard aan wanneer facturering is ingeschakeld. De vooraf ingevulde keuzes komen overeen met wat is ingesteld in de betalingsinstellingen.
   • Vink de selectievakjes 'Geaccepteerde betaalmethoden' aan om de betaalmethoden te kiezen die u accepteert.
   • Als u kosten hebt ingesteld, vink dan onder 'Kosten die bij het afrekenen worden toegepast' de selectievakjes aan naast de kosten die u op betalingen wilt toepassen.
   • Schakel het selectievakje 'Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen' uit om het factuuradres van uw kopers niet te verzamelen.
   • Vink het selectievakje 'Verzendadres verzamelen' aan om het verzendadres van uw kopers te verzamelen.
   • Schakel het selectievakje 'Betaalgegevens van uw klant bij het afrekenen verzamelen voor toekomstige kosten' uit om de betaalgegevens van uw kopers bij het afrekenen niet te verzamelen voor toekomstige kosten.

De acceptatiemodule bewerken

1. Klik op de module'Acceptatie' in de offerte-sjablooneditor.
2. Kies in de linkerzijbalk, onder'Acceptatiemethode', een van de volgende opties:
   • Afdrukken en ondertekenen: laat ruimte vrij op de offerte zodat de koper deze kan afdrukken en ondertekenen.
   • Elektronische handtekening: gebruik elektronische handtekeningen om de offerte te ondertekenen. Bij het opstellen van een offerte moet ten minste één koper worden geselecteerd om te ondertekenen, zodat deze optie beschikbaar is.
   • Accepteren zonder handtekening: laat de offerte accepteren zonder dat een elektronische handtekening vereist is. Dit kan handig zijn in situaties waarin een formele handtekening niet nodig is, zoals bij inkooporders (PO's). Deze optie kan met of zonder online betalingen worden gebruikt. Er hoeft geen contactpersoon aan de offerte te worden toegevoegd wanneer deze wordt gedeeld.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Medeondertekenaars’ en selecteer medeondertekenaars uit uw organisatie.

Een rich text-module toevoegen

1. Klik linksboven op het pictogram ‘Toevoegen ’.
2. Klik in de linkerzijbalk op de module'Inhoud' en sleep deze naar de offerte.
   
   
   
3. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de sectie aan te passen:
   • Pas de tekst aan en voeg links, emoji's en fragmenten toe. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Om een personalisatietoken in te voegen, klik je op 'Personaliseer'.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu'Type' en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu'Token' en selecteer eentoken.
     • Om het token te bewerken of te wijzigen, klikt u op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen, of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
4. Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klik je op het vervolgkeuzemenu 'Geavanceerd' en selecteer je 'Broncode'. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Wijzigingen opslaan'.
   
   
   

De lay-out en instellingen van de module bewerken

1. Om modules te verplaatsen, klik je op de module in het bewerkingsvenster en sleep je deze naar een nieuwe positie.
   
   
   
2. Om de afsluitagent uit te schakelen, klikt u rechtsboven op‘Afsluitagent is ingeschakeld ’. Zet in het rechterpaneel deschakelaar ‘Afsluitagent uitschakelen ’ op ‘uit’ en klik vervolgens op‘Opslaan’. Lees meer over het instellen van de afsluitagent.
3. Om de taal of landinstelling van de sjabloon te wijzigen:
   • Klik rechtsboven op 'Instellingen '.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Taal' en selecteer eentaal.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Landinstelling' en selecteer een landinstelling. De landinstelling beïnvloedt de weergave van de datum en het adres in uw offerte. De valuta-indeling van de offerte wordt overgenomen van de valuta in het dealrecord, dus het wijzigen van de landinstellingen van de offerte heeft geen invloed op de valuta.

De sjabloon publiceren

Sjablonen beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object’ en selecteer Offertes.
4. Klik bovenaan op het tabbladOffertesjablonen.
5. Klik op'Sjabloonbibliotheek openen'.
6. Klik in de linkerzijbalk opOffertesjablonen.
   
   
   
7. Beweeg de muis over de sjabloon en klik op het pictogram met de drie verticale puntjes(verticaal menu ), en selecteer vervolgens een optie:
   • Bewerken: bewerkde sjabloon. U kunt zowel concept- als gepubliceerde sjablonen bewerken.
     • Klik rechtsboven op 'Publicatie intrekken'. Klik op'Ja, publicatie intrekken ' om te bevestigen. Wanneer de publicatie wordt ingetrokken, kunnen er geen nieuwe offertes meer worden aangemaakt met het sjabloon, maar bestaande offertes blijven ongewijzigd.
     • Breng je wijzigingen aan in het sjabloon. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
     • Klik rechtsboven op‘Publiceren’ wanneer je klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen om de sjabloon te publiceren. Of klik op ‘Terug’ om de sjabloon in de status ‘Concept’ te laten staan.
   • Kloon: kloon het sjabloon. Voer in het dialoogvenster een naam in voor het nieuwe sjabloon en klik op 'Kloon'.
   • Publicatie intrekken: trek de publicatie van het sjabloonin . Wanneer de publicatie wordt ingetrokken, kunnen er geen nieuwe offertes meer met het sjabloon worden aangemaakt. Bestaande offertes worden hierdoor niet beïnvloed.
   • Verwijderen: verwijder het sjabloon. Voer in het dialoogvenster denaam van het sjabloon in en klik opJa, verwijderen om het verwijderen te bevestigen.

Offerte-sjablonen gebruiken met de

HubSpot-connector

voor Claude

Gebruik de HubSpot-connector voor Claude om de context van HubSpot-offertesjablonen in Claude te integreren en om offertesjablonen rechtstreeks vanuit Claude aan te maken en bij te werken. Lees meer over de HubSpot-connector voor Claude, inclusief ondersteunde mogelijkheden en implementatie-instructies.

Offerte-sjablonen gebruiken met de HubSpot Agent CLI

Als je AI-agent- of command-line-workflows bouwt, kun je offerte-sjabloonrecords ophalen met behulp van de HubSpot Agent CLI. Lees meer over de HubSpot Agent CLI, inclusief ondersteunde mogelijkheden en implementatie-instructies.

Volgende stappen

• Stel standaardinstellingen voor offertes in, zoals een standaard afzender-e-mailadres, een standaard geldigheidsduur en een standaard offertebedrag. Configureer activiteitsdrempels en geef aan of offertes moeten worden verwijderd voor verwijderde contactpersonen.
• Maak aangepaste modules om te gebruiken in offertesjablonen.
• Ontdek hoe je offertes kunt maken en naar je kopers kunt sturen.
• Lees meer over het bekijken, beheren, volgen en exporteren van offertes in je account.