Geassocieerde records

In HubSpot zijn er CRM-objecten die verschillende onderdelen van je datamodel vertegenwoordigen. Om de relaties binnen en tussen objecten bij te houden, kun je de records aan elkaar koppelen. Koppelingen zijn altijd tweerichtingsverkeer (d.w.z. als record A is gekoppeld aan record B, is record B ook gekoppeld aan record A) en kunnen in elk record in de rechterzijbalk worden bekeken . U kunt records van verschillende objecten (bijv. bedrijven en tickets) of dezelfde objecten (bijv. contactpersonen en contactpersonen) aan elkaar koppelen.

Let op: uw account kan gepersonaliseerde namen voor elk object gebruiken (bijv. account in plaats van bedrijf). In dit artikel worden objecten aangeduid met hun standaardnamen in HubSpot.

Voorbeelden van wanneer u records zou koppelen, zijn onder meer:

• Wanneer je een verkoop sluit, communiceer je via e-mail met drie personen bij hetzelfde bedrijf. In HubSpot koppel je de deal aan de drie contactrecords en hun bedrijfsrecord. Je kunt de contacten ook aan elkaar koppelen als collega's of een van de contactenlabelen als de manager van de anderen.
• Bij het afhandelen van een klacht van een klant communiceert u via e-mail met twee personen. Deze personen zijn ook bezig met een verkoop bij uw bedrijf. In HubSpot kunt u het ticketrecord koppelen aan de twee contactrecords en het dealrecord.
• Een contactpersoon is adviseur bij het ene bedrijf en werknemer bij een ander bedrijf. In HubSpot kun je de contactpersoon aan beide bedrijven koppelen. Je kunt de werkgever instellen als hun primaire bedrijf en je kunt hen labelen als adviseur voor het andere bedrijf.

U kunt ook de activiteiten in de tijdlijn van een record koppelen zodat ze in een ander record verschijnen. Als de records al aan elkaar zijn gekoppeld, worden sommige activiteiten automatisch gekoppeld aan de gekoppelde records. Als u een mobiel apparaat gebruikt, leest u hier hoe u koppelingen beheert in de mobiele HubSpot-app.

Voordat je begint

Let op: het aantal records dat je per objectpaar kunt koppelen, is afhankelijk van je HubSpot-abonnement. Lees meer in de HubSpot-producten- en servicecatalogus.

Records koppelen

Koppelingen aan een record toevoegen

Om koppelingen aan een individueel record toe te voegen:

1. Ga naar je records (bijv. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.).
2. Klik op de naam van het record waaraan u koppelingen wilt toevoegen.
3. Klik in de rechterzijbalk op +[object] toevoegen in de koppelingskaart van dat object (bijv. de kaart Contacten om contactkoppelingen toe te voegen). Als de kaart van het object niet wordt weergegeven,pas dan de rechterzijbalk aan.
4. Om een nieuw record aan te maken en te koppelen, doet u het volgende in het rechterpaneel:
   • Klik op het tabblad Nieuw aanmaken.
   • Voer eigenschapswaarden in voor uw nieuwe record. Als u een koppelingslabel wilt instellen, moet u het label instellen nadat het record is aangemaakt.
   • Klik op Aanmaken, of klik op Aanmaken en nog een toevoegen om nog een record aan te maken en te koppelen.
5. Om bestaande records te koppelen, doet u het volgende in het rechterpaneel:
   • Zoek de records die u wilt koppelen en vink vervolgens de selectievakjes aan.
   • Als u extra bedrijven aan een record koppelt, klikt u op Volgende en voert u vervolgens een van de volgende acties uit:
     • Om het primaire bedrijf in te stellen, selecteert u Instellen als primair bedrijf van [record] onder het bedrijf dat u als primair wilt instellen. Lees meer over hoe het primaire bedrijf wordt ingesteld en gebruikt.
     • Om het bestaande primaire bedrijf te vervangen door een bedrijf dat u koppelt, vinkt u het selectievakje [bedrijf] vervangen als het huidige primaire bedrijf van [record] aan. Het vorige primaire bedrijf blijft gekoppeld aan het record, maar wordt niet langer als primair aangemerkt.
   • Om de koppeling een label te geven, klikt u op Volgende. Klik op +Koppelingslabel toevoegen om labelsin te stellen die de relatie tussen de records beschrijven.
   • Klik op 'Opslaan' als u klaar bent.

U kunt de gekoppelde records ook bekijken op hettabbladOverzicht van het record en als een kolom op de objectindexpagina. Zodra records zijn gekoppeld, leert u hoe u uw koppelingen kunt bewerken.

Records in bulk koppelen

Er zijn meerdere manieren om records in bulk te koppelen:

• Koppel records via een import, waarbij u ook koppelingslabels kunt importeren. De records in uw import kunnen zowel nieuwe als bestaande records zijn. Lees hoe HubSpot bestaande records identificeert en ontdubbelt.
• Koppel records via de API. 
• Schakel de instelling in om contact- en bedrijfsrecords automatisch te koppelen op basis van het bedrijfsdomein.
• Koppel records via workflows.

Koppelingen op een record bekijken, bewerken of verwijderen

Om koppelingen te bekijken of te verwijderen terwijl u zich in een record bevindt:

1. Ga naar je records.
2. Klik op de naam van het record waarvan u koppelingen wilt bekijken of bewerken.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op Acties en selecteer Koppelingen bekijken.
4. Bekijk in het dialoogvenster de gekoppelde records op objecttype of koppelingslabel.
5. Vink de selectievakjes aan naast de records die u uit de koppeling wilt verwijderen.
6. Voer het aantal koppelingen in en klik op Bevestigen.

Koppelingen bewerken in een record:

1. Ga naar uw records.
2. Klik op de naam van een record.
3. Ga in het rechterpaneel van het record naar de associatiekaart. Er zijn standaard koppelingskaarten voor elk object, maar u kunt ook aangepaste koppelingskaarten maken om specifieke eigenschappen weer te geven of een aangepaste sorteervolgorde in te stellen.
4. Beweeg de muis over het gekoppelde record, klik vervolgens op hetdropdown-menu met de drie horizontale puntjes en selecteer een van de volgende opties:
   • Voorbeeld: bekijk een voorbeeld van het gekoppelde record in een paneel.
   • Als primair instellen ( alleen bedrijven): selecteer deze optie voor gekoppelde bedrijven om de bedrijfskoppeling als primair in te stellen. Vink in het dialoogvenster het selectievakje aan als u een ander bedrijf vervangt en klik vervolgens op Bijwerken. 
   • Verwijderen als primair ( alleen bedrijven): selecteer deze optie om de bedrijfskoppeling als primair te verwijderen. Om een nieuw primair bedrijf te selecteren, klikt u in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu, selecteert u hetbedrijf en klikt u vervolgens op Bijwerken. Het oorspronkelijke primaire bedrijf blijft gekoppeld aan het record, maar wordt niet langer als primair aangemerkt.
   • Koppelingslabels bewerken: selecteer deze optie om het koppelingslabel bij te werken . Klik in het dialoogvenster op hetvervolgkeuzemenuen selecteer een nieuwlabel of klik op x om een label te verwijderen. Klik opBijwerken. U kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via import.
   • Koppeling verwijderen: selecteer deze optie om de koppeling te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Koppeling verwijderen. Als de koppeling die u verwijdert een primair bedrijf is, gebruikt u het vervolgkeuzemenu om een nieuw primair bedrijf te kiezen.

Let op: voor contactpersonen is een primaire bedrijfskoppeling vereist. Bij contactpersonen met meerdere gekoppelde bedrijven moet u, als u een bedrijf als primair verwijdert, een ander primair bedrijf selecteren. Als een contactpersoon slechts één gekoppeld bedrijf heeft, is dat bedrijf standaard primair en kunt u het primaire label niet verwijderen.

Koppelingen van records bekijken op een indexpagina

U kunt gekoppelde records in bulk bekijken op de indexpagina van elk object in de kolommen ' ' (Gekoppelde objecten). U kunt kolommen weergeven voor elk type koppeling (bijv. Deal→ Bedrijven) en voor het primaire bedrijf van een record (bijv. Contact → Bedrijf (Primair)).

1. Navigeer naar uw records.
2. Om gekoppelde records als kolommen in de tabel weer te geven:
   • Klik rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken. 
   • Vink in het dialoogvenster aan de linkerkant het selectievakje naast [Object] → [Objecten] aan om koppelingen van dat type weer te geven. Als u zich bijvoorbeeld op de startpagina van contactpersonen bevindt, kunt u Contact → Bedrijven, Contact → Bedrijf (Primair), Contact → Deals, enz. selecteren.
   • Klik op Toepassen. Meer informatie over het aanpassen van de tabel.
3. Klik in de kolommen op [x] records om de koppelingen van het record voor die objectrelatie te bekijken. Klik in het pop-upvenster op de naam om een specifiek gekoppeld record te bekijken, of klik op Gekoppelde [Objecten] bekijken om een overzicht te openen van alle gekoppelde records voor die relatie.