Records synchroniseren tussen HubSpot en Salesforce

Met de Salesforce integratie kun je inclusiesegmenten maken en gebruiken om te bepalen welke records worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en Salesforce.

Segmenten voor inclusie definiëren welke records in aanmerking komen voor synchronisatie van HubSpot naar Salesforce op basis van specifieke criteria. Records die niet in je segment zitten, worden niet gesynchroniseerd tussen HubSpot en Salesforce.

Je kunt bijvoorbeeld een inclusiesegment maken om alleen bedrijven in een bepaalde levenscyclusfase te synchroniseren, of alleen tickets met een bepaalde status.

Voordat je aan de slag gaat

Voordat je aan de slag gaat met inclusiesegmenten, moet je begrijpen hoe ze je Salesforce-synchronisatiegedrag beïnvloeden.

• U kunt inclusiesegmenten gebruiken bij het synchroniseren van contactpersonen, bedrijven (na het upgraden naar de nieuwe bedrijfssynchronisatie), tickets en aangepaste objecten.
• Alleen actieve segmenten kunnen worden ingesteld als uw Salesforce-inclusiesegment, omdat deze dynamisch worden bijgewerkt wanneer records wel of niet voldoen aan uw segmentcriteria.
• Als u een segment selecteert als uw inclusiesegment, wordt het segment niet automatisch gesynchroniseerd met Salesforce. Leden van het segment worden alleen met Salesforce gesynchroniseerd wanneer een synchronisatie wordt geactiveerd. Leer hoe u een segment handmatig opnieuw synchroniseert met Salesforce.
• Als nieuwe of bestaande Salesforce leads of contactpersonen zijn ingesteld om automatisch HubSpot-contactpersonen te maken in je integratie-instellingen, wordt een nieuw contactpersoon gemaakt of een bestaand contact gesynchroniseerd in HubSpot wanneer een Salesforce lead of contactpersoon wordt gemaakt, zelfs als het HubSpot-contact niet in je inclusiesegment zit. Verdere updates aan de contactpersoon of lead vanuit HubSpot of Salesforce worden niet gesynchroniseerd naar het andere platform totdat ze voldoen aan de segmentcriteria.
• In zeldzame gevallen, wanneer een eigenschapupdate het lidmaatschap van het inclusiesegment van een record wijzigt, kan een recordupdate synchroniseren voordat het inclusiesegment opnieuw is geëvalueerd. Als gevolg daarvan kan het record worden gesynchroniseerd in plaats van te worden overgeslagen. Dit kan alleen gebeuren als de eigenschapupdate een record uit het inclusiesegment zou verwijderen, omdat de synchronisatie sneller kan verlopen dan de evaluatie van het inclusiesegment.

Een insluitsegment instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Salesforce.
3. Navigeer naar het tabblad Gegevenssynchronisatie.
4. Klik op [Object](bijv. contactpersonen, bedrijven, enz.) > Synchronisatieregels.
5. Klik in de sectie Beperken wat synchroniseert op het vervolgkeuzemenu en selecteer een bestaand actief segment. Als u een nieuw actief segment wilt maken, klikt u op + Inclusief lijst maken.

• • Als je een bestaand actief segment selecteert, wordt de instelling automatisch bijgewerkt.
  • Als je klikt op + Inclusief lijst maken, word je doorverwezen naar het maken van een nieuw segment in de segmenten-tool.
    
    • Klik linksboven op het potloodpictogram edit en voer een naam in voor het segment en selecteer vervolgens je criteria. Meer informatie over het bepalen van uw segmentcriteria.
    • Klik rechtsboven op Bekijken en opslaan. Het verwerken van uw segment kan enige tijd duren.
    • Ga terug naar de instellingen voor uw Salesforce-integratie. Klik in de instelling Inclusief lijst op het vervolgkeuzemenu en selecteer het nieuw aangemaakte actieve segment. De instelling wordt automatisch bijgewerkt.

Salesforce-importen en inclusiesegmenten begrijpen

Door Salesforce-records te importeren in HubSpot kun je bestaande gegevens van je Salesforce-instantie rechtstreeks naar je HubSpot-account overbrengen.

Als je leads of contactpersonen importeert vanuit Salesforce, wordt alleen het e-mailadres van de lead of contactpersoon gesynchroniseerd vanuit Salesforce op het moment van importeren. In HubSpot-accounts zonder insluitsegment of voor contactpersonen in een insluitsegment wordt automatisch een synchronisatie gestart na het importeren, waarbij de resterende Salesforce-veldwaarden worden gesynchroniseerd. Voor contactpersonen die niet in het inclusiesegment zitten, blijven alle andere contacteigenschappen leeg na de eerste import.

Hoe inclusiesegmenten zich gedragen bij de eerste synchronisatie en bij duplicaten

Als je inclusiesegmenten gebruikt in HubSpot, is het belangrijk om hun rol tijdens de eerste synchronisatie en bij het beheren van duplicaten te begrijpen.

Begrijp het gedrag van de eerste synchronisatie

Wanneer een record voor het eerst wordt gesynchroniseerd tussen HubSpot en Salesforce, kunnen gemapte velden het Salesforce-record bijwerken, zelfs als het record nog geen deel uitmaakt van het inclusiesegment in HubSpot. Dit gebeurt wanneer HubSpot de Salesforce-record-ID kent, maar er nog geen corresponderend HubSpot-record bestaat. Omdat inclusiesegmenten afhankelijk zijn van HubSpot-gegevens, kan HubSpot de inclusiecriteria niet evalueren totdat het HubSpot-record is gemaakt en gesynchroniseerd. Als gevolg hiervan kunnen tijdens de eerste synchronisatie gemapte velden gegevens terug synchroniseren naar Salesforce.

Dubbele records begrijpen

Als een HubSpot-record wordt gekoppeld aan een ander Salesforce-record, behandelt de integratie dit als een nieuwe synchronisatiepaar. Elke keer dat een nieuwe HubSpot-Salesforce koppeling wordt gemaakt, beschouwt de integratie dit als een eerste synchronisatie, dus veldtoewijzingen kunnen gegevens terug synchroniseren met Salesforce.