Connected Email

Log e-mail in uw CRM met het BCC- of doorstuuradres

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Met de HubSpot Sales e-mail extensie kunt u automatisch logboekmails die van buiten HubSpot naar de CRM worden gestuurd. Als u de verkoopextensie niet gebruikt, kunt u het HubSpot BCC-adres of het doorstuuradres gebruiken om handmatig e-mails te loggen.

E-mails die zijn gelogd op HubSpot met behulp van het BCC-adres of doorstuuradres zullen de inhoud van de e-mail en eventuele bijlagen in de e-mail bevatten. De gelogde e-mail zal automatisch worden gekoppeld aan de contactgegevens van de ontvanger, de bijbehorende bedrijfsgegevens en de vijf meest recente openstaande transacties die aan de contactpersoon zijn gekoppeld. Meer informatie over het loggen van antwoorden op HubSpot e-mail.

Let op: e-mailbijlagen die groter zijn dan 50 MB worden niet in het CRM opgeslagen. De e-mail zelf wordt wel gelogd in het CRM, maar zonder een bijlage. U ontvangt ook een e-mail leveringsfout in uw inbox.

Gebruik het BCC-adres

Wanneer u een e-mail stuurt van uw mailclient, voeg dan het BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail. De inhoud van de e-mail wordt automatisch opgenomen in het record van de contactpersoon in HubSpot.

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het menu links in de zijbalk naar Integraties > E-mailintegraties.
  • Klik op het tabblad Logboek en Track .
  • Klik rechts van het BCC-adresveld op Kopiëren.

bcc

  • Navigeer naar uw e-mail inbox en stel een nieuwe e-mail samen.
  • Voeg het gekopieerde BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail.

De verzonden e-mail wordt gelogd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contact record in HubSpot, zal er een nieuw record worden aangemaakt.

Let op: bij het loggen van e-mails met behulp van het BCC-adres:
  • HubSpot zal een nieuw contactrecord aanmaken voor iedereen die op uw getraceerde e-mail staat. Wanneer een ontvanger echter BCCed is in een e-mail, zal de e-mail geen nieuw record aanmaken, en als de ontvanger bestaat als contactpersoon, zal de e-mail niet worden gelogd op hun bestaande record.
  • Wanneer meerdere gebruikers dezelfde e-mail verbinden met hun persoonlijke inbox, worden e-mails die via het BCC-adres worden gelogd, willekeurig toegewezen aan een van die gebruikers. Dit kan gevolgen hebben voor de activiteitenrapportage van uw team. In dit geval is het aan te raden om e-mails te versturen vanuit de CRM of om de e-mail te koppelen als een team-e-mailadres in de inbox van de gesprekken.

Vereisten om e-mails te loggen in de CRM met behulp van het BCC-adres

Uw e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om te kunnen worden gelogd in het CRM:

Let op: als u handmatig het BCC-adres in een e-mailclient gebruikt zonder te volgen, wordt de e-mail alleen in HubSpot op een contactrecord gelogd. Dit zal u niet toelaten om het openen of klikken van uw e-mails te traceren.

Gebruik het doorstuuradres

Gebruik het doorstuuradres om een antwoord op een e-mail te loggen op de tijdlijn van het contactrecord. Het doorstuuradres is handig wanneer u een e-mail moet loggen nadat u deze hebt ontvangen.

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het menu links in de zijbalk naar Integraties > E-mailintegraties.
  • Klik op het tabblad Logboek en Track .
  • Klik rechts van het veld Doorstuuradres op Kopiëren.

forwarding

  • Navigeer naar uw e-mail inbox en open de e-mail die u wilt aanmelden bij HubSpot.
  • Stuur de e-mail door naar het gekopieerde doorstuuradres.

De doorgestuurde e-mail wordt gelogd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contact record in HubSpot, zal er een nieuw record worden aangemaakt.

Let op Als u op een e-mail reageert, stuur dan de e-mail thread door naar HubSpot, de e-mail zal niet inloggen in het record van de contactpersoon.Na een antwoord verandert de header van de e-mail, en het doorstuuradres kan de header niet meer in dit formaat ondersteunen.

Vereisten om antwoorden op het CRM te loggen met behulp van het doorstuuradres

Uw e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om te kunnen worden gelogd in het CRM:

  • U stuurt de individuele antwoord-e-mail door (niet andere onderdelen van de e-mailketen). De door uw e-mailclient gegenereerde kop van het doorgestuurde bericht moet aanwezig zijn:

forward-message

  • Als de persoon die u de oorspronkelijke e-mail heeft gestuurd niet in uw CRM staat, wordt bij het doorsturen van het bericht een contactpersonenrecord aangemaakt, zolang hun e-mail of e-maildomein niet in uw Never Log-log-lijst staat.
  • Het doorgestuurde bericht moet in een van de door HubSpot ondersteunde talenzijn .
  • Het doorgestuurde bericht moet zowel de HTML als de platte tekst sectie van de e-mail bevatten.

Als uw doorgestuurde e-mail voldoet aan de bovenstaande eisen, maar nog steeds niet is gelogd op HubSpot, is uw e-mailclient niet compatibel met de doorstuurfunctie van HubSpot. Er is geen standaard opmaak voor een doorgestuurde e-mail. Als HubSpot niet in staat is om uw e-mail formaat te verwerken, zal de e-mail niet inloggen op HubSpot. Als uw e-mailclient niet compatibel is met de doorstuurfunctie, leer dan hoe u handmatig een e-mail kunt doorsturen naar HubSpot.

Let opAls u een antwoord per e-mail ontvangt van een contactpersoon of prospect, en zij CC ontvangers, zal HubSpot deze gekopieerde ontvangers niet toevoegen als contactpersonen in uw account.