E-mail registreren in je CRM met het BCC- of doorstuuradres

Metde HubSpot Sales e-mail extensie of add-in kunje automatisch e-mails loggen die van buiten HubSpot naar het CRM zijn gestuurd. Als je de verkoopextensie of invoegtoepassing niet gebruikt, kun je het HubSpot BCC-adres of doorstuuradres gebruiken om e-mails handmatig te loggen.

E-mails die naar HubSpot worden gelogd met het BCC-adres of doorstuuradres bevatten de inhoud van de e-mail en eventuele bijlagen in de e-mail. De gelogde e-mail wordt automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het bijbehorende bedrijfsrecord en de vijf meest recente openstaande dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld. Meer informatie over het loggen van e-mailreacties in HubSpot.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar de CRM gelogd. De e-mail zelf wordt wel in het CRM opgeslagen, maar zonder bijlage. Je krijgt ook een foutmelding in je inbox.

Gebruik het BCC-adres

Als je een e-mail verstuurt vanuit je e-mailclient, voeg dan het BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail. De inhoud van de e-mail wordt automatisch opgenomen in het record van de contactpersoon in HubSpot.

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad E-mail Logging .

• Klik rechts van het veld BCC-adres op Kopiëren.

• Navigeer naar je inbox en stel een nieuwe e-mail op.
• Voeg het gekopieerde BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail.

De verzonden e-mail wordt vastgelegd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een record van een contactpersoon in HubSpot, wordt er een nieuw record gemaakt.

Vereisten om e-mails in CRM te loggen met het BCC-adres

• De gebruiker die de e-mail verstuurt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.
• Het e-mailadres van waaruit u de e-mail verzendt, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw verbonden persoonlijke e-mailadressen.
  • Een alias in je e-mailclient (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de ontvanger staat niet in de lijst Nooit Loggen.
• Als je de GDPR-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.

Let op: als je het BCC-adres handmatig gebruikt in een e-mailclient zonder tracking, wordt de e-mail alleen gelogd in een contactrecord in HubSpot. Hiermee kun je geen opens of kliks op je e-mails traceren.

Gebruik het doorstuuradres

Gebruik het doorstuuradres om een e-mailantwoord vast te leggen op de tijdlijn van de contactpersoon. Het doorstuuradres is handig als je een e-mail moet loggen nadat je deze hebt ontvangen. Voordat je aan de slag gaat, moet je ervoor zorgen dat je e-mailprogramma de functie doorsturen ondersteunt.

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad E-mail Logging .
• Klik rechts van het veld Adres doorsturen op Kopiëren.

• Navigeer naar je inbox en open de e-mail die je wilt loggen in HubSpot.
• Stuur de e-mail door naar het gekopieerde doorstuuradres.

De doorgestuurde e-mail wordt aangemeld bij het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een record van een contactpersoon in HubSpot, wordt er een nieuw record gemaakt.

Vereisten om antwoorden in het CRM te loggen met het doorstuuradres

Je e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om te worden gelogd in het CRM:

• De gebruiker die de e-mail verstuurt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.

• Je stuurt de individuele antwoordmail door (niet andere delen van de e-mailketen). De header van het doorgestuurde bericht die door je e-mailclient wordt gegenereerd, moet aanwezig zijn:

• Het e-mailadres dat je gebruikt om de doorgestuurde e-mail te verzenden, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw verbonden e-mail Postvakken.
  • Een alias in je e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de contactpersoon staat niet in de lijst Nooit inloggen.
• Als je de GDPR-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.
• De doorgestuurde e-mail wordt weergegeven in de tijdlijn van de contactpersoon.

• Als de persoon die je de oorspronkelijke e-mail heeft gestuurd niet in je CRM staat, maakt het doorsturen van het bericht een contactpersoonrecord aan, zolang het e-mailadres of e-maildomein niet voorkomt in je lijstNooit inloggen.
• Het doorgestuurde bericht moet in een van de door HubSpot ondersteunde talen zijn.
• Het doorgestuurde bericht moet zowel het HTML- als het platte tekstgedeelte van de e-mail bevatten.
• Je e-mailserver moet extern doorsturen toestaan.

Er is geen standaard opmaak voor een doorgestuurde e-mail. Als HubSpot je e-mailopmaak niet kan verwerken, wordt de e-mail niet aangemeld bij HubSpot. Leer hoe je handmatig een e-mail naar HubSpot kunt loggen.

Let op: als je een e-mailantwoord ontvangt van een contactpersoon of prospect en ze CC-ontvangers, dan voegt HubSpot deze gekopieerde ontvangers niet toe als contactpersonen in je account.

E-mailclients die worden ondersteund door de doorstuurfunctie

Als je doorgestuurde e-mail aan de bovenstaande vereisten voldoet, maar nog steeds niet wordt aangemeld bij HubSpot, is je e-mailclient niet compatibel met de doorstuurfunctie van HubSpot. Als je e-mailclient niet compatibel is met de doorstuurfunctie, kun je geen e-mail doorsturen naar een record in HubSpot.

De onderstaande e-mailclients zijn compatibel met de doorstuurfunctie:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Afzenderattributie voor BCC en doorgestuurde e-mails

Als u e-mails verzendt met het BCC- of doorstuuradres, bepalen de volgende regels welke gebruiker wordt toegewezen als de afzender van de e-mail die is aangemeld bij het CRM. Deze regels, in volgorde van prioriteit, bepalen welke e-mails worden meegeteld voor de totale activiteit van een gebruiker in uw verkooprapporten.

1. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als een gekoppeld persoonlijk e-mailadres heeft, wordt het aan die gebruiker toegewezen.
2. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als zijn HubSpot-gebruikersaccount e-mailadres heeft, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
3. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als alias heeft, schrijf dat dan toe aan die gebruiker.
4. Als meerdere gebruikers het verzendende e-mailadres als een gekoppeld persoonlijk e-mailadres hebben, wijs dan de gebruiker aan die het langst met het e-mailadres verbonden is geweest.

Als je een e-mail van buiten HubSpot aanmeldt met behulp van het BCC-adres en je verstuurt vanaf een e-mailadres dat is gekoppeld als een teammailadres in HubSpot, dan wordt de e-mail altijd toegewezen aan de gebruiker die het teammailaccount oorspronkelijk heeft gekoppeld.