De HubSpot-abonnemententool instellen

Gebruik de HubSpot-tool voor abonnementen om de abonnementen van je klanten te beheren. Automatiseer terugkerende betalingen met Stripe of HubSpot Payments, of beheer terugkerende facturering via geautomatiseerde facturen. Ontdek hoe abonnementen in HubSpot werken.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg dat je op de hoogte bent van de beperkingen en aandachtspunten

Als je bent aangemeld voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments, wordt er bij het toevoegen van terugkerende regelitems aan offertes automatisch een abonnementsrecord aangemaakt, waarbij de facturering via het contract wordt beheerd. Naast het aanmaken van abonnementen op basis van terugkerende regelitems in offertes, kun je ook:

• Maak abonnementen handmatigaan.

• Betalingslinks of oudere offertesmet terugkerende posten aan te maken, waardoor automatisch abonnementen worden aangemaakt.

Lees meer over het proces van offerte tot betaling wanneer je deelneemt aan de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments.

Abonnementen instellen

Stel abonnementen in door abonnementsinstellingen aan te maken of te bewerken, machtigingen en toegang tot abonnementen te beheren en het aanmaken van abonnementsfacturen te configureren.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten>Abonnementen.
3. Klik opAbonnementsinstellingen beheren om abonnementsinstellingen te bekijken, aan te maken of te bewerken.
4. Klikop 'Gebruikers- en teaminstellingen beheren' om rechten in te stellen voor wie abonnementen kan bekijken en bewerken.
5. Om gebruikers de mogelijkheid te geven facturen aan te maken bij het aanmaken van een abonnement, schakelt u onder Factuuraanmaak de optie Weergeven in om facturen binnen de tool voor het aanmaken van abonnementen uit te schakelen, en klikt u vervolgensop Opslaan. Als deze optie is uitgeschakeld, worden er altijd facturen aangemaakt voor een abonnement en kunnen gebruikers het aanmaken van facturen niet uitschakelen. Deze optie wordt doorgaans ingeschakeld als u abonnementen wilt registreren die buiten HubSpot worden beheerd.

Let op: u kunt geen abonnementen bewerken waarvoor het automatisch aanmaken van facturen is uitgeschakeld. In deze gevallen wordt het abonnement aangemaakt en kan het worden beheerd als een CRM-object. U kunt bijvoorbeeld de abonnementsgegevens handmatig bijwerken, het abonnement koppelen aan andere objecten en het verwijderen. Gebruik deze optie voor abonnementen die buiten HubSpot worden beheerd.

De standaardinstellingen configureren

Beheer de standaardinstellingen voor betalingen en facturen voor abonnementen, waaronder het aanmaken van facturen, online betalingsgegevens, standaardabonnementsinstellingen, factuurverzending en aangepaste eigenschappen. De instellingen die hier worden geconfigureerd, zijn de standaardinstellingen, maar sommige kunnen door gebruikers worden gewijzigd wanneer ze abonnementen aanmaken. Om aan te passen hoe een abonnementsfactuur aan klanten wordt weergegeven, werk je je factuurinstellingen bij.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten>Abonnementen.
3. Klik bovenaan op het tabbladStandaardinstellingen.
4. Als de weergaveoptie om facturen uit te schakelen is ingeschakeld, klik je onder'Factuuraanmaak' op het vervolgkeuzemenu en selecteer een standaardoptie voor gebruikers. Gebruikers kunnen nog steeds zelf een keuze maken bij het aanmaken van abonnementen, maar dit is de standaardoptie.
5. Om een afrekenlink bij abonnementen uit te sluiten, zet je de schakelaar Online betalingen accepteren uit en klik je vervolgens op Opslaan. Als deze optie is ingeschakeld, kunnen bij abonnementen betalingen worden geïnd via creditcard, debetkaart of automatische incasso (bijv. ACH). Om online betalingen te accepteren, moet HubSpot Payments of Stripe in je account zijn ingesteld als betalingsverwerkingsoptie.
6. Klik op 'Facturerings- en verzendgegevens beheren' om betalings- en adresvoorkeuren in te stellen in je afrekeninstellingen.
7. Onder 'Geavanceerde instellingen':
   • Klik op 'Standaardinstellingen voor facturen aanpassen' om de standaardinstellingen voor facturen aan te passen.
   • Om te voorkomen dat facturen automatisch op de factuurdatum per e-mail worden verzonden, schakelt u het selectievakje 'Facturen automatisch per e-mail naar de klant verzenden op elke factuurdatum ' uit en klikt u vervolgens op 'Opslaan'. De facturen worden nog steeds aangemaakt, maar niet per e-mail verzonden.
   • Voeg aangepaste eigenschappen toeaan abonnementen. Aangepaste eigenschappen worden niet weergegeven op de bijbehorende facturen die op basis van een abonnement worden aangemaakt. Ze zijn bedoeld voor intern gebruik (bijvoorbeeld bij het gebruik van segmentfilters of de filters op de abonnementsindexpagina). Om aangepaste eigenschappen toe te voegen of te verwijderen:
     • Klik op Standaard aangepaste velden voor abonnementen instellen.
     • Klik in het rechterpaneel, onder 'Standaard aangepaste velden bewerken', op 'Aangepast veld toevoegen'.
     • Zoek en selecteer bestaande aangepaste factuureigenschappen uit de lijst, of klik op 'Nieuwe abonnements-eigenschap aanmaken' externalLink om een nieuwe aangepaste abonnements-eigenschap in te stellen.
     • Om een extra veld toe te voegen, klikt u op 'Aangepast veld toevoegen' en selecteert u een andere abonnementskenmerk.
     • Om de geselecteerde eigenschap te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u eenandere eigenschap.
     • Om een eigenschap te verwijderen, klikt u op het verwijderpictogram.
     • Klik op 'Opslaan' wanneer u klaar bent.
     • Om gebruikers toe te staan het veld te bewerken bij het aanmaken van een factuur, vink je het selectievakje 'Gebruikers toestaan standaard aangepaste abonnementsvelden te overschrijven ' aan en klik je vervolgens linksonder op 'Opslaan '.

Zodra deze zijn ingesteld, kun je abonnementen aanmaken of bestaande abonnementen importeren.

Beheer abonnementsmeldingen die naar klanten worden verzonden

Configureer de e-mailmeldingen die klanten ontvangen voor abonnementen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naarObjecten>Abonnementen.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Meldingen '.
4. Stel je meldingsvoorkeuren in:
   • Schakel de schakelaar 'Geannuleerd' uit om te voorkomen dat klanten een e-mail ontvangen wanneer hun abonnement is geannuleerd.
   • Zet de schakelaar 'Gewijzigd' uit om te voorkomen dat klanten een e-mail ontvangen wanneer hun abonnement is gewijzigd.
   • Zet de schakelaar 'Factureringsdatum gewijzigd' uit om te voorkomen dat er e-mails naar klanten worden gestuurd wanneer de factureringsdatum van hun abonnement is gewijzigd.
   • Zet de schakelaar 'Gepauzeerd' uit om te voorkomen dat er e-mails naar klanten worden gestuurd wanneer hun abonnement is gepauzeerd.
   • Zet de schakelaar 'Betaling mislukt' uit om te voorkomen dat klanten een e-mail ontvangen met een link om hun betaalmethode bij te werken wanneer de betaling voor hun abonnement mislukt.
   • Zet de schakelaar ‘Herinnering aan aanstaande betaling’ aan om klanten 14 dagen voor een terugkerende betaling een herinnering te sturen. Wanneer deze is ingeschakeld, wordt er vóór de volgende betaling een herinneringsmail naar de klant gestuurd. Je kunt ook workflows gebruiken om meldingen te versturen voor een aanstaande abonnementsbetaling.
     
     
     

     Let op: voor abonnementen waarbij de betaling viaSEPA-incasso wordt geïnd, wordt de herinnering voor de aanstaande betaling om nalevingsredenen automatisch twee dagen vóór de factuurdatum verzonden.

   • Zet de schakelaar‘Kopers toestaan een abonnement op te zeggen’ aan om kopers de mogelijkheid te bieden hun abonnement op te zeggen via hun betalingsbewijs.
   • Schakel de schakelaar ‘Toestemming voor automatische betalingen bij het afrekenen’ in om bij het afrekenen een selectievakje voor toestemming voor automatische betalingen toe te voegen, ter ondersteuning van ‘click-to-cancel’-regels en andere wetgeving inzake automatische betalingen. Dit geldt voor abonnementen waarbij de betaling automatisch wordt geïnd.
5. Klik op ‘Opslaan’.

Abonnementskenmerken

Voeg meer context toe aan je abonnementsrecords met behulp van aangepaste eigenschappen. Gebruik de abonnements-eigenschappen om je gegevens in HubSpot te filteren en te segmenteren (bijvoorbeeld metsegmentfilters of de filters op de abonnements-indexpagina).

Aangepaste abonnementskenmerken toevoegen

Om een aangepaste eigenschap toe te voegen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naarEigenschappen.
3. Klik op de vervolgkeuzelijst'Selecteer een object ' en selecteer'Abonnementskenmerken'.
4. Klik rechtsboven op Eigenschap aanmaken.

Let op: het aantal aangepaste eigenschappen dat u kunt aanmaken, is afhankelijk van uw HubSpot-abonnement. Als u overstapt naar de gratis tools van HubSpot, kunt u bestaande aangepaste eigenschappenwel bekijken en bewerken, maar geen nieuwe eigenschappen aanmaken als u de limiet al hebt overschreden.

5. Maak de eigenschap aan.

Lees meer overhet bewerken van bestaande eigenschappen.

Volgende stappen

Nadat je de HubSpot-abonnementstool hebt ingesteld, kun je het volgende leren:

• Maak abonnementen aan om te beginnen met het configureren van uw abonnementen voor klanten en om hen te factureren.
• Beheer bestaande abonnementen, inclusief het bekijken, bewerken, annuleren, verwijderen en exporteren ervan.
• Beheer facturen die aan de abonnementen zijn gekoppeld, waaronder het bekijken, bewerken, ongeldig maken, verwijderen en exporteren ervan.
• Stel op abonnementen gebaseerde workflowsin (alleenProfessionalenEnterprise) om factureringsprocessen te automatiseren.
• Analyseer abonnementen om rapporten te genereren over de waarde van abonnementen en het verloop.