Opprett en samtalekanal i helpdesken

Du kan opprette en samtalekanal i helpdesken for å starte en samtaletråd som kan brukes sammen med chat, e-post og andre delte kanaler. Du kan tildele bestemte brukere og team, og tilpasse meldinger i henhold til arbeidstider. For brukere av ServiceHub ,Professional ogEnterprise støtter innkommende samtaler samtidig ringing for opptil 100 brukere. 

Konfigurer en samtalekanal

For å ringe og motta samtaler i Help Desk trenger du et telefonnummer fra HubSpot.

Slik konfigurerer du kanalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks og Help Desk > Kanaler.
3. I delen Teamkanaler klikker du på Anrop.
4. Øverst til høyre klikker du på «Koble til telefonnummer».
5. Klikk på Send innkommende samtaler til og velg helpdesk.
6. Klikk på «Neste».
7. Velg en samtaleleverandør: 
   • Andre leverandører: Følg instruksjonene for å utforske og koble til samtaleapper fra markedsplassen. Les mer om hvordan du kobler til samtaleapper. 
   • HubSpot-telefoni: Følg trinnene nedenfor for å konfigurere HubSpot-telefoni i helpdesken. 
8. Hvis du valgte HubSpot-telefoni, må du velge hvordan du vil koble til et telefonnummer. Du kan enten generere et nytt nummer, bruke et eksisterende HubSpot-nummer eller overføre et nummer til HubSpot:

Merk: Hvis du velger et eksisterende nummer, vil alle brukere som er tilordnet dette nummeret bli fjernet.

• • Slik genererer du et nytt nummer:
    • Klikk på«Generer et nytt nummer».
    • Brukrullegardinmenyene«Land» og«Retningsnummer/prefiks»for å generere nummeret ditt. Telefonnumrene som HubSpot tilbyr, genereres av tredjepartstjenestenTwilioog må oppfyllelandsspesifikke regelverk.
    • Klikk på «Generer et nummer». Det nye telefonnummeret ditt vises nedenfor.

• • • Klikk på«Få dette nummeret og fortsett » nedersttil høyre.
    • Klikk på«Fortsett til oppsett».
  • For å bruke et eksisterende nummer:
    • Klikk på«Bruk et eksisterende HubSpot-nummer».
    • Klikk på et telefonnummer i tabellen.

6. • • Klikk på «Neste » nederst til høyre.
   • Slik porterer du et nummer til HubSpot: 
     • Klikk på «Overfør et nummer til HubSpot». 
     • Du blir omdirigert til innstillingene for samtaler, der du kan overføre et nummer til HubSpot. 
7. På siden «Tilpass detaljer » skriver du inn et navnsom skal vises ved siden av telefonnummeret i HubSpot. 
8. I delen «Samtykkemelding for opptak » klikker du på rullegardinmenyen og velgerstandardopptaket, eller klikker på «Legg til/rediger lydmelding» for å legge til din egen lydmelding. I panelet til høyre skriver du inn enmelding for å opprette en lydversjon av meldingen din. Klikk på«Lagre».
9. Under«Kanalens åpningstider» klikker du på «+ Legg til åpningstider » for å konfigurere åpningstidene for samtalekanalen din.
10. Under « Viderekobling i åpningstider» klikker du på rullegardinmenyen «Spesifikke brukere og team » og merker avi boksene ved siden av hver bruker eller hvert team du vil viderekoble samtaler til i åpningstiden. Lær hvordan du konfigurerer åpningstider.
11. Klikk på «Neste». 
12. På siden «Konfigurer tildeling» klikker du på «Rediger ticketdetaljer» for å utvide seksjonen. Velg deretter hvilke egenskaper nye ticket fra denne kanalen skal inneholde. Hvis du ikke angir kanalspesifikke egenskaper, vil innstillingene for helpdesk-ticketene dine gjelde.
13. I delen Tildeling klikker du på rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team, og merker avi boksene ved siden av hver bruker eller hvert team du vil videresende samtaler til i arbeidstiden. Lær hvordan du konfigurerer arbeidstid.
14. Klikk deretter på «Konfigurer telefonsvarer». Skriv inn enmelding i panelet til høyre for å opprette en lydversjon av meldingen din. Klikk på«Lagre».
15. Under «Distribusjon» klikker du pårullegardinmenyeneog velger en l ydmelding for samtaler utenfor arbeidstiden eller ubesvarte samtaler. Klikk på«Lagre».
16. Klikk på «Neste».

Ringe og

motta

samtaler i

samtalekanalen din Når samtalekanalen din er konfigurert, kan du ringe og motta samtaler sammen med andre kanaler som er koblet til helpdesken din. Lær hvordan du bruker helpdesken til å administrere kommunikasjonen med kontaktene dine.

Hvis du er tilordnet en samtalekanal, kan du motta innkommende samtaler til ulike viderekoblingsdestinasjoner, avhengig av oppsettet ditt. Lær hvordan du konfigurerer individuelle ringeinnstillinger og les de spesifikke retningslinjene og begrensningene for nettleserbaserte samtaler.

Slik mottar du samtaler i samtalekanalene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Helpdesk. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Helpdesk.
2. Klikk øverst til venstre for å slå på bryteren «Du er tilgjengelig ». Hvis denne bryteren ikke er slått på, vil du ikke kunne motta innkommende samtaler i den delte samtalekanalen din. Innkommende samtaler vil ringe samtidig til opptil 100 tilgjengelige brukere som er tilordnet en samtalekanal. Lær hvordan du mottar og administrerer innkommende samtaler i HubSpot-nettleseren.

3. For innkommende samtaler:
   • Når en bruker svarer på en samtale, slutter den å ringe for alle andre brukere. I samtalefeltet klikker du på ett av følgende:
     • Assistent: Klikk på Breeze Assistant-ikonet for å få nyttig AI-kontekst uten å måtte vente på at transkripsjonen skal behandles.
     • Notater: for å ta notater under samtalen.
     • Vis sak (BETA): for å gå til sakstråden.

4. For utgående samtaler:
   • Slik ringer du ut fra en tråd i en sak:
     • Klikk pånavnet på ensak i tabellen.

3. • • Klikk på«E-post» nederst til venstre. I popup-vinduet klikker du på«Ring», og følger deretter instruksjonene for å velge kontaktensutgående telefonnummer og nummeret du ønsker å ringe fra.
4.  
   • • Følg de samme trinnene som er beskrevet ovenfor.
5. Hvis det ikke allerede finnes en tråd, vil det dukke opp en ny tråd i helpdesken som tilordnes brukeren som besvarte samtalen. 
6. (BETA) Under samtalen kan du gjøre følgende i ticket-tråden:
   • Ta notater om samtalen.
   • Klikk på fanen«Live-teksting » for å se en transkripsjon i sanntid av den aktuelle samtalen.
   • Klikk på«Breeze Q&A» for å starte en chat om den aktuelle samtalen. Hurtighandlinger inkluderer forslag til å: oppsummere samtalen så langt, oppsummere neste trinn og foreslå avklarende spørsmål. Du kan fortsette samtalen med Breeze i høyre sidefelt.

1. • (BETA) Når samtalen er avsluttet, genereres en transkripsjon og et sammendrag av samtalen. Klikk på rullegardinmenyen «Mal» og velg «Support» for å se et skreddersydd sammendrag. Manuelle notater lagres i fanen «Notater». Sammendragene kan redigeres og inneholder en «Spør meg om hva som helst »-seksjon der du kan stille Breeze spørsmål om den loggede samtalen.

7. Bruk svarredigereren til å skrive en e-post, eller bruk fanen «Kommentar» for å varsle et annet teammedlem om saken. Fanen «Kommentar» vises bare hvis en utgående e-post er utkastet eller sendt.
8. Hvis samtalen ikke blir besvart, opprettes en ny, ikke-tildelt tråd, og alle brukere som er tilordnet samtalekanal vil bli varslet. Klikk på rullegardinmenyen«Eier» for å tildele eieren av den ubesvarte samtalen.

Sette samtaler

på vent

og videresende samtaler i samtalekanalene dine

Når du har besvart en samtale, kan du sette en innringer på vent. Du kan også videresende samtalen til andre brukere i samme samtalekanal eller til andre arbeidsområder.

1. For å sette den som ringer på vent, klikker du på «Hold» i dialogboksen «Ring eksternt » eller på fanen «Samtale ». Mens de er på vent, vil de som ringer høre ventemusikk.
2. For å ta en innringer ut av ventemodus, klikker du på «Hold» igjen.
3. For å videresende en samtale, klikk på ikonet «Videresend ». I feltet «Søk etter medarbeider » skriver du inn navnet på medarbeideren eller arbeidsområdet du vil videresende til. Klikk deretter på «Fullfør videresending». Når alt er klart, kan den opprinnelige medarbeideren legge på. Den som tar imot samtalen, kan deretter klikke på «Fullfør videresending» for å ta den som ringer ut av ventemodus og fortsette samtalen.

Administrer samtalekanaler

Slik redigerer, sletter eller deaktiverer du en samtalekanal:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidepanel klikker du på Innboks og helpdesk > Kanaler. 
3. Under«Team-e-post» velger du «Samtaler». 
4. Hold musepekeren over kanalen, og gjør deretter ett av følgende:
   • For å redigere en kanal, klikk på telefonnummeret. Du kan administrere billettinnstillinger, viderekobling og konfigurasjon, samt redigere talepostene dine. Klikk deretter på Lagre.
   • For å slette en kanal, hold musepekeren over den og klikk på Koble fra. I dialogboksen klikker du på Koble fra. 
   • For å slå av en kanal, klikk for å slå av Status-bryteren. I dialogboksen klikker du på Slå av.