Logg e-post i CRM-systemet med BCC- eller videresendingsadresse

Med e-postutvidelsen eller tillegget HubSpot Sales kan du automatisk logge e-poster somsendes fra utenfor HubSpot til CRM-systemet. Hvis du ikke bruker salgsutvidelsen eller -tillegget, kan du bruke HubSpots BCC-adresse eller videresendingsadresse til å logge e-postmeldinger manuelt.

E-poster som logges i HubSpot ved hjelp av BCC-adressen eller videresendingsadressen, vil inkludere innholdet i e-posten og eventuelle vedlegg som er inkludert i e-posten. Den loggførte e-posten blir automatisk knyttet til mottakerens kontaktoppføring, den tilknyttede bedriftsoppføringen og de fem siste åpne avtalene som er knyttet til kontakten. Finn ut mer om hvordan du logger e-postsvar i HubSpot.

Bruk BCC-adressen

Når du sender en e-post fra e-postklienten din, legger du til BCC-adressen i BCC-linjen i e-posten. Innholdet i e-posten blir automatisk registrert på kontaktens post i HubSpot.

• Gå til Objekter > Aktiviteter i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen E-postlogging .

• Til høyre for BCC-adressefeltet klikker du på Kopier.

• Gå til innboksen og skriv en ny e-post.
• Legg til den kopierte BCC-adressen i BCC-linjen i e-posten.

Den sendte e-posten blir logget på kontaktens post i HubSpot. Hvis e-postmottakeren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, opprettes det en ny post.

Krav til å logge e-post til CRM ved hjelp av BCC-adressen

• Brukeren som sender e-posten, må ha personlig tilgang til e-post.
• E-postadressen du sender e-posten fra, må være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av de tilkoblede personlige e-postene dine.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).
• E-postadressen til mottakeren er ikke oppført i listen over aldri-loggere.
• E-postadressen var ikke slettet permanent tidligere.
• Hvis du har slått på personverninnstillingene for GDPR i HubSpot-kontoen din, må du ha et juridisk grunnlag for å kommunisere med mottakerne av e-posten.

Merk: Hvis du manuelt bruker BCC-adressen i en e-postklient uten sporing, vil dette bare logge e-posten på en kontaktpost i HubSpot. Dette vil ikke gi deg mulighet til å spore åpninger eller klikk på e-postene dine.

Bruk videresendingsadressen

Bruk videresendingsadressen til å logge et e-postsvar på kontaktpostens tidslinje. Videresendingsadressen er nyttig når du trenger å logge en e-post etter at du har mottatt den. Før du går i gang, må du kontrollere at e-postklienten din støtter videresendingsfunksjonen.

• Gå til Objekter > Aktiviteter i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen E-postlogging .
• Klikk på Kopier til høyre for feltet Videresendingsadresse .

• Gå til e-postinnboksen din og åpne e-posten du vil logge inn i HubSpot.
• Videresend e-posten til den kopierte videresendingsadressen.

Den videresendte e-posten logges til kontaktens post i HubSpot. Hvis e-postmottakeren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, opprettes det en ny post.

Krav til å logge svar til CRM ved hjelp av videresendingsadressen

E-postadressen din må oppfylle følgende kriterier for å bli logget inn i CRM-systemet:

• Brukeren som sender e-posten, må ha personlig tilgang til e-post.

• Du videresender den individuelle svar-e-posten (ikke andre deler av e-postkjeden). Det videresendte meldingshodet som genereres av e-postklienten din, må være til stede:

• E-postadressen du bruker til å sende den videresendte e-posten, må være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av de tilkoblede e-postinnboksene dine.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).
• Kontaktens e-postadresse er ikke oppført i listen over Aldri-logg.
• Hvis du har slått på personverninnstillingene for GDPR i HubSpot-kontoen din, må du ha et juridisk grunnlag for å kommunisere med mottakerne av e-posten.
• Den videresendte e-posten vises i kontaktens tidslinje.

• Hvis personen som sendte deg den opprinnelige e-posten, ikke finnes i CRM-systemet ditt, vil videresending av meldingen opprette en kontaktpost, så lenge e-postadressen eller e-postdomenet ikke er oppført i listen over aldri-loggede e-poster.
• Den videresendte meldingen må være på et av språkene som støttes av HubSpot.
• Den videresendte meldingen må inneholde både HTML- og ren tekstdelen av e-posten.
• E-postserveren din må tillate ekstern videresending.

Det finnes ingen standardformatering for videresendt e-post. Hvis HubSpot ikke kan behandle e-postformatet ditt, vil ikke e-posten bli logget inn i HubSpot. Lær hvordan du manuelt logger en e-post til HubSpot.

Merk: Hvis du mottar et e-postsvar fra en kontakt eller et prospekt, og de kopierer mottakere, vil ikke HubSpot legge til disse kopimottakerne som kontakter i kontoen din.

E-postklienter som støttes av videresendingsfunksjonen

Hvis den videresendte e-posten din oppfyller kravene ovenfor, men likevel ikke logges i HubSpot, er e-postklienten din ikke kompatibel med HubSpots videresendingsfunksjon. Hvis e-postklienten din ikke er kompatibel med videresendingsfunksjonen, vil du ikke kunne videresende en e-post til en post i HubSpot.

E-postklientene nedenfor er kompatible med videresendingsverktøyet:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Tordenfugl

Avsenderattribusjon for BCC og videresendt e-post

Når du sender e-post ved hjelp av BCC- eller videresendingsadressen, bestemmer følgende regler hvilken bruker som tilskrives som avsender av e-posten som logges i CRM-systemet. Disse reglene, i prioritert rekkefølge, avgjør hvilke e-poster som teller med i en brukers totale aktivitet i salgsrapportene.

1. Hvis bare én bruker har avsender-e-postadressen som en tilkoblet personlig e-postadresse, tilordner du attributtet til denne brukeren.
2. Hvis bare én bruker har avsender-e-postadressen som e-postadresse for HubSpot-brukerkontoen sin, tilordner du attributtet til den brukeren.
3. Hvis bare én bruker har avsender-e-postadressen som alias, tilordner du den brukeren.
4. Hvis flere brukere har avsender-e-postadressen som en tilkoblet personlig e-postadresse, skal den brukeren som har hatt e-postadressen tilkoblet lengst, tilskrives denne adressen.

Hvis du logger en e-post fra utenfor HubSpot ved hjelp av BCC-adressen, og du sender fra en e-postadresse som er koblet til som en team-e-post i HubSpot, vil e-posten alltid tilskrives den brukeren som opprinnelig koblet til team-e-postkontoen.