Logg e-post i CRM-systemet med BCC- eller videresendingsadresse

Med HubSpot Sales e-postutvidelsen eller tilleggsprogrammet kan du automatisk logge e-poster som er sendt utenfor HubSpot til CRM. Hvis du ikke bruker salgsutvidelsen eller tilleggsprogrammet, kan du bruke HubSpot BCC-adressen eller videresendingsadressen til å logge e-poster manuelt.

E-poster som logges til HubSpot ved hjelp av BCC-adressen eller videresendingsadressen, vil inkludere e-postinnholdet og eventuelle vedlegg som er inkludert i e-posten. Den loggede e-posten vil automatisk knyttes til mottakerens kontaktoppføring, den primære tilknyttede bedriftsoppføringen og de fem siste åpne avtaleoppføringene som er knyttet til kontakten. Lær mer om logging av e-postsvar til HubSpot. 

Begrensninger og hensyn

• Brukere med visningsrettigheter kan ikke logge e-poster med BCC- eller videresendingsadressen. Lær mer om administrere lisenser.
• E-postvedlegg større enn 50 MB logges ikke i CRM. Selve e-posten logges i CRM, men uten vedlegg. Du vil også motta en e-postleveringsfeil i innboksen din.
• E-poster større enn 2 MB logges ikke i CRM. Denne grensen gjelder kun e-postinnholdet og inkluderer ikke vedleggsstørrelser. 

Bruk BCC-adressen

Når du sender en e-post fra e-postklienten din, legger du til BCC-adressen i BCC-feltet i e-posten. E-postinnholdet blir automatisk registrert i kontaktens oppføring i HubSpot.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilObjekter> Aktiviteter.
3. Klikk på fanen E-postlogg og sporing .
4. I delen Manuell loggføring klikker du på Kopier ved siden av feltetBCC-adresse .

5. Gå til e-postinnboksen din og skriv en ny e-post.
6. Legg til den kopierte BCC-adressen i BCC-feltet i e-posten.

Den sendte e-posten blir loggført i kontaktens oppføring i HubSpot. Hvis e-postmottakeren ikke er knyttet til en kontaktoppføring i HubSpot, opprettes en ny oppføring.

Krav for å logge e-poster til CRM ved hjelp av BCC-adressen

• Brukeren som sender e-posten må ha personlig tilgang til e-posten.
• E-postadressen du sender e-posten fra, må være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av dine tilkoblede personlige e-postadresser.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilknyttede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og preferanser).
• E-postadressen til mottakeren er ikke oppført i listen over aldri loggførte adresser.
• E-postadressen ble ikke tidligere slettet permanent. 
• Hvis du har aktivert GDPR-personverninnstillinger i HubSpot-kontoen din, må du ha juridisk grunnlag for å kommunisere med e-postmottakerne.

Merk: Hvis du manuelt bruker BCC-adressen i en e-postklient uten sporing, vil dette bare logge e-posten på en kontaktoppføring i HubSpot. Dette vil ikke tillate deg å spore åpninger eller klikk på e-postene dine.

Bruk videresendingsadressen

Bruk videresendingsadressen til å loggføre et e-postsvar til kontaktpostens tidslinje. Videresendingsadressen er nyttig når du trenger å loggføre en e-post etter at du har mottatt den. Før du begynner, må du sørge for at e-postklienten din støtter videresendingsfunksjonen. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Aktiviteter.
3. Klikk på fanen E-postlogg og sporing .
4. I delen Manuell logging klikker du på Kopier ved siden avfeltet Videresendingsadresse.

5. Gå til e-postinnboksen din og åpne e-posten du vil logge i HubSpot.
6. Videresend e-posten til den kopierte videresendingsadressen.

Den videresendte e-posten blir loggført i kontaktens oppføring i HubSpot. Hvis e-postmottakeren ikke er knyttet til en kontaktoppføring i HubSpot, opprettes en ny oppføring.

Krav for å loggføre svar til CRM ved hjelp av videresendingsadressen

E-posten din må oppfylle følgende kriterier for å bli loggført i CRM:

• Brukeren som sender e-posten må ha personlig tilgang til e-posten.

• Du videresender den enkelte svar-e-posten (ikke andre deler av e-postkjeden). Overskriften på den videresendte meldingen som genereres av e-postklienten din, må være til stede:

• E-postadressen du bruker til å sende den videresendte e-posten, må være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av dine tilkoblede e-postinnbokser.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og preferanser).
• Kontakt-e-postadressen er ikke oppført iAldri logg-listen.
• Hvis du har aktivert GDPR-personverninnstillinger i HubSpot-kontoen din, må du ha juridisk grunnlag for å kommunisere med e-postmottakerne.
• Hvis personen som sendte deg den opprinnelige e-posten ikke er i CRM-systemet ditt, vil videresending av meldingen opprette en kontaktoppføring, så lenge e-postadressen eller e-postdomenet ikke er oppført i listen over aldri loggførte.
• Den videresendte meldingen må være på et av språkene som støttes av HubSpot. 
• Den videresendte meldingen må inneholde både HTML- og ren tekst-delen av e-posten.
• E-postserveren din må tillate ekstern videresending. 

Det finnes ingen standardformatering for videresendte e-poster. Hvis HubSpot ikke kan behandle e-postformatet ditt, vil e-posten ikke logges i HubSpot. Lær hvordan du manuelt logger en e-post i HubSpot. 

Vær oppmerksom på: Hvis du mottar et e-postsvar fra en kontakt eller potensiell kunde, og de kopierer mottakere, vil HubSpot ikke legge til de kopierte mottakerne som kontakter i kontoen din.

E-postklienter som støttes av videresendingsfunksjonen

Hvis den videresendte e-posten din oppfyller kravene ovenfor, men fortsatt ikke logges til HubSpot, kan det være at e-postklienten din ikke er kompatibel med videresendingsfunksjonen til HubSpot. Hvis e-postklienten din ikke er kompatibel med videresendingsfunksjonen, vil du ikke kunne videresende en e-post til en post i HubSpot.

E-postklientene nedenfor er kompatible med videresendingsverktøyet: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Avsenderattribusjon for BCC og videresendte e-poster

Når du sender e-post ved hjelp av BCC- eller videresendingsadressen, bestemmer følgende regler hvilken bruker som tilskrives som avsender av e-posten som logges til CRM. Disse reglene, i prioritetsrekkefølge, bestemmer hvilke e-poster som telles med i en brukers totale aktivitet i salgsrapportene dine. 

1. Hvis bare én bruker har e-postadressen som er knyttet til en personlig e-postadresse, tilordnes den til denne brukeren.
2. Hvis bare én bruker har e-postadressen som senderadresse som e-postadresse for HubSpot-brukerkontoen, tilordnes den til den brukeren.
3. Hvis bare én bruker har e-postadressen som alias, tilordnes den til den brukeren.
4. Hvis flere brukere har e-postadressen som er brukt til å sende e-posten som en tilknyttet personlig e-postadresse, tilordnes den til brukeren som var logget inn da e-posten ble sendt. Hvis e-posten sendes via BCC-adressen ved hjelp av salgsutvidelsen, tilordnes den til brukeren som var logget inn på salgsutvidelsen på tidspunktet for sending. 

Hvis du logger en e-post utenfor HubSpot ved hjelp av BCC-adressen, og du sender fra en e-postadresse som er koblet til som en team-e-post i HubSpot, vil e-posten alltid tilskrives brukeren som opprinnelig koblet til team-e-postkontoen. Hvis e-posten imidlertid sendes ved hjelp av BCC-adressen gjennom salgsutvidelsen, vil e-posten tilskrives brukeren som var logget inn på salgsutvidelsen på sendetidspunktet.