Wykorzystaj akcje programu QuickBooks w przepływach pracy

Skorzystaj z akcji przepływu pracy w QuickBooks Online, aby zautomatyzować zadania księgowe z poziomu HubSpot. Po połączeniu QuickBooks Online z HubSpot możesz wykorzystać przepływy pracy do tworzenia rekordów w QuickBooks, takich jak faktury, kosztorysy sprzedaży, pokwitowania sprzedaży, wydatki i pokwitowania zwrotów, na podstawie działań w systemie CRM. Pomaga to ograniczyć ręczne wprowadzanie danych i zapewnia spójność procesów sprzedażowych i finansowych w obu systemach.

Na przykład, gdy transakcja osiągnie określony etap, możesz skorzystać z przepływu pracy, aby automatycznie utworzyć fakturę lub kosztorys sprzedaży w QuickBooks Online.

Uwaga: działania QuickBooks Online w przepływach pracy HubSpot są dostępne wyłącznie dla klientów z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.

Zanim zaczniesz

Aby utworzyć faktury, kosztorysy sprzedaży i pokwitowania w QuickBooks Online, HubSpot najpierw weryfikuje dane między obiema platformami, zanim jakiekolwiek dane zostaną zsynchronizowane z QuickBooks Online. Pomaga to zapewnić dokładność danych i zapobiega tworzeniu zbędnych danych w QuickBooks Online. Poniżej przedstawiono wymagania, które muszą spełniać kontakty i pozycje, aby HubSpot mógł tworzyć nowe zasoby w QuickBooks Online za pomocą akcji przepływu pracy:

• Kontakty: kontakt musi być zgodny z ustawieniami synchronizacji danych, aby HubSpot mógł utworzyć zasoby w QuickBooks Online; w przeciwnym razie akcja przepływu pracy zakończy się niepowodzeniem. Pomaga to zapobiec tworzeniu przez HubSpot zbędnych kontaktów w QuickBooks Online. Na przykład, jeśli korzystasz z akcji „Utwórz fakturę w QuickBooks ”, ale kontakt powiązany z zarejestrowaną transakcją nie kwalifikuje się do synchronizacji, HubSpot nie utworzy faktury w QuickBooks Online. Dlatego zaleca się skonfigurowanie przepływów pracy w HubSpot tak, aby rejestracja odbywała się na podstawie filtrów kontaktów stos owanych podczas synchronizacji danych.
• Pozycje: pozycje w HubSpot muszą być powiązane z rekordami ofert lub transakcji zarejestrowanymi w przepływie pracy, aby można było utworzyć fakturę, kosztorys sprzedaży lub paragon sprzedaży w QuickBooks. HubSpot dopasuje pozycję w HubSpot do produktu w QuickBooks. Jeśli nie zostanie znalezione żadne dopasowanie, faktura, kosztorys sprzedaży lub paragon sprzedaży nie zostaną utworzone.

Zaleca się włączenie synchronizacji produktów w ustawieniach QuickBooks. Produkty w QuickBooks są wykorzystywane w pozycjach transakcji i ofert, aby zapewnić utworzenie faktury, kosztorysu sprzedaży lub pokwitowania sprzedaży.

Dodaj działania QuickBooks do przepływu pracy opartego na transakcjach lub ofertach

Możesz dodać działania QuickBooks do przepływów pracy w HubSpot, aby tworzyć faktury, zamówienia sprzedaży lub kosztorysy na swoim koncie QuickBooks. Aby dodać te działania:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę przepływu pracy, aby edytować istniejący przepływ. Możesz też kliknąć opcję Utwórz przepływ pracy, aby utworzyć nowy przepływ.
3. Kliknij ikonę „+ ”.
4. W panelu po lewej stronie wybierz akcję QuickBooks:

• • Aby utworzyć fakturę, kliknij opcję „Utwórz fakturę w QuickBooks”.
  • Aby utworzyć kosztorys, kliknij opcję „Utwórz kosztorys w QuickBooks”.
  • Aby utworzyć paragon sprzedaży, kliknij opcję „Utwórz paragon sprzedaży w QuickBooks”.

5. Kliknij menu rozwijane „Dla którego konta QuickBooks chcesz utworzyć fakturę/kosztorys/paragon ?” i wybierz konto QuickBooks .
6. Kliknij menu rozwijane „Warunki płatności ” i wybierz wartość (opcja dostępna tylko dla akcji „Utwórz fakturę w QuickBooks ”).
7. Kliknij menu rozwijane „Klient ” i wybierz klienta.
8. Kliknij menu rozwijane „Produkty ” i wybierz produkt.
9. Kliknij menu rozwijane „Czy utworzyć produkt w QuickBooks, jeśli nie istnieje?” i wybierz opcję „Tak ” lub „Nie”.
10. Kliknij „Zapisz”.
11. Zakończ edycję przepływu pracy, a następnie kliknij opcję „Przejrzyj i opublikuj”, aby przejrzeć przepływ pracy.
12. Kliknij opcję „Włącz”, aby włączyć przepływ pracy.

Uwaga: utworzone faktury będą powiązane z obiektem przepływu pracy. Na przykład, jeśli utworzysz fakturę przy użyciu przepływu pracy opartego na transakcji, faktura zostanie powiązana z zarejestrowaną transakcją.

Korzystanie z wyzwalaczy płatności w przepływach pracy

Możesz dodać akcje QuickBooks do przepływów pracy HubSpot, aby tworzyć faktury lub zamówienia sprzedaży w QuickBooks po opłaceniu oferty lub transakcji.

Aby włączyć opłaconą ofertę do przepływu pracy:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
3. W panelu po lewej stronie wyszukaj i wybierz wyzwalacz „ESign – zakończone podpisy”. Następnie kliknij „Dalej”.

4. Dodaj dowolne inne opcjonalne warunki dotyczące wyceny, które mają zastosowanie przy rejestracji.

Aby włączyć płatną transakcję do przepływu pracy:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
3. W panelu po lewej stronie wyszukaj i wybierz wyzwalacz „Nazwa transakcji”, a następnie „zawiera dowolny z linków płatności”. Następnie kliknij „Dalej”.
4. Dodaj dowolne inne opcjonalne warunki transakcji wymagane do włączenia.

Korzystanie z akcji QuickBooks w połączeniu z płatnościami HubSpot

Jeśli masz skonfigurowane płatności HubSpot, możesz również tworzyć opłacone faktury i paragony sprzedaży za pomocą przepływów pracy. Paragony sprzedaży można tworzyć dla wszystkich rodzajów produktów. Opłacone faktury można tworzyć wyłącznie dla pozycji niepodlegających opodatkowaniu.

Uwaga: z tych akcji można korzystać wyłącznie w ramach przepływów pracy opartych na płatnościach.

Aby skorzystać z akcji QuickBooks Online w przepływie pracy opartym na płatnościach:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
3. W panelu po lewej stronie wyszukaj i wybierz wyzwalacz płatności dla swojego przepływu pracy.
4. Dla każdej dodanej grupy wyzwalaczy rejestracji należy również dodać filtr „Źródło nie jest żadną z faktur ”. Zapobiegnie to rejestrowaniu przez HubSpot płatności już zrealizowanych na podstawie faktur, co mogłoby spowodować utworzenie zduplikowanych faktur w QuickBooks Online. Następnie kliknij „Dalej”. Zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.

5. Kliknijikonę plusa (+) .
6. W lewym panelu wybierz akcję QuickBooks:

• • Aby utworzyć fakturę, kliknij opcję „Utwórz opłaconą fakturę w QuickBooks”. Spowoduje to utworzenie opłaconej faktury w QuickBooks na podstawie danych dotyczących płatności z HubSpot.
  • Aby utworzyć paragon sprzedaży, kliknij opcję „Utwórz paragon sprzedaży w QuickBooks”. Spowoduje to utworzenie paragonu sprzedaży w QuickBooks na podstawie danych dotyczących płatności z HubSpot.
  • Kliknij menu rozwijane „Dla którego konta QuickBooks chcesz utworzyć fakturę/paragon ?” i wybierz konto QuickBooks .

7. Kliknij menu rozwijane „Klient ” i wybierz klienta.
8. Kliknij menu rozwijane „Produkty ” i wybierz produkt.
9. Kliknij menu rozwijane „Czy chcesz utworzyć produkt w QuickBooks, jeśli jeszcze nie istnieje?” i wybierz opcję „Tak ” lub „Nie”.
10. Kliknij „Zapisz”.
11. Zakończ edycję przepływu pracy, a następnie kliknij opcję „Przejrzyj i opublikuj”, aby przejrzeć przepływ pracy.
12. Kliknij opcję „Włącz”, aby włączyć przepływ pracy.

Tworzenie wydatku w QuickBooks za pomocą przepływów pracy

Możesz również utworzyć wydatek w QuickBooks za pomocą akcji przepływu pracy HubSpot. Ta akcja spowoduje utworzenie wydatku w QuickBooks, odzwierciedlającego opłatę za usługę HubSpot. Aby utworzyć wydatek:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
3. W panelu po lewej stronie wyszukaj i wybierz wyzwalacz płatności dla swojego przepływu pracy. Następnie kliknij „Dalej”. Zostaniesz przeniesiony do edytora przepływów pracy.
4. Kliknijikonę „+ ”.
5. W panelu po lewej stronie wybierz opcję „Utwórz wydatek w QuickBooks”.
6. Wypełnij wymagane pola.
7. Kliknij „Zapisz”.

Utwórz pokwitowanie zwrotu w QuickBooks za pomocą przepływów pracy

Aby utworzyć potwierdzenie zwrotu w QuickBooks w przypadku pełnego zwrotu w systemie płatności HubSpot:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Aby utworzyć nowy przepływ pracy, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
3. W panelu po lewej stronie wyszukaj i wybierz wyzwalacz płatności dla swojego przepływu pracy. Następnie kliknij „Dalej”. Zostaniesz przeniesiony do edytora przepływu pracy.
4. Kliknijikonę „+ ”.
5. W panelu po lewej stronie wybierz opcję „Utwórz potwierdzenie zwrotu w QuickBooks”.
6. Wypełnij wymagane pola.
7. Kliknij „Zapisz”.