Korzystanie z integracji synchronizacji danych QuickBooks Online dla faktur

Jeśli skonfigurowałeś integrację synchronizacji danych HubSpot i QuickBooks, aby synchronizować faktury z HubSpot do QuickBooks, skorzystaj z poniższych kroków, aby utworzyć i zsynchronizować fakturę z QuickBooks, a także zapoznaj się z typowymi pytaniami dotyczącymi synchronizacji faktur z QuickBooks.

Synchronizowanie faktury

Po skonfigurowaniu synchronizacji wykonaj poniższe kroki, aby zsynchronizować pierwszą fakturę z HubSpot do QuickBooks Online:

• Utwórz fakturę.
• Kliknij przycisk Finalizuj.
• Integracja wykryje nową fakturę, sprawdzi szczegóły faktury pod kątem skonfigurowanych filtrów i, jeśli kwalifikuje się, zsynchronizuje fakturę z QuickBooks Online.
  
  • Jeśli jakakolwiek faktura nie zostanie zsynchronizowana, w górnej części strony indeksu faktur zostanie wyświetlony baner. Kliknięcie opcji Szczegóły niepowodzenia synchronizacji spowoduje otwarcie panelu Nie udało się zsynchronizować w ustawieniach integracji QuickBooks.

• Możesz również sprawdzić, czy synchronizacja faktury zakończyła się powodzeniem, patrząc nakartę synchronizacji Integrations w panelu podglądu faktury lub patrząc na tabelę kondycji synchronizacji w ustawieniach integracji QuickBooks. Jeśli synchronizacja nie powiedzie się, faktura zostanie wyświetlona w tabeli nieudanych faktur. Po najechaniu kursorem na ikonę informacji w obszarze Kategoria błędu wyświetlone zostanie wyjaśnienie przyczyny niepowodzenia synchronizacji faktury.

Wyświetl obiekt faktury

Faktury utworzone w HubSpot lub zsynchronizowane z QuickBooks Online można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury.

Aby wyświetlić Obiekt faktury:

• Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur, pokazującej wszystkie faktury.
• Użyj paska wyszukiwania lub kliknij Zaawansowane filtry, aby znaleźć określone faktury.
• Kliknij fakturę , aby otworzyć prawy panel i wyświetlić jej właściwości, dokonane płatności i powiązania. Przewiń do sekcji Synchronizacja integracji , aby wyświetlić stan synchronizacji.

Faktury zsynchronizowane z QuickBooks Online nie będą automatycznie kojarzone z rekordem transakcji w HubSpot.

Przegląd płatności na fakturach

Rekord faktury umożliwia sprawdzenie źródła, daty płatności i statusu płatności na fakturach:

• Kliknij fakturę , dla której chcesz wyświetlić płatności.
• W prawym panelu przewiń do Płatności , aby wyświetlić powiązane informacje o płatnościach i ich status.
• Najedź kursorem na płatność i kliknij Podgląd, aby wyświetlić więcej szczegółów na jej temat.

• Jeśli płatność została dokonana przy użyciu QuickBooks Online, kliknij Wyświetl płatność w QuickBooks Online, aby zostać przekierowanym do rekordu płatności w QuickBooks.

• Aby dokonać zwrotu płatności, kliknij Akcje, a następnie wybierz Zwrot. Kliknij przycisk Kontynuuj, aby dokonać zwrotu. W oknie dialogowym wprowadź kwotę zwrotu, a następnie kliknij menu rozwijane Powód i wybierz powód zwrotu.
• Aby usunąć płatność, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Usuń. W oknie dialogowym kliknij Usuń, aby potwierdzić.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami.

Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury

Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury bez opuszczania HubSpot.

• Przejdź do obiektu powiązanego z fakturą (np. kontaktu, firmy, płatności).
• W prawym panelu przewiń do karty Faktury. Jeśli nie widzisz karty Faktury, dowiedz się, jak dodać ją do obiektu.
• Kliknij numer faktury, aby pobrać plik PDF.

Tworzenie niestandardowych właściwości obiektu faktury

Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:

• Kliknij Właściwość.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Właściwości faktury.
• Utwórz właściwości.

Obiekt faktury może być używany do segmentacji kontaktów, uruchamiania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane o ostatnio zaktualizowaną fakturę w QuickBooks.

Najczęstsze pytania

Jak zsynchronizować numer ZZ lub inne pola faktury do/z Quickbooks?

Numer ZZ nie jest domyślnym polem na fakturach QuickBooks i musi zostać dodany jako pole niestandardowe. Z tego powodu integracja HubSpot QuickBooks Online nie może zdefiniować dla niego gotowego mapowania pól. Użytkownicy konta Ops Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą definiować niestandardowe mapowania. Korzystając z niestandardowych mapowań pól, można zidentyfikować pola faktur QuickBooks (np. numer śledzenia, numer ZZ, metoda wysyłki) i zsynchronizować te wartości z HubSpot i Quickbooks.

Jak przedstawić rabaty, podatki i opłaty na fakturach?

Korzystając z integracji z Quickbooks Online, możesz dodawać jednorazowe rabaty na poziomie zamówienia do faktur HubSpot, ale nie możesz dodawać podatków i opłat do faktur, ponieważ QuickBooks Online nie ma takiej samej koncepcji podatków i opłat na poziomie faktury.

Zamiast korzystania z podatków i opłat na poziomie faktury, zaleca się obserwowanie następujących elementów:

• Windykacja: może być dodana jako pozycja na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu, który jest zsynchronizowany z QuickBooks i jest powiązany z kontem dochodów/wydatków QuickBooks śledzącym kwotę pobranego podatku. Te pozycje podatkowe nie będą połączone z QuickBooks Online Tax Center w celu raportowania podatkowego.
• Opłaty (np. opłaty za wysyłkę, opłaty za kartę kredytową, opłaty za zwłokę): można dodać jako własną pozycję na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks.

Czy powinienem wyłączyć działania przepływu pracy Utwórz opłaconą fakturę i Utwórz opłacony dowód sprzedaży, jeśli korzystam z dwukierunkowej synchronizacji faktur?

Zaleca się co najmniej zaktualizowanie przepływu pracy w celu odfiltrowania płatności pochodzących z faktur (np. płatności, których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, wystąpi duplikacja, ponieważ płatności za faktury będą również wyzwalać tworzenie płatnych faktur. Pojawi się tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury dla płatności.