Tworzenie raportów za pomocą kreatora raportów niestandardowych

Kreator raportów niestandardowych HubSpot umożliwia analizowanie wielu źródeł danych w HubSpot. Różnica między kreatorem raportów niestandardowych a innymi typami raportów HubSpot polega na tym, że oprócz obiektów można wyświetlać dane z działań marketingowych i sprzedażowych. Na przykład, można utworzyć raport do pomiaru, jak docelowe konta są zaangażowane w witrynie internetowej.

Dowiedz się więcej o tym, jak osiągnąć biegłość w analityce marketingowej, biorąc udział w sesji coachingowej w małej grupie. Zobacz szczegóły sesji i zarejestruj się.

Zrozumienie wymagań

• Aby tworzyć raporty za pomocą kreatora raportów niestandardowych, użytkownik musi mieć uprawnienia do tworzenia/własności i edycji raportów. 

• Istniejących raportów nie można połączyć w jeden raport. Aby skonsolidować informacje, utwórz nowy raport niestandardowy, który będzie zawierał odpowiednie źródła danych, pola, filtry i podziały. Jeśli nie da się połączyć danych w jednym raporcie, warto rozważyć uproszczenie wskaźników, wykorzystanie dostępnych zestawów danych tam, gdzie to możliwe, lub pozostawienie oddzielnych raportów na pulpicie. 

Przegląd kreatora raportów niestandardowych

Tworzenie raportu w kreatorze raportów niestandardowych można podzielić na następujące kroki:

1. Wybierz źródła danych raportu: wybierz typy danych HubSpot, które będzie zawierał raport.
2. Dodawanie pól do raportu: wybierz konkretne dane dotyczące Właściwości, Zdarzeń i Aktywności do raportu.
3. Dostosuj filtry raportów: ustaw limity i granice dla dodanych pól.
4. Konfiguracja wizualizacji raportu: wybór sposobu wyświetlania danych.
5. Zapisz lub wyeksportuj raport: udostępnij raport do wglądu sobie i innym lub wyeksportuj go, aby przenieść dane do trybu offline.

Jeśli nie masz pewności, jakiego typu wykresu najlepiej użyć w swoim raporcie, możesz skorzystać z funkcji inteligentnego wykresu, aby zacząć. Włączając inteligentny wykres przed dodaniem pól, HubSpot automatycznie zasugeruje typ wykresu na podstawie dodanych pól. Po wybraniu zalecanego typu wykresu HubSpot automatycznie ułoży pola w zalecane kanały. Dowiedz się więcej o korzystaniu z inteligentnego wykresu. 

Tworzenie raportu 

Aby utworzyć raport: 

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Raportowanie > Raporty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Raportowanie > Raporty.
2. W prawym górnym rogu kliknij strzałkę w dół obok opcji Utwórz raport , a następnie wybierz opcję Raport niestandardowy .

Źródło danych

3. Wybierz źródło danych:
   • Aby wybrać źródło danych CRM, zaznacz pole wyboru obok nieruchomości. Pierwsze zaznaczone pole wyboru będzie głównym źródłem danych. Wszelkie dodatkowe pola wyboru będą stanowić dodatkowe źródła danych. Dowiedz się więcej o wyborze źródeł danych.

3. • Aby skorzystać z zestawu danych, kliknij kartę„Zestaw danych ”, a następnie wybierz jeden z dostępnych zestawów danych (tylko wData Hub Enterprise ). 
   • Kliknij przycisk Zastosuj.
4. Aby dodać etykietę powiązania, kliknijikonę trzech pionowych kropek w prawym górnym rogu panelu„Dane ”. Użyjmenu rozwijanych , aby wybrać etykiety powiązania, a następnie kliknij„Zapisz”.

Wizualizacja

5. Następnie wybierz sposób wizualizacji raportu, klikając menu rozwijane „Wizualizacja ”. Włącz opcję „Rekomendacje na podstawie danych”, aby automatycznie wybrać najlepswy wykres dla Twoich wskaźników i wymiarów. Kwota pól, które można dodać do raportu, zależy od typu raportu:
   • Wykresy słupkowe pionowe, liniowe i warstwowe: można dodać maksymalnie 12 pól do osi Y i jedno do osi X albo po jednym polu do osi X i Y oraz jedno pole w sekcji „Podział według”.
   • Wykres słupkowy poziomy: można dodać maksymalnie 12 pól do osi X i jedno do osi Y albo po jednym polu do osi X i Y oraz jedno pole w sekcji „Podział według”.
   • Wykresy łączone: można dodać maksymalnie cztery pola.
   • Wykres pierścieniowy, wykres kołowy, KPI: można dodać maksymalnie 30 pól wartości lub jedno pole wartości i jedną opcję „Podział według”.
   • Wskaźnik: można dodać maksymalnie jedno pole wartości.
   • Tabela przestawna: można dodać maksymalnie 30 pól, przy czym liczba wierszy i kolumn nie może przekroczyć czterech.
   • Tabela: można dodać maksymalnie 30 pól.

Uwaga: pola zdarzeń mogą być widoczne w sekcji Zdarzenia w niektórych źródłach danych. Obecnie można wybrać tylko jedno pole zdarzenia dla niestandardowego raportu, a dane w polu zostaną automatycznie ograniczone do określonego zakresu czasu.

Pola danych

Pola danych umożliwiają analizę danych dotyczących pojedynczego obiektu lub wielu obiektów, co pozwala uzyskać odpowiedzi na pytania dotyczące Twojej działalności.

6. Następnie w sekcji „Pola danych” kliknij przycisk „+ Dodaj”. Przeciągnij właściwości do odpowiednich sekcji pól danych zgodnie z wybraną wizualizacją. Przykłady pól, które mogą być dostępne, obejmują:
   • Oś X: pozioma linia w raporcie.
   • Oś Y: pionowa linia w raporcie.
   • Podział według: sekcji lub kategorii w raporcie.
   • Kwota: kwota, ilość lub wartość raportu (tj. to, co jest liczone).
   • Grupuj według: sekcje lub kategorie w raporcie.

Uwaga: dodanie pola zawierającego dużą kwotę danych do sekcji „Podział według kanału” może spowodować, że raport nie będzie się ładował. Dowiedz się więcej o tym, jak uniknąć błędów związanych z żądaniem zbyt dużej liczby punktów danych. Raporty zawierające więcej niż 99 wartości w polu Podział według właściwości nie będą mogły być wyświetlane na pulpitach i będą musiały być przeglądane w narzędziu do tworzenia raportów.

6. • Kolumny: kolumny w raporcie.

   • Szczegóły dotyczące punktów widokowych według: w przypadku wykresów punktowych kanał ten dokonuje podziału danych, tworząc punkty na wykresie zgodnie z określonym polem. Podczas gdy opcja „Break down by” tworzy punkty uporządkowane według kolorów, to pole sortuje wszystkie dane bez uwzględniania kolorów ani dodatkowych przyporządkowań. Podczas sporządzania raportów dotyczących większych zbiorów danych należy korzystać z tego kanału zamiast opcji „Podział według”. Akceptuje pola wymiarów.

   • View point size by: w przypadku wykresów typu scatter plot użyj tego kanału, aby dodać trzecią wartość liczbową do wykresu i automatycznie skalować dane za pomocą bąbelków w wizualizacji. Akceptuje pola pomiarów.

7. Dla pól można ustawić jeden z dwóch typów agregacji, które określają, czy na danych pola przeprowadzana jest agregacja. Aby ustawić typ, najedź kursorem na właściwość i kliknij ikonę ołówka. Następnie kliknij menu rozwijane „Agregacja ”, aby wybrać typ, a następnie kliknij „Zastosuj”:

• • Wymiar: pola bez agregacji, wyświetlane w kolorze szarym. Wymiar może być dowolnym typem danych, w tym datami, liczbami, wartościami logicznymi i ciągami znaków. Ten typ pola można dodać tylko do osi X i rozbić według gniazda.
  • Pomiary: pola z ustawioną metodą agregacji, wyświetlane jako zielone. Pomiary są zazwyczaj wartościami liczbowymi lub ilościowymi, takimi jak liczba powiązanych transakcji. Ten typ pola można dodać tylko do osi Y. W jednym raporcie można dodać maksymalnie 12 pomiarów.

Pola formułowe

Pola formuły mogą być używane w kreatorze raportów niestandardowych(tylkoData Hub Enterprise ). Dowiedz się więcej o tworzeniu pól za pomocą formuł.

Filtruj raport

Dostosuj filtry raportu, aby bardziej szczegółowo określić, które dane są wyświetlane w raporcie. Można filtrować wyniki według daty i wymiarów. Nie można dodawać pomiarów zagregowanych jako filtrów.

1. W menu po lewej stronie kliknij opcję„Filtruj”.
2. W sekcji„Filtry” kliknij przycisk „+ Dodaj”.
3. Przeciągnijfiltry do sekcji„Filtry ”.
4. Aby ustawić reguły filtrowania, kliknij strzałkę w dół obok filtra. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz opcję. Jeśli zaznaczyłeś więcej niż jeden filtr, możesz je pogrupować, klikając menu rozwijane„Grupuj z innym filtrem ”. Następnie kliknij przycisk„Zastosuj ” lub „Zapisz”.
5. Po wybraniu filtrów możesz kliknąć menu rozwijane„Reguły” , aby wybrać sposób łączenia filtrów.
6. Dowiedz się, jak tworzyć pola formułowe.

Sformatuj swój raport

Można dostosować sposób wyświetlania raportu, w tym opcje osi, układ warstwowy, schemat kolorów oraz formatowanie kolumn.

1. W menu po lewej stronie kliknij kartę„Styl ”.
2. W zależności od wybranej wizualizacji pojawią się różne pola, za pomocą których można dostosować styl wykresu. Niektóre z tych pól mogą obejmować:
   • Narastająco: w przypadku raportów wykresów liniowych i warstwowych z datą lub czasem na osi X, przedstawia wartości narastająco na osi X.
   • Pokaż etykiety danych: domyślnie wykresy zawierają etykiety danych, które pokazują konkretne wartości. Aby ukryć te etykiety, odznacz to pole wyboru.
   • Pokaż identyfikatory rekordów: domyślnie na wykresie wyświetlane są wewnętrzne identyfikatory rekordów CRM odpowiadające rekordom, które stanowią podstawę punktów danych wizualizacji. Aby ukryć te etykiety, odznacz to pole wyboru.
   • Ułożone w stosy: układa dane z sekcji „Podział” w stosy według wartości, co może poprawić czytelność raportu.
   • Skala osi: skala, w której wyświetlane są dane – liniowa lub logarytmiczna.
     • Liniowy: przedstawia dane wykresu w rzeczywistej skali. Wykres wyświetli wartości odstające w widoczny sposób.
     • Logarytmiczny: kondensuje dane wykresu, aby zmniejszyć przestrzeń między punktami danych. Może to być przydatne, gdy trzeba porównać dane zawierające drastyczne wartości odstające.
   • Położenie legendy: domyślnie legenda wykresu będzie wyświetlana w górnej części wykresu, aby wskazać dane według wartości i koloru. Aby zmienić położenie legendy, kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz położenie.
   • Paleta kolorów: wybierz schemat kolorystyczny wykresu spośród zestawu motywów kolorystycznych HubSpot lub własnych kolorów marki. Dla użytkowników cierpiących na ślepotę barw lub mających problemy ze wzrokiem opcja „Wypełnienie wzorem” tworzy unikalny wzór dla każdego koloru, co ułatwia czytanie raportów.
   • Etykieta osi Y: edytuj nazwę etykiety na osi Y. Jeśli nie zostaną wprowadzone żadne zmiany, etykieta osi Y domyślnie będzie odpowiadać nazwie właściwości pierwszego z wymienionych pomiarów.
   • Max: maksymalna wartość wyświetlana na osi wykresu. To ustawienie kontroluje stopień powiększenia wizualizacji. Na przykład wartość 100 na pionowym wykresie słupkowym spowoduje, że oś Y będzie wyświetlać wartości do 100 włącznie.
     • To ustawienie nie filtruje danych z raportu i służy wyłącznie do celów wyświetlania.
     • W przypadku użycia z logarytmiczną skalą osi, kreator raportów zaokrągli tę wartość w górę do najbliższego przyrostu w oparciu o skalę logarytmiczną.
   • Min: minimalna wartość wyświetlana na osi wykresu. To ustawienie kontroluje stopień powiększenia wizualizacji. Na przykład wartość 50 na pionowym wykresie słupkowym spowoduje, że oś Y będzie zaczynać się od wartości 50. To ustawienie nie filtruje danych z raportu i służy wyłącznie do celów wyświetlania.
   • Cel miesięczny: wprowadź liczbę , aby dodać linię celu do wykresu. Cel miesięczny można zastosować w wizualizacji XY (np. wykres słupkowy pionowy, wykres warstwowy lub wykres liniowy) wyłącznie wtedy, gdy na osi X zastosowano właściwość opartą na dacie.
   • Pokaż legendę bąbelków: w przypadku wykresów punktowych, jeśli raport zawiera pole „Rozmiar punktu według” , można dodać rozmiar bąbelków do legendy, zaznaczając odpowiednie pole wyboru.

1. • Format etykiet danych: w przypadku wykresów punktowych, gdy zaznaczona jest opcja „Pokaż etykiety danych ”, można wybrać, które etykiety danych będą wyświetlane na wykresie. Na przykład wybierz (X,Y) , aby wyświetlić etykiety danych dla wartości zarówno z osi X, jak i Y.
   • Krycie: w przypadku wykresów punktowych pozwala ustawić krycie punktów na wykresie. Mniejsze krycie może być pomocne, gdy dane nakładają się wizualnie.
   • Pokaż znaczniki: domyślnie wykresy liniowe i wykresy warstwowe zawierają znaczniki w punktach danych wzdłuż osi. Aby usunąć wskaźniki, usuń zaznaczenie pola wyboru.
   • Pokaż dzisiaj: domyślnie wykresy liniowe i warstwowe zawierają tylko dane z poprzednich dni. Aby uwzględnić dane z bieżącego dnia do tej pory, zaznacz pole wyboru.
   • Pokaż sumy: domyślnie wykresy kołowe i pączkowe wyświetlają łączne dane zawarte w raporcie. Aby ukryć sumę, usuń zaznaczenie pola wyboru.

1. • Oś Y 1 i 2: w przypadku wykresów kombinowanych można wybrać, czy każda oś Y ma być wyświetlana jako wykres słupkowy, liniowy czy obszarowy . Ustawienia dla każdego typu wizualizacji osi Y są takie same jak ustawienia dostępne dla ogólnego typu wykresu. Aby dodać dane do kolejnej osi Y, kliknij i przeciągnij pomiar do sekcji osi Y w zakładce „Konfiguracja ”.
   • Tryb osi Y: domyślnie wykresy kombinowane są ustawione na tryb dwuosiowy.
   • Pasma: użyj kolorowych pasm, aby wizualnie wskazać zestaw wartości w wizualizacji miernika. Na przykład, kolor żółty może oznaczać dobre wyniki, pomarańczowy - średnie, a czerwony - słabe.
     • Aby skonfigurować pasmo, skonfiguruj następujące wartości:
       • Od: wprowadź wartość początkową pasma.
       • Do: wprowadzenie wartości końcowej pasma.
       • Kolor: ustaw kolor dla swojej opaski.
     • Aby dodać kolejne pasmo, kliknij przycisk Dodaj pasmo.
     • Aby usunąć pasmo, kliknij X obok pasma.

Skorzystaj z szablonu

Zacznij od gotowego szablonu zamiast od pustego raportu.

1. Kliknij kartę„Szablon ”.
2. Kliknij w obszarze między opcjami„Dla Ciebie ” a„Źródło danych ”, aby wyświetlić różne szablony.
3. Kliknijikonę filtra , aby dostosować szablon pod kątem źródła danych lub sposobu wizualizacji. Następnie kliknij przycisk„Zastosuj”.

Skorzystaj z Asystenta Breeze, aby wygenerować lub dostosować raport

Skorzystaj z Asystenta Breeze, konwersacyjnego asystenta SI firmy HubSpot, aby opisać pożądany raport za pomocą polecenia sformułowanego w języku naturalnym. Generuje konfigurację raportu (wymiarów, wskaźników, typu wykresu itp.) zamiast wymagać ręcznej konfiguracji.

Uwaga: Możesz zarządzać dostępem do funkcji SI w ustawieniach SI i skonfigurować udostępniane dane. Zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi zaufania do SI i kartami modeli SI HubSpot, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat kontroli bezpieczeństwa SI, wykorzystania danych, a także zgodności.

1. W menu po lewej stronie kliknij zakładkę „Breeze ”.
2. Kliknij jedną zproponowanych podpowiedzi lub wpisz własną w polutekstowym.
3. Kliknij ikonę „+” , aby dodać pliki, prompty, łączniki, umiejętności, agentów lub artefakty. Następnie kliknijikonę strzałki w górę

4. Jeśli chcesz zastosować dostosowania raportu lub raport wygenerowany przez sztuczną inteligencję, kliknij opcję„Zastosuj w kreatorze” u dołu okna czatu.

5. Raport zostanie teraz wyświetlony w podglądzie. Możesz dalej dostosowywać raport, klikając dowolną zakładkę w menu po lewej stronie.

Eksportuj dane bez podsumowania

Istnieje również możliwość eksportu raportu w celu przeniesienia danych do trybu offline. Podczas konfigurowania raportu do eksportu wszystkie pola w sekcji Pola zostaną uwzględnione jako kolumny w eksporcie. Wszystkie pola w raporcie będą eksportowane z najbardziej aktualną nazwą. 

1. W prawym górnym rogu kliknijopcję „Działania”, a następnie wybierz opcję„Eksportuj dane niepodsumowane”.

2. W oknie dialogowym wprowadź nazwę eksportu, a następnie wybierz format pliku , w którym chcesz zapisać raport. Kliknij Eksport. Rozpocznie się przetwarzanie pliku, a użytkownik otrzyma powiadomienie, gdy raport będzie dostępny do pobrania.

Podziel się swoim raportem z postępów prac

Możesz utworzyć link do tego raportu zawierającego wszystkie wprowadzone zmiany bez konieczności jego zapisywania.

1. Nad podglądem raportu kliknij opcję„Udostępnij”.
2. W pop-up okienku kliknij„Kopiuj”.

Odśwież raport

Raporty utworzone za pomocą kreatora raportów niestandardowych będą automatycznie odświeżane o nowe dostępne dane co dwie godziny. Można jednak ręcznie odświeżyć raport raz na 15 minut, aby pobrać nowe dane.

1. W prawym górnym rogu kliknijopcję „Działania”, a następnie kliknij„Odśwież” , aby ręcznie odświeżyć raport.
2. Domyślnie przełącznik „Odświeżaj na bieżąco ” jest włączony. Aby wyłączyć tę funkcję, przełącz przełącznik w pozycję wyłączoną.

Zapisywanie raportu

Po skonfigurowaniu raportu możesz go zapisać na liście raportów, na pulpicie lub wyeksportować dane z HubSpot.

1. W prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz. 
2. W prawym panelu wprowadź nazwę raportu, tagi raportu oraz opis.
3. Wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać raport:
   • Nie dodawaj do pulpitu nawigacyjnego: raport zostanie dodany wyłącznie do listy raportów.
   • Dodaj do istniejącego pulpitu: raport zostanie dodany do istniejącego pulpitu. Aby wybrać pulpit, do którego ma zostać dodany raport, kliknij menu rozwijane.
   • Dodaj do nowego pulpitu nawigacyjnego: raport zostanie dodany do utworzonego pulpitu nawigacyjnego. Wprowadź nazwę pulpitu i wybierz jego widoczność.
4. Kliknij przycisk Dalej.
5. W sekcji „Kto ma dostęp do tego raportu?” wybierz poziom dostępu, który chcesz przyznać do tego raportu.
6. Kliknij przycisk Zapisz.
7. Raport pojawi się teraz na liście raportów.

Zarządzaj swoimi raportami

Dowiedz się więcej o tym, jak zarządzać raportami na liście raportów.

Raporty i limity danych

Podczas korzystania z Kreatora raportów niestandardowych należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

• W celu zwiększenia wydajności, raporty inne niż tabelaryczne są ograniczone do 1000 unikalnych wierszy danych. Aby zmniejszyć liczbę wierszy w raporcie, zaleca się dodanie filtrów w celu uszczegółowienia danych lub użycie wymiarów, które mają mniejszą liczbę unikalnych wartości (na przykład wiele właściwości typu select). Raporty tabelaryczne są stronicowane i mogą zawierać ponad 1000 wierszy.
• Pojawienie się nowych danych w raportach zajmuje 10-15 minut. Na przykład, jeśli utworzysz nowy kontakt, który spełnia kryteria raportu, kontakt nie pojawi się w raporcie przez 10-15 minut.
• Raporty utworzone za pomocą kreatora raportów niestandardowych będą automatycznie odświeżane o nowe dostępne dane co dwie godziny. Aby pobrać nowe dane przed kolejnym automatycznym odświeżeniem, dowiedz się, jak ręcznie odświeżyć raport.
• Niektóre pola, takie jak zespół HubSpot i pola właściciela , będą eksportowane z wewnętrznymi identyfikatorami, a nie etykietami HubSpot. 
• W przypadku raportów dotyczących zdarzeń maksymalny zakres czasu wynosi 10 lat lub 10 milionów zdarzeń( tylko Professional ) i 100 milionów zdarzeń( tylkoEnterprise ). Jeśli dla wybranego typu zdarzenia istnieje ponad 10 milionów zdarzeń (tylko Professional ) lub 100 milionów zdarzeń( tylkoEnterprise ), dostępne ramy czasowe zostaną skrócone. Minimalne ramy czasowe dla raportowania zdarzeń to jeden miesiąc dla Professional i dwa miesiące dla Enterprise. Ma to na celu zapewnienie sprawnego i terminowego ładowania raportu.