Tworzenie rekordów za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z przepływu pracy, aby zautomatyzować proces tworzenia nowych rekordów w HubSpot i ograniczyć nakład pracy administracyjnej zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego zespołu.

Po utworzeniu rekordu można od razu z niego korzystać i odwoływać się do niego w ramach tego samego przepływu pracy. Dowiedz się, jak korzystać z rekordów utworzonych wcześniej w ramach tego samego przepływu pracy.

Przed rozpoczęciem

Tworząc rekordy z wykorzystaniem przepływów pracy, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Podczas tworzenia rekordów tego samego typu co przepływ pracy (np. podczas tworzenia rekordów transakcji w ramach przepływów pracy opartych na transakcjach) należy sprawdzić, czy nowo utworzony rekord nie spełnia warunków wyzwalaczy zapisu dla danego przepływu pracy. W przeciwnym razie mogłaby powstać pętla nieskończona, w której nowo utworzone rekordy w nieskończoność tworzyłyby kolejne rekordy.
• Aby utworzyć rekordy kontaktu z wykorzystaniem przepływu pracy, wymagany jest adres e-mail. Zaleca się użycie spersonalizowanego symbolu w celu wstawienia wartości z zarejestrowanego rekordu. Na przykład, jeśli na swojej witrynie internetowej masz formularz polecenia, możesz wykorzystać wartość z właściwości „referral”, aby utworzyć nowy rekord kontaktu.
• Aby utworzyć rekordy obiektu niestandardowego za pomocą przepływu pracy, obiekt niestandardowy musi być powiązany z typem obiektu tego przepływu pracy. Na przykład, jeśli obiekt niestandardowy nie jest powiązany z obiektem „kontakt”, nie można tworzyć rekordów obiektu niestandardowego w przepływach pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej odefiniowaniu obiektów niestandardowych.
• Rekordy potencjalnych klientów można tworzyć wyłącznie w procesach opartych na kontaktach lub firmach. Opcja „Lead” nie pojawi się w innych typach przepływów pracy, takich jak przepływy oparte na zgłoszeniach lub transakcjach.

Dostępne typy obiektów

Korzystając z akcji „Utwórz rekord ”, można tworzyć rekordy dla następujących typów obiektów:

Tworzenie rekordów za pomocą przepływu pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwęistniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Kliknij ikonę „+ Dodaj”, abydodać działanie przepływu pracy.
4. W lewym panelu kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM. Następnie wybierz opcję „Utwórz rekord”. 
5. Kliknij menu rozwijane „Typ tworzonego rekordu ”, a następnie wybierz typ obiektu.
6. Właściwości wyświetlane podczas każdej operacji „Utwórz rekord ” zależą od wybranego typu obiektu:
   • Transakcja: obowiązkowe pola to „Nazwa transakcji” oraz „”, „Proces sprzedaży” i „Status”. Zaleca się również ustawienie daty finalizacji i kwoty. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach transakcji. 
   • Zgłoszenie: obowiązkowe pola to „Nazwa zgłoszenia ”, „Proces przetwarzania zgłoszeń” oraz „Status”. Zaleca się również wypełnienie pól „Źródło” i „Opis zgłoszenia”. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach zgłoszeń.
   • Kontakt: pole „E-mail” jest obowiązkowe. Zaleca się również podanie imienia i nazwiska osoby kontaktowej. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach kontaktu.
   • Firma: w tym polu należy podać nazwę domeny firmy lub nazwę firmy. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach firmy.
   • Potencjalny klient: podczas korzystania z akcji „Utwórz rekord ” w odniesieniu do potencjalnych klientów nie ma pól obowiązkowych, jednak ogólnie zaleca się wypełnienie pól „Etykieta leada ” i „Etap procesu sprzedaży”. 

Uwaga: nie można używać spersonalizowanych symboli w polach liczbowych.

7. Aby ustawić przypisanie nowo utworzonych rekordów, kliknij menu rozwijane „Przypisz do ”. Następnie wybierz jedną z poniższych opcji: 
   • Obecny właściciel [Obiektu]: przypisz nowy rekord do obecnego właściciela zarejestrowanego rekordu. Domyślnie ta opcja zostanie ustawiona dla nowych rekordów dotyczących transakcji, zgłoszeń i firm. 
     • Jeśli zarejestrowany rekord nie jest przypisany, nowy rekord nie zostanie przypisany do nikogo.
     • Aby wybrać niestandardową właściwość właściciela, kliknij menu rozwijane „Który właściciel [obiektu] ” i wybierz odpowiednią właściwość właściciela. 
   • Konkretny użytkownik: przypisz rekord do konkretnego użytkownika. Aby wybrać użytkownika, kliknij menu rozwijane „Który użytkownik ?”, a następnie wybierzużytkownika.
   • Nikt: rekord nie zostanie przypisany. 
8. Domyślnie nowe rekordy kontaktu nie są przypisywane do żadnego użytkownika. Jeśli chcesz przypisać rekord kontaktu:
   • Kliknij opcję „Dodaj więcej właściwości”.
   • Kliknij menu rozwijane „Ustaw inną właściwość kontaktu ” i wybierz opcję „Właściciel kontaktu”. Następnie kliknij „Gotowe”. 
   • Kliknij menu rozwijane „Przypisz kontakt do ” i wybierz opcję „Obecny właściciel kontaktu”, „Konkretny użytkownik” lub „Nikt”. 
9. Aby ustawić dodatkowe właściwości dla nowych rekordów, kliknij opcję „Dodaj więcej właściwości”:
   • Kliknij „Ustaw inną właściwość kontaktu”. 
   • Aby skopiować właściwość bieżącego obiektu do właściwości nowego rekordu, kliknij opcję „Skopiuj właściwość do właściwości [obiektu]”.

Uwaga: aby można było skopiować właściwości źródłowe i docelowe, muszą one mieć zgodnetypy pól. Niezgodne właściwości nie będą wyświetlane jako opcje w właściwości docelowej w działaniu przepływu pracy. Dowiedz się więcej ozgodnych właściwościach źródłowych i docelowych dotyczących kopiowania wartości właściwości w przepływach pracy.

10. Skonfiguruj powiązania nowych rekordów:
    • Domyślnie rekordy utworzone w ramach przepływu pracy będą powiązane z rekordem, który został zapisany w tym przepływie pracy.
    • Aby skopiować wszystkie działania z osi czasu z zarejestrowanego rekordu do nowego rekordu:
      • Zaznacz pole wyboru „Dodaj zdarzenie z osi czasu z zarejestrowanego [obiektu] do [nowego rekordu] ”.
      • Domyślnie, po zaznaczeniu tej opcji, skopiowane zostaną dane dotyczące aktywności z ostatnich 30 dni. Aby wybrać inny zakres dat, kliknij menu rozwijane „Zakres dat ” i wybierz inny zakres. 
    • Aby przeprowadzić powiązanie nowego rekordu z innymi typami rekordów:
      • Kliknij + Dodaj kolejne powiązanie.
      • Kliknij menu rozwijane „Powiązanie ”. Następnie wybierz typ rekordu. 
      • Aby dodać etykietę powiązania, kliknij menu rozwijane „I zastosuj etykietę ”. Następnie wybierz etykietę powiązania. 
      • Aby skopiować wszystkie zdarzenia z osi czasu z powiązanego rekordu do nowego rekordu, wybierz opcję „Dodaj zdarzenie z osi czasu z [obiektu] do [nowego typu obiektu]”. Aby wybrać inny zakres dat, kliknij menu rozwijane „Zakres dat ” i wybierz inny zakres. 

• • Jeśli tworzysz rekord transakcji, możesz powiązać nowo utworzone transakcje z pozycjami:
    • Podczas tworzenia rekordu transakcji kliknij menu rozwijane „Dodaj pozycję” , aby przeprowadzić powiązanie z produktem.
    • Aby dodać kolejną pozycję, kliknij „+ Dodaj pozycję”. Aby usunąć pozycję, kliknij ikonę kosza po prawej stronie tej pozycji.
  • Po skonfigurowaniu akcji „Utwórz rekord ” kliknij przycisk „Zapisz” znajdujący się u góry. 

Uwaga: wyceny mogą być powiązane tylko z jedną transakcją naraz. Powiązanie nowej transakcji z istniejącymi wycenami spowoduje usunięcie tych wycen z obecnych transakcji