Formatuj dane za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z akcji przepływu pracy „Formatuj dane”, aby poprawiać, formatować i zarządzać danymi w systemie CRM. Możesz na przykład zamieniać nazwy kontaktów lub firm na wielkie litery albo obliczać wartości na podstawie właściwości.

Możesz również przekształcić dane w właściwości tekstowe jedno- lub wielowierszowe, a także sformatować i dodać dane do arkusza kalkulacyjnego Google.

Formatowanie danych za pomocą przepływów pracy to proces dwuetapowy. Najpierw przygotujesz dane, konfigurując akcję „Formatuj dane ”. Następnie skonfigurujesz kolejnąakcjęprzepływu pracy, aby wykorzystać te dane.

Formatowanie danych przy użyciu domyślnych opcji formatowania

Aby sformatować dane przy użyciu domyślnych opcji formatowania:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknijikonę plusa (+) ,aby dodać akcję przepływu pracy.
4. W panelu akcji wybierz opcję Formatuj dane w sekcji Operacje na danych .
5. W prawym panelu upewnij się, że przełącznik „Tryb niestandardowy ” jest wyłączony.
6. W lewym panelu wybierz właściwość lub wartość, którą chcesz sformatować:
   • Aby sformatować wartości właściwości zarejestrowanych rekordów, kliknij menu rozwijane „Wyświetl właściwości lub wyniki akcji z”i wybierz opcję „Zarejestrowany rekord”. Następnie wybierz właściwość.
   • Aby sformatować wyniki poprzednich akcji, kliknij menu rozwijane „Wyświetl właściwości lub wyniki akcji”i wybierz opcję „Wyniki akcji”. Następnie kliknij, aby rozwinąć nazwę poprzedniej akcji, a potem wybierz wynik akcji.
7. Kliknijmenu rozwijane „Format ” i wybierz opcję formatowania.
8. Kliknij menu rozwijane„Typ wyniku”, a następnie wybierztyp wyniku. W zależności od wybranej opcji formatowania dane mogą być sformatowane jako tekst, liczba, data lub wartość daty i godziny. 

9. Aby automatycznie zapisać sformatowane dane w istniejącej właściwości:
   • Zaznacz pole wyboru „Tak, zapisz wartość w właściwości ”.
   • W górnej części ekranu kliknij przycisk Zapisz i kontynuuj. Spowoduje to automatyczne utworzenie nowej akcji Edytuj rekord.
     
     • Domyślnie pola akcji zostaną automatycznie wypełnione i skonfigurowane tak, aby aktualizowały ten sam rekord i tę samą właściwość.
     • Możesz dodatkowo dostosować tę akcję — dowiedz się więcej o korzystaniu z akcji „Edytuj rekord”. 
   • Następnie kliknij „Zapisz”.
10. Po skonfigurowaniuakcji kliknij „Zapisz”.

Domyślne opcje formatowania

Podczas korzystania z akcji „Formatuj dane ” dostępne są następujące domyślne opcje formatowania:

• Dodaj liczbę: dodaj określoną liczbę do właściwości lub wartości. Wpisz żądaną wartość w polu„Liczba do dodania ”.
• Dodaj czas: dodajczas (np. godziny, dni) do wartości daty i godziny. Wpisz czas w polu „Czas do dodania” , a następnie użyj menurozwijanego „Jednostka czasu” , aby wybrać jednostkę czasu.
• Oblicz n-tą pierwiastkę liczby: obliczwartość pierwiastka liczby. Wpisz liczbę, której pierwiastek chcesz obliczyć, w polu„Liczba n-tej pierwiastki ”.
• Zmiana pierwszej litery na wielką: zmiana pierwszej litery wartości na wielką. Wszystkie pozostałe znaki w wartości zostaną zamienione na małe. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmień wszystkie znaki na małe: zmień wszystkie znaki w wartości na małe. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmień wszystkie znaki na wielkie: zmień wszystkie znaki w wartości na wielkie. Działa tylko dla znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmień na wielkie litery na początku słów: zmień wartość na wielkie litery na początku słów. Pierwsza litera każdego słowa w wartości zostanie zamieniona na wielką, a wszystkie pozostałe znaki na małe. Działa tylko dla znaków alfabetu łacińskiego.
• Konwertuj na znacznik czasu Unix: konwertuje wartość na znacznik czasu Unix.
• Usuń jeden lub kilka znaków: usuń określone znaki z wartości. Wpisz znaki, które chcesz usunąć, w polu „Znaki do usunięcia ”. Na przykład dla kodu pocztowego 02145 możesz wpisać 02 w tym polu, co da w wyniku wartość 145.
• Podziel liczbę: podziel wartość przez określoną liczbę. W polu „Liczba, przez którą należy podzielić” wprowadź liczbę, przez którą chcesz podzielić wartość.
• Kodowanie escape i URL: zwraca wartość w formacie zakodowanym jako adres URL. Na przykład z „hello world ” na „hello%20world”.
• Format daty i godziny: zmiana formatu daty i godziny wartości.
  • Format daty: nowy format daty dla wartości. 
  • Strefa czasowa: strefa czasowa, zgodnie z którą wartość powinna zostać sformatowana, wformacie IANA TZDB. Domyślnie zwraca czas UTC.
  • Ustawienia regionalne: ustawienia regionalne, które mają być używane dla wartości, np. en-US lub hi-IN.
• Pobierz wartość bezwzględną liczby: zwracawartość bezwzględną liczby. Można użyć tej opcji, aby upewnić się, że liczba jest dodatnia.
• Pomnóż przez liczbę: pomnożenie wartości przez określoną liczbę. W polu „Liczba, przez którą należy pomnożyć” wprowadź liczbę, przez którą chcesz pomnożyć wartość.
• Usuń tagi HTML: usuwa wszystkie tagi HTML z wartości. 
• Zastąp znaki: wyszukaj i zastąp określone znaki w wartości. 
  • Znaki do zastąpienia: ciąg znaków w wartości, który ma zostać zastąpiony. 
  • Znaki zastępujące: wartość zastępcza dla określonych znaków do zastąpienia. 
  • Liczba wystąpień do zastąpienia: liczba przypadków, w których wartości „Znaki do zastąpienia ” zostaną zastąpione. Domyślnie wszystkie wystąpienia danego znaku zostaną zastąpione.
• Zaokrąglanie liczby: zwiększ lub zmniejsz wartość do najbliższego zdefiniowanego miejsca po przecinku. 
  • Miejsce po przecinku, do którego ma nastąpić zaokrąglenie: wybierz , czy chcesz zaokrąglić do liczby całkowitej, czy też wybierz wartość dziesiętną, do której ma nastąpić zaokrąglenie.
  • Metoda zaokrąglania: wybierz jedną z opcji: Zawsze zaokrąglać w górę, Zawsze zaokrąglać w dół lub Zaokrąglać do najbliższej liczby. 
• Odejmij czas: wybierz opcję odejmowania czasu od właściwości daty. Wprowadź wartość w polu „Wartość do odjęcia ” i wybierz jednostkę czasu z pola „Jednostka czasu ”. 
• Sprawdź, czy liczba jest podzielna: sprawdź, czy wartość jest podzielna przez określoną liczbę. Wpisz liczbę, którą chcesz sprawdzić, w polu „Liczba, przez którą należy podzielić ”. 
• Usuń spacje na początku i na końcu: usuń wszystkie spacje na początku i na końcu wartości.

Formatowanie danych za pomocą formuły niestandardowej

Aby sformatować dane za pomocą formuły niestandardowej:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknijikonę plusa (+) ,aby dodać akcję przepływu pracy.
4. W panelu akcji wybierz opcję Formatuj dane w sekcji Operacje na danych .
5.  W lewym panelu kliknij, aby włączyć tryb niestandardowy.
6. W sekcji „Formuła ” wprowadź własną formułę.
7. Kliknij „Wstaw”, aby dodać do formuły jeden z następujących elementów: 
   • Wynik akcji: wartość wyjściowa z wcześniejszej akcji w tym samym przepływie pracy. 
   • Właściwość HubSpot: wartość właściwości należącej do zarejestrowanego rekordu. 
   • Funkcja: operator służący do konfiguracji formuły, np. zamiana pierwszej litery na wielką lub dodanie liczby. 
8. W podglądzie automatycznie pojawi się przykładowy wynik:
   • Jeśli formuła wykorzystuje zmienną, taką jak wartość właściwości, w podglądzie automatycznie wyświetli się wynik oparty na wartościach domyślnych.
   • Aby wyświetlić podgląd z innymi przykładami, kliknij opcję Edytuj dane przykładowe i wprowadź inną wartość testową dla każdego pola.

9. Aby automatycznie zapisać sformatowane dane w istniejącej właściwości:
   • Zaznacz pole wyboru Tak, zapisz wartość w właściwości .
   • W górnej części ekranu kliknij przycisk „Zapisz i kontynuuj”. Spowoduje to automatyczne utworzenie nowej akcji „Edytuj rekord”.
     
     • Domyślnie pola akcji zostaną automatycznie wypełnione i skonfigurowane tak, aby aktualizowały ten sam rekord i tę samą właściwość.
     • Możesz dodatkowo dostosować tę akcję — dowiedz się więcej o korzystaniu z akcji „Edytuj rekord”.
10. Po skonfigurowaniu akcji kliknij „Zapisz”.

Przykłady formuł

niestandardowych Korzystając z formuł niestandardowych, możesz dostosować złożone opcje formatowania wyników. Dowiedz się więcej o funkcjach, których można używać w formułach niestandardowych. Na przykład możesz obliczyć następujące wartości

Uwaga: chociaż możliwe jest kopiowanie i wklejanie funkcji do sekcji „Formuła”, wszelkie używane tokeny, takie jak wyniki akcji lub właściwości HubSpot, należy wstawiać ręcznie.

Wykorzystaj sformatowane dane

Po dodaniu akcji „Formatuj dane” musisz skonfigurować dodatkowe akcje, aby wykorzystać sformatowane dane. W ramach akcji „Formatuj dane” możesz automatycznie zaktualizować istniejącą właściwość o sformatowane dane.

Możesz również dodać sformatowane dane do arkusza Google Sheets, jeśli zainstalowano integrację z Google Sheets.

Aktualizuj istniejące właściwości za pomocą sformatowanych danych

Skonfiguruj akcję „Edytuj rekord ”, aby zaktualizować właściwości o nowo sformatowane dane. Akcja ta może wykorzystywać sformatowane dane z dowolnej poprzedniej akcji „Formatuj dane ”.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknijikonę plusa (+) ,aby dodać akcję przepływu pracy.
4. W panelu akcji wybierz opcję „Edytuj rekord”.
5. W lewym panelu kliknij menu rozwijane „Właściwość do edycji ”, a następnie wybierzwłaściwość.
6. W przypadku pól wyboru i innych właściwości typu wyboru:
   • Kliknij menu rozwijane „Wybierz wartość ” i wybierz opcję „Wybierz zmienną danych”.
   • W panelu „Wybierz zmienną danych ” kliknij menu rozwijane „Zarejestrowany [obiekt] ” i wybierz opcję „Wyniki akcji”. Podczas kopiowania wartości do innej właściwości właściwości te muszą być kompatybilne. Dowiedz się więcej o kompatybilnych typach właściwości.
   • Kliknij, aby rozwinąć nazwę poprzedniej akcji, a następnie wybierz wynik akcji.
7. W przypadku właściwości typu pole tekstowe:
   • Kliknij pole tekstowe„Wybierz wartość ”.
   • W panelu „Wybierz zmienną danych ” kliknij menu rozwijane „Zarejestrowane [obiekt] ” i wybierz opcję „Wyniki akcji”.
   • Kliknij, aby rozwinąć nazwę poprzedniej akcji, a następnie wybierz wynik akcji.
8. Kliknij„Zapisz”. Po skonfigurowaniu akcji„Edytuj rekord ” Twój przepływ pracy może teraz wykorzystywać wcześniej sformatowane wartości do aktualizacji właściwości CRM.
   
   

Dodawanie sformatowanych danych do Arkuszy Google

Jeśli zainstalowano integrację z Arkuszami Google, można dodawać sformatowane dane bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego bez aktualizowania jakichkolwiek właściwości w HubSpot. Na przykład, jeśli nazwy kontaktów w arkuszu muszą być sformatowane małymi literami, ale nadal chcesz, aby ich nazwy w HubSpot pozostawały pisane wielkimi literami.

Aplikację Arkusze Googlemożnapodłączyć z App Marketplacelub zpoziomu przepływu pracy.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę plusa (+), abydodać akcję przepływu pracy.
4. W panelu akcji wybierz opcję Utwórz wiersz w Arkuszu Google.
5. Kliknij menu rozwijane „Arkusz”. Następnie wybierzarkusz, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybierać spośród arkuszy, których właścicielem jest użytkownik, który połączył Arkusze Google z HubSpot, lub które zostały udostępnione temu użytkownikowi. 
6. Kliknij menu rozwijaneArkusz. Następnie wybierzarkusz, do którego chcesz wysłać dane.Pole Arkuszodnosi się do zakładek znajdujących się na dole arkusza kalkulacyjnego.
7. Skonfiguruj wiersze arkusza Google tak, aby korzystały z sformatowanych danych: 
   • Kliknij menu rozwijane„Nagłówek ”. Następnie wybierz odpowiedniekolumny w arkuszu Google. 
   • Kliknij pole „Właściwość ”.
   • W panelu danych kliknij menu rozwijane „Wyświetl właściwości lub wyniki akcji z” i wybierz opcję „Wyniki akcji”. 
   • Kliknij, aby rozwinąć akcję „Formatuj dane”. Aby użyć wcześniej sformatowanej wartości, wybierz wartość [typ wyjścia]. Ta akcja może wykorzystywać sformatowane dane z dowolnej poprzedniej akcji „Formatuj dane”.
   • Powtarzaj tę czynność, aż ukończysz tworzenie nowego wiersza. 
8. Kliknij „Zapisz”. 

Po skonfigurowaniu akcji„Utwórz wiersz w Arkuszu Google ” Twój przepływ pracy może wykorzystywać wcześniej sformatowane wartości do dodawania nowych wierszy do Arkusza Google bez wpływu na istniejące właściwości. Dowiedz się więcej o dodawaniu danych do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy.