Tipos de rejeição de e-mail

Um e-mail devolvido é aquele que não pode ser entregue ao servidor de e-mail do destinatário. Quando isso ocorre, o servidor de e-mail do destinatário envia uma mensagem automática chamada Notificação de Falha na Entrega/Recibo (NDR) com mais detalhes sobre o problema.

Devoluções referem-se a problemas com um destinatário específico. Se você estiver enviando um email para vários destinatários, ele poderá rejeitar para alguns contatos e ser entregue para outros. Para emails de marketing, você pode saber mais sobre as devoluções de um email na guia Destinatários da página de desempenho de email. 

E-mails de marketing

Quando contatos hard bounce em um email de marketing, HubSpot deixa -os como destinatários de futuros emails de marketing. Isso protege sua reputação de envio de e-mail ao impedir futuras rejeições. Se algum contato válido rejeitar os e-mails de marketing, provavelmente há um filtro de segurança bloqueando a mensagem.

Para resolver o problema:

• Peça ao contato para trabalhar com a equipe de TI para adicionar seus endereços IP de envio à lista de permissões.
• Depois que a equipe de TI tiver adicionado seu endereço IP de envio à lista de permissões, cancele rejeição o contato em sua conta HubSpot.

E-mails individuais

Para e-mails enviados através de uma caixa de entrada conectada, os detalhes de rejeito estão disponíveis no compromisso de e-mail na linha do tempo do contato. Um rejeito de um e-mail de vendas um-para-um enviado pelo Crm da hubspot exibirá menos informações do que um e-mail de marketing, porque é enviado através de uma caixa de entrada conectada. Você receberá um e-mail de retorno com a resposta completa de rejeição na sua própria caixa de entrada.

Observação: a HubSpot tenta detectar rejeições de e-mails individuais enviados através da ferramenta de sequências, mas alguns e-mails rejeitados não fornecem informações suficientes para a HubSpot identificar completamente a causa raiz da falha no envio. Rejeições para e-mails enviados externamente não serão detectadas.

Tipo de rejeição

• Hard bounce: geralmente indica um erro permanente, mas também pode ser causado por um filtro de segurança de e-mail rigoroso. Para proteger a reputação do seu remetente de e-mail, o HubSpot exclui esses contatos de e-mails futuros.
• Soft bounce: indica um problema temporário com o servidor dos destinatários ou outro problema técnico temporário. Contatos que têm soft bounce estão qualificados para receber e-mails futuros.
• Bounce pendente: causado por um problema técnico temporário com o envio ou recebimento do servidor de e-mail. O HubSpot continua a tentar enviar o e-mail por até 72 horas. Se a mensagem não for entregue durante esse período, ela se torna um soft bounce.
• Rejeição global: um hard bounce devido a um motivo permanente em três ou mais contas do HubSpot. As rejeições permanentes incluem usuário desconhecido e caixa de correio cheia. Saltos globais são retirados de futuros e-mails em todas as contas HubSpot.

Erros de rejeição e recomendações sobre hard bounce

As possíveis razões pelas quais um contato sofreu hard bounce incluem:

• Usuário desconhecido: indica um erro permanente causado por um endereço de email inválido. O HubSpot descarta contatos automaticamente de futuros e-mails se eles rejeitarem por essa razão. Se um contato for rejeitado por esse motivo em três contas da HubSpot, o endereço de e-mail será globalmente rejeitado.

• Caixa de correio cheia: indica um erro permanente causado por uma caixa de entrada que está inativa ou excedeu sua cota de armazenamento por um longo tempo. O HubSpot descarta contatos automaticamente de futuros e-mails se eles rejeitarem por essa razão. Se um contato for rejeitado por esse motivo em três contas da HubSpot, o endereço de e-mail será globalmente rejeitado.

• Conteúdo: algo no corpo do e-mail ou no assunto disparou os filtros de spam. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio à sua lista de permissões e, em seguida, cancele rejeição o contato no HubSpot.

• Spam: algo no corpo, no assunto ou no endereço do remetente do e-mail é considerado spam pelo servidor de e-mail do destinatário. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio à sua lista de permissões e, em seguida, cancele rejeição o contato no HubSpot.

• Política: o e-mail não passou por uma das políticas de segurança do servidor do destinatário, mas não informa qual. Isso inclui falhas de autenticação DMARC, DKIM e SPF. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio à sua lista de permissões e, em seguida, cancele rejeição o contato no HubSpot.

• Outros: isso inclui quaisquer rejeições globais, ou se a resposta do servidor de e-mail do destinatário não foi específica o suficiente para categorizar a rejeição. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio à sua lista de permissões e, em seguida, cancele rejeição o contato no HubSpot.

Você pode revisar os detalhes de uma rejeição para um contato na guia Destinatários de um e-mail enviado:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > E-mail.
• Clique no nome do seu e-mail que incluiu qualquer contato que apresentou rejeição.
• Clique na guia Destinatários.
• No menu da barra lateral esquerda, clique em Rejeitado.
• Clique em um destinatário para ver mais informações sobre a rejeição. Na coluna Motivo, você pode examinar o problema que o HubSpot encontrou ao tentar entregar seu e-mail ao destinatário:

Você também pode exibir o valor de um contato na propriedade Motivo do hard bounce de e-mail. 

Observação: se um e-mail para um contato foi rejeitado globalmente, mas nenhum dos e-mails que você enviou ao contato da sua conta da HubSpot foi rejeitado, a propriedade Motivo do hard bounce do e-mail não tem um valor associado.

Erros e recomendações sobre soft bounce

• Problema técnico temporário com o e-mail do destinatário: o servidor do destinatário pode estar sobrecarregado, ultrapassou o tempo limite ou está passando pela alteração de algumas configurações que impediram de aceitar a mensagem. Crie um clone do email original e envie-o aos contatos afetados posteriormente. Para um email de vendas individual, tente enviar sua mensagem novamente mais tarde.

• Rejeitado pelo filtro de segurança de e-mail do destinatário: há um problema temporário com o servidor do destinatário ou os endereços IP do HubSpot. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio à sua lista de permissões. Em seguida, crie um clone do email original e envie-o aos contatos afetados posteriormente. Para um email de vendas individual, tente enviar sua mensagem novamente mais tarde.

• Sua equipe de TI não autorizou a HubSpot a enviar e-mails em seu nome: sua equipe de TI configurou uma política DMARC personalizada que precisa ser atualizada para incluir a HubSpot. Entre em contato com sua equipe de TI para enviar documentação sobre o uso de uma política DMARC com o HubSpot.

• Problema técnico temporário: pode haver um problema técnico temporário com o servidor de e-mail do destinatário ou com o servidor de e-mail do HubSpot. Crie um clone do email original e envie-o aos contatos afetados posteriormente. Para um email de vendas individual, tente enviar sua mensagem novamente mais tarde.

• Configuração incorreta da caixa de correio: a caixa de correio do destinatário está temporariamente indisponível, por motivos como exceder sua cota de armazenamento por um curto período.