Sincronizar registros entre HubSpot e Salesforce

Com a integração do Salesforce, você pode criar e usar segmentos de inclusão para controlar quais registros são sincronizados entre o HubSpot e o Salesforce.

Os segmentos de inclusão definem quais registros são elegíveis para sincronização do HubSpot para o Salesforce com base em critérios específicos. Os registros que não estão no segmento não serão sincronizados entre a HubSpot e a Salesforce.

Por exemplo, você pode criar um segmento de inclusão para sincronizar apenas empresas em uma fase do ciclo de vida específica ou apenas tickets com um status definido.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com segmentos de inclusão, certifique-se de entender como eles afetam o comportamento de sincronização do Salesforce.

• Você pode usar segmentos de inclusão ao sincronizar contatos, empresas (após atualizar para a nova sincronização de empresa), tickets e objetos personalizados. 
• Somente segmentos ativos podem ser definidos como seu segmento de inclusão do Salesforce, pois serão atualizados dinamicamente conforme os registros atenderem ou não aos critérios do segmento.
• Selecionar um segmento como seu segmento de inclusão não sincronizará automaticamente o segmento com o Salesforce. Os membros do segmento só serão sincronizados com o Salesforce quando uma sincronização for disparada. Saiba como ressincronizar manualmente um segmento com o Salesforce.
• Se clientes potenciais ou contatos novos ou existentes do Salesforce estiverem definidos para criar automaticamente contatos do HubSpot em suas configurações de integração, um novo contato será criado ou um contato existente será sincronizado no HubSpot quando um lead ou contato do Salesforce for criado, mesmo que o contato do HubSpot não esteja no seu segmento de inclusão. Atualizações adicionais para o contato ou lead da HubSpot ou da Salesforce não serão sincronizadas com a outra plataforma até que atendam aos critérios de segmento.
• Em casos raros, quando uma atualização de propriedade altera a participação no segmento de inclusão de um registro, uma atualização de registro pode ser sincronizada antes que o segmento de inclusão seja reavaliado. Como resultado, o registro pode ser sincronizado em vez de ser ignorado. Isso só pode ocorrer quando a atualização da propriedade remove um registro do segmento de inclusão, pois a sincronização pode ser processada mais rapidamente do que a avaliação do segmento de inclusão. 

Configurar um segmento de inclusão

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações > Apps conectados.
2. Clique em Salesforce.
3. Navegue até a guia Sincronização de dados . 
4. Clique em [Objeto] (por exemplo, contatos, empresas, etc.) > Regras de sincronização.
5. Na seção Limitando o que é sincronizado , clique no menu drop-down e selecione um segmento ativo existente. Para criar um novo segmento ativo, clique em + Criar Lista de inclusão .

• • Se você selecionar um segmento ativo existente, a configuração será atualizada automaticamente.
  • Se você clicar em + Criar Lista de inclusão , será redirecionado para criar um novo segmento na ferramenta de segmentos.
    
    • Na parte superior esquerda, clique na guia ícone de lápis edit e informe um nome para o segmento e, em seguida, selecione os critérios. Saiba mais sobre como determinar os critérios do segmento.
    • Na parte superior direita, clique em Revisar e salvar. Seu segmento pode levar algum tempo para processar.
    • Retornar às configurações de integração do Salesforce. Na configuração Lista de inclusão , clique no menu suspenso e selecione o segmento ativo recém-criado. A configuração será atualizada automaticamente.

Compreender as importações e os segmentos de inclusão do Salesforce

Importar registros do Salesforce para o HubSpot permite que você traga dados existentes de sua instância do Salesforce diretamente para sua conta do HubSpot.

Se você estiver importando clientes potenciais ou contatos do Salesforce, somente o endereço de email do cliente potencial ou do contato será sincronizado do Salesforce no momento da importação. Em contas HubSpot sem segmento de inclusão ou para contatos em um segmento de inclusão, uma sincronização é automaticamente disparada após a importação, que sincronizará os valores restantes do campo Salesforce. Para contatos que não estão no segmento de inclusão, todas as outras propriedades do contato permanecerão em branco após a importação inicial.

Como os segmentos de inclusão se comportam na primeira sincronização e com duplicatas 

Ao usar segmentos de inclusão no HubSpot, é importante compreender o papel deles durante a sincronização inicial e no gerenciamento de duplicatas. 

Compreender o comportamento da primeira sincronização 

Quando um registro é sincronizado pela primeira vez entre o HubSpot e o Salesforce, os campos mapeados podem atualizar o registro do Salesforce, mesmo que o registro ainda não faça parte do segmento de inclusão no HubSpot. Isso ocorre quando o HubSpot sabe o ID do registro do Salesforce, mas ainda não existe um registro correspondente do HubSpot. Como os segmentos de inclusão dependem de dados do HubSpot, o HubSpot não pode avaliar os critérios de inclusão até que o registro do HubSpot seja criado e sincronizado. Como resultado, durante a primeira sincronização, os campos mapeados podem sincronizar os dados com o Salesforce. 

Entenda os registros duplicados 

Se um registro do HubSpot for mapeado para outro registro do Salesforce, a integração tratará isso como um novo emparelhamento de sincronização. Sempre que um novo emparelhamento HubSpot-Salesforce é criado, a integração considera que é uma sincronização inicial, portanto, os mapeamentos de campo podem sincronizar os dados com o Salesforce.