Hoppa till innehåll
Observera: Översättningen av denna artikel är endast avsedd att underlätta för dig. Översättningen har skapats automatiskt med hjälp av en översättningsprogramvara och har eventuellt inte korrekturlästs. Den engelska versionen av denna artikel bör därför betraktas som den gällande versionen med den senaste informationen. Du kan komma åt den här.

Flytta en inkorg och dess historiska konversationer till helpdesken

Senast uppdaterad: januari 18, 2024

Tillgänglig med något av följande abonnemang, om inte annat anges:

Service Hub Professional

Om du har valt att delta i betaversionen av helpdeskens arbetsyta kan superadministratörer i ditt konto flytta en befintlig e-post- eller formulärkanal från inkorgen för konversationer till helpdesk. Du kan också välja att flytta historiska konversationer och eventuella tillhörande ärenden till helpdesken när du flyttar kanalen.


Innan du kommer igång

Innan du migrerar en befintlig inkorgskanal till helpdesk bör du ha följande i åtanke:

  • Vi rekommenderar starkt att alla agenter i ditt konto har tillgång till helpdesk och att du har ställt in SLA:er för helpdesk.
  • Även om HubSpot automatiskt kommer att upptäcka alla nya konversationer som kommer in medan du aktivt migrerar din inkorg, rekommenderas det att du startar migreringen under tider med låg volym på dagen för att minska störningar för din supportpersonal och befintliga processer.
  • Endast anslutna e-post- och formulärkanaler kan flyttas till helpdesk vid denna tidpunkt.
  • Under migreringsprocessen kommer nya ärenden som skapas och tilldelas i helpdesken att utlösa aviseringar i ditt konto, så för att minska buller och störningar för användare i ditt konto kan du stänga av aviseringar under migreringen och slå på dem igen när den är slutförd.

Förväntningar och beteende vid migrering

När du flyttar en kanal till helpdesk kommer följande åtgärder att vidtas:

  • Befintliga kanalinställningar, t.ex. signaturer, routning och automatisering, samt inställningar för att skapa ärenden, kommer att finnas kvar vid flytten och inte återställas till helpdeskens standardvärden.
  • Alla nya konversationer i den kanal du flyttar kommer in i helpdesken och får automatiskt ett ärende skapat och kopplat till den nya konversationen.
  • Helpdeskåtkomst och SLA:er kommer att tillämpas på alla nya ärenden som härrör från den kanal du flyttade.

Om du väljer att flytta historiska konversationer från en kanal till helpdesken:

  • Om en konversation har ett ärende kopplat till sig kommer både konversationen och ärendet att flyttas till helpdesken som de är.
  • Om en konversation inte har ett ärende kopplat till sig kommer ett ärende att skapas och den befintliga konversationen kommer att kopplas till det ärendet. För skapade ärenden:
    • Datumet då ärendet skapades kommer att matcha startdatumet för konversationen.
    • Ärendets pipeline-status mappas till lämplig status för öppna eller stängda konversationer.
    • Ärendets ägare kommer att vara den aktuella konversationsägaren om den ägaren har åtkomst till helpdesk. Om den aktuella konversationsägaren inte har tillgång till helpdesk kommer det nya ärendet att lämnas utan tilldelning.
  • Alla nya svar på befintliga konversationer visas i helpdesken med ett ärende kopplat till konversationen.
  • Helpdesk-åtkomst och SLA:er kommer att tillämpas på alla flyttade konversationer eller ärenden.

Flytta en befintlig inkorgskanal till helpdesk

Så här migrerar du en befintlig e-post- eller formulärkanal från konversationernas inkorg:

  • I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
  • I den vänstra sidomenyn navigerar du till Inkorg och helpdesk > Inkorgar.
  • Under Kanaler håller du muspekaren över den e-post- eller formulärkanal som du vill flytta, klickar på rullgardinsmenyn Alternativ och väljer sedan Flytta till helpdesk.

move-inbox-to-help-desk-in-inbox-settings-beta

  • Välj hur du vill flytta historiska konversationer:
    • Alla konversationer med [Inkorgsadress]: alla befintliga konversationer från kanalen kommer att flyttas till helpdesk, liksom alla tillhörande ärenden. Konversationer utan ärenden kommer att få ett ärende skapat när det går in i helpdesk. Om du väljer det här alternativet klickar du på rullgardinsmenyn Ny ärendestatus bredvid konversationsstatusarna Öppen och Avslutad och väljer en associerad ärendestatus att mappa dem till.
    • Flytta inga konversationer: befintliga konversationer stannar kvar i inkorgen för aktuella konversationer. Du bör bara välja det här alternativet om du inte behöver tillgång till historiska konversationer i helpdesken framöver.
  • När du är redo att flytta din inkorg klickar du på Flytta kanal.

move-inbox-to-help-desk-settings-and-confirmation

Observera: När en kanal har flyttats till helpdesk kommer alternativet att flytta historiska konversationer inte längre att vara tillgängligt.

Vad du kan förvänta dig när en kanal och konversationer flyttas

Ett meddelande visas i dina inkorgsinställningar och i själva inkorgen för att informera användare i ditt konto om att en flytt pågår. Detta är viktigt för handläggare som kanske börjar märka att deras tilldelade konversationer ändras. Observera att när en flytt har påbörjats kan den inte stoppas.

När en kanal aktivt flyttas till helpdesk kommer HubSpot att upptäcka och flytta alla nya konversationer som kommer in i den migrerande inkorgskanalen.

move-inbox-to-help-desk-in-progress-banner

Vänligen notera:

  • Om en konversation startades i en kanal och sedan flyttades till en annan, är det bara den senaste kanalen som beaktas när de historiska konversationsdata flyttas, inte den ursprungliga kanalen som konversationen startade i. Om en konversation till exempel började i en livechattkanal och sedan flyttades till en ansluten e-postkanal kommer den konversationen att flyttas till helpdesk när du väljer att flytta den anslutna e-postkanalen och dess historiska konversationer.
  • Eftersom formulär och e-post är sammankopplade rekommenderar vi att du flyttar alla anslutna e-postkanaler som används av dina handläggare för att svara på formulärinlämningar. Att flytta formulärkanalen till helpdesk kanske inte flyttar pågående kommunikation som startade från ett formulär och sedan fortsatte i e-post. Om du flyttar e-postkanalen som dina handläggare använder för att svara på formulärinlämningar kommer konversationerna och ärendena att visas i helpdesk istället för inkorgen med historiken för både formulärinlämningarna och uppföljningsmejlen.
Hjälpte artikeln?
Detta formulär används endast för dokumentationsfeedback. Få reda på hur du får hjälp med HubSpot.