Skriv och svara på meddelanden i konversationsinkorgen

När du har konfigurerat din konversationsinkorg och kopplat en e-postadress för teamet kan du börja skicka meddelanden till dina kontakter direkt från inkorgen.

Om du använder HubSpot-appen kan du läsa om hur du svarar på e-postmeddelanden via konversationer i mobilappen.

Observera: om du inte kan svara på en trådska du kontrollera att du har lagts till som teammedlem i inkorgenens åtkomstinställningar. När en inkorg endast är synlig för specifika användare och team kan endast de valda användarna och teamen se och svara på inkommande konversationer. Användare med behörigheternaKontoåtkomst eller Superadministratör kan se alla konversationsinkorgar i kontot, men kan inte utföra åtgärder i inkorgarna, till exempel svara på en tråd, såvida de inte har lagts till som teammedlemmar. De kan dock svara på e-postmeddelanden i inkorgarna direkt från posten.

Om du vill svara på meddelanden i helpdesken kan du läsa mer om hur du skapar och besvarar ärenden i helpdesken.

Skriv ett meddelande

Skriv ett meddelande i inkorgen för att starta en konversation med dina kontakter.

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
2. Klicka på Skriv i det nedre vänstra hörnet.

3. Skriv ditt meddelande i popup-rutan.
   
   • Om du vill öppna svarsredigeraren i ett popup-fönster medan du skriver ditt svar klickar du på ” enlarge Expand” (Utöka ).

• • Klicka på rullgardinsmenyn ”Till” och sök efter en kontakts namn. Du kan skicka ett meddelande till en kontakts e-postadress eller WhatsApp-konto om du har kopplat ett WhatsApp Business-konto till konversationsinkorgen.

• • Klicka på rullgardinsmenyn ”Från” för att skicka meddelandet från en annan ansluten e-postadress för teamet.
  • Ange ämnesraden i fältet ”Ämne ”.

• • Använd ikonerna längst ned i e-postredigeraren för att ändra textstilen, infoga en länk, lägga till en bild eller ladda upp en fil.
  • Oskickade meddelanden som du börjar skriva sparas automatiskt som utkast. Detta gör att du kan lämna en konversation och återkomma senare. Utkast är endast synliga för den användare som skapade dem.

4. Klicka på Skicka. Det utgående meddelandet loggas i mottagarens kontaktpost.

Du kan se det utgående meddelandet i vyn Skickat i din konversationsinkorg. Om du har bifogat några bilagor i det utgående e-postmeddelandet kommer bilagorna också att loggas i kontaktens tidslinje.

Observera: om din e-postserver kör säkerhetsprogramvara som skannar bilagor vid mottagning av e-postmeddelanden kan HubSpoteventuellt inte logga bilagor som ingår i e-postsvar eller inkommande e-postmeddelanden som skickas till ditt teams e-postadress. Om dina Office 365-servrar till exempel kör Advanced Threat Protection med Dynamic Delivery aktiverat kan det hända att bilagorna inte loggas.

Svara på en e-postkonversation

Svara på meddelanden som skickats till ditt teams e-postadress i inkorgen. En ny kontaktpost skapas för alla inkommande meddelanden om det inte redan finns en kontaktpost med den e-postadressen.

Observera: om ett inkommande e-postmeddelande inte visas i inkorgen för konversationerska du kontrollera mappen SPAM eller JUNK i ditt Office 365-e-postkonto. E-postmeddelanden som skickas till mappen SPAM eller JUNK i en Office 365-inkorg visas inte i inkorgen för konversationer.

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en e-postkonversation i den vänstra panelen för att öppna den.
3. Granska e-postsvaret. Om e-postmeddelandet är större än 100 KB, bläddra till botten av tråden och klicka på Visa hela meddelandet för att öppna hela e-postmeddelandet i en annan webbläsarflik.
4. Som standard skickas ditt svar till det senaste meddelandet i tråden. Om du vill svara på ett specifikt meddelande klickar du på svarsikonen längst upp till höger i meddelandet.

5. Om du behöver lägga till ytterligare mottagare i CC eller BCC, lägga till fler mottagare i fältet Till eller redigera avsändaradressen , klickar du på meny verticalMenu en längst upp till höger för att visa fler redigeringsalternativ. Du kan klicka på down bredvid avsändarnamnet för att växla mellan avsändaradresserna för dina anslutna team-e-postkanaler.

6. Skriv ditt svar i svarsredigeraren.
   • Använd ikonerna längst ned i e-postredigeraren för att ändra textstilen, infoga en länk, lägga till en bild, inkludera en emoji eller ladda upp en fil. Du kan också dra och släppa filer från din dator till svarsredigeraren eller kopiera och klistra in text med hyperlänkar i ditt meddelande.
   • Om du vill utöka svarsredigeraren medan du skriver ditt svar klickar du och drar i svarsredigeraren, eller så klickar du på ” enlarge ” och väljer ”Expand” för att öppna den i ett popup-fönster.
   • Om du vill lägga till ett dokument, ett utdrag, en möteslänk, en artikel från kunskapsbasen, en offert eller en video i ditt svar klickar du på Infoga.
7. När du är klar med ditt meddelande klickar du på Skicka.
8. När konversationen är avslutad klickar dupå suStäng konversation längst upptill höger. Om det finns ett ärende kopplat till konversationen kan användaren stänga både ärendet och konversationen samtidigt, eller bara stänga konversationen genom att klicka på rullgardinsmenyn Mer och välja Stäng konversation.

Du kan också omfördela en konversation, kommentera en tråd, flytta en konversation till en annan inkorg, vidarebefordra ett e-postmeddelande till ett annat team eller ringa ett samtal direkt från svarsredigeraren. Läs mer om hur du samarbetar med ditt team i inkorgen.

Observera: om du vidarebefordrar e-postmeddelanden till konversationsinkorgen skadu tänka på att ett e-postmeddelande med en ämnesrad som innehåller ”FW” eller ”FWD” loggas i den ursprungliga avsändarens post. När dessa prefix ingår i ämnesraden söker HubSpot efter kontaktinformation i det ursprungliga e-postmeddelandet. HubSpot granskar e-postmeddelandets ren textversion för att hitta denna information. Läs mer om hur du hanterar dina vidarebefordringsinställningar.

Svara på meddelanden med hjälp av Slack-integrationen

Om du har kopplat Slack-integrationen till ditt HubSpot-konto och ställt in aviseringar för din konversationsinkorg kan du svara på meddelanden från WhatsApp, Facebook Messenger och livechatt direkt via Slack.

Du kan svara i den tillhörande Slack-tråden och svaret synkroniseras automatiskt med motsvarande konversation i din inkorg.

Observera: det går för närvarande inte att svara från Slack för anslutna e-post- och formulärkanaler.

Förstå hur e-posttrådar fungerar

HubSpot grupperar automatiskt relaterade e-postmeddelanden i en enda konversationstråd. För att avgöra om ett inkommande e-postmeddelande tillhör en befintlig konversation eller om det ska skapa en ny jämför HubSpot informationen i e-postrubrikerna.

HubSpot jämför följande fält i e-postrubrikerna när man avgör om ett inkommande e-postmeddelande hör till en befintlig konversation:

• Ämne
• Avsändar- och mottagaradresser
• In-Reply-To-meddelande-ID
• Referensrubriken

Om ämnet ändras kan HubSpot skapa en ny konversation även om e-postmeddelandet hänvisar till ett tidigare meddelande.

Du skickar till exempel ett e-postmeddelande med ämnet Välkommen. En kund svarar med Re: Välkommen i samma e-posttråd. Eftersom ämnet och e-postrubrikerna stämmer överens lägger HubSpot till svaret i den befintliga konversationen. Om kunden startar ett helt nytt e-postmeddelande med ett annat ämne skapar HubSpot en ny konversation.

Läs mer om hur du hämtar e-postrubriker.