Lär dig hur du skapar och hanterar dina poster och meddelanden efter att ha kopplat ihop HubSpot och Microsoft Teams.
Ta emot HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams
När du har anslutit Microsoft Teams-appen till HubSpot och anslutit ditt användarkonto kan du ta emot HubSpot-meddelanden i HubSpot-boten i Microsoft Teams.
Så här stänger du av alla aviseringar, en aviseringstyp eller specifika aviseringar från att skickas till Microsoft Teams:
- Navigera till Notifications i menyn till vänster i sidofältet.
- Klicka på fliken Andra appar .
- Om du vill stänga av alla HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams klickar du på för att stänga av Microsoft Teams-omkopplaren.
- Om du vill stänga av specifika aviseringstyper klickar du på i avsnittet Vad du får aviseringar om för att expanderaaviseringsämnet och avmarkera kryssrutorna bredvid de aviseringar som du inte vill få.
Observera: Fördröjning av meddelanden kan förekomma med upp till fem minuter.
Koppla HubSpot-företag och -affärer till Microsoft Teams-kanaler
Så här kopplar du en företags- eller avtalspost till en Microsoft Teams-kanal:
- Navigera till dina företags- eller affärsposter:
- I det högra sidofältet, i Microsoft Teams -kortet, klickar du på Associera Microsoft Teams-kanal.
- I popup-rutan klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett team och väljer ett team som ska associeras med HubSpot-posten.
- Klicka på rullgardinsmenyn Välj en kanal och välj en befintlig Microsoft Teams-kanal som ska associeras med HubSpot-posten eller klicka på Skapa ny MS Teams-kanal för att skapa en ny kanal.
-
- Markera kryssrutorna för aktivitetstyper för att synkronisera dessa aviseringar till Microsoft Teams-kanalen. Du kan synkronisera anteckningar, samtal, e-postmeddelanden, uppgifter och möten.
Observera: Aktivitetsloggar för e-postmeddelanden synkroniseras endast om e-postmeddelandena skickas från en post eller loggas på en post i CRM. Till exempel kommer e-postmeddelanden som skickas med HubSpot Sales-tillägget inte att synkroniseras.
- Klicka på Associera kanal.
När du har associerat får du relevanta aktivitetsaviseringar till den associerade Microsoft Teams-kanalen. Du kan associera flera poster med en kanal.
Använda Microsoft Teams arbetsflödesåtgärder (endastProfessional och Enterprise )
När du har anslutit Microsoft Teams till HubSpot kan du använda följande arbetsflödesåtgärder:
- Skapa Microsoft Teams-kanal: skapa en ny Microsoft Teams-kanal i ett företags- eller affärsbaserat arbetsflöde.
- Skicka Microsoft Teams-meddelanden: skicka ett meddelande till en HubSpot-ägare och Teams-kanal. Tillgänglig i alla arbetsflödestyper utom anpassade objekt- och målbaserade arbetsflöden.
Observera: det går inte att skicka meddelanden till privata kanaler i Microsoft Teams.
Så här använder du arbetsflödesåtgärder i Microsoft Teams:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automation > Arbetsflöden.
- Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
- Klicka på + plus-ikonen.
- I den högra panelen väljer du en Microsoft Teams-åtgärd:
- Om du vill skapa en kanal väljer du Create Microsoft Teams Channel.
- Välj vilket team du vill skapa kanalen i genom att klicka på rullgardinsmenyn Team .
- Ange namnet på kanalen i fältet Kanal .
- Om du vill välja sekretessinställningar för kanalen klickar du på rullgardinsmenyn Sekretess .
- Klicka på Spara.
-
- Om du vill skicka meddelanden väljer du Skicka Microsoft Teams-meddelanden.
- Klicka på rullgardinsmenyn Användare för att välja de specifika användare som meddelandet ska skickas till. Du kan också skriva in användarens namn så visas det för urval.
- Om du vill välja vilket team som meddelandet ska skickas till klickar du på rullgardinsmenyn Team.
- För att välja vilken kanal som meddelandet ska skickas till klickar du på rullgardinsmenyn Channel.
- Skriv in meddelandet i fältet Message (Meddelande ).
- Du kan formatera meddelandet genom att använda asterisker för fet text, understrykningstecken för kursiv text och returknappen för en ny rad.
- Du kan tagga någon i meddelandet genom att skriva @ följt av deras Microsoft Teams e-postadress.
- Om du vill inkludera en hyperlänk i meddelandet sätter du den hyperlänkade texten inom hakparenteser, följt av URL:en inom parentes. Till exempel [HubSpot](www.hubspot.com).
- Klicka på rullgardinsmenyn Välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet och välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet.
- Klicka på Spara.
Meddelandet kommer att skickas till den Microsoft Teams-kanal som anges i arbetsflödesåtgärden. Användaren som tar emot meddelandet kan klicka på någon av åtgärdsknapparna för att utföra åtgärden. Kanalen kommer också automatiskt att associeras med affärs- eller kontaktposten och kan konfigureras från posten.
Svara på HubSpot-konversationer i Microsoft Teams
Observera att den här funktionen endast är tillgänglig om du valde Delbetalning när du installerade integrationen.
När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du skicka och ta emot HubSpot livechatt, Facebook Messenger, WhatsApp, inskick av formulär och meddelanden i inkorgen direkt i Microsoft Teams-kanaler. För att göra detta måste en användare med behörigheten Kontoåtkomst eller Superadmin uppgradera teamet så att det kan användas i HubSpot-konversationer. Varje team måste uppgraderas för den här funktionen.
Så här uppgraderar du ett Microsoft Team:
- Klicka på Microsoft Teams.
- Klicka på fliken Allmänna inställningar och navigera till fliken Globala inställningar.
- Klicka på Upgrade bredvid Microsoft Team.
Så här väljer du det team som ska användas i inkorgen för konverteringar:
- På Microsoft Teams-integrationssidan i HubSpot klickar du på fliken Inbox för konverteringar, som visar alla konversationsinboxar som du har skapat i ditt HubSpot-konto.
- Bredvid inkorgen för konversationer klickar du på På/Av för att skicka och ta emot meddelanden från inkorgen för konversationer direkt i Microsoft Teams-kanaler.
- Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja det team som ska ta emot meddelandena.
- Klicka på rullgardinsmenyn Channel för att välja den Microsoft Team-kanal som ska ta emot inkommande meddelanden.
När du har anslutit inkorgen får du automatiskt ett meddelande i Microsoft Teams när du har ett nytt meddelande i din HubSpot-inkorg. Du kommer också att kunna svara direkt från Microsoft Teams utom för e-post och inskick av formulär.