Dela skapade fakturor med dina köpare

När du har skapat fakturor till dina köpare kan du dela dem via e-post, med en direktlänk, genom att ladda ner en PDF-fil eller genom att infoga fakturor när du skriver meddelanden i CRM-poster och i konversationsinkorgen.

I den här artikeln beskrivs hur du delar fakturor med dina kunder. Om du behöver hjälp med dina egna HubSpot-fakturor kan du läsa om hur du visar, laddar ner och betalar din HubSpot-faktura.

Skicka fakturor via e-post

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Fakturor. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Fakturor.
2. Klicka på fakturans namn.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj sedan Skicka via e-post.
4. På fliken Skicka faktura via e-post ställer du in ditt e-postmeddelande:
   • Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontakt som är kopplad till fakturan. Om du vill ändra den här e-postadressen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress, och HubSpot skapar automatiskt en kontaktpost efter att e-postmeddelandet har skickats.
   • För att lägga till en e-postadress i fältet Cc klickar du på Lägg till Cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn och välj kontakterna, eller ange egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i fältet Cc.
   • Om en standard-e-postadress har ställts in i fakturainställningarna fylls fältet ”Från” automatiskt i med standard-e-postadressen. I annat fall fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har ställts in, men inställningen som tillåter användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra team-e-postadresser är aktiverad, kan du välja en annan e-postadress.
   • Om ingen standard-e-postadress har ställts in blir den e-postadress du väljer standardadressen för framtida fakturautskick, men den kan ändras före varje utskick.
   • Svar på detta e-postmeddelande vidarebefordras till avsändaradressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive delade teaminkorgar, kan du hantera uppföljningen i HubSpots konversationsinkorg.
   • Redigera ämnesraden.
   • Lägg till texten i e-postmeddelandet.
5. När du uppdaterar fälten visas en förhandsgranskning till höger om fälten. Så här skickar du e-postmeddelandet:
   • Klicka på Skicka fakturamejl för att skicka mejlet som det visas. Köparen kommer då att få ett mejl med fakturauppgifterna och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som bilaga.
   • Om du istället vill skriva ett individuellt e-postmeddelande manuellt med en länk till fakturan klickar du på Skapa anpassat e-postmeddelande i ditt CRM-system.

Skicka fakturor via en länk eller som PDF

Observera: om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk kommer egenskapen ”Senast skickat datum ” inte att uppdateras. Läs mer om fakturaegenskaper.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Fakturor. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Fakturor.
2. Klicka på fakturans namn.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj sedan ett alternativ:
   • Kopiera länk: kopiera fakturalänken.
   • Ladda ner: ladda ner en PDF-version av fakturan.

Hitta och skicka fakturor med hjälp av kundagenten

Observera: för attkunna använda åtgärder med din kundagent måste en superadministratör registrera ditt konto i det nya åtgärdsbiblioteket: HubSpot CRM, arbetsflöden och Shopify-åtgärder för din kundagent (beta).

Konfigurera din kundagent för att hitta och skicka fakturor till kunder. Om en kund frågar om en tidigare eller kommande faktura kommer kundagenten att tillhandahålla information om fakturan, skicka en kopia och inkludera en inbäddad säker betalningsfunktion för fakturor med utestående betalningar. Svar kan skickas i samma chattfönster, via e-post eller via WhatsApp. Fakturor kräver verifiering via e-post.

Så här lägger du till fakturaåtgärder i en kundagent:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Kundagent. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Kundagent.

2. Om du inte redan har gjort det, konfigurera en kundagent.

3. Klicka på Träna > Åtgärder i menyn i vänster sidfält.

4. Klicka på Visa alla åtgärder.

   

5. Klicka på åtgärden Få betalt snabbt med betalningslänkar.

   

6. Klicka på Fortsätt till inställningar.

7. I avsnittet ”Beskriv åtgärden” anger du hur och när kundtjänstmedarbetaren ska utföra åtgärden:

   • I fältet ”Namn” anger du ett namn på åtgärden.

   • I fältet ”Beskrivning” anger du en kort beskrivning av vad åtgärden gör.

   • Rullgardinsmenyn ”Åtgärdens skyddsnivå ” är inställd på ”Verifiera e-post ” och kan inte ändras.

   • Under ”Triggerfraser” kan du granska de föreslagna fraserna. Om du vill lägga till en ytterligare utlösare klickar du på ” add ” och sedan på ”Lägg till utlösare”.

   • För att ta bort en utlösare, klicka på delete -ikonen för borttagning.
     
     

8. I avsnittet Svarinstruktioner anger du ett svar som kundtjänstmedarbetaren ska skicka när åtgärden är slutförd.
   
   

9. Klicka högst upp på Förhandsgranska för att förhandsgranska åtgärden.

10. Klicka på ”Publicera” uppe till höger för att publicera åtgärden.

Läs mer om hur du hanterar kundtjänstmedarbetarnas åtgärder.

Lägg in fakturor i personliga e-postmeddelanden eller meddelanden i konversationsinkorgen

Så här infogar du en faktura i ett en-till-en-e-postmeddelande eller meddelande i konversationsinkorgen:

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
2. Klicka på Skriv längst ned till vänster.
3. I meddelandefönstret klickar du på Infoga och väljer sedan Fakturor.
4. Välj en faktura eller klicka på Hantera för att gå till fakturornas översiktssida.

När du har valt en faktura läggs en hyperlänk till fakturan till i meddelandet.

Nästa steg

• Skapa avtal för att hantera dina köpares avtal och automatisera faktureringen.
• Använd fakturor med HubSpots inbyggda bokföringsintegrationer, till exempel QuickBooks och Xero.
• Läs mer om hur du hanterar betalningar, inklusive att granska transaktionsavgifter, göra nya försök vid misslyckade betalningar och begära en ny betalningsmetod från en kontakt. Du kan också ladda ner betalnings- och utbetalningsrapporter samt exportera betalningsdata.
• Skapa och skicka offerter till dina köpare.