Skapa och använda associationsetiketter

I ditt HubSpot-konto kan du associera poster för att koppla ihop dem i din databas. Du kan också märka associ ationer för att ange förhållandet mellan associerade poster.

Alla HubSpot-konton kan använda den primära etiketten för företag, men i konton med en Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du skapa anpassade etiketter. Associationsetiketter kan beskriva relationer mellan alla CRM-objekt, inklusive kontakter, företag, erbjudanden, biljetter och anpassade objekt. Ett exempel:

• En kontakt kan vara chef på ett företag, men också tidigare anställd på ett annat företag.
• En affär kan ha flera associerade kontakter, en som är beslutsfattare och en annan som är faktureringskontakt.
• Två företagsorter är associerade, där den ena är huvudkontoret och den andra är regionkontoret.
• Flera kontakter från samma familj är associerade, med etiketter för Partner,Parent och Child.

Om du vill automatisera associationer i ditt system kan du lära dig mer om verksamhetsrelaterade appar på HubSpot App Marketplace.

Skapa associationsetiketter

Användare med Superadmin-behörighet kan skapa anpassade associationsetiketter. Du kan skapa upp till 50 etiketter per objektpar (t.ex. kontakt till avtal, kontakt till kontakt).

Så här skapar du en associationsetikett:

• Navigera till Objects i menyn i vänster sidofält och välj sedan det objekt som du vill skapa en associationsetikett för.
• Klicka på fliken Associationer.
• Klicka på Skapa och konfigurera och välj sedan Skapa och konfigurera etikettgränser.

• I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Objekt som du associerar och väljer sedan den andra objektrelationen som du skapar etiketten för (t.ex. Affärer-till-kontakter).

• Välj den typ av etikett som du vill skapa:

• • En enda etikett: de associerade posterna är relaterade på samma sätt, så etiketten kan tillämpas på båda posterna (t.ex. Kollega, Partner).
  • Ett par etiketter: olika ord används för att beskriva varje sida av de associerade posternas relation, så två separata etiketter krävs (t.ex. chef och anställd, förälder och barn, huvudkontor och regionkontor). Om du anger en etikett för en av posterna, kommer den associerade posten automatiskt att anges med den andra etiketten i paret. En parad etikett räknas som en etikett i förhållande till din gräns för anpassade etiketter.
• Ange ett namn för etiketten.

• Om du vill redigera etikettens interna namn klickar du på edit pennikon under etiketten. Detta används för integrationer och API:er. När etiketten har skapats kan det interna namnet inte redigeras.

• Klicka på Nästa längst ner.
• Ställ in etikettens gränser för varje riktning av associeringen:
  • Många [poster] kan ha etikett: en post kan associeras med många poster i det andra objektet med hjälp av etiketten.
  • Anpassad: en post kan associeras med ett angivet antal poster i det andra objektet med hjälp av etiketten. Ange ett tal i fältet för att ange en anpassad gräns.
• Klicka på Spara.

Hantera associationsetiketter

Du kan redigera eller ta bort befintliga associationsetiketter samt visa mer information om en etiketthistorik och API-detaljer. Så här hanterar du befintliga associationsetiketter:

• Navigera till Objects i menyn till vänster och välj sedan det objekt som du vill skapa en associationsetikett för.
• Klicka på fliken Associationer.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj objektassociationer och välj de associationer som du vill visa etiketter för (t.ex. Deals-to-Contacts).
• Redigera en etikett genom att hålla muspekaren över etiketten och sedan klicka på Mer > Redigera etikett. I den högra panelen redigerar du namnet på etiketten och klickar sedan på Spara.

• Om du vill ange gränser för en associationsetikett håller du muspekaren över etiketten och klickar sedan på Mer > Redigera etikettgräns.
• Om du vill ta bort en etikett håller du muspekaren över etiketten och klickar på Mer > Ta bort. Markera kryssrutan för att bekräfta att du inte kan återställa en borttagen etikett och klicka sedan på Ta bort för att bekräfta. Om en etikett används i poster eller andra HubSpot-verktyg måste du först ta bort etiketterna från dessa tillgångar innan du raderar dem. För att visa var en etikett används:
  • Håll muspekaren över Delete och klicka sedan på Visa vilka automatiseringar din associationsetikett används i i frågan.
  • Klicka på en post eller ett verktygsnamn i den högra panelen för att navigera till den tillgång som använder etiketten.

• Du kan visa historiken för en associationsetikett genom att hålla muspekaren över etiketten och sedan klicka på Mer > Visa historik. I dialogrutan kan du se hur etiketten skapades, vilken objektrelation den gäller för, när den skapades, vilken användare som skapade den och en tidslinje över ändringar.
• Om du vill visa API-information för en etikett håller du muspekaren över etiketten och klickar sedan på Mer > Visa API-detaljer. I dialogrutan kan du visa etikettens namn, invers, interna namn, gränser, kategori (om det är en HubSpot-definierad etikett eller anpassad) och ID för associationstypen. Läs mer om hur du använder dessa värden i API:et för associationer.
  • Om du vill kopiera ett enskilt värde klickar du på kopieringsikonen på duplicate.
  • Om du vill kopiera alla värden klickar du på Kopiera alla till klippbordet.

Ange eller uppdatera associationsetiketter på poster

På en post kan du lägga till eller ta bort etiketter för dess associationer. Du kan också ange associationsetiketter i bulk via import. Om du vill lägga till en ny association med en etikett eller uppdatera en posts primära företag kan du läsa om hur du lägger till eller redigerar associationer på en post.

För att uppdatera etiketterna för en enskild förening:

• Navigera till posten med den association som du vill uppdatera.
• Om du vill lägga till eller redigera etiketter för en befintlig association håller du muspekaren över associationskortet, klickar på Mer och väljer sedan Redigera associationsetiketter.

• I dialogrutan:
  • Om du vill lägga till en etikett klickar du på rullgardinsmenyn och väljer etiketten.
  • Om duvill ta bort en etikett klickar du påx bredvid etiketten.

Använd associationsetiketter i HubSpot-verktyg

När du har skapat associationsetiketter för att beskriva relationer mellan poster kan du lägga till associationsetiketter till nya eller befintliga associationer på en post eller i bulk via import. Du kan sedan filtrera efter dessa etiketter i HubSpot-verktyg som listor, arbetsflöden och anpassade rapporter.

Associationsetiketter stöds inte för synkronisering via HubSpot-Salesforce-integrationen, men innan du uppdaterar associationer rekommenderas det att du förstår hur poster synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce.

Filtrera efter associationer i listor

När du skapar en kontakt- eller företagsbaserad lista kan du filtrera dina poster baserat på deras associationer. För kontaktbaserade listor kan du filtrera baserat på kontakternas primära företagsassociationer. Användare med Professional- och Enterprise-konton kan också filtrera poster i listor efter associationsetiketter.

• Skapa eller redigera en lista.
• Klicka på +Lägg till filter.
• Klicka på rullgardinsmenyn Filtrering på och välj sedan objektet i avsnittet Associerat objekt (t.ex. i en kontaktbaserad lista väljer du Företag för att filtrera utifrån kontakternas företagsassociationer).
• Välj en kategori och ett filter och ställ sedan in dina kriterier.
• Som standard kommer listan att innehålla poster när någon av de associerade posterna uppfyller kriterierna.
• Om du vill ställa in kriterierna baserat på den primära företagsassociationen eller en anpassad associationsetikett klickar du på [Objekt] är associerat med: Alla [objekt] och sedan välja en etikett i rullgardinsmenyn .Detta kommer att filtrera posterna baserat endast på associationer med den etiketten, så listan kommer att innehålla en post endast en associerad post har den etiketten och den posten uppfyller kriterierna.

• När du är klar med att ställa in listkriterier klickar du på Spara lista längst upp till höger.

Läs mer om hur du skapar listor.

Använd associationsetiketter i arbetsflöden

När du har skapat associationsetiketter kan du använda dem för att utlösa registreringar och vissa åtgärder i arbetsflöden. Du kan till exempel automatiskt skicka ett e-postmeddelande till kontakter baserat på attribuering av deras associerade primära företag, eller om en affär flyttas till ett annat affärsfas , automatiskt uppdatera stadiet för dess associerade affärer.

Följande funktionalitet stöds:

• Registreringsutlösare: registrerar poster i ett arbetsflöde om tillhörande poster uppfyller angivna kriterier.
• Arbetsflödesåtgärder:
  • Grenar
  • Ange eller ta bort en egenskap för associerade poster.

• • Kopiera en egenskap från registrerade poster till tillhörande poster, eller till registrerade poster från tillhörande poster.

• • Skicka ett e-postmeddelande till associerade kontakter.

Utlösande faktorer för inskrivning

Du kan använda associationsetiketter i kontakt-, företags-, affärs-, ärende- eller anpassade objektbaserade arbetsflöden när du anger registreringstriggers. Så här ställer du in triggers baserat på associationsetiketter:

• Skapa ett arbetsflöde.
• Klicka på Set up triggers.
• Klicka på När filterkriterier uppfylls i den vänstra panelen.
• Klicka på + Lägg till filter.
• Klicka på rullgardinsmenyn Filtrera på och välj sedan det associerade objektet i avsnittet Associerat objekt.
• Välj en egenskap att filtrera efter och ställ sedan in dina kriterier.
• Som standard baseras filtret på Alla [objekt], vilket innebär att en post registreras när någon av dess associerade poster uppfyller kriterierna.
• Om du vill ställa in dina kriterier baserat på en associationsetikett klickar du på [Objekt] är associerat till: Alla [objekt] och väljer sedan en etikett i rullgardinsmenyn. Detta kommer att registrera posterna baserat endast på associationer med den etiketten, vilket innebär att arbetsflödet endast registrerar en post om de har en associerad post med den etiketten och den posten uppfyller kriterierna.

• När du är klar med att ställa in dina triggers klickar du på Spara längst ner.

Åtgärder

Så här använder du associationsetiketter i en arbetsflödesåtgärd:

• Skapa ett arbetsflöde.
• Om du vill lägga till en arbetsflödesåtgärd klickar du på + plus-ikonen.
• Om du vill skapa en filialklickar du påFilial.
  • Skapa en om/då-filial eller ett värde är lika med gren.
  • Om du skapar en om/då-filial:
    • Klicka på + Lägg till filter inom en gren.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Filtrera på och välj sedan objektet i avsnittet Associerat objekt.
    • Välj en egenskap att filtrera efter och ställ sedan in dina kriterier.
    • Som standard baseras filtret på Alla [objekt], vilket innebär att posten flyttas nedåt i grenen när någon av de associerade posterna uppfyller kriterierna. Om du vill ställa in dina kriterier baserat på en associationsetikett klickar du på [Objekt] är associerat till: Alla [objekt] och sedan välja enetikett på i rullgardinsmenyn .Detta flyttar poster endast baserat på associationer med den etiketten, vilket innebär att en post endast flyttas nedåt i grenen om den har en associerad post med den etiketten och den posten uppfyller kriterierna.

• • Om att skapa ett värde är lika med gren:
    • Klicka på fältet Egenskap eller värde att förgrena sig på och välj sedan en egenskap i avsnittet [Associerat objekt]: [Förfiningskriterier]. Förfiningskriterierna avgör vilken associerad post som värdet ska kopieras från (t.ex. den senast uppdaterade, en viss etikett). Detta visas bara om du har lagt till associationstypen som en tillgänglig datakälla.
    • Klicka på Nästa.
    • Ange eller välj det värde som ska förgrenas och lägg till ytterligare förgreningar efter behov.
    • När du är klar klickar du på Spara.

• Om du vill ange eller rensa en egenskap för associerade poster klickar du på Ange egenskap eller Rensaegenskap.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Målobjekt och välj sedan objektet i avsnittet Associerat objekt.
  • Som standard kommer uppdateringen av egenskapen att ställas in baserat på Alla [objekt], vilket innebär att alla associerade posters egenskapsvärden kommer att ställas in eller rensas. Om du vill ställa in eller rensa värdet för egenskapen endast för associationer med en viss etikett klickar du på rullgardinsmenyn Association till objekt och väljer sedan enetikett på .
  • Välj den egenskap som ska ställas in eller rensas och klicka sedan på Spara.

• Om du vill kopiera ett värde mellan associerade poster klickar du på Kopiera värde för egenskap.
  • I panelen för tillgängliga data väljer du den egenskap som du vill kopiera från.
    • Om du vill kopiera egenskapens värde från inskrivna poster till de associerade posterna väljer du egenskapen i avsnittet Inskrivet [objekt].
    • Om du vill kopiera egenskapens värde till registrerade poster från de associerade posterna väljer du egenskapen i avsnittet [Associerat objekt]: [Förfiningskriterier]. Förfiningskriterierna avgör vilken associerad post som värdet ska kopieras från (t.ex. den senast uppdaterade, en viss etikett). Detta visas bara om du har lagt till associationstypen som en tillgänglig datakälla.

• • Klicka på rullgardinsmenyn Målobjekt och välj sedan ett alternativ:
    • För att kopiera från inskrivna poster till associerade poster, välj det associerade objektet i avsnittet Associerat objekt.
    • För att kopiera till inskrivna poster från de associerade posterna, välj det inskrivna objektet i avsnittet Aktuellt objekt.

• • Vid kopiering från registrerade poster till associerade poster kommer uppdateringen av egenskapen som standard att baseras på Alla [objekt], vilket innebär att en registrerad posts egenskap kommer att kopieras till alla associerade poster. Om du vill ställa in dina kriterier baserat på en associationsetikett klickar du på rullgardinsmenyn Association to object och väljer sedan en etikett. Detta kopierar egenskapen endast till associerade poster med den etiketten.
  • Välj den egenskap som du vill kopiera till.
  • När du är klar klickar du på Spara.

• I ett kontakt- eller företagsbaserat arbetsflöde klickar du på Skicka e-post för att skicka ett e-postmeddelande till associerade kontakter. I ett kontaktbaserat arbetsflöde väljer du Associerad kontakt i avsnittet Skicka till.
  • Om du vill redigera vilka associationer som ska få e-postmeddelandet klickar du på rullgardinsmenyn Associationsetikett och väljer sedan de etiketter som ska få e-postmeddelandet eller klickar på x för en vald etikett om den associationstypen inte ska få e-postmeddelandet.
  • Välj det e-postmeddelande som ska skickas till de associerade kontakterna och klicka sedan på Spara.

Läs mer om hur du skapar arbetsflöden.

Använd associationsetiketter i anpassade rapporter

I anpassade rapporter kan du använda associationsetiketter för att ange vilka poster som ska ingå i rapporten baserat på deras etiketter. Du kan också använda associationsetiketter som axel, uppdelningsfält eller filter i din anpassade rapport.

• Klicka på Skapa rapport uppe till höger.
• I den vänstra panelen väljer du Anpassad rapportbyggare.
• Välj dina datakällor:
  • Välj primärkälla genom att klicka på rullgardinsmenyn Primär datakälla och välja en primärkälla. Den primära källan du väljer påverkar vilka etiketter som är tillgängliga. En rapport med den primära datakällan Kontakter innehåller t.ex. bara etiketter som du har skapat i dina inställningar för kontaktassociationer.

• • Välj dina sekundära källor genom att välja bland CRM-, Marketing-, Sales-, Service- och Custom-objekten. Om du vill använda etiketter för associationer mellan Tvärobjekt måste du välja minst ett ytterligare CRM-objekt.
• Klicka på Välj associationsetiketter längst upp i datakällans redigerare.
• I rullgardinsmenyn väljer du de etiketter som du vill inkludera i rapporten.
  • För associationer mellan tvärobjekt kan du markera kryssrutan Alla [objekt] för att inkludera alla associerade poster för det objektet, oavsett deras etiketter. Detta väljs som standard om det inte finns några definierade etiketter för en objektrelation.
  • För samma objektassociationer kan du bara välja en etikett för samma objektassociation per rapport.
  • För parade etiketter kommer den riktning du väljer att påverka de data som ingår i rapporten (om du t.ex. väljer Underordnat företag till Moderföretag kommer företag med etiketten Underordnat företag att vara den primära datakällan i rapporten och företag med etiketten Moderföretag kommer att vara en ytterligare källa).
• Du kan klicka på Tillbaka till datakällor för att fortsätta redigera dina källor eller klicka på Nästa för att fortsätta. Du kan uppdatera dina datakällor och associationer när som helst i rapportbyggaren genom att klicka på Redigera datak ällor i den vänstra sidofältet.

• Lägg till fält i rapporten som en axel, ett nedbrytningsfält eller ett filter. Som standard visas fält från den primära källans etikett i den vänstra panelen (t.ex. Kontakter (primär), Företag (Moderföretag) etc.). Om du vill komma åt associationens fält kan du söka i källorna eller klicka på rullgardinsmenyn Bläddra och sedan välja objektet med den angivna etiketten (t.ex .Kontakter (partner), Företag (underordnat företag) osv.)

• Avsluta skapandet av din anpassade rapport.

Läs mer om hur du skapar rapporter i den anpassade rapportbyggaren.

Exempel på rapporter

Följande är exempel på användningsområden för användning av associationsetiketter i anpassade rapporter.

• Lista alla ett moderföretags underordnade företag och deras årliga intäktsvärden.

• Du hanterar lägenhetsuthyrning och har skapat ett anpassat Rentals-objekt med två associationsetiketter för långtids- och korttidsuthyrning.
  • För att dela upp dina rapportdata efter dessa etiketter:
    
    • Klicka på och dra associationsetiketten Rentals till X-axelns kanal.
    • Klicka på och dra egenskapen Antal kontakter till Y-axelns kanal.
    • Klicka sedan på och dra egenskapen Ursprunglig trafikkälla till kanalen Uppdelning efter.
    • Diagrammet visar hur många kontakter som har hyrt en kortsiktig och långsiktig vistelse och vilken källa de hittade uthyrningen.

• • För att endast rapportera om kontakter med en hyresgästföreningsetikett för korttid:
    • Klicka på filtret Associationsetikett för uthyrning.
    • Välj är någon av och klicka på Korttid.