Använd elektroniska signaturer vid offerter

Använd e-signaturer för att få en köpare att godkänna enoffert eller en tidigare offert. En elektronisk signatur, eller e-signatur, är en persons elektroniska bekräftelse på att hen godkänner villkoren i ett visst dokument. 

E-signaturer är giltiga och juridiskt bindande i USA, Kanada, EU, Storbritannien och många andra länder. De har samma juridiska giltighet som handskrivna underskrifter. HubSpots funktion för e-signaturer drivs av Dropbox Sign (tidigare HelloSign). Rådfråga din egen juridiska avdelning för att förstå giltigheten av att använda e-signaturer med dina kunder.

Innan du börjar

Förstå kraven

• Du behöver inte skapa ett konto hos Dropbox Sign för att kunna använda e-signaturer som en del av den vanliga processen för att skapa offerter i HubSpot.
• När det gäller offerter kan en användare med en tilldeladRevenueHub-licens konfigurera en offert så att den innehåller ett alternativ för e-signatur. Användare med en tilldelad Core-licens kan inte konfigurera en offert, men kan utses till avsändare av en annan användare eller till medundertecknare.
• För äldre offerter kan en användare med en tilldelad Sales Hub -licens kan konfigurera en äldre offert så att den innehåller ett alternativ för e-signatur. Användare med en tilldelad Core-licens kan inte konfigurera en offert, men kan utses till avsändare av en annan användare eller till medundertecknare.

Förstå begränsningar och överväganden

Förstå begränsningarna för e-signaturer

Ditt HubSpot-konto har en samlad månatlig gräns för e-signaturer baserad på ditt abonnemang och antalet användare med en tilldelad Revenue Hub-licens(för offerter) eller en tilldelad Sales Hub-licens (för äldre offerter). Läs mer om att tilldela och hantera licenser.

Använd tabellen nedan för att se exempel på gränser för e-signaturer:

• Om en användare använde 30 e-signaturer under en månad i Intäkter Hub Professional-kontot, skulle 20 e-signaturer återstå och kunna användas av vilken användare som helst på kontot under resten av månaden.
• Om en användare använde 50 e-signaturer under en månad i Revenue Hub Enterprise-kontot skulle 200 e-signaturer finnas kvar och kunna användas av vilken som helst av de andra användarna på kontot under resten av månaden. Gränsen skulle återställas i början av nästa månad.
• Om en användare använde 10 signaturer under en månad i Sales Hub Professional-kontot, skulle 20 e-signaturer återstå och kunna användas av vilken som helst av de andra användarna på kontot under resten av månaden. Gränsen skulle återställas i början av nästa månad.

Tänk på följande när du granskar gränserna för e-signaturer:

• En e-signatur räknas in i gränsen så snart alternativet för e-signatur är aktiverat för en publicerad offert. Offert behöverintevara undertecknad för att räknas in i signaturgränsen.
• En offert som kräver flera signaturer räknas som en e-signatur mot din gräns. Om till exempel en publicerad offert med aktiverade e-signaturer kräver tre signaturer räknas detta endast som en användning mot din gräns, oavsett vem som har undertecknat offerten.
• Om en offert med en begäran om e-signatur löper ut eller återkallas räknas ett återutskick av offerten som en ytterligare e-signatur som drar av från din gräns (en e-signatur första gången offerten skickas, ytterligare en när offerten skickas på nytt).

Granska gränserna för e-signaturer för ditt abonnemang i HubSpots produkt- och tjänstekatalog och genom att kontrollera användningen av e-signaturer för ditt konto.

Övervaka användningen av e-signaturer

I dina offertinställningar kan du se hur många e-signaturer du har använt hittills denna månad, samt hur nära din månadsgräns du är. Månadsgränsen nollställs den första dagen i varje månad.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidomeny navigerar du tillObjekt >Offert.
3. Klicka på fliken E-signaturhögst upp.
4. Din användning av e-signaturer visas underAnvändning av e-signaturer den här månaden.

Öka gränsen

för

e-signaturer

Om du vill öka antalet tillgängliga e-signaturer på ditt konto ska du kontakta dinkundansvarige.

Aktivera e-signaturer

Ansvarsfriskrivning: HubSpots implementering av Dropbox Sign bör uppfylla eIDAS-kraven, eftersom Dropbox Sign uppfyller dessa krav. Detta är inte avsett som juridisk rådgivning och bör inte ersätta professionell juridisk rådgivning, för vilken du bör konsultera en auktoriserad advokat.

Dropbox Sign använder en betrodd partner för efterlevnad av reglerna för e-signaturer i EU och kommer inte att visas uttryckligen påeIDAS-webbplatsen över betrodda partners.

Aktivera e-signaturer på offerter

För att inkludera ett fält för e-signatur i en offert väljer du e-signatur som ett godkännandealternativ.

Aktivera e-signaturer på äldre offerter

För att inkludera ett fält för e-signatur i en äldre offert väljer due-signatur som signaturalternativ.

Tilldela en ny e-signatör

Den som ska e-underteckna en offert kan överlåta skyldigheten att underteckna till någon annan i sin organisation. Läs mer om hur du aktiverar omfördelning av e-signaturer.

Granska aktiviteter för omfördelning av offerter

När en offert omfördelas till en ny undertecknare loggas ändringen som en aktivitet på offerten.

• I ditt HubSpot-konto:

  • Omfördelningen visas i förhandsgranskningspanelen för offerten under Offertaktiviteter.

  • Endast användare med åtkomst till offerten kan se denna aktivitet.

  • Aktiviteten visas inte i kopplade poster (t.ex. kontakt och företag).

• API-åtkomst: Aktiviteten för omfördelning av offerter kan vara tillgänglig via API:er beroende på hur händelsen är konfigurerad och behörigheterna för API-förfrågan.

E-signera en offert

När e-signatur är aktiverad för en offert kan köpare och medundertecknare lägga till sina signaturer på offerten.

• Aktivera identitetsverifiering för ökad säkerhet. När identitetsverifiering är aktiverad lägger HubSpot till ett preliminärt e-postverifieringssteg för att bekräfta undertecknarens identitet innan denne tillåts underteckna offerten.

• Medundertecknarekan valfritt inleda signaturprocessen från sitt HubSpot-konto, vilket eliminerar behovet av verifiering.

Både köpare och medundertecknare kan inleda processen för elektronisk signatur från en delad offert. Medundertecknare får ett e-postmeddelande om köparen e-signerar offerten först:

1. Öppna offerten för att e-underteckna:
   • Köpare bör klicka på länken till den offert eller äldre offert som delats med dem.
   • Medundertecknare kan visa och medunderteckna en publicerad offert från offersidan.
2. Om ett lösenord har angetts för offerten (gäller endast offerter, inte äldre offerter) måste köparen ange sin e-postadress och offertens lösenord.
3. Om offerten tillåter att den elektroniska undertecknaren omfördelas (gäller endast offerter, inte äldre offerter) kan köparen klicka på”Omfördela denna offertens undertecknare” för att tilldela offerten till en annan undertecknare.
   
   
   • Köparen kan fylla i uppgifterna för den nya undertecknaren och klickapå”Tilldela ” längst upp till höger.
     
     
   • Både den tidigare och den nya undertecknaren av offerten kommer att meddelas via e-post. Den nya undertecknaren kan klicka på ”Visa offerten” i e-postmeddelandet för att öppna offerten för undertecknande.
     
     
4. Om identitetsverifiering är avstängd klickar du på ”Underteckna nu” längst ned på offerten.
   
   
5. Om identitetsverifiering är aktiverad verifierar du din identitet via e-post:
   • I den delade offerten bläddrar du till avsnittet Godkännande och klickar på Verifiera e-post ovanför ditt namn och din e-postadress. Meddelandet ”Verifiering skickad” visas för att bekräfta att ett verifieringsmejl har skickats. Du har en timme på dig att slutföra signaturprocessen efter att du har klickat på Verifiera e-post. Om du inte signerar offerten inom en timme efter att du har klickat på Verifiera e-post går du tillbaka till den delade offerten och klickar på Verifiera e-post igen för att generera ett nytt verifieringsmejl.
     
     
   • Öppna din e-postinkorg och leta reda på e-postmeddelandet med ämnesraden ”Vänligen verifiera din identitet för att underteckna din offert från .” Klicka på ”Verifiera din identitet och underteckna offerten ” för att starta signaturprocessen.

Observera: om verifieringsmejlet inte kommer framska du kontrollera mottagarens e-postadress, granska leveransstatusen för ditt e-postmeddelande eller loggarna (om sådana finns) och be mottagaren att söka igenom alla e-postmappar. Verifieringsmejl skickas från success@hubspot.com eller den e-postadress som är konfigurerad i dina offertinställningar. Om mottagaren fortfarande inte kan hitta mejlet ska du gå igenom felsökningsstegen för att ta reda på varför mottagare eventuellt inte får system- eller meddelandemejl från HubSpot.

• • En ny flik öppnas i webbläsaren med en dialogruta där du bekräftar din identitet. Klicka på Börja underteckna. Om ett fel uppstår när du klickar påBörja underteckna ska du klicka påVerifiera e-postmeddelandet i e-postmeddelandet en timme efter att du har mottagit det för att starta om verifieringsprocessen.

6. Klicka på Kom igång längst upp till höger.
   
   
7. Under Godkännande klickar du på Klicka för att underteckna ovanför ditt namn.
   
   
8. I dialogrutan klickar du på flikarna Rita, Skriv eller Ladda upp och lägger till din signatur. Klicka på Infoga för att lägga till signaturen.
9. Klicka på Fortsätt längst upp till höger.
10. Klicka på ”Redigera” uppe till höger för att redigera din signatur. Klicka på ”Jag godkänner” för att spara din signatur på offerten.
11. Klicka på Stäng.
12. Medundertecknare får ett e-postmeddelande om att offerten har undertecknats. Om de inte redan har medundertecknat offerten kan de klicka på Granska och medunderteckna offerten för att påbörja medunderteckningsprocessen. 
13. Offert är undertecknad men ännu inte betald. Om du inte är registrerad i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments, och den inställningen ”Skapa avtal automatiskt från godkända offerter” är aktiverad skapas automatiskt en kontraktspost när en offert godkänns av köparen. Läs mer om hur du använder kontrakt i HubSpot.
14. Om onlinebetalningar är aktiverade för offerten :
    • Om du deltar ibetaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments genereras ett avtal och fakturor automatiskt för offerten, och betalningen sker via fakturan.Avtalen används sedan för att hantera löpande fakturering, fakturaskapande och betalningsinkassering. Läs mer om processen i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments.
    • Om du inte deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments klickar köparen på Ställ in betalning högst upp i offerten. Köparen kan också stänga offerten och återkomma senare för att ställa in betalningen. 

Godkänna en offert från offersidan

Godkännare kan också godkänna en offert från offersidan:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Offerter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Offerter.
2. Offert som kräver en signatur har statusen Väntar på signatur. Håll muspekaren över offerten och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanMedunderteckna.
   
   
4. Fortsättatt underteckna citatet.

Granska signaturstatusen för ett citat

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Offerter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert med väntande signaturer och klicka på Förhandsgranska. 
3. I den högra panelen kan du se signeringsaktiviteten under Signatörer.
   
   
4. När offerten har undertecknats kan duladda ner en PDF-fil med den elektroniskt undertecknade offerten.

Observera: om du laddar ner en signerad offert tar Dropbox Sign bort länkar från all hyperlänkad text som ingår i avsnitten Följebrev, Sammanfattning eller Villkor i PDF-versionen av offerten. Det rekommenderas att du inkluderar den fullständiga URL:en för den länkade texten i offertavsnitten, så att länken fortfarande är klickbar efter att offerten har laddats ner.

Kunden kommer att få en kopia av det dokument som hen har undertecknat när alla nödvändiga underskrifter och medunderskrifter har gjorts. Meddelandet som hen får innehåller en länk till det dokument som hen har undertecknat, vilken upphör att gälla när offerten löper ut, samt en PDF-kopia av det undertecknade dokumentet för arkivering.

Nästa steg

• Läs mer om hur du skapar offerter.
• Läs mer om hur du skapar äldre offerter.
• Läs mer om att hantera offerter.