När du skapar en rapport i den anpassade rapportgeneratorn måste du bestämma vilka datakällor du vill välja, hur du vill konfigurera rapportfälten och hur du vill konfigurera diagraminställningarna.
Nedan kan du läsa mer om de olika aspekterna av att skapa en rapport och hur du konfigurerar din rapport. För en videogenomgång av den anpassade rapportgeneratorn, inklusive exempelrapporter, se lektionen Skapa anpassade rapporter i HubSpot i HubSpot Academy.
Det första steget i att skapa en rapport är att välja vilka datakällor som ska inkluderas. Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Den primära datakällan avgör rapportens fokus, och alla andra datakällor relaterar till den källan. Om en datakälla är primär eller sekundär har stor inverkan på de data som returneras i din rapport.
När du väljer vilka datakällor som ska inkluderas i en rapport i den anpassade rapportgeneratorn kan du se en översikt över hur datakällorna sammanfogas, samt vilka poster som kommer att inkluderas eller exkluderas från din rapport baserat på ditt val. Du kan också förhandsgranska dina valda datakällor i en förhandsgranskningstabell.
För att visa information om datakopplingar klickar du på " " (Visa datakopplingar) för att expandera panelen till höger. Panelen " Data join info" (Information om datakopplingar ) visar en uppdelning av hur dina valda datakällor kopplas samman. Med hjälp av dessa data kan du bekräfta att rätt datakällor har valts och du kan se det totala antalet poster som är tillgängliga att inkludera i din rapport, baserat på varje datakällas koppling till den primära datakällan.
För att visa dataförhandsgranskningen klickar du på " " (Visa data förhandsgranskning) för att expandera den nedre panelen. Panelen "Data preview" (Dataförhandsgranskning) visar en detaljerad förhandsgranskning av dina data. Tabellen fylls med egenskaper för varje vald datakälla.
Internt lagrar HubSpot varje källas data i separata tabeller, liknande en uppsättning kalkylblad. När du väljer flera datakällor kan HubSpot behöva använda ytterligare källor för att ansluta tabellerna. Till exempel kan kontakter och affärer kopplas samman direkt utan att ansluta ytterligare källor, eftersom dessa objekt är nära förknippade med varandra i HubSpot. Vissa datakällor kräver dock kopplade datakällor. Om rapportens primära källa till exempel är Affärer och du vill inkludera blogginläggsdata i rapporten, kommer källorna Kontakter och Webaktiviteter också att väljas automatiskt.
I rapportbyggaren visas kopplande datakällor med en grå bock för att indikera automatisk val. Automatiskt valda källor räknas in i de 5 möjliga källorna för din rapport.
När HubSpot inte kan skapa en sökväg mellan datakällor blir dessa källor inte tillgängliga för val. Om din primära källa till exempel är Kontakter och du väljer Blogginlägg som sekundär källa, blir källan Marknadsföringsmejl gråmarkerad och otillgänglig.
När du rapporterar om flera datakällor är det viktigt att förstå hur HubSpot delar upp dem. Du skapar till exempel en rapport som mäter enskilda kontakter efter antalet affärer i en tabell. I tabellen har du två kolumner: Kontakt-ID och Antal affärer. Om du väljer Kontakter som primär källa och Affärer som sekundär källa visar rapporten en lista över dina kontakter och antalet affärer som är kopplade till var och en. Denna tabell innehåller inte några affärer som inte är kopplade till en kontakt.
Om du ändrar primärkällan till Affärer och sekundärkällan till Kontakter, visar rapporten antalet affärer som är kopplade till varje kontakt, men inkluderar också en rad med (Inget värde) i kolumnen Kontakt-ID som innehåller alla affärer som inte är kopplade till kontakter. Tabellens totalsumma visar då en högre summa för Antal affärer
När en rapport innehåller flera datakällor kan en post räknas mer än en gång beroende på vilka filter som har lagts till. Detta beror på att associerade poster kan uppfylla filterkriterierna mer än en gång per association. Till exempel har en rapport en primär datakälla för Företag och en sekundär källa för Kontakter. Om ett företag är associerat med två kontakter:
Fält i rapportgeneratorn kan ställas in som en av två typer: dimensioner och mått. Fältets typ avspeglar om en aggregering utförs på fältets data. Att ställa in en aggregeringsmetod för ett fält kan vara användbart om du vill returnera fältets data på ett specifikt sätt, till exempel som en summa eller ett genomsnitt. Du kanske till exempel vill visa intäkterna från dina affärer som en summa för varje typ av affär för att förstå vilka typer av affärer som ger mest intäkter.
Observera:eventuella NULL-värden i fält utan värden räknas inte med i aggregeringar.
Som standard är de flesta fält dimensioner utan aggregeringsmetod. Du kan dock justera ett fälts aggregeringsmetod genom att redigera fältet. Aggregeringsmetoden kan ställas in på något av följande:
Aggregeringsmetoderna avgör också hur data visas i visualiseringar. Tabeller visar till exempel endast summor för kolumner som använder måttfält med aggregeringsmetoden inställd på Summa.
När du skapar en rapport med mer än en datakälla tillhandahåller rapportskaparen sammanställningsfält för att beräkna data mellan associerade objekt.
I en rapport där Kontakter är den primära källan och Företag är en sekundär källa är till exempel företagsfältet Antal sidvisningar en sammanställningsegenskap som beräknar antalet sidvisningar för ett visst företag baserat på associerad kontaktaktivitet. Denna typ av fält visas i gult när du håller muspekaren över det i vänster sidofält.
Om du använder dessa fält i en rapport kan det resultera i oväntade data. I exemplet ovan kanske du istället vill använda kontaktfältet Antal sidvisningar, eftersom kontaktfältet beräknar antalet sidvisningar per enskild kontakt i rapporten. Om du använder företagsfältet Antal sidvisningar visas istället sidvisningsdata för en kontakt baserat på alla sidvisningar som är associerade med det associerade företaget.
När du skapar en rapport måste du välja en diagramtyp och eventuella ytterligare inställningar för att konfigurera hur dina data ska visualiseras. Nedan kan du läsa om diagramaxlar och tillgängliga diagraminställningar.
När du lägger till fält i en rapport som använder ett stapel-, linje-, yt- eller kombinationsdiagram kan du välja vilken axel ett fälts data ska visas på. I allmänhet rekommenderas X-axeln för fält som innehåller kategori- eller textbaserad information, till exempel Livscykelstadium, medan Y-axeln rekommenderas för fält som innehåller numerisk information, till exempel Antal kontakter.
Om ett fält har aggregering avgör också var det kan placeras i ett visst diagram.
För horisontella stapeldiagram kan dimensioner, som inte har någon aggregering, endast läggas till på Y-axeln och fälten Uppdelning efter. Mått, som har en aggregeringsmetod, kan endast läggas till i fältet X-axel.
Stapel-, linje-, yt- och kombinationsdiagram kan konfigureras för att visa flera Y-axlar. Detta kan vara användbart när du vill jämföra två fält som har olika skalor men använder samma X-axeldata. Du kan till exempel använda flera Y-axlar för att jämföra antalet kontakter och summan av associerade affärer per livscykelstadium.
Du kan sedan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar.
Stapel-, linje-, yt-, KPI- och mätdiagram kan konfigureras för att visa jämförande data. Klicka och dra ett datumfält till avsnittet Jämför med för att ställa in ett datumintervall för jämförelse av dina data.
När du lägger till ett fält med en stor mängd data i Uppdela efter kanal kan rapportgeneratorn visa felmeddelandet För många datapunkter begärda .
För att lösa detta fel rekommenderas att du undviker att dela upp en rapport efter ett fält med en stor mängd data, till exempel Förnamn. Du kan dock också följa dessa steg för att minska mängden data som returneras: