När du skapar en rapport i den anpassade rapportbyggaren måste du bestämma vilka datakällor du ska välja, hur du ska konfigurera dina rapportfält och hur du ska konfigurera dina diagraminställningar.
Nedan kan du lära dig om de olika aspekterna av att bygga en rapport och hur du ställer in din rapport. För en videogenomgång av den anpassade rapportbyggaren, inklusive exempelrapporter, kolla in lektionen Building Custom Reports in HubSpot i HubSpot Academy.
Det första steget när du skapar en rapport är att välja vilka datakällor som ska inkluderas. Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Den primära datakällan bestämmer rapportens fokus, och alla andra datakällor relaterar till den källan. Om en datakälla är primär eller sekundär kommer att ha en betydande inverkan på de data som returneras i din rapport.
När du väljer de datakällor som ska ingå i en rapport i Custom Report Builder kan du se en översikt över hur datakällorna sammanfogas och vilka poster som kommer att inkluderas eller exkluderas från rapporten baserat på ditt val. Du kan också förhandsgranska de valda datakällorna i en förhandsgranskningstabell.
Om du vill visa Data join info klickar du på för att expandera panelen till höger. I panelen Data join info visas en uppdelning av hur de valda datakällorna är sammanfogade. Med hjälp av dessa data kan du bekräfta att rätt datakällor har valts och du kan se det totala antalet poster som är tillgängliga för rapporten, vilket baseras på varje datakällas koppling till den primära datakällan.
För att visa förhandsgranskningen av data klickar du på för att expandera den nedre panelen. Panelen Data preview visar en fördjupad förhandsgranskning av dina data. Tabellen kommer att fyllas i med egenskaper för varje vald datakälla.
Internt lagrar HubSpot varje källas data i separata tabeller, som liknar en uppsättning kalkylblad. När du väljer flera datakällor kan HubSpot behöva använda ytterligare källor för att koppla samman tabellerna. Till exempel kan kontakter och affärer kopplas direkt utan att koppla in ytterligare källor, eftersom dessa objekt är nära förknippade i HubSpot. Vissa datakällor kräver dock anslutande datakällor. Om den primära källan i din rapport till exempel är Deals och du vill inkludera data om blogginlägg i rapporten kommer källorna Contacts och Web activities också att väljas automatiskt.
I rapportbyggaren kommer anslutande datakällor att visas med en grå bock för att indikera automatiskt val. Automatiskt valda källor räknas in i de 5 möjliga källorna för din rapport.
När HubSpot inte kan skapa en sökväg mellan datakällor blir dessa källor inte tillgängliga för val. Om din primära källa till exempel är Kontakter och du väljer Blogginlägg som en sekundär källa, kommer e-postkällan Marketing+ att bli gråtonad och otillgänglig.
När man rapporterar på flera datakällor är det viktigt att förstå hur HubSpot bryter ner dem. Du bygger till exempel en rapport som mäter enskilda kontakter efter deras antal affärer i en tabell. I din tabell inkluderar du två kolumner: Kontakt-ID och Antal affärer. Om du väljer Kontakter som primär källa och Affärer som sekundär källa kommer rapporten att visa en lista över dina kontakter och antalet affärer som är kopplade till varje kontakt. Den här tabellen kommer inte att innehålla några avtal som inte är kopplade till en kontakt.
Om du ändrar den primära källan till Deals och den sekundära källan till Contacts kommer rapporten att visa antalet affärer som är kopplade till varje kontakt, men den kommer också att innehålla en rad med (Inget värde) i kolumnen Contact ID som innehåller alla affärer som inte är kopplade till kontakter. Tabellens totalsumma skulle då visa en högre totalsumma för Antal affärer
När en rapport innehåller flera datakällor kan en post räknas mer än en gång beroende på vilka filter som läggs till. Detta beror på att associerade poster kan uppfylla filterkriterier mer än en gång per association. En rapport har t.ex. en primär datakälla med Företag och en sekundär källa med Kontakter. Om ett företag är associerat med två kontakter:
Fält i rapportbyggaren kan ställas in som en av två typer: dimensioner och mått. Fältets typ återspeglar om en aggregering utförs på fältets data. Att ange en aggregeringsmetod för ett fält kan vara till hjälp om du vill returnera fältets data på ett visst sätt, t.ex. som en summa eller ett genomsnitt. Du kanske till exempel vill visa intäkterna från dina affärer som en summa för varje typ av affär för att förstå vilka typer av affärer som ger mest intäkter.
Observera atteventuella NULL för fält utan värden inte räknas med i aggregeringen.
Som standard är de flesta fält dimensioner, utan någon aggregeringsmetod. Du kan dock justera ett fälts aggregeringsmetod genom att redigera fältet. Aggregeringsmetoden kan ställas in på någon av följande:
Aggregeringsmetoder avgör också hur data visas i visualiseringar. I tabeller visas t.ex. endast totalsummor för kolumner som använder fält med mått där aggregeringsmetoden är inställd på Sum.
När du bygger en rapport med mer än en datakälla tillhandahåller rapportbyggaren rollup-fält för att beräkna data mellan associerade objekt.
I en rapport där Kontakter är den primära källan och Företag är en sekundär källa är till exempel företagsfältet Antal sidvisningar en rollup-egenskap som beräknar antalet sidvisningar för ett visst företag baserat på tillhörande kontaktaktivitet. Den här typen av fält visas i gult när du håller muspekaren över dem i det vänstra sidofältet.
Att använda dessa fält i en rapport kan resultera i oväntade data. I exemplet ovan kanske du i stället vill använda kontaktfältet Antal sidvisningar, eftersom kontaktfältet kommer att beräkna antalet sidvisningar per enskild kontakt i rapporten. Om du använder företagsfältet Antal sidvisningar visas istället sidvisningsdata för en kontakt baserat på alla sidvisningar som är kopplade till det företag som kontakten är kopplad till.
När du skapar en rapport måste du välja en diagramtyp och eventuella ytterligare inställningar för att konfigurera hur dina data ska visualiseras. Nedan beskrivs diagramaxlarna och de tillgängliga diagraminställningarna.
När du lägger till fält i en rapport som använder ett stapel-, linje-, yt- eller kombinationsdiagram kan du välja vilken axel fältets data ska visas på. I allmänhet rekommenderas X-axeln för fält som innehåller kategori- eller textbaserad information, t.ex. Livscykelfas, medan Y-axeln rekommenderas för fält som innehåller numerisk information, t.ex. Antal kontakter.
Om ett fält har aggregering avgör också var det kan placeras i ett visst diagram.
För horisontella stapeldiagram kan dimensioner, som inte har någon aggregering, endast läggas till på Y-axeln och brytas ned med hjälp av slots. Mått, som har en aggregeringsmetod, kan endast läggas till i X-axelns lucka."
Stapel-, linje-, yt- och kombinationsdiagram kan konfigureras så att de visar flera Y-axlar. Detta kan vara användbart när du vill jämföra två fält som har olika skalor men använder samma data på X-axeln. Du kan t.ex. använda flera Y-axlar för att jämföra antalet kontakter och summan av associerade affärer per Livscykelfas.
Du kan sedan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar.
Stapel-, linje-, områdes-, KPI- och mätardiagram kan konfigureras för att visa jämförande data. Klicka och dra ett datumfält till avsnittet Compare by för att ange ett datumintervall för att jämföra data.
När du lägger till ett fält med en stor mängd data till Uppdelning per kanal kan rapportbyggaren returnera felet För många datapunkter begärda .
För att lösa detta fel rekommenderar vi att du undviker att dela upp en rapport efter ett fält med en stor mängd data, t.ex. Förnamn. Du kan dock även följa följande steg för att minska mängden data som returneras: