ประเภทการตีกลับอีเมล

อีเมลที่ถูกตีกลับคืออีเมลที่ถูกส่งแต่ไม่สามารถส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับได้ ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้เมื่อไม่มีเซิร์ฟเวอร์อยู่หรือเมื่อเซิร์ฟเวอร์ไม่สามารถยอมรับอีเมลได้ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับจะส่งข้อความอัตโนมัติที่เรียกว่ารายงานการไม่จัดส่ง (NDR) พร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหา

การตีกลับหมายถึงปัญหากับผู้รับที่เฉพาะเจาะจง หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้รับหลายคนอีเมลนั้นอาจถูกตีกลับสำหรับผู้ติดต่อบางรายและถูกส่งไปให้ผู้อื่น สำหรับอีเมลการตลาดคุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้รับที่ถูกตีกลับในแท็บผู้รับในหน้าประสิทธิภาพของอีเมล 

โปรดทราบ: ผู้ใช้ HubSpot ที่มีการตีกลับอีเมลอย่างหนักใน HubSpot จะไม่สามารถรับอีเมลแจ้งเตือนได้จนกว่าการตีกลับจะถูกลบออก 

อีเมลการตลาด

เมื่อผู้ติดต่อถูกตีกลับอย่างหนักบนอีเมลการตลาด HubSpot จะส่งพวกเขาเป็นผู้รับอีเมลการตลาดในอนาคต ซึ่งจะช่วยปกป้องชื่อเสียงในการส่งอีเมลของคุณโดยป้องกันการตีกลับในอนาคต หากผู้ติดต่อที่ถูกต้องเด้งไปที่อีเมลการตลาดอาจมีตัวกรองความปลอดภัยปิดกั้นข้อความที่ส่งเข้ามา

ในการแก้ไขการตีกลับอย่างหนักที่เกิดจากตัวกรองความปลอดภัย:

1. ขอให้ผู้ติดต่อทำงานร่วมกับทีมไอทีเพื่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาต
2. เมื่อทีมไอทีของพวกเขาเพิ่มที่อยู่ IP ที่คุณส่งไปยังรายการที่อนุญาตแล้วให้ยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อในบัญชี HubSpot ของคุณ
3. หากคุณไม่สามารถยกเลิกการตีกลับรายชื่อติดต่อได้โปรดติดต่อฝ่ายสนับสนุน HubSpot 

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาอื่นๆที่ทำให้เกิดการตีกลับอย่างหนัก

อีเมลแบบตัวต่อตัว

สำหรับอีเมลที่ส่งผ่านกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อรายละเอียดการตีกลับจะมีอยู่ในการมีส่วนร่วมของอีเมลในไทม์ไลน์การติดต่อ การตีกลับสำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวที่ส่งจาก HubSpot CRM จะแสดงข้อมูลน้อยกว่าอีเมลการตลาดเนื่องจากส่งผ่าน กล่องจดหมายที่เชื่อมต่อ คุณจะได้รับอีเมลตอบกลับที่มีการตอบกลับเต็มรูปแบบในกล่องจดหมายของคุณเอง

โปรดทราบ: HubSpot มีจุดมุ่งหมายเพื่อตรวจจับการตีกลับของอีเมลแบบตัวต่อตัวและอีเมลที่ส่งผ่านเครื่องมือลำดับแต่อีเมลที่ตีกลับบางฉบับไม่ได้ให้ข้อมูลเพียงพอสำหรับ HubSpot ในการระบุสาเหตุที่แท้จริงของการส่งที่ล้มเหลว การตีกลับสำหรับอีเมลที่ส่งนอก HubSpot จะไม่ถูกตรวจพบ

ประเภทของการตีกลับ

• การตีกลับอย่างหนัก: โดยปกติจะบ่งบอกถึงข้อผิดพลาดถาวรแต่อาจเกิดจากตัวกรองความปลอดภัยทางอีเมลที่เข้มงวด เพื่อปกป้องชื่อเสียงของผู้ส่งอีเมลของคุณ HubSpot จะไม่รวมผู้ติดต่อเหล่านี้จากอีเมลในอนาคต
• Soft bounce: บ่งบอกถึงปัญหาชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับหรือปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวอื่นๆ ผู้ติดต่อที่ Soft Bounce มีสิทธิ์ได้รับอีเมลในอนาคต
• การตีกลับที่รอดำเนินการ: เกิดจากปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลส่งหรือรับ HubSpot ยังคงพยายามส่งอีเมลเป็นเวลาสูงสุด 72 ชั่วโมง หากไม่มีการส่งข้อความในช่วงเวลานั้นจะกลายเป็นการตีกลับที่นุ่มนวล
• การตีกลับทั่วโลก: การตีกลับอย่างหนักในบัญชี HubSpot สามบัญชีขึ้นไปด้วยเหตุผลถาวรเช่นผู้ใช้ที่ไม่รู้จักหรือกล่องจดหมายเต็ม
  • การตีกลับทั่วโลกจะลดลงจากอีเมลในอนาคตในบัญชี HubSpot ทั้งหมดเพื่อป้องกันความเสียหายต่อชื่อเสียงของผู้ส่ง
  • หากคุณเชื่อว่าที่อยู่อีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะเป็นการตีกลับทั่วโลกนั้นถูกต้องโปรดติดต่อฝ่ายสนับสนุน HubSpot พร้อมกับภาพหน้าจอของอีเมลล่าสุดที่คุณได้รับจากที่อยู่ที่ถูกตีกลับซึ่งแสดงผู้ส่งผู้รับและวันที่และเวลาที่ส่งพร้อมกับส่วนหัวของอีเมลหากเป็นไปได้ 

ข้อผิดพลาดและคำแนะนำในการตีกลับอย่างหนัก

เหตุผลที่เป็นไปได้ว่าทำไมผู้ติดต่อที่ถูกตีกลับอย่างแรงจึงรวมอยู่ด้านล่าง:

• ผู้ใช้ที่ไม่รู้จัก: โดยปกติจะระบุว่าที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบการตอบกลับโดยละเอียดของเซิร์ฟเวอร์เพื่อตรวจสอบว่าข้อผิดพลาดนี้ไม่ได้เกิดจากปัญหาของเซิร์ฟเวอร์ HubSpot จะดรอปผู้ติดต่อจากอีเมลในอนาคตโดยอัตโนมัติหากพวกเขาตีกลับด้วยเหตุผลนี้ หากผู้ติดต่อถูกตีกลับด้วยเหตุผลนี้ในบัญชี HubSpot สามบัญชีที่อยู่อีเมลจะถูกตีกลับไปทั่วโลก

• กล่องจดหมายเต็ม: กล่องจดหมายที่ไม่ได้ใช้งานหรือใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินโควต้าเป็นเวลานาน HubSpot จะดรอปผู้ติดต่อจากอีเมลในอนาคตโดยอัตโนมัติหากพวกเขาตีกลับด้วยเหตุผลนี้ หากผู้ติดต่อถูกตีกลับด้วยเหตุผลนี้ในบัญชี HubSpot สามบัญชีที่อยู่อีเมลจะถูกตีกลับไปทั่วโลก

• เนื้อหา: บางสิ่งในเนื้อหาอีเมลหรือหัวข้อที่เรียกใช้ตัวกรองสแปม เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อใน HubSpot

• สแปม: บางอย่างในเนื้อหาของอีเมลหรือชื่อเสียงของผู้ส่งทำให้อีเมลถูกตั้งค่าสถานะว่าเป็นสแปมโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ เพื่อลดการตีกลับในอนาคตให้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งอีเมล หากต้องการแก้ปัญหาสำหรับรายชื่อติดต่อเฉพาะให้ขอให้พวกเขาเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับรายชื่อติดต่อใน HubSpot

• นโยบาย: อีเมลไม่ได้ผ่านหนึ่งในนโยบายความปลอดภัยของเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับแต่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าอีเมลใด ซึ่งรวมถึง DMARC; DKIM และความล้มเหลวในการตรวจสอบสิทธิ์ SPF เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อใน HubSpot

• อื่นๆ: รวมถึงการตีกลับทั่วโลกหรือหากการตอบกลับจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับไม่เฉพาะเจาะจงพอที่จะจัดหมวดหมู่การตีกลับ เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อใน HubSpot

คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดการตีกลับสำหรับผู้ติดต่อในแท็บผู้รับของอีเมลที่ส่ง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การตลาด > อีเมล หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การตลาด > อีเมล โดยตรง
2. คลิกชื่ออีเมลของคุณที่มีผู้ติดต่อที่ถูกตีกลับ
3. คลิกแท็บผู้รับ
4. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิก Bounced
5. คลิกที่ผู้รับเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเหตุผลที่พวกเขาตีกลับ ภายใต้คอลัมน์เหตุผลคุณสามารถตรวจสอบปัญหาที่ HubSpot พบเมื่อพยายามส่งอีเมลของคุณไปยังผู้รับ

นอกจากนี้คุณยังสามารถดูค่าของผู้ติดต่อในคุณสมบัติเหตุผลการตีกลับอย่างหนักของอีเมล  

โปรดทราบ: หากอีเมลไปยังผู้ติดต่อทั่วโลกถูกตีกลับแต่ไม่มีอีเมลที่คุณส่งไปยังผู้ติดต่อจากบัญชี HubSpot ของคุณถูกตีกลับอย่างหนักคุณสมบัติเหตุผลของการตีกลับอย่างหนักของอีเมลจะไม่มีค่าที่เกี่ยวข้อง

ข้อผิดพลาดและคำแนะนำในการตีกลับแบบอ่อน

• ปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวเกี่ยวกับอีเมลของผู้รับ: เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับอาจมีการโหลดมากเกินไปหมดเวลาหรือมีการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าบางอย่างที่ทำให้ไม่สามารถยอมรับข้อความได้ สร้างสำเนาของอีเมลต้นฉบับและส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับผลกระทบในภายหลัง สำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวให้ลองส่งข้อความของคุณอีกครั้งในภายหลัง

• ปฏิเสธโดยตัวกรองความปลอดภัยอีเมลของผู้รับ: เกิดปัญหาชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับหรือการส่งที่อยู่ IP ของ HubSpot เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาต จากนั้นสร้างโคลนของอีเมลต้นฉบับและส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับผลกระทบในภายหลัง สำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวให้ลองส่งข้อความของคุณอีกครั้งในภายหลัง

• ทีมไอทีของคุณไม่ได้อนุญาตให้ HubSpot ส่งอีเมลในนามของคุณ: ทีมไอทีของคุณตั้งค่านโยบาย DMARC ที่กำหนดเองซึ่งจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตเพื่อรวม HubSpot ติดต่อทีมไอทีของคุณเพื่อส่งเอกสารเกี่ยวกับการใช้นโยบาย DMARC กับ HubSpot นอกจากนี้ขอแนะนำให้ตรวจสอบว่าระเบียน SPF และ DKIM ของคุณได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง 

• ปัญหาทางเทคนิคชั่วคราว: อาจมีปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลของ HubSpot สร้างสำเนาของอีเมลต้นฉบับและส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับผลกระทบในภายหลัง สำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวให้ลองส่งข้อความของคุณอีกครั้งในภายหลัง

• การกำหนดค่ากล่องจดหมายผิดพลาด: กล่องจดหมายของผู้รับไม่สามารถใช้งานได้ชั่วคราวด้วยเหตุผลเช่นเกินโควต้าการจัดเก็บหรือเต็มเป็นเวลาสั้นๆ หากเป็นไปได้ให้ติดต่อผู้รับและแนะนำให้สร้างพื้นที่ในกล่องจดหมายของพวกเขา สร้างสำเนาอีเมลการตลาดต้นฉบับและส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับผลกระทบในภายหลัง สำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวให้ลองส่งข้อความของคุณอีกครั้งในภายหลัง

• ข้อความซับซ้อนเกินไป: เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับปฏิเสธอีเมลเนื่องจากมีองค์ประกอบมากเกินไปเช่น HTML รูปภาพหรือลิงก์ที่กำหนดเอง ลดความซับซ้อนของอีเมลก่อนที่จะลองอีกครั้งหรือส่งเป็นอีเมลแบบข้อความธรรมดา