ดูและจัดการสัญญา

ใช้สัญญาเพื่อติดตามและจัดการข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับการเสนอราคาใน HubSpot สัญญาเป็นแหล่งรวมความจริงสำหรับรายได้ที่มุ่งมั่น

บทความนี้ครอบคลุมถึงวิธีดูและจัดการสัญญาและบันทึกที่เกี่ยวข้อง เรียนรู้วิธีตรวจสอบรายละเอียดสัญญารายได้ที่เกี่ยวข้องกิจกรรมและประวัติและวิธีเปลี่ยนแปลงสัญญากลางโดยใช้การเปลี่ยนแปลงหรือการต่ออายุใบเสนอราคายกเลิกสัญญาหรือสัญญาการส่งออก

ในการเริ่มต้นเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้สัญญาและวิธีการสร้างสัญญา

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

• หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงคุณสามารถเลือกบัญชีของคุณเข้าสู่ HubSpot Contract กับ Commerce Hub beta ได้
• คุณไม่สามารถลงทะเบียนในรุ่นเบต้าได้หากใช้การชำระเงินของ HubSpot หรือ Stripe เป็นตัวเลือกการประมวลผลการชำระเงิน

ดูบันทึกสัญญา

ดูสัญญาในหน้าดัชนี

ใช้หน้าดัชนีสัญญาเพื่อดูสัญญาทั้งหมดและเพื่อสร้างและใช้มุมมองที่บันทึกไว้เพื่อกรองสัญญาตามเกณฑ์เฉพาะ วิธีดูสัญญาทั้งหมด:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ คอมเมิร์ซ > สัญญา
2. หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่ปรากฏในตารางให้คลิกแก้ไขคอลัมน์ที่มุมขวาบนของตาราง
3. หากต้องการกรองหน้าดัชนีให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ตัวกรอง (เช่นสถานะ) และตั้งเกณฑ์ตัวกรองของคุณ สัญญาสามารถมีสถานะต่อไปนี้:
   • กำหนดเวลา: เมื่อสร้างสัญญาที่มีวันที่มีผลบังคับใช้ในอนาคตสถานะจะถูกตั้งค่าเป็นกำหนดเวลา ในวันที่มีผลสถานะจะถูกตั้งค่าเป็นใช้งานอยู่
   • ใช้งานอยู่: สัญญาที่มีผลบังคับใช้ในขณะนี้
   • เสร็จสมบูรณ์: สัญญาที่ถึงวันสิ้นสุด
   • ยกเลิกแล้ว: สัญญาที่ถูกยกเลิกแล้ว
   • ฉบับร่าง: สัญญาที่ยังไม่สิ้นสุด
4. หากต้องการตั้งค่าตัวกรองที่กำหนดเองให้คลิกตัวกรองขั้นสูงที่ด้านบนของตาราง
5. หากต้องการบันทึกมุมมองสำหรับการใช้งานในอนาคตให้คลิกไอคอนบันทึกที่ด้านขวาบนของตาราง
6. หากต้องการดูตัวอย่างรายละเอียดสัญญาให้วางเมาส์เหนือสัญญาแล้วคลิกดูตัวอย่าง ดูรายละเอียดในแผงด้านขวา
7. หากต้องการดูบันทึกสัญญาให้คลิกที่ชื่อสัญญา 

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเค้าโครงสัญญา

ดูสัญญาในบันทึก CRM ที่เกี่ยวข้อง

วิธีดูสัญญาจากหนึ่งในบันทึกที่เกี่ยวข้อง (ตัวอย่างเช่นผู้ติดต่อบริษัทหรือใบแจ้งหนี้):

1. ไปที่บันทึกของคุณตัวอย่างเช่น:
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
2. เปิดแถบด้านข้างขวาโดยคลิกที่ชื่อของระเบียนหรือคลิกดูตัวอย่าง พฤติกรรมขึ้นอยู่กับหน้าดัชนีวัตถุที่คุณอยู่
3. ในแถบด้านข้างขวาให้ไปที่บัตรสัญญาเพื่อดูสถานะสัญญา หากบัตรสัญญาไม่ปรากฏในบันทึกของคุณตามค่าเริ่มต้นคุณสามารถเพิ่มบัตรด้วยตนเองได้
4. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้เลื่อนเมาส์ไปที่สัญญาแล้วคลิกไอคอนดูตัวอย่างหรือคลิกที่ชื่อสัญญาเพื่อไปยังสัญญา
   
   
5. ตรวจสอบรายละเอียดสัญญาในแผงด้านขวา

ดูภาพรวมกิจกรรมและประวัติของสัญญา

ใช้บันทึกสัญญาเพื่อทำความเข้าใจข้อมูลสัญญารวมถึงประสิทธิภาพรายการสายที่เกี่ยวข้องกำหนดการเรียกเก็บเงินข้อมูลการต่ออายุไทม์ไลน์ของกิจกรรมและประวัติ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ คอมเมิร์ซ > สัญญา
2. ในคอลัมน์กลางให้คลิกแท็บภาพรวมเพื่อดูภาพรวมของผลการดำเนินงานของสัญญารายการบรรทัดกำหนดการเรียกเก็บเงินและข้อมูลการต่ออายุ
   • บัตรผลการปฏิบัติตามสัญญาจะแสดงมูลค่าสัญญาข้อมูลรายได้ที่เกิดซ้ำวันที่สิ้นสุดสัญญาและจำนวนเงินที่เรียกเก็บ
     
     
   • บัตรรายการสินค้าปัจจุบันและที่กำลังจะมาถึงจะแสดงรายการสินค้าแต่ละรายการของสัญญาและคุณสมบัติของแต่ละรายการ (เช่นราคาปริมาณกำหนดการเรียกเก็บเงินระยะเวลารูปแบบการกำหนดราคา)
     
     
   • บัตรข้อมูลการต่ออายุจะแสดงสถานะการต่ออายุตามใบเสนอราคาต่ออายุที่สร้างขึ้นสำหรับสัญญา
     
     
   
3. คลิกแท็บกิจกรรมเพื่อดูไทม์ไลน์ของการสื่อสาร (เช่นอีเมลและการโทร) กิจกรรมของทีม (การประชุมบันทึกงาน) และการอัปเดตสัญญาและใบแจ้งหนี้ข้อเสนอและตั๋วที่เกี่ยวข้อง
   
   
4. คลิกแท็บประวัติเพื่อดูรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงและการต่ออายุสัญญารวมถึงการเปลี่ยนแปลงรายได้ที่เกิดขึ้นประจำและการเพิ่มหรือลบรายการในบรรทัด

จัดการสัญญา

ในบันทึกสัญญาคุณสามารถจัดการรายละเอียดของสัญญาได้ สร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงและต่ออายุอัพเดทวิธีการชำระเงินยกเลิกสัญญาและจัดการการเชื่อมโยง

สร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงในสัญญา

สร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงเพื่อแก้ไขข้อตกลงสัญญาที่ใช้งานอยู่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลง

สร้างใบเสนอราคาต่ออายุสัญญา

ใช้ใบเสนอราคาต่ออายุเป็นลูกค้าใกล้จะสิ้นสุดสัญญาปัจจุบันของพวกเขา ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างใบเสนอราคาต่ออายุ

อัพเดทวิธีชำระเงินของสัญญา

ส่งลิงก์ผู้ติดต่อของสัญญาเพื่ออัพเดทวิธีชำระเงิน

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ คอมเมิร์ซ > สัญญา
2. คลิกที่ชื่อของสัญญา
3. ที่ด้านซ้ายบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกอัพเดทวิธีชำระเงิน
4. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกส่งลิงก์
5. ผู้ซื้อจะได้รับลิงก์ที่สามารถคลิกเพื่ออัปเดตวิธีการชำระเงินได้

ยกเลิกสัญญา

สามารถยกเลิกสัญญาได้ทันทีหรือตามวันที่กำหนดไว้ หากต้องการยกเลิกสัญญา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ คอมเมิร์ซ > สัญญา
2. คลิกที่ชื่อของสัญญา
3. ที่ด้านขวาบนของแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือก ยุติ
   
   
4. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกตัวเลือกวันที่และเลือกวันที่สิ้นสุด เลือกวันที่ในวันนี้เพื่อยกเลิกทันทีหรือวันที่ในอนาคตเพื่อกำหนดเวลาการยกเลิก
5. คลิกยกเลิกสัญญาหากยกเลิกทันทีหรือกำหนดเวลาการยกเลิกหากคุณเลือกวันที่ในอนาคต
6. บันทึกสัญญาจะได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลการยกเลิก
   
   

เปลี่ยนหรือยกเลิกการยกเลิกสัญญา

หากคุณได้กำหนดให้มีการยกเลิกสัญญาคุณสามารถเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกการยกเลิกได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ คอมเมิร์ซ > สัญญา
2. วางเมาส์เหนือสัญญาแล้วคลิกดูตัวอย่าง
3. ที่มุมขวาบนของแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการดำเนินการและเลือกตัวเลือก:
• เปลี่ยนวันสิ้นสุดสัญญา: เปลี่ยนวันสิ้นสุดสัญญา ในกล่องโต้ตอบให้คลิกตัวเลือกวันที่และเลือกวันที่สิ้นสุดใหม่คลิกอัพเดทวันที่
• ยกเลิกการยกเลิก: ยกเลิกการยกเลิกสัญญา ในกล่องโต้ตอบให้คลิกยกเลิกการสิ้นสุดเพื่อยืนยัน

เชื่อมโยงบันทึกกับสัญญา

เพิ่มการเชื่อมโยงไปยังสัญญาจากหน้าดัชนีสัญญา คุณสามารถเชื่อมโยงสัญญากับผู้ติดต่อบริษัทข้อเสนอตั๋วใบเสนอราคาใบแจ้งหนี้และสัญญาอื่นๆ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ คอมเมิร์ซ > สัญญา
2. วางเมาส์เหนือสัญญาแล้วคลิกดูตัวอย่าง
3. ในแถบด้านขวาให้คลิก + เพิ่มบนบัตรสมาคม (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อ)
4. ในแผงด้านขวาให้ค้นหาและเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกที่คุณต้องการเชื่อมโยง คลิกบันทึกเพื่อเชื่อมโยงกับสัญญา หรือคลิกแท็บสร้างใหม่เพื่อสร้างบันทึกใหม่เพื่อเชื่อมโยงกับสัญญา ป้อน รายละเอียดของเรคคอร์ดใหม่และคลิกสร้างเพื่อเชื่อมโยงกับสัญญาหรือสร้างและเพิ่มอีกเรคคอร์ดเพื่อสร้างเรคคอร์ดอื่น

สัญญาการส่งออก

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ คอมเมิร์ซ > สัญญา
2. คลิกส่งออกที่ด้านบนขวาของตาราง
3. ในกล่องโต้ตอบ:
   • ป้อนชื่อการส่งออกในกล่องข้อความชื่อการส่งออก
   • คลิกเมนูดรอปดาวน์รูปแบบไฟล์แล้วเลือกรูปแบบ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาของส่วนหัวคอลัมน์และเลือก ภาษา
   • คลิกปรับแต่งเพื่อปรับแต่งการส่งออกต่อไป
     • ใต้คุณสมบัติที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกตัวเลือกว่าจะรวมคุณสมบัติใดไว้ในการส่งออก
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวมชื่อระเบียนที่เกี่ยวข้องเพื่อรวมชื่อระเบียนที่เกี่ยวข้อง (เช่นชื่อใบแจ้งหนี้)
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกว่าจะรวมระเบียนที่เกี่ยวข้องถึง 1,000 รายการหรือระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
   • คลิกส่งออก