在工作流中使用 QuickBooks 操作

利用 QuickBooks Online 的工作流操作，可在 HubSpot 中实现会计任务的自动化。将 QuickBooks Online 与 HubSpot 连接后，您可以利用工作流根据 CRM 中的活动创建 QuickBooks 记录，例如 QuickBooks 发票、销售报价、销售收据、费用和退款收据。这有助于减少手动数据录入，并确保两个系统中的销售和财务流程保持一致。

例如，当一笔交易达到特定阶段时，您可以使用工作流在 QuickBooks Online 中自动创建发票或销售报价。

请注意：HubSpot 工作流中的 QuickBooks Online 操作仅面向美国境内的客户提供。

开始之前

要在 QuickBooks Online 中创建发票、销售报价和收据，HubSpot 会在将任何数据同步到 QuickBooks Online 之前，先核对两个平台之间的数据。这有助于确保数据准确性，并防止在 QuickBooks Online 中生成不必要的数据。 以下是联系人及明细行必须满足的要求，以便 HubSpot 能够通过工作流操作在 QuickBooks Online 中创建新资产：

• 联系人：联系人 必须符合您的数据同步设置，HubSpot 才能在 QuickBooks Online 中创建资产，否则工作流操作将失败。这有助于防止 HubSpot 在 QuickBooks Online 中创建不必要的联系人。 例如，如果您使用“创建 QuickBooks 发票 ”操作，但已纳入工作流的交易关联的联系人不符合同步条件，HubSpot 将不会在 QuickBooks Online 中创建发票。因此，建议您根据数据同步的联系人筛选条件设置 HubSpot 工作流的纳入规则。
• 明细行：HubSpot 中的明细行必须与工作流中纳入的 报价或交易记录 相关联，才能在 QuickBooks 中创建发票、销售估算单或销售收据。HubSpot 会将 HubSpot 中的明细行与 QuickBooks 中的产品进行匹配。如果未找到匹配项，则不会创建 发票、销售估算单或销售收据。

建议在 QuickBooks 设置中开启产品同步功能。QuickBooks 产品用于交易和报价的明细行，以确保能够生成发票、销售估算单或销售收据。

将 QuickBooks 操作添加到基于交易或报价的工作流中

您可以将 QuickBooks 操作添加到 HubSpot 工作流中，以便在您的 QuickBooks 账户中生成发票、销售订单或报价单。要添加这些操作：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 点击工作流名称以编辑现有工作流。或点击“创建工作流”以 创建新工作流。
3. 点击“+”号图标。
4. 在左侧面板中，选择一个 QuickBooks 操作：

• • 要创建发票，请点击“创建 QuickBooks 发票”。
  • 要创建报价单，请点击“创建 QuickBooks 报价单”。
  • 要创建销售收据，请点击“创建 QuickBooks 销售收据”。

5. 点击“您要 为 哪个 QuickBooks 账户创建发票/报价单/销售收据 ？”下拉菜单，并选择相应的QuickBooks 账户 。
6. 点击“付款条款”下拉菜单并选择一个选项（仅适用于“创建 QuickBooks 发票”操作 ）。
7. 点击“客户”下拉菜单，并选择一位客户。
8. 点击“产品”下拉菜单，并选择一个产品。
9. 点击“如果该产品在 QuickBooks 中不存在，是否创建？”下拉菜单，并选择“是”或“否”。
10. 点击“保存”。
11. 完成工作流的编辑后，点击“审核并发布”以审核该工作流。
12. 点击“启用”以启用该工作流。

请注意： 生成的发票将与工作流对象相关联。例如，如果您使用基于交易的流程创建发票，该发票将与已注册的交易相关联。

在工作流中使用付款触发器

您可以在 HubSpot 工作流中添加 QuickBooks 操作，以便在报价或交易已付款时，在 QuickBooks 中创建发票或销售订单。

要将已付款的报价纳入工作流：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 要创建新工作流，请点击右上角的“创建工作流”。
3. 在左侧面板中，搜索并选择触发器“ESign 已完成签名”。然后点击“下一步”。

4. 添加任何其他可选的报价条件以进行注册。

要将付费交易纳入工作流：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 要创建新的工作流，请在右上角点击“创建工作流”。
3. 在左侧面板中，搜索并选择触发器“交易名称”，然后 选择“包含任何支付链接”。接着 点击“下一步”。
4. 添加其他可选的交易条件以进行纳入。

在 HubSpot 支付中使用 QuickBooks 操作

如果您已设置HubSpot 支付功能，还可以通过工作流创建已付款发票和销售收据。销售收据可用于所有类型的产品。已付款发票仅可用于非应税明细行。

请注意： 这些操作仅可在基于支付的工作流中使用。

要在基于支付的工作流中使用 QuickBooks Online 操作：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 要创建新工作流，请点击右上角的“创建工作流”。
3. 在左侧面板中，搜索并选择您工作流对应的付款触发器。
4. 对于您添加的每组注册触发器，还应添加“来源不属于发票”筛选条件。这将防止 HubSpot 将已通过发票完成的付款纳入工作流，从而避免在 QuickBooks Online 中生成重复发票。然后点击“下一步”。随后您将进入工作流编辑器。

5. 点击 “+ ”号图标。
6. 在左侧面板中，选择一个 QuickBooks 操作：

• • 若要创建发票，请点击“创建 QuickBooks 已付款发票”。这将使用您的 HubSpot 付款数据在 QuickBooks 中创建一张已付款发票。
  • 要创建销售收据，请点击“创建 QuickBooks 销售收据”。这将使用您的 HubSpot 支付数据在 QuickBooks 中创建一份销售收据。
  • 点击“您要 为 哪个 QuickBooks 账户创建发票/销售收据 ？”下拉菜单，并选择相应的QuickBooks 账户 。

7. 点击“客户”下拉菜单，然后选择一位客户。
8. 点击“产品”下拉菜单并选择一款产品。
9. 点击“如果该产品在 QuickBooks 中不存在，是否创建？”下拉菜单，并选择“是”或“否”。
10. 点击“保存”。
11. 完成工作流的编辑后，点击“审核并发布”以审核该工作流。
12. 点击“启用”以启用该工作流。

使用工作流创建 QuickBooks 费用

您还可以通过 HubSpot 工作流操作创建 QuickBooks 费用。此操作将在 QuickBooks 中创建一笔费用，以反映您的 HubSpot 支付费用。要创建费用：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 要创建新工作流，请点击右上角的“创建工作流”。
3. 在左侧面板中，搜索并选择您工作流的“付款”触发器。然后点击“下一步”。随后您将进入工作流编辑器。
4. 点击“+ ”号图标。
5. 在左侧面板中，选择“创建 QuickBooks 费用”。
6. 填写必填字段。
7. 点击“保存”。

使用工作流创建 QuickBooks 退款收据

当 HubSpot 支付中发生全额退款时，在 QuickBooks 中创建退款收据的方法如下：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 要创建新工作流，请点击右上角的“创建工作流”。
3. 在左侧面板中，搜索并选择您工作流对应的“付款”触发器。然后点击“下一步”。随后您将进入工作流编辑器。
4. 点击“+ ”号图标。
5. 在左侧面板中，选择“创建 QuickBooks 退款收据”。
6. 填写必填字段。
7. 点击“保存”。