在报价单中使用电子签名

使用电子签名以获得买家对报价或历史报价的确认。电子签名是指个人对特定文件条款表示同意的一种电子形式。 

电子签名在美国、加拿大、欧盟、英国以及许多其他国家均具有法律效力。其法律效力与书面签名相同。HubSpot 的电子签名功能由 Dropbox Sign（原 HelloSign）提供支持。请咨询您公司的法务团队，以了解在与客户往来中使用电子签名的法律效力。

开始之前

了解要求

• 您无需在 Dropbox Sign 上创建账户，即可在 HubSpot 的常规报价单创建流程中使用电子签名功能。
• 对于报价单，被分配了Revenue Hub席位的用户可以配置报价单以包含电子签名选项。被分配了核心席位的用户无法配置报价单，但可由其他用户设置为报价单发送者或共同签署人。
• 对于旧版报价单，被分配了 Sales Hub 席位的用户可配置旧版报价单，使其包含电子签名选项。被分配了核心席位的用户无法配置报价单，但可由其他用户指定为报价单发送者或共同签署人。

了解限制与注意事项

了解电子签名配额限制

您的 HubSpot 账户设有每月电子签名配额，该配额基于您的订阅计划以及被分配了Revenue Hub席位（适用于报价单）或Sales Hub 席位（适用于旧版报价单）的用户数量。了解有关分配和管理席位的更多信息。

请参考下表查看电子签名配额示例：

• 如果某位用户在一个月内使用了30个电子签名，在 收入 Hub 专业版账户中使用30次电子签名，则剩余20次电子签名，该账户中的任意用户均可在当月剩余时间内使用这些电子签名。
• 如果某位用户在一个月内使用 50 次电子签名，在 Revenue Hub 企业版账户中，当月剩余的电子签名配额为200个，该账户中的其他任何用户均可在当月剩余时间内使用这些配额。配额上限将在下个月初重置。
• 如果某位用户在一个月内使用 10 次电子签名，在 Sales Hub 专业版账户中使用10次电子签名，则剩余20次电子签名，该账户中的其他任何用户均可在当月剩余时间内使用这些剩余配额。配额将在下个月初重置。

查看电子签名配额时，请注意以下几点：

• 一旦为已发布的报价启用了电子签名选项，该电子签名即计入配额。报价无需实际签署，即会占用签名配额。
• 需要多个签名才能生效的报价单，在配额中仅计为一次电子签名。例如，如果一份已发布且启用了电子签名的报价单需要三个签名，无论由谁签署，这在配额中仅计为一次使用。
• 如果包含电子签名请求的报价单已过期或被撤回，重新发送该报价单将计入您的限额中，视为额外的一次电子签名（首次发送报价单计一次，重新发送时再计一次）。

您可以在HubSpot 的“产品与服务”目录中查看订阅的电子签名配额，或通过检查账户的电子签名使用情况来了解详情。

监控电子签名使用情况

在报价设置中，您可以查看本月迄今为止已使用的电子签名数量，以及距离月度配额还剩多少。月度配额将于每月 1 日重置。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏中，导航至“对象”>“报价”。
3. 在顶部，点击“电子签名”选项卡。
4. 您的电子签名使用情况显示在“本月电子签名使用情况”下方。

增加电子签名配额

如需增加账户中的电子签名配额，请联系您的客户成功经理。

启用电子签名

免责声明： 由于Dropbox Sign 符合 eIDAS 标准，因此HubSpot 对Dropbox Sign 的实施也应符合eIDAS 标准。 本文不构成法律建议，亦不应替代专业法律建议，您应就此咨询持牌律师。

Dropbox Sign 通过可信合作伙伴确保在欧盟地区的电子签名合规性，因此不会明确显示在eIDAS 可信合作伙伴网站上。

在报价单上启用电子签名

要在报价单中添加电子签名字段，请将“电子签名”选为接受选项。

在旧版报价单中启用电子签名

要在旧版报价单中添加电子签名字段，请选择“电子签名”作为签名选项。

重新分配电子签名人

报价单的电子签名人可将签名要求重新分配给组织内的其他人。了解有关启用电子签名重新分配的更多信息。

查看报价单重新分配活动

当报价单被重新分配给新的签名人时，该变更将作为活动记录在报价单中。

• 在您的 HubSpot 账户中：

  • 重新分配记录将显示在报价单预览面板的 报价单活动下显示。

  • 只有具有报价单访问权限的用户才能查看此活动。

  • 该活动不会显示在关联记录（例如联系人、公司）上。

• API 访问： 根据事件的配置方式和 API 请求的权限，可能通过 API 提供报价重新分配活动。

对

报价

单进行电子签名

当为报价单启用电子签名功能时，买家和副签人可以在报价单上添加签名。

• 为了提高安全性，请开启身份验证。启用身份验证后，HubSpot 会增加一个初步的电子邮件验证步骤，在允许签署人签署报价单之前确认其身份。

• 联署人可选择 直接 ，从而无需进行身份验证。

买方和副签人都可以从共享的报价单开始电子签名流程。如果买方先对报价单进行电子签名，系统将通过电子邮件通知副签人：

1. 访问报价单进行电子签名：
   • 买家应点击与他们共享的报价单或旧版报价单中的链接。
   • 共同签署人可通过报价单索引页面查看并共同签署已发布的报价单。
2. 如果报价单已设置密码（仅限报价单，旧版报价单不支持此功能），买方必须输入其电子邮件地址和报价单密码。
3. 如果报价单允许重新指派电子签名人（仅限新版报价单，旧版报价单不支持此功能），买家可点击“重新指派此报价单签名人 ”将报价单分配给另一位签名人。
   
   
   • 买家可填写 新签署人的 详细信息 ，然后点击右上角的“重新分配 ”。
     
     
   • 原签字人和新签字人都会收到电子邮件通知。新签字人可点击邮件中的“查看报价单”以打开报价单进行签字。
     
     
4. 如果身份验证功能已关闭，请点击报价单底部的“立即签署”。
   
   
5. 如果启用了身份验证，请通过电子邮件验证您的身份：
   • 在共享报价单中，滚动至“接受”部分，点击姓名和电子邮件地址上方的“验证电子邮件”。系统将显示“已发送验证邮件”以确认验证邮件已发送。点击“验证电子邮件”后，您有一小时的时间完成签名流程。如果您在点击“验证电子邮件”后一小时内未签署报价单，请返回共享报价单并再次点击“验证电子邮件”以生成新的验证邮件。
     
     
   • 打开您的电子邮箱收件箱，找到主题为“请验证您的身份以签署来自的报价单”的邮件。点击“验证您的身份并签署报价单”以开始签署流程。

请注意：如果未收到验证邮件，请确认收件人的电子邮件地址，查看您的邮件投递状态或日志（如有），并请收件人检查所有邮件文件夹。验证邮件由success@hubspot.com或您在报价设置中配置的电子邮件地址发送。如果收件人仍无法找到该邮件，请查看故障排除步骤，了解收件人可能无法收到 HubSpot 系统或通知邮件的原因。

• • 系统将打开一个新的浏览器标签页，其中会显示一个用于确认您身份的对话框。点击“开始签署”。如果您在点击“开始签署”时遇到错误， 请在收到邮件一小时后点击 邮件中的“验证邮箱 ”以重新启动验证流程。

6. 点击右上角的“开始”。
   
   
7. 在“接受”部分，点击您姓名上方的“点击签名”。
   
   
8. 在对话框中，点击“绘制”、“输入”或“上传”选项卡并添加您的签名。点击“插入”以添加签名。
9. 在右上角，点击“继续”。
10. 在右上角，点击“编辑”以编辑您的签名。点击“我同意”将您的签名保存到报价单上。
11. 点击“关闭”。
12. 共同签署人将收到一封电子邮件，通知他们报价单已签署。如果他们尚未对报价单进行共同签署，则可以点击“审核并共同签署报价单”以开始共同签署流程。 
13. 报价单已签署但尚未付款。 如果您尚未注册“互联 CPQ、计费和支付”测试版，且 该 “从已接受的报价单自动创建合同” 设置处于开启状态，则当买方接受报价时，系统会自动创建一份合同记录。了解有关在 HubSpot 中使用合同的更多信息。
14. 如果报价启用了在线支付功能：
    • 如果您已注册“互联 CPQ、计费和支付”测试版，系统将自动为该报价生成合同和发票，付款将通过发票进行。 随后将使用合同 来管理持续的计费、发票生成和款项收取。了解有关“互联 CPQ、计费和支付”测试版流程的更多信息。
    • 如果您未注册“互联 CPQ、计费和支付”测试版，买家可在报价单顶部点击“设置付款”。买家也可以先关闭报价单，稍后重新打开并设置付款。 

从报价索引页面对报价进行副签

副签人还可以从报价索引页面对报价进行副签：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到收入 > 报价。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到收入 > 报价。
2. 需要签名的报价单状态将显示为“待签名”。将鼠标悬停在报价单上，然后点击“预览”。
3. 在右上角点击“操作”，然后选择“副署”。
   
   
4. 继续签署该引语。

查看引语的签名状态

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到收入 > 报价。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到收入 > 报价。
2. 将鼠标悬停在待签名的报价单上，然后点击“预览”。 
3. 在右侧面板中，查看“签署人”下的签署活动。
   
   
4. 报价单签署完成后，您可以下载电子签名的报价单 PDF 文件。

请注意：如果您下载已签署的报价单，Dropbox Sign 会从报价单 PDF 版本的“封面信”、 “执行摘要”或“条款”部分中移除所有超链接文本。建议在报价单的相应部分中包含链接文本的完整 URL，以便下载后链接仍可点击。

当所有必需的签名和副署完成后，客户将收到一份其签署的文档副本。他们收到的通知中包含一个指向所签署文档的链接（该链接在报价单到期时失效），以及一份已签署文档的 PDF 副本供其存档。

后续步骤

• 了解有关创建报价的更多信息。
• 了解有关创建旧版报价单的更多信息。
• 了解有关管理报价的更多信息。