設定互動式語音應答系統

互動式語音應答（IVR）是一種透過語音提示和鍵盤輸入，與來電者進行自動化互動的系統。IVR 能優化並簡化通話流程。透過 IVR，您可以處理大量來電，同時確保精準的來電轉接、個人化的自助服務選項，以及為客戶提供全天候的服務。

選擇名稱和號碼

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，點選「通話」> 「互動式語音應答」。
3. 點擊「新增 IVR 選單」。
4. 在「名稱」欄位中，輸入您的 IVR 選單標籤。
5. 點選「來電觸發」方塊，接著點選「電話號碼」下拉式選單，並選擇您要用於來電的號碼，該號碼將引導來電者進入 IVR 選單。

請注意：您只能選擇尚未指派給任何使用者或通話頻道的號碼。若您的所有號碼均已指派，請點擊「取得 HubSpot 號碼」，以便調整電話設定或取得新的 HubSpot 號碼。

6. 點擊「繼續」。您將被重定向至 IVR 編輯器，可在其中設定您的選單。

設定選單

當電話號碼開始響鈴時，您必須設定 IVR 選單，以將來電者導向特定使用者、團隊或子選單。

請注意：若要選擇將來電轉接至的團隊，必須先設定好該團隊的通話通道。請依照此處的步驟，在收件匣或服務台中設定團隊通話功能。

• 鍵盤（IVR）選單：來電者可透過按鍵盤上的數字來進行選單操作。
• 語音（IVR）選單：來電者可說出分支名稱或與分支相關的關鍵字以進行下一步。按鍵操作將作為備用方案。
• 「呼叫至」（僅限分支）：呼叫至擁有Sales Hub或Service Hub Enterprise授權的使用者、服務台 或收件匣號碼。

鍵盤（IVR）選單

1. 點擊「選擇語音訊息」下拉式選單，並選擇您希望用於該選單的語音檔案。
2. 點擊以展開「鍵盤設定」區段。在「鍵盤設定」區段中，點擊「新增按鍵指令」以新增更多分機選單。點擊「delete 刪除」圖示以刪除按鍵指令。請確保鍵盤提示與您的音訊內容相符。
3. 點擊「Keypress」下拉式選單，以變更各分支對應的數字。
4. 點擊「儲存」。

語音（IVR）選單

1. 在「輸入您的訊息」欄位中，輸入機器人將向來電者播放的訊息。此訊息應盡可能具體，例如：「感謝您致電 HubSpot 支援服務。您今天需要關於會議或通話的協助嗎？」
2. 點擊「 語言」下拉式選單，並選擇您希望訊息以何種語言朗讀。此語言必須與您撰寫訊息時所使用的語言相同。
3. 點擊「語音」下拉式選單，並選擇您希望訊息以何種語音播放。點擊「 playerPlay」播放圖示，即可預覽每種語音。
4. 點擊以展開「鍵盤設定」區段。在「鍵盤設定」區段中，點擊「新增分支」以新增更多分支選單。點擊「delete 」刪除圖示以刪除鍵盤按鍵。
5. 點擊「edit 」編輯圖示以編輯分支名稱。來電者可說出該分支名稱以導航至該分支。
6. 點擊「按鍵」下拉式選單，即可變更各分機對應的數字。
7. 在「描述」欄位中，輸入客戶可能會說出的關鍵字或短語，以便被轉接至此分支。例如：「我需要會議方面的協助」、「會議工具」、「HubSpot 會議」等。
8. 點擊「儲存」。

轉接至

1. 若要選擇該分支內電話的響鈴位置，請點擊該分支上的「+」圖示。

2. 在右側面板中，點擊「鈴聲響起處」。
   • 在「錄音同意設定」下，點擊下拉式選單，選擇來電者將聽到的語音訊息，告知他們通話正在被錄製。
   • 在「語音信箱設定」下，點擊下拉式選單，為該特定分支機構選擇來電者在工作時間內及工作時間外聽到的語音信箱訊息。
   • 在「轉接設定」下，點選「轉接至」下拉式選單，選擇該分店內要轉接至的使用者、服務台號碼或收件匣號碼。 點擊「鈴聲持續時間」下拉式選單，選擇若無人接聽時，該號碼會響鈴多久後才轉接至下一號碼。您最多可選擇五個電話號碼依序響鈴。若要新增更多號碼，請點擊「新增響鈴目標」。

3. 點擊「儲存」。
4. 若要儲存設定，請在右上角點選「儲存」。接著，選擇「儲存但不發佈」。

建立及編輯語音訊息

您的語音訊息是來電者在撥打您的 IVR 號碼或被轉接至特定分支時所聽到的聲音。您可以在流程中的任何時間建立語音訊息。要建立或上傳語音訊息：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，點選「通話」> 「互動式語音應答」。
3. 點擊「編輯語音訊息」。
4. 在「訊息名稱」欄位中，輸入該語音訊息的標籤。
5. 點擊「選擇訊息類型」下拉式選單，並選擇「文字轉語音」或「上傳音訊」。
6. 若您選擇了「文字轉語音」：
   • 在「輸入您的訊息」欄位中，輸入您要用來建立語音訊息的文字。
   • 點擊「 語言」下拉式選單，並選擇您希望訊息以何種語言朗讀。
   • 點擊「語音」下拉式選單，並選擇您希望訊息以何種語音朗讀。點擊「 playerPlay」播放圖示，即可預覽每種語音。

7. 若您選擇了「上傳音訊」：

• • 點擊「上傳檔案」以上傳您要使用的音訊檔案。接著，選擇您的音訊檔案。
  • 點擊「playerPlay 」播放圖示以 預覽音訊。
  • 點擊「delete 」的刪除圖示，即可刪除該音訊。

8. 點擊「儲存」。

若要編輯語音訊息：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，點選「通話」> 「互動式語音回應」。
3. 點擊「編輯語音訊息」。
4. 點選「編輯現有語音訊息」分頁。
5. 將滑鼠懸停在您要修改的語音訊息上，然後點擊「編輯」。
6. 完成編輯後，請點擊「儲存」。

您也可以透過「鍵盤（IVR）」選單來建立或編輯語音訊息，方法是點擊「選擇語音訊息」下拉式選單，然後選擇「新增／編輯語音訊息」。

發佈 IVR

完成 IVR 選單的建立、鍵盤選單的設定，並將「呼叫目標」指派至電話號碼後，即可發佈您的 IVR。要發佈 IVR，請在 IVR 編輯器中點擊「儲存並發佈」。

請注意：發佈前必須先解決所有警示。

如果您已儲存 IVR 選單但尚未發佈，現在準備好要發佈時：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，點選「通話」> 「互動式語音回應」。
3. 在您要發佈的 IVR 選單旁邊，將「狀態」開關切換為開啟。

一旦您的 IVR 發佈完成，您即可開始接收撥打至該 IVR 電話線路的來電。

4. 若要關閉 IVR 選單，請將「狀態」開關切換至關閉位置。

檢視 IVR 註冊與修訂紀錄

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「工具」下，點選「通話」。接著，點選「互動式語音應答」。
3. 點選您要查看相關指標的IVR。
4. 在左上角，點選「檢視」下拉式選單並選擇一項選項：
   • 修訂歷史紀錄：在右側面板中，檢視您的修訂清單。可使用日期範圍和 篩選器來篩選顯示的修訂項目。若要檢視特定修訂的設定，請將滑鼠懸停在修訂項目上，然後點選「檢視修訂」。
   • 註冊歷史記錄：在右側面板中，檢視曾使用此 IVR 的通話。使用日期範圍篩選顯示的註冊記錄。若要檢視特定註冊記錄的詳細資訊，請點擊該通話。