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Inbox

在對話收件匣中撰寫並回覆電子郵件

上次更新時間: 一月 20, 2023

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設定對話收件箱並將團隊電子郵件地址連結到收件箱後,請學習如何直接從收件箱向聯絡人發送電子郵件。

如果你使用的是HubSpot手機應用程式,請瞭解如何透過手機上的對話回覆電子郵件。

請注意:如果你無法回覆訊息,請確保你在收件匣的存取設定中新增為團隊成員。 當收件匣僅對特定用戶和團隊可見時,只有所選用戶和團隊才能檢視和回覆來信對話。 擁帳號存取權限或超級管理員權限的閣下可以查看帳號中的任何對話收件匣,但無法在收件匣中採取回覆紀錄等操作,除非他們被新增為團隊成員。

撰寫電子郵件

在收件匣中撰寫電子郵件,開始與聯絡人對話。

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「對話」>「收件匣」。
  • 在左下角,按一下撰寫

click-compose-in-inbox

  • 在右下角的彈出框中:
    • 按一下[收件人]下拉式選單,然後搜尋聯絡人的姓名
    • 點擊「發件」下拉選單,從其他連結的團隊電子郵件地址發送。
    • 在「主題」欄位中,輸入您的主題行。
    • 撰寫您的電子郵件:
      • 使用插入下拉菜單來使用現有的電子郵件本,或在回覆中插入片段報價文件、會議連結知識庫文章影片
      • 使用電郵編輯器底部的圖示來修改文字風格、插入連結、新增圖片或上傳檔案。 compose-email-from-conversations-inbox
  • 按一下傳送。傳出電子郵件將記錄到收件人的聯絡記錄。

您可以在對話收件匣的「已傳送」檢視圖中查看傳出電子郵件。 如果你在傳出的電子郵件中包含任何附件,附件也會記錄到記錄的時間線。

請注意:如果你的電子郵件伺服器運行安全軟體,在收到電子郵件時掃描附件, HubSpot可能無法記錄發送到團隊電子郵件地址的電子郵件回覆或傳入電子郵件中包含的附件。 例如,如果您的Office 365伺服器正在執行啟用動態送遞的進階威脅保護,則附件可能無法記錄。

回復電子郵件對話

回覆收件箱中發送至團隊電子郵件地址的任何訊息。 如果使用該電子郵件地址的聯絡人記錄尚未存在,則會為任何收到的訊息建立新的聯絡人記錄。

請注意:如果收到的電子郵件未出現在對話收件匣中,請查看Office 365電子郵件帳戶的垃圾郵件或垃圾郵件資料夾。 發送到Office 365收件匣中的垃圾郵件或垃圾郵件資料夾的電子郵件不會出現在對話收件匣中。

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「對話」>「收件匣」。
  • 在左側面板中,按一下電子郵件對話以開啟。
  • 如果你有指定的服務中心付費座位,並且已有其他用戶回覆訪客或檢視紀錄,他們的頭像將會出現在回覆編輯器中,輸入指示器會顯示他們正在積極回覆。 您應該開啟另一個未分配的對話

viewing-conversation

  • 查看回復郵件。如果電郵大於100 KB ,請捲動至紀錄底部,然後按一下檢視整封訊息,在另一個瀏覽器分頁中開啟完整的電郵。
  • 在回覆編輯器中寫下您的回覆。
    • 使用電郵編輯器底部的圖示來修改文字風格、插入連結、新增圖片或上傳檔案。 您也可以將檔案從電腦 到回覆編輯器中。
    • 若要在回覆中新增文件片段、會議連結知識庫文章報價影片,請按一下插入
  • 完成訊息後,點擊「傳送」。
  • 如果您需要抄送或密件抄送其他收件人,請在「收件人」欄位 中新增更多收件人,或編 輯「收件人電子郵件地址」或管理相關記錄,請按一下箭頭以展開編輯選項。

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  • 對話結束後,按一下右上角的「關閉對話」。 如果有與對話相關聯的工單,用戶可以同時關閉工單和對話,或者只需點擊更多下拉式選單並選擇關閉對話即可。

您也可以重新分配對話、在紀錄上留言、將對話移至其他收件匣、將電子郵件轉發至其他團隊,或透過回覆編輯器致電。 進一步了解如何透過收件匣與團隊合作

請注意:如果您將電子郵件轉寄至對話收件匣,請注意,包含「FW」或「FWD」的主題行的電子郵件將記錄在原始傳送者的記錄中。 當這些前綴包含在標題行中時, HubSpot會在原始電子郵件中尋找聯絡資訊。 HubSpot會審核此資訊的電子郵件的簡單文字版本。 進一步了解如何管理轉發設定

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