設定對話收件匣

對話收件匣是您 HubSpot 帳戶中的中央位置，所有已連接管道的訊息都會在此顯示。您可在此檢視進行中的對話並回覆訊息。

根據您的HubSpot 訂閱方案，您可編輯預設 對話 收件匣或建立 新收件匣。

請注意： 2024 年 4 月 1 日後建立的所有帳戶，皆 無法從連接至收件匣的管道建立工單。 請改參閱客服中心票證管理指南。若無此需求，您可將此信箱作為共享收件匣使用。

設定預設收件匣

初次建立 HubSpot 帳戶時，系統將自動建立對話收件匣並配置備用電子郵件地址。您可編輯備用郵件地址，或新增其他管道以接收訊息。同時可設定具備對話收件匣存取權限的使用者與團隊。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至「收件匣」> 「收件匣」。
3. 若要重新命名收件匣：
   • 於「當前檢視」下拉 選單旁，點擊「動作 」下拉 選單並選擇「重新命名收件匣」。
   • 於對話方塊中輸入收件匣名稱，點擊「重新命名」。
4. 若要連結頻道以開始接收收件匣訊息，請點擊「連結頻道」，然後選擇頻道。瞭解更多關於將頻道連結至收件匣的資訊。
5. 若要將 Slack 帳戶連結至收件匣，請在「Slack 整合 」區段點擊「 連結 Slack」。 瞭解如何設定 Slack 整合功能。
6. 若要管理可存取收件匣的使用者與團隊，請點擊「存取權限 」標籤並 選擇選項：
   
   • 開放給所有人： 帳戶中的每位 HubSpot 使用者皆可存取收件匣。
   • 選擇可編輯的使用者與團隊：僅 指定使用者或團隊可存取此收件匣。
7. 點擊「儲存」。

編輯備用電子郵件地址

備用電子郵件是由 HubSpot 預先配置的地址，當團隊尚未連結官方郵件時，可透過此地址使用特定 HubSpot 工具（如工單自動化）。若團隊郵件突然與對話收件匣斷連，系統亦會啟用此備用地址。

設定收件匣時，您可自訂備用電子郵件地址以立即開始接收郵件。若不欲使用備用地址，請參閱如何連結團隊電子郵件地址以啟用收件匣郵件接收功能。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至「收件匣」> 「收件匣」。
3. 於備用電子郵件欄位旁點擊「編輯」。

4. 若要啟用備用電子郵件地址進行發送，請在「設定」標籤頁中 勾選「使用 HubSpot 電子郵件發送訊息」核取方塊 。
5. 若要自訂顯示的寄件者名稱，請點擊「寄件者名稱」下拉式 選單並選擇選項。

請注意：多個備用電子郵件地址不可使用相同寄件者名稱。寄件者名稱值必須為該備用電子郵件地址所獨有。

• • 代理商與公司名稱： 聯絡人收到郵件時將顯示使用者姓名 與公司名稱。請於文字欄位輸入公司名稱。
  • 公司名稱：選擇 此選項僅顯示公司名稱。請在 文字欄位中 輸入公司名稱 。

6. 若需自訂寄件者地址，請選擇下列選項之一： 
   • 使用預設值： 付費帳戶用戶的預設寄件者地址將 顯示為[使用者名稱]@[子網域].hs-inbox.com。 免費用戶的預設選項 將顯示為[使用者名稱]@[子網域].hubspot-inbox.com。

6. • 自訂寄件者信箱：若輸入未被識別的信箱，需驗證您對該網域的存取權限。點擊「連結您的網域」以連接並驗證您的郵件發送網域。
7. 您可在郵件客戶端設定中將備用電子郵件設為轉寄地址，使寄至該地址的郵件轉寄至對話收件匣。點擊「 轉寄地址 」 欄位 旁的「 複製 」，再於 郵件客戶端設定中新增為轉寄地址 。
8. 若需加入團隊電子郵件簽名檔：

1. • 點擊「新增團隊簽名」。此簽名僅適用於直接從對話收件匣發送的郵件。瞭解如何為從 CRM 記錄發送的郵件設定簽名。
   • 於文字方塊中，可透過簡易編輯器 自訂團隊電子郵件簽名，或點擊HTML選項以 HTML 格式編輯簽名。
   • 使用底部富文本工具列進行文字格式化、插入連結或圖片。
   • 若要插入可自動填入寄件者姓名的個人化代碼，請點擊「插入代碼」下拉選單 ，選擇「 全名」、「名字」或「姓氏」。若您已啟用 團隊電子郵件簽名進階個人化選項測試版 ，您亦可使用寄件者的電子郵件地址、職稱及電話號碼。

9. 請於右側預覽寄件者名稱、寄件信箱及電子郵件簽名在收件匣中的顯示效果，完成後點擊儲存。
10. 預設情況下，轉寄至收件匣的郵件將記錄至原始寄件者的聯絡人記錄。若要關閉此設定，使郵件記錄至實際轉寄者，請點擊關閉「選擇郵件轉寄原始寄件者」開關。

請注意：僅原始抄送收件者會顯示於對話收件匣及記錄時間軸。轉寄郵件時新增至抄送欄位的收件者將不予顯示。

11. 若需設定指派規則，請點擊「自動化」標籤頁 。
12. 若您持有銷售或 服務席位，可 設定路由規則 將收到的郵件自動轉發至帳戶中的特定使用者與團隊：
    • 點擊切換開關 以啟用「自動指派對話 」功能。
    • 點擊「指派至 」下拉式 選單並選擇路由選項：

• • • 特定使用者與團隊：將 收件郵件指派 給選定的使用者或團隊。請從「特定使用者與團隊」下拉式選單中選擇對象。
    • 聯絡人擁有者：將 收到的電子郵件指派 給聯絡人的擁有者。該聯絡人記錄必須已指派擁有者，且透過 Cookie 進行追蹤。若擁有者離線，提交內容將轉寄至訪客的擁有者。
  • 預設情況下，來信對話僅會分配給可用的客服人員。若無可用人員，郵件對話將保持未分配狀態。您可取消勾選「僅分配給可用使用者」核取方塊，以關閉依據客服人員可用性進行分配的功能。

請注意：來信僅能自動轉發給已分配銷售或 服務席位的用戶。若用戶未持有付費席位，則無法納入自動分配規則。

13. 若要編輯預設票證屬性（包含票證流程與階段）：
• 請點擊「將來信對話視為支援票證」設定 旁的「編輯票證 」。
• 於右側面板使用下拉式選單編輯屬性。
• 預設情況下，若您已在收件匣設定自動指派規則，工單擁有者將與對話擁有者相同。若需變更工單擁有者，請點擊「工單擁有者」下拉式選單並選擇其他選項。

• • 點擊「儲存」。

14. 完成備用電子郵件地址編輯後，請點擊「儲存」。

若您修改了任何設定或路由規則，聯絡人在收到您的郵件時將看到更新後的寄件者名稱、寄件者地址及電子郵件簽名檔。

建立新收件匣（僅限專業版或企業版 ）

專業版或 企業版帳戶 使用者可建立多個對話收件匣。此功能適用於需多團隊存取對話工具，但希望保持訊息分類與組織的場景。例如：可建立銷售收件匣管理價格與包裝諮詢，另設客服收件匣供支援團隊處理來信請求。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至「收件匣」> 「收件匣」。
3. 於「當前檢視 」下拉 選單旁，點擊「動作 」下拉 選單並選擇「建立新收件匣」。
4. 在「團隊收件匣名稱 」欄位輸入收件匣 名稱。
5. 點擊「收件匣存取權限」下拉選單選擇可查看此收件匣的對象。建立收件匣後亦可隨時新增或移除團隊成員。
   • 所有人： 帳戶內所有 HubSpot 使用者皆可存取此收件匣。
   • 特定使用者與團隊：僅限 指定使用者或團隊存取此收件匣。

請注意：新進對話 僅能自動指派 給付費席位使用者，但免費使用者若具備收件匣存取權限，仍可手動指派並回覆未分配對話。

若選擇「特定使用者與團隊」，具備「帳戶存取權限

或「超級管理員權限」的使用者可在入口網站查看任何對話收件匣內容，但除非在收件匣的「存取設定」中被選為團隊成員，否則無法執行收件匣操作（例如回覆對話串）。

6. 點擊「下一步」。
7. 選擇一個 頻道 進行連結，或點擊稍後連結通訊管道。

瞭解如何將通訊管道連結至對話收件匣。

進入收件匣設定頁面後，將顯示已連結通訊管道清單。您可編輯現有管道設定或新增連結管道。瞭解如何在收件匣撰寫回覆郵件， 或與網站訪客進行即時通訊。

管理通訊管道狀態

您可在收件匣設定中停用已連結通訊管道：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，依序導覽至「收件匣」>「收件匣」。
3. 點擊切換按鈕即可開啟或關閉已連接管道的狀態。

若關閉通訊管道，您將無法透過 HubSpot 從該管道發送訊息。此外，該管道收到的所有訊息將不會顯示於對話工具中，亦不會記錄至 CRM 系統。