排定記錄上的會議

一旦 您 整合了 Google 行事曆或 Office 365 行事曆，即可 與 聯絡人、公司、交易或票據記錄中的聯絡人 或銷售工作區(BETA)排定會議 。建立會議後，行事曆邀請就會傳送給會議出席者。您帳戶中的使用者也可以新增為會議出席者。

Sales Hub 或Service Hub Professional 或Enterprise 帳戶 中 有 指定座位的 使用者，可以代表帳戶中也有指定座位的其他使用者排定會議。

本文適用於已將 Google 行事曆或 Office 365 整合與 HubSpot 連結的使用者。如果您將行事曆連線至會議工具，請瞭解更多關於建立和編輯排程頁面的資訊。

在桌面上使用會議

在桌上型電腦上為自己排定會議

從記錄或銷售工作區(BETA) 排定會議。

1. 若要從記錄排定會議，請
   • 導覽到您的記錄：
     • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。 本地聯絡人
     • 本地公司
     • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。 本地促銷
     • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。 本地票務
   • 按一下記錄的名稱。
   • 在左側面板中，按一下meetings 會議。
     
     
   • 連接行事曆的對話方塊將會開啟。
2. 從銷售工作區 (BETA)排定會議 ：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「銷售工作區」。 排定會議。
   • 按一下排程 索引標籤。
   • 在右上方，按一下排定會議。
   • 按一下Choose a contact（選擇聯絡人 ）下拉式功能表。
   • 開始輸入連絡人姓名 以搜尋連絡人。
   • 按一下連絡人姓名。
   
3. 若要設定會議

• • 在標題欄位中，輸入會議標題。

1. • 輸入開始日期。
   • 輸入開始 時間，然後輸入結束時間。或按一下顯示的行事曆上的日期。

• • 按一下會議類型下拉式功能表以選取會議類型。只有啟用自訂通話和會議類型時，此設定才可用。

• • 按一下出席者下拉式功能表，以搜尋並選取應該包括在會議中的其他連絡人和使用者。

• • 按一下地點下拉式功能表，然後選擇下列其中一個會議地點選項。
    • 電話：在文字欄位中輸入電話號碼。
    • 親自出席：在文字欄位中輸入地址。
    • 自訂： 在文字欄位中輸入 自訂地點 。
    • Google Meet： 如果您已連接Google Meet整合，並將使用者映射至該整合，請按一下Google Meet以將其用於會議。
    • Zoom： 如果您已連接Zoom 整合，並將使用者對應至該整合，請按一下Zoom以將其用於您的會議。
  • 若要在會議前傳送提醒電子郵件，請按一下+ 新增提醒。
    • 在排程提醒電子郵件部分，在文字欄位中輸入數字，然後按一下排程提醒電子郵件 下拉式功能表，並選擇時間量度(例如：天、週、月)。如果您的帳戶已開 啟「依預設開啟會議提醒」開關，新會議將會繼承預設提醒。瞭解如何決定會議提醒的時區。
    • 總共最多可新增三封提醒電子郵件。若要新增其他提醒電子郵件，請按一下 + 新增提醒。若要刪除提醒，請按一下 deleteTo deltoT刪除。
    • 若要在提醒電子郵件正文中包含邀請人描述，請選取在提醒電子郵件正文中包含出席者描述核取方塊。

• • 在出席者描述 欄位中，輸入會議的詳細資訊。會議出席者會在行事曆邀請中看到此資訊。使用出席者描述欄位底部的格式選項修改文字、插入連結或使用片段。

請注意： 若要在會議中加入 Zoom、Google Meet 或 UberConference 連結，您的 HubSpot 使用者電子郵件地址必須與您的 Zoom、Google Meet 或 UberConference 使用者電子郵件地址相符。

• • 按一下+ 新增內部備註，輸入任何內部備註供您的團隊成員檢閱。會議聯絡人不會在行事曆邀請上看到此資訊。使用底部的格式選項修改文字、插入連結或使用片段。
  • 按一下「與 之關聯」下拉式功能表，並清除您希望與會議活動解除關聯的記錄旁邊的核取方塊。使用搜尋列尋找要關聯的其他記錄，然後選擇記錄旁邊的核取方塊，以將其關聯。
  • 按一下折疊圖示， 即可排定會議，而無需檢視行事曆。
    
    
  • 按一下儲存。

儲存後，請注意下列事項：

• 連絡人需要在Email屬性中填入有效的電子郵件地址，才能收到邀請函。
• 會議排定後，您的連絡人將收到一封附有 .ics 檔案的邀請函，可將該檔案新增至他們的行事曆。
• 您的行事曆會自動為您建立會議。
• 會議會儲存為記錄時間軸上的約會。您的姓名會被列為主持人和組織者。

在桌上型電腦上為自己編輯會議

若要編輯桌上型電腦上的現有會議，請

1. 導覽到您的記錄：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。 本地聯絡人
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。 本地公司
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。 本地促銷
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。 本地票務
2. 在活動時間軸上，會議的右上方，按一下 [動作]，然後選擇 [編輯]。
   
   
3. 進行變更後，在會議活動的底部，按一下儲存。

請注意：對聯絡人記錄上的會議描述所做的變更，只有在您使用 Google 行事曆並已連接Google 行事曆與HubSpot 的雙向整合時，才會傳送給與會者。如果您使用的是 Office 365 行事曆或未開啟整合，請更新行事曆活動中的會議描述，以便將變更傳送給出席者，而非聯絡人記錄中的會議描述。

在桌面上指定會議結果

會議開始後，主持人可以指定會議結果，以便更好地追蹤與聯絡人的會議。預設的會議結果選項為已排程、已完成、 重新排程、未露面和已取消。您也可以建立自訂會議結果。

1. 導覽到您的記錄：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。 本地聯絡人
   • 本地公司
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。 本地促銷
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。 本地票務
2. 在活動時間軸上會議的右上方，按一下 [動作]，然後選擇 [編輯]。
   
   
3. 按一下結果 下拉式功能表，然後選擇會議結果。
4. 按一下儲存。

在桌面上為其他使用者排定會議(Sales Hub或Service Hub Professional andEnterprise)

如果您是Sales Hub或Service Hub Professional 或Enterprise帳戶中有指定座位的使用者，您可以代帳戶中同樣有指定座位、連線行事曆並已開啟行事曆同步的其他使用者排定會議。如果您是業務或銷售開發代表，需要為客戶主管排定會議，這將很有幫助。

若要為其他使用者排定會議，請

1. 導覽到您的記錄：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。 本地聯絡人
   • 本地公司
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。 本地促銷
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「服務票證」。 本地票務
2. 按一下記錄的名稱。
3. 在左側面板中，按一下meetings排定會議。連接行事曆的彈出框將會出現。若要設定會議
   • 按一下主持人 下拉式功能表，選擇您要排定會議的使用者。
   • 或者，按一下會議 輪值 來使用 會議輪值。按一下「 搜尋會議輪值 」下拉式功能表，選取會議輪值。
     • 會議輪值使用者 欄位會由指派會議最少的輪值成員填入。該成員的行事曆也會出現。如果多位成員指派的會議數量相同，則會選擇最後一次指派距離最遠的成員。
     • 如果建議使用者的行事曆已滿，或者您想選擇其他使用者，請按一下會議輪值使用者 下拉式功能表 ，選擇其他成員。
   • 行事曆會更新以顯示主持人的可用性，地點也會更新以反映主持人的視訊會議選項。其行事曆上的現有會議將會顯示為忙碌，而不是會議的標題。
   • 預設您不會被加入會議成為出席者。如果您想出席會議，請按一下出席者下拉式功能表，然後選擇自己為出席者。
4. 繼續排定會議。
5. 按一下儲存。
   

請注意：當使用會議輪換為使用者預約會議時，該使用者的已預約會議次數將會增加一次。如果會議被刪除，則其已預約的會議次數將會減少一次。

儲存後，請注意下列事項：

• 連絡人需要在Email屬性中填入有效的電子郵件地址，才能收到邀請。
• 會議排定後，連絡人和主持人都會收到一封附有 .ics 檔案的邀請函，可以將邀請函加入他們的行事曆。
• 使用者 可透過檢視 記錄的時間軸， 查看誰組織和主持了會議 。

• 使用由財產（組織者）建立的活動和指派給財產（主持人）的活動來建立報告。

在 HubSpot 行動應用程式上使用會議

在 HubSpot 手機應用程式中為自己安排會議

1. 在您的 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
2. 在左上方，點選功能表，然後點選左側欄中的聯絡人。
3. 點選與會議相關的記錄名稱 。
4. 點選verticalMenu More。然後點選會議。若要設定會議
   • 輸入會議的標題和描述。
   • 點選開始日期、開始時間、結束 日期和結束 時間，以設定會議的 日期和長度。
   • 點選檢查可用性以檢視您的行事 曆。點選要排定會議的時間，然後點選 右上方的完成。或點選左上方的取消，回到上一 個畫面。
   • 點選會議類型，然後選取會議 類型。只有當您已啟用自訂通話和會議 類型時，此設定才會可用。
   • 點選會議結果，然後選取一個會議結果 (例如，如果會議已經發生，您可以選取已完成)。
   • 點選地點，然後為會議地點選 取下列其中一個選項。
     • 地址：在文字欄位中輸入地址。
     • 電話號碼： 在文字欄位中輸入電話號碼。
     • 自訂位置： 在文字欄位中輸入自訂位置詳細資訊。

     請注意：從 HubSpot 行動應用程式排定會議時，無法使用視訊會議。

   • 點選 內部備註並輸入內部備註供您的團隊成員檢閱。會議聯絡人不會在行事曆邀請上看到此資訊。使用 @ 標記其他使用者。
   • 點選關聯，搜尋要關聯的記錄。選取或清除要與會議活動關聯的記錄旁邊的X。
   
5. 點選 儲存。在彈出的方塊中，點選繼續並 傳送。

• 連絡人需要在Email屬性中填入有效的電子郵件地址，才能收到邀請函。
• 一旦排定會議，您的聯絡人將收到附有 .ics 檔案的邀請函，可將該檔案新增至他們的行事曆。
• 您的行事曆會自動為您建立會議。
• 會議會儲存為記錄時間軸上的約會。您的姓名會被列為主持人和組織者。

在 HubSpot 行動應用程式中為自己編輯會議

排定會議後，您可以在 HubSpot 行動應用程式中編輯會議。若要編輯會議，請

1. 在 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot 應用程式。
2. 在左上方，點選功能表，然後點選左側欄中的聯絡人。
3. 點選與會議相關的記錄名稱 。
4. 點選時間軸上會議右上方的verticalMenu 功能表圖示 ，然後點選編輯。
5. 進行變更後，點選右上角的儲存。

在 HubSpot 行動應用程式中指定會議結果

請注意： 此功能目前僅適用於 iOS 使用者。

1. 在您的 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
2. 在左上方，點選功能表，然後點選左側欄中的聯絡人。
3. 點選與會議相關的記錄名稱 。
4. 點選時間軸上會議右上方的verticalMenu 功能表圖示 ，然後點選編輯。
5. 點選會議結果欄位，並選取會 議結果。
   
   
6. 點選儲存。