委任並使用結算代理

建立一個由HubSpot 人工智慧驅動的成交專員，該專員會運用情境相關檔案來回答買家對報價單的疑問。

將該成交專員指派至聊天流程中，作為即時聊天管道。該專員會根據您提供的知識庫，回答有關報價單的問題。任何參與採購流程的人員在查看報價單時，皆可向該專員諮詢相關問題。

該成交代理會生成基於可驗證來源的回覆，或提出後續問題以進一步釐清買家的需求。若成交代理判斷需要人工協助，將根據交接規則，將對話重新指派給報價單負責人或指定團隊。 

請注意：你可以在你的 AI 設定中管理 AI 功能存取權，並設定要分享的資料。請檢閱 HubSpot 的 AI 信任常見問題和 AI 模型卡，以取得有關 AI 安全控制、資料使用和合規性的詳細資訊。

開始使用前

在開始使用 Closing Agent 之前，請務必留意以下注意事項與最佳實務。

了解限制與注意事項

• 結案專員將以報價單的語言進行回覆。

• 請勿在輸入內容中包含敏感資訊。結算代理會運用人工智慧生成回覆，其中可能包含錯誤。

最佳實務

在與結算代理合作時，請使用符合以下條件的內容來源：

• 應涵蓋常見使用者疑問、全面資訊，並定期更新。例如：常見問題 (FAQ) 和知識庫文章。
• 請使用清晰的標題和副標題，將內容劃分為不同區塊。
• 加入項目符號和清單以提升可讀性。
• 使用簡潔的語言，並避免過於複雜的句子。
• 請包含使用者可能使用的常見搜尋詞彙。

• 請使用常見搜尋詞彙的不同變體，以提高回應的準確性，並涵蓋更多用戶的搜尋詞彙。

建立並啟用結算代理

設定並啟用將用於報價的結算代理。

建立結算代理

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「代理程式」 > 「代理程式市集」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「代理程式」 > 「代理程式市集」。
2. 在搜尋欄中輸入「結算代理」。
3. 點擊「結算代理」。
   
   
4. 點擊「新增代理商」。
5. 點擊「建立經紀人」。
6. 在「經紀人名稱」欄位中，輸入經紀人的名稱。該名稱會顯示在即時聊天視窗中。
7. 點擊「下一步」。
8. 若服務專員無法回答問題，請選擇要將使用者轉接至的轉接收件匣。使用者可透過所選的收件匣管理回覆： 
   • 若要使用現有收件匣，請點擊「選擇現有收件匣」。點擊「選擇收件匣」下拉式選單，並選取一個收件匣。該收件匣必須具備 24 小時全年無休的服務能力。
   • 若要建立新的收件匣，請點擊「建立新的聊天收件匣」。在「收件匣名稱」欄位中，輸入收件匣的名稱。 
9. 點擊「下一步」。
10. 知識來源可為您的客服人員提供回覆使用者所需的資訊。至少需設定一個知識來源。
    • 點擊「新增檔案」。
    • 選擇檔案的添加方式：
      • 在右側面板中，使用搜尋欄位搜尋已上傳至「檔案」工具的 檔案。點選檔案以選取，然後點選「插入檔案」將其新增至報價單。
      • 在「最近更新」下方，勾選您要新增的檔案旁邊的核取方塊。點擊「檢視全部」以查看所有檔案。點擊「插入檔案」將檔案新增至報價單。
      • 點擊「上傳」以從您的裝置上傳檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
11. 在 「 新增公開網址 」欄位中，輸入公開來源的網址（例如：您的網站、知識庫文章或常見問題），然後點擊「新增網址」。
12. 點擊「建立客服專員」。

啟用結算代理商

建立結算代理後，請啟用該代理以便在報價單中使用。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「結案代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「結案代理程式」。
2. 點擊「啟用客服專員」。
3. 點擊「啟用結案專員」。

編輯結案代理設定

編輯並更新結案代理人的身分、知識來源、交接規則及訊息預設值。

編輯代理身分

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「結案代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「結案代理程式」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在「頭像」下方，點擊當前頭像以變更頭像圖片：

   • 在右側面板中，點擊 圖片 以將其新增至範本。

   • 若要從網址新增圖片、使用 Adobe Express 設計圖片，或使用 Canva 設計圖片，請點擊「上傳」按鈕旁的down do箭頭，然後選擇一個選項。
     
     

   • 若要從您的裝置新增圖片，請點擊「上傳」。

4. 在「客服人員名稱」欄位中，輸入客服人員的名稱。 
5. 點擊「儲存」。

檢視、新增及刪除知識來源

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「結案代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「結案代理程式」。
2. 在頁面上方，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點選「知識來源」。
4. 現有的知識來源會顯示在表格中。
5. 在表格的右上角，點擊「新增內容」以新增更多知識來源。在右側面板中：
   • 點擊「知識庫」以從您的知識庫新增內容。
   • 點擊「檔案」以從檔案工具新增內容。
     • 在右側面板中，使用搜尋欄位搜尋已上傳至「檔案」工具的 檔案。找到後，點擊該檔案進行選取，然後點擊「插入檔案」將其新增至報價單。
     • 在「最近更新」下方，勾選您要新增的檔案旁邊的核取方塊。點擊「檢視全部」以查看所有檔案。點擊「插入檔案」將檔案新增至報價單。
     • 點擊「上傳」以從您的裝置上傳檔案。點擊「插入檔案」將檔案加入報價單。
     • 點擊「公開網址」以新增公開內容的網址。
       • 在「新增公開網址」欄位中，輸入網址。
       • 點擊「新增網址」。
6. 要刪除知識來源：
   
   • 請使用搜尋欄搜尋內容，或點擊表格右上角的「所有類別」下拉式選單並選擇一個類別：
     • 檔案
     • 網址
     • 知識庫文章
   • 勾選知識來源 旁的核取方塊，然後點擊表格頂端的「移除為來源」。
     
     

設定轉交規則

當代理程式偵測到需要人工協助時，會將案件轉交給報價負責人或您指定的團隊。 

要設定轉交規則：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「結案代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「結案代理程式」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點選「交接規則」。
4. 若要設定客服人員應將案件轉交給誰，請在「指派」下方點擊「將轉交指派給」下拉式選單，並選擇一個選項：
   • 報價擁有者：客服人員將交接指派給報價擁有者。點擊「若無可用報價擁有者，則將交接指派給特定團隊」下拉式選單，並選擇一個團隊。
   • 特定團隊：服務專員將交接指派給一個團隊。 
     • 點擊「特定團隊」下方的下拉式選單。
     • 選擇一個 團隊。
5. 系統會透過應用程式內通知及電子郵件向受指派者發送通知。若要透過其他應用程式（例如 Slack、Microsoft Teams）發送通知，請在「通知」下方點選應用程式，將其與 HubSpot 連結。 
6. 若要設定當報價單擁有者或團隊無法聯繫時，訪客所看到的訊息，請在「發送給買家的訊息」下方：
   • 在「若報價單負責人或任何選定的團隊可聯繫，則顯示此訊息」欄位中，輸入當報價單負責人或團隊可聯繫時，要顯示給訪客的訊息。
   • 在「若所有代表均無法聯繫，則顯示此訊息」欄位中，輸入當代表無法聯繫時要顯示給訪客的訊息。
7. 點擊「儲存」。

設定客服專員訊息預設值

設定客服專員的歡迎訊息、首項操作及快速回覆。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「結案代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「結案代理程式」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點擊「訊息預設值」。
4. 若要設定客服專員的歡迎訊息和首項操作訊息，請在「客服專員訊息」下方：
   • 在「歡迎」欄位中，輸入客服人員用以自我介紹的訊息。
   • 在「首項動作」欄位中，輸入代理人在對訪客採取的首項動作時所發送的訊息（例如：「我可以回答關於這份報價單的問題，有什麼可以幫忙的嗎？」）。
5.  若要設定訪客在使用該代理時可選擇的快速回覆，請在「訪客的回應」下：
   • 點擊「快速回覆」下拉式選單。
   • 若要使用現有的快速回覆，請選取一則快速回覆。
   • 若要建立新的快速回覆，請輸入快速回覆內容，然後點擊「建立」選項。
6. 點擊「儲存」。

停用成交代理

若您不再希望買家在報價中使用結案代理，請從代理設定中停用該功能。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「結案代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「結案代理程式」。
2. 在頂部，點擊「管理」標籤頁。
3. 在左側，點擊「代理商啟用」。
4. 點擊「停用結案專員」。

在報價單中使用結案代理

瞭解如何在建立報價單時使用結案代理。

下一步

• 進一步了解如何設定報價單。
• 進一步了解如何建立和發送報價單。
• 進一步了解如何管理報價。