Få overblik over, hvornår grupper og rundmøder er ledige

Når du opretter en side til gruppe- eller round robin-planlægning, vil din kontaktperson se bestemte tidspunkter afhængigt af typen af holdmøde. Læs nedenfor, hvordan de forskellige typer planlægningssider fungerer.

Bemærk: Planlægningssider for grupper eller round robin slettes automatisk, hvis der ikke er nogen aktive teammedlemmer til stede.

Gruppe

• For en gruppe-planlægningsside vil HubSpot automatisk sammenholde den brugerdefinerede tilgængelighed, du har angivet i planlægningssidens tilgængelighedsindstillinger, med de valgte teammedlemmers integrerede kalendere og blokere tidspunkter, hvor de er optaget. Hvis en bruger har flere integrerede kalendere, vil HubSpot sammenholde denne brugerdefinerede tilgængelighed med alle kalenderne.

• Når der bookes et gruppemøde, kan kontakterne vælge et hvilket som helst tidspunkt, hvor alle de valgte teammedlemmer er tilgængelige.

• Når en kontakt klikker på mødelinket, kan vedkommende vælge et tidspunkt og derefter tilføje sine oplysninger for at planlægge mødet. Oprettelsen af mødet modtager en notifikation, og mødet vises i hver deltagers kalender.

• Hvert inkluderet teammedlem skal have en aktiv kalenderforbindelse, for at en gruppebestilling kan gennemføres.

Round robin

• På en Round Robin-planlægningsside vil HubSpot automatisk sammenholde den brugerdefinerede tilgængelighed, du har angivet i planlægningssidens tilgængelighedsindstillinger, med de valgte teammedlemmers integrerede kalendere og blokere tidspunkter, hvor ingen af de valgte teammedlemmer er tilgængelige. Hvis en bruger har flere integrerede kalendere, vil HubSpot sammenholde denne brugerdefinerede tilgængelighed med alle kalenderne.

• Når der bookes et round robin-møde, kan kontakterne vælge et hvilket som helst tidspunkt, hvor et af de udvalgte teammedlemmer er ledigt.

• Når en kontakt klikker på mødelinket, kan vedkommende vælge et tidspunkt og derefter indtaste sine oplysninger for at planlægge mødet. Det teammedlem, der er ledigt i det valgte tidsrum, bliver booket til mødet og modtager en notifikation. Mødet vises i vedkommendes kalender.

Bemærk: Hvis en bruger, der er med på round robin-mødet, har sin kalender frakoblet, antager værktøjet, at vedkommende altid er ledig. Round robin-linket prioriterer ikke tilgængeligheden for brugere med tilkoblede kalendere. Hvis kontakten vælger et tidspunkt, hvor kun brugeren med den frakoblede kalender er ledig, vil der blive anmodet om et møde, men det vil ikke blive tilføjet til vedkommendes kalender.

• Hvis indstillingen Prioriter kontaktindehaver på planlægningssiden er aktiveret, vil HubSpot, når en kontakt planlægger et møde, bruge kontaktens e-mailadresse til at kontrollere, om vedkommende har en tildelt kontaktindehaver i din konto. Hvis vedkommende har en tildelt kontaktindehaver, vil denne indehaver blive prioriteret på holdets planlægningsside. Vær opmærksom på følgende betingelser, når du bruger denne indstilling:
  • Denne indstilling tjekker kun for kontaktens ejer. Den tager ikke højde for eventuelle tilknyttede virksomhedsejere, som kontakten måtte have.
  • Hvis kontakten har en ejer, og denne ejer har en tildelt salgs- eller servicelicens med planlagte møder, er medtaget på denne teamplanlægningsside og er tilgængelig for møder, vil planlægningssiden vise denne ejers ledige tidspunkter baseret på indstillingerne på teamplanlægningssiden.
  • Hvis kontakten har en ejer, og denne ejer har en tildelt salgs- eller servicelicens med planlagte møder, er medtaget på denne teamplanlægningsside og ikke er tilgængelig, vises der ingen ledige tidspunkter, og kontakten kan sende en e-mail til sin ejer.
  • Hvis kontakten har en ejer, men denne ejer ikke har en tildelt salgs- eller servicelicens med planlagte møder eller ikke er medtaget på denne team-planlægningsside, vises tilgængeligheden for alle medtagede teammedlemmer på planlægningssiden.
  • Hvis kontakten ikke har nogen ejer, eller hvis den besøgende endnu ikke er en kontakt, anvender booking den standardmæssige round-robin-proces eller reglerne for møderotation, hvis planlægningssiden bruger møderotation.
  • Hvis flere brugere er tilgængelige i det valgte tidsrum, og indstillingen »Prioriter kontaktens ejer« ikke er aktiveret, vælges den bruger, der har været længst tid uden at få tildelt et møde.
• Hvis du bruger møderotationer, når du booker et møde, vil den besøgende kun se tilgængeligheden for den bruger, der er berettiget til at være vært baseret på den indstillede rotationslogik (enten jævn fordeling eller en vægtet fordeling).