Opsæt godkendelse af tilbud

Aktivér godkendelser for tilbud for at sikre nøjagtighed og konsistens, inden du sender tilbud til købere. Der er to typer godkendelser, du kan oprette:standardgodkendelser og avancerede godkendelser. Få mere at vide om hver type nedenfor. Når godkendelserne er oprettet, kan du lære, hvordan du administrerer tilbudsgodkendelser.

Godkendelsestyper

Opsæt standard- eller avancerede godkendelser i tilbudsindstillingerne. Det er ikke muligt at have både standard- og avancerede godkendelser aktiveret på samme tid.

Standardgodkendelser

Tildel op til 10 godkendere til at gennemgå tilbud, der matcher de filtre, du konfigurerer. Filtre er baseret påegenskaber og definerer, hvilke tilbud der skal godkendes. Vælg, om en enkelt godkendelse eller alle godkendere skal give godkendelse. Du kan f.eks. indstille standardgodkendelser til:

• Kræv godkendelse af tilbud over et bestemt rabatbeløb.
• Kræve godkendelse af tilbud, hvor e-signatur er aktiveret.
• Kræve godkendelse af tilbud, hvor en bestemt linjepost er over et bestemt rabatbeløb.

Avancerede godkendelser

Avancerede godkendelser omfatter muligheden for at filtrere egenskaber, men ved hjælp af workflow-baserede regler, hvilket giver mulighed for mere tilpasning.

Ved hjælp af avancerede godkendelser kan du:

• Udløse godkendelser baseret på tilbuds- og linjepostsegenskaber såsom tilbudsbeløb, rabatniveau, SKU, faktureringshyppighed, nettobetingelser og specifikke brugerattributter eller relaterede objekter (f.eks. aftaler).
• Bruge sekventielle godkendelser rangordnet efter prioritet. Du kan tilføje op til fem sekvenser og ti godkendere pr. sekvens. For eksempel:
  • • Indstil en salgschef som første prioritet, en salgsdirektør som anden prioritet og juridisk afdeling som tredje prioritet. Salgsdirektøren behøver ikke godkende tilbuddet, før salgschefen har afsluttet sin godkendelse.
    • Indstil en salgschef som første prioritet og juridisk afdeling som anden prioritet. Juridisk afdeling behøver ikke godkende tilbuddet, før salgschefen har afsluttet sin godkendelse.

Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier.

Aktivér tilbudsgodkendelser

Aktivér standardtilkendegivelser af tilbud

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Tilbud i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenGodkendelser øverst.
4. Under Tilbudsgodkendelser skal du aktivere knappen Godkendelser.
5. Klik på Rediger ud for Tilbud under Standardgodkendelser.
   
6. I højre panel:
   • Under Og disse betingelser er opfyldt skal du klikke på + Tilføj filter for attilføje en egenskab, der skal filtreres på.
   • Klik på rullemenuenFiltrering på, og vælg det objekt, du vil se egenskaber for .
   • UnderObjektoplysninger skal du klikke på[Objekt]egenskaber.
     
     
   • Brug søgefeltet til at søge efter en egenskab.
     
     
   • Klik på denegenskab, du vil filtrere efter.
   • Konfigurer filteret.
     
     
   • Klik på ikonet for at ændre filterkriterierne. Klik på ikonet forat slette filteret.
   • Underog skal du klikke på+ Tilføj filter for at tilføje yderligere filterkriterier.
   • UnderGør derefter dette skal du klikke på rullemenuenGodkendere og vælge debrugere, der skal godkende tilbud. Du kan vælge flere brugere.

4. • Under Godkendelseskrav skal du vælge Alle godkendere ellerEnhver godkendere. Hvis du vælger Enhver godkendere, vil et tilbud, når en godkendere godkender det, ikke blive sendt til godkendelse til de andre valgte brugere. Hvis du vælger Alle godkendere, og en af godkendere er fraværende, når en godkendelse sendes, kan tilbuddet ikke fortsætte uden deres godkendelse.
   • Indtast ennote i feltet Med denne godkendelsesnote. Tilbudsskabere og godkendere vil se denne note, når en godkendelse finder sted. Du kan f.eks. indtaste årsagen til, at tilbuddet skal godkendes, baseret på det filter, du har indstillet.
   • Klik påGem.

6. Aktivér til budskontakten for at aktivere godkendelser.

Aktivér avancerede tilbudsgodkendelser

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel skal du navigere til Objekter > Tilbud.
3. Klik på fanenGodkendelser øverst.
4. Under Tilbudsgodkendelser skal du aktivere knappen Godkendelser.
5. Under Avancerede godkendelser skal du aktivere knappen Avancerede tilbudsgodkendelser. 
6. Klik på Redigerforat konfigurere den avancerede godkendelsesworkflow.

Tilpas det avancerede godkendelsesworkflow

Godkendelsesworkflowet oprettes ved hjælp af workflowværktøjet, når avancerede workflows er aktiveret. Workflowet har to handlinger, du kan konfigurere:

• Tilføj trin til tilbudsgodkendelse: Brugdenne handling, når du har defineret godkendelseskriterier (f.eks. godkend tilbud over et bestemt beløb eller godkend tilbud fra bestemte brugere). Når du har tilføjet trinnet, skal du tilføje en besked til godkendere, vælge hvem der skal godkende tilbuddet og deres prioritet, hvis det er en sekventiel godkendelse.
  
  
• Start tilbudsgodkendelsesflow: Hvis der ikke er tilføjet et tilbudsgodkendelsestrin ovenfor denne handling, godkendes tilbud automatisk. Hvis der tilføjes et tilbudsgodkendelsestrin, starter tilbudsgodkendelsesflowet. Indstil de tilbud, der indgår i godkendelsesworkflowet, til at blive godkendt af alle godkendere, alle godkendere eller sekventielt. 
  
  

Du kan tilpasse arbejdsgangen manuelt eller bruge AI. Sådan navigerer du til arbejdsgangen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel skal du navigere til Objekter > Tilbud.
3. Klik på fanenGodkendelser øverst.
4. Under Avancerede godkendelser skal du klikke på Rediger for at navigere til workflowet.
5. Lær, hvordan du bruger AI i arbejdsgange, eller klik på+ under triggerregistreringen for at tilpasse arbejdsgangen manuelt. 
   
   
6. Tilføj dine handlinger. Du kan f.eks. gøre følgende:
   • Klik på Gren i venstre panel, og vælg derefterÉn egenskab eller handling.
   • Vælg egenskaben Tilbudsbeløb, og klik derefter på Næste. IndstilGren 1 til mere end 5.000. Dette vil være starten på en avanceret godkendelsesworkflow for alle tilbud over 5.000 $. Klikpå Gem.
   • Hvis du vil have tilbud til at blive tilmeldt igen, skal du klikke på fanenIndstillinger i venstre panel og aktivere kontakten Tilmeld igen.
   • Klik påGem.
7. Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier for andre anvendelsestilfælde.
8. Under handlingen større end 5.000 skal du klikke på+ for at tilføje en yderligere handling.
9. Klik i venstre panel for at udvideCRM-sektionen , og klik derefter påTilføj tilbudsgodkendelsestrin. 
10. Tilføj enbesked til godkenderen. Du kan tilføje tilbudsegenskaber til beskeden ved hjælp af listenVælg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløb, tilbudsejer).
11. Klik på rullemenuenGodkendere, og vælg godkendere.
12. Klik på rullemenuen Prioritet , og vælg en prioritet, hvis dette skal være en sekventiel godkendelse.
13. Klik på Gem øverst til højre i venstre panel.
14. Klik på+ underTilføj tilbudsgodkendelsestrin.
15. Klik på venstre panel for at udvideCRM-sektionen , og klik derefter påStart tilbudsgodkendelsesflow. 
16. UnderNødvendige godkendere skal du vælge en af følgende muligheder:
    •  Alle godkendere for at kræve godkendelse fra alle godkendere for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Enhver godkendende for at kræve en godkendelse fra en af de godkendende for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Sekventielt for at underrette godkendere i prioriteret rækkefølge. Sekventielle godkendelser kræver godkendelse fra alle godkendere på hvert prioritetsniveau.
17. Klik på Gem i venstre panel øverst til højre.
18. Klik på+ underIngen opfyldt. 
19. Klik påGå til handling i venstre panel.
20. Klik på handlingenStart tilbudsgodkendelsesflow. Hvis du gør dette, vil tilbud, der ikke opfylder godkendelseskriterierne, ikke blive godkendt. Hvis du stadig ønsker, at tilbud, der ikke opfylder godkendelseskriterierne, skal gennemgå en separat godkendelse, skal du tilføje en separat handling Tilføj tilbudsgodkendelsestrin under grenen Ingen opfyldt.
21. Klik påUdført.
    
    
22. Klik på Gennemse og aktiver øverst til højre for at aktivere arbejdsgangen.

Indstil godkendelsesmeddelelser

Godkendere kan indstille den type meddelelser, de modtager for godkendelser, i deres meddelelsesindstillinger. Klokke- og e-mailmeddelelser er aktiveret som standard.

HubSpot-baserede meddelelser

Sådan tilpasser du, hvilke meddelelser du modtager for tilbudsgodkendelser:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notifikationer i menuen i venstre sidepanel.
3. Rul ned og klik for at udvide Generelt.
4. Ved siden afGodkendelsesaktivitet skal du vælge, hvilke meddelelser du vil modtage for godkendelser.
5. Disse indstillinger gælder kun for din egen konto. Andre brugere skal indstille deres egne præferencer for meddelelser. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge ind som andre brugere.

Notifikationer i tredjepartsapps

Du kan også modtage notifikationer i tredjepartsapps, såsom Google Chat, Microsoft Teams og Slack. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notifikationer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenAndre apps øverst.
4. Klik på den app, du vil konfigurere.

Almindelige godkendelsesscenarier

Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier for tilbudsgodkendelser. Lær, hvilke tilbudsgodkendelsesegenskaber der ofte bruges.

• Godkendelse af tilbud over et bestemt beløb: Brug egenskabenTilbudsbeløb, og udløs arbejdsgangen, hvis tilbuddene overstiger det angivne beløb.
• Godkendelse af tilbud over en bestemt rabat: Brug rabategenskaber for tilbud eller linjeposter (f.eks.Rabat %,Total rabat).
• Godkendelse baseret på et bestemt produkt: Brug egenskaben SKU-linjeposter, og indlejr den med rabatter eller andre egenskaber.
• Kræv godkendelse fra én part (f.eks. en leder) og derefter en anden part (f.eks. juridisk afdeling): Brug sekventielle godkendelser. 
• Kræv én type godkendelse for tilbud, der opfylder godkendelseskriterierne, og separat godkendelse for tilbud, der ikke opfylder kriterierne: Tilføj en handlingmed titlen Tilføj tilbudsgodkendelsestrin under både godkendelseskriterierne og grenen Ingen opfyldt.
  
  
• Omgå godkendelser for bestemte brugere:Tillad visse brugere at omgå godkendelser:
  
  • Naviger til den avancerede godkendelsesworkflow.
  • Klik på + under udløseren.
  • I venstre panel:
    • Klik på Gren.
    • Klik påAND/OR-logik.
    • Under Først skal du kontrollere, om der i feltet Grennavn er indtastetSpring godkendelser over.
      
      

• • • Klik på+ Tilføj kriterier.
    • Under Objektoplysninger skal du klikke på Tilbudsegenskaber.
      
      

• • • VælgTilbudsejer fra listen over egenskaber.
    • I venstre panel under Tilbudsejer skal du sikre dig, at er valgt i det første rullemenu. Klik på det andet rullemenu og vælg de tilbudsejere, for hvilke godkendelser skal springes over.
      
      

• • • UnderHvis ingen af kriterierne er opfyldt, skal du gå hertil: skal du indtasteTjek tilbud til godkendelse i feltetFilialnavn.
    • Klik på Gem øverst til højre.
  • Klik på+ under filialen Tjek tilbud til godkendelse.
  • Indtast kriterierne for godkendelse 
  • Klik på+ under godkendelseskriterierne.
  • Klik i venstre panel for at udvideCRM-sektionen , og klik derefter påStart tilbudsgodkendelsesflow. 
  • Vælg en af følgende muligheder underNødvendige godkendere:
    •  Alle godkendere for at kræve godkendelse fra alle godkendere for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Enhver godkendende for at kræve en godkendelse fra en af de godkendende for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Sekventielt for at underrette godkendere i prioriteret rækkefølge. Sekventielle godkendelser kræver godkendelse fra alle godkendere på hvert prioritetsniveau.
  • Klik på Gem i øverste højre hjørne i venstre panel.
  • Klik på+ underIngen opfyldt. 
  • Klik påGå til handling i venstre panel.
  • Klik på handlingenStart tilbudsgodkendelsesflow. Hvis du gør dette, vil tilbud, der ikke opfylder godkendelseskriterierne, ikke blive godkendt. Hvis du stadig ønsker, at tilbud, der ikke opfylder godkendelseskriterierne, skal gennemgå en separat godkendelse, skal du tilføje en separat handling Tilføj tilbudsgodkendelsestrin under grenen Ingen opfyldt.
  • Klik påUdført.
  • Klik på+ underSpring godkendelser over.
  • Klik påGå til handling i venstre panel.
  • Klik på handlingenStart tilbudsgodkendelsesflow.

• • Klik påUdført.
    
    

• Kræv automatisk godkendelse for bestemte brugere: Brugegenskaben Tilbudsejer, og vælg hver bruger. 
• En workflowkonfiguration, hvor godkendelse er nødvendig for to forskellige betingelser, hver med en anden godkendende person (f.eks. en linjepostrabat og en e-sign-godkendelsesmetode): For eksempel sendes linjepostrabatten til godkendende person A (f.eks. en salgschef) til godkendelse, og hvis e-sign er godkendelsesmetoden for tilbuddet, sendes det til godkendende person B (f.eks. juridisk afdeling) til anden godkendelse. I nedenstående eksempel kræves godkendelse fra godkenderen A, hvis linjeposterne ligger mellem 25 og 40 %. Hvis e-signatur er den godkendelsesmetode, der anvendes på tilbuddet, kræves en anden godkendelse fra Lubai. Hvis rabatterne er over 40 %, sendes de til en anden godkenderen (Andy) og kræver en anden godkendelse fra Lubai, hvis e-signatur er den godkendelsesmetode, der anvendes på tilbuddet.
  
• Godkendelse af tilbud med specifikke faktureringsfrekvenser: Brug egenskabenFaktureringsfrekvens for linjeposter, og angiv, hvilke frekvenser der kræver godkendelse (f.eks. halvårligt).
• Godkendelse af tilbud med specifikke nettobetingelser: BrugegenskabenNettobetalingsbetingelser for tilbud. 

Almindelige egenskaber for tilbudsgodkendelse

Nedenstående tabel viser almindeligt anvendte egenskaber for tilbudsgodkendelse:

Følgende anvendelsestilfælde understøttes ikke af egenskaber:

• Juridiske og kontraktmæssige:

• • Angiv en bestemt kontraktperiode i måneder.
  • Kræv, at visse vedhæftede filer altid er nødvendige.
  • Kræv, at bestemte vedhæftede filer ikke må medtages.
• Abonnement:
  • Inkluder engangsgebyrer.

• Individuel eller team:
  • Kræv, at et team skal godkende tilbud. Det er muligt at indstille et helt team til at godkende tilbud, men hver person i teamet skal vælges individuelt.
  • Indstil godkendelser efter teamets placering.

Næste trin

• Opret og send tilbud.
• Administrer tilbud.
• Administrer godkendelser af tilbud.