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Kontaktdaten in HubSpot DSGVO-konform löschen

Zuletzt aktualisiert am: November 26, 2018

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Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Kontakte in Ihrer HubSpot-Kontaktdatenbank das Recht, Sie dazu aufzufordern, ihre bei Ihnen vorgehaltenen personenbezogenen Daten zu löschen. In diesen Fällen muss der Kontaktdatensatz laut DSGVO daraufhin dauerhaft aus Ihrer Datenbank entfernt werden. Das schließt unter anderem den E-Mail-Trackingverlauf, Anrufinformationen, Formulareinsendungen und andere Interaktionsaktivitäten ein.
Meist müssen Sie innerhalb von 30 Tagen auf eine solche Aufforderung reagieren. Das Recht auf Löschung ist nicht absolut, sondern abhängig vom Kontext des Ersuchens – es ist demnach nicht in jedem Fall anwendbar. 

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in der HubSpot-Software verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

Um eine DSGVO-konforme Löschung in der HubSpot-Software durchzuführen, müssen Sie ein Super-Admin in Ihrem Account sein, und die DSGVO-Funktionalität muss aktiviert sein.Nachdem SIe bestätigt haben, dass Funktionalität aktiviert ist:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
  • Klicken Sie auf den Namen des Kontakts. Beachten Sie bitte, dass eine DSGCO-konforme Löschung nur bei einzelnen Kontaktdatensätzen durchgeführt werden kann. Sie können keine DSGVO-konforme Massenlöschung mit Kontaktlisten oder Workflows durchführen.  
  • Klicken Sie unter dem Namen des Kontakts oben links auf Aktionen, und wählen Sie Löschen aus. 
actions-gdpr-delete
  • Wählen Sie im Dialogfeld den Radiobutton Diesen Kontakt und alle zugehörigen Inhalte löschen, um die Datenschutzgesetze einzuhalten aus. Klicken Sie dann auf Löschen.

gdpr-compliant-delete

Bis zu 30 Tage, nachdem die Löschung veranlasst wurde, wird ein DSGVO-konformer Löschvorgang ausgeführt, bei dem der Kontaktdatensatz zusammen mit den folgenden Daten aus Ihrem HubSpot-Account entfernt wird: 

  • Daten aus der Salesforce-Integration
  • Kontaktdaten 
  • Analytics-Daten
  • Anrufdaten
  • Formulareinsendungen
  • Feedbackdaten
  • Integrationsdaten 
  • E-Mails
  • Benachrichtigungen
  • Meetings 
  • Interaktionen
  • Konversationen 
  • Bots 

Wenn Sie über das Ads-Add-on verfügen und einen Kontakt DSGVO-konform löschen, wird dieser außerdem aus der synchronisierten Facebook-Ads-Zielgruppe gelöscht. So wird sichergestellt, dass dieser Kontakt keine weitere Werbung erhält.

Bitte beachten: Zwar werden die personenbezogenen Daten des Kontakts gelöscht, die anonymisierten Analytics-Daten bleiben jedoch erhalten. So sind beispielsweise die Sitzungen des Kontakts weiterhin im Quellenbericht enthalten, aber der Kontakt lässt sich nicht mehr identifizieren. Wenn Sie E-Mails an den Kontakt gesendet haben oder der Kontakt ein Formular ausgefüllt hat, umfassen die Analytics-Daten weiterhin die Performance der E-Mail (geöffnet, angeklickt usw.) und die Anzahl der Formulareinsendungen, doch keine Informationen zum Kontakt. 

Was geschieht, wenn der gelöschte Kontakt wieder zu meinem HubSpot-Account hinzugefügt wird?

Die DSGVO-konforme Löschung umfasst außerdem eine Blacklist-Funktion, die Sie in der App benachrichtigt, wenn Sie versuchen, einen zuvor gelöschten Kontakt zu Ihrem HubSpot-Account hinzuzufügen. Diese Funktion wird durch anonymisierte Daten unterstützt.