Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Documents

Dokumente hochladen und teilen

Zuletzt aktualisiert am: September 18, 2019

Mit dem Dokumente-Tool können Sie eine Bibliothek mit Content für Ihr gesamtes Team erstellen, den diese nutzen und mit Ihren Kontakten teilen kann.

Bitte beachten: kostenlose Nutzer können auf die ersten fünf in einem Account hochgeladenen Dokumente zugreifen. Wenn ein kostenloser Nutzer zu einem Account hinzugefügt wird, in dem bereits fünf oder mehr Dokumente hochgeladen wurden, kann dieser kostenlose Nutzer nur die ersten fünf Dokumente anzeigen und nutzen, die in diesem Account hochgeladen wurden. Wenn dem Account keine Dokumente hinzugefügt wurden, kann der kostenlose Nutzer bis zu fünf Dokumente hochladen.

Ein Dokument hinzufügen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Klicken Sie auf „Neues Dokument hochladen“ und wählen Sie dann die Importquelle für Ihre Datei aus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei den Anforderungen für Dateityp und Dateigröße entspricht.upload-a-document

Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wird es in Ihrem Dokumente-Dashboard angezeigt.

Bitte beachten: Da Dokumente öffentlich geteilt werden, sollten Sie das Dokumente-Tool nicht für den Versand sensibler oder vertraulicher Informationen verwenden.

Ihr Dokument verwalten

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Verwenden Sie oben rechts die Suchleiste , um ein Dokument nach Namen zu durchsuchen.
  • Um Ihre Dokumente in einem Ordner zu organisieren, aktivieren Sie das oder die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf „In Ordner verschieben“. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordnernamen aus und klicken Sie auf „Verschieben“.
  • Um Details zu einem einzelnen Dokument anzuzeigen oder das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
    • Um den Titel des Dokuments zu bearbeiten, klicken Sie oben links auf das Bleistiftsymbol edit ini. Geben Sie einen neuen Titel ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.Document-edit-options
    • Unter dem Titel des Dokuments können Sie Ihre Datenschutz- und Einwilligungsoptionen für ein bestimmtes Dokument aktivieren oder deaktivieren. Für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind einige leichte Änderungen an Ihren Dokumenten erforderlich, bevor Sie diese teilen können:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

    • Wenn Sie DSGVO in Ihrem Account aktiviert haben, ist der Schalter „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO) aktivieren“ standardmäßig für jedes Dokument aktiviert, kann aber einzeln deaktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, müssen Ihre Kontakte Ihre Einwilligung zur Kommunikation und Datenverarbeitung geben. Wenn Sie ein Dokument teilen, wird die Sprache aus Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen angezeigt und enthält eine Aufforderung zur Einwilligung für den Abonnementtyp zur persönlichen Kommunikation. Der Datenschutz- und Einwilligungstext wird in der Browser-Sprache des Besuchers angezeigt, wenn HubSpot jedoch die Browser-Sprache nicht erkennen kann, wird der Text in der in Ihren Account-Einstellungen ausgewählten Sprache angezeigt. documents-gdpr-consent-text
    • Das Standardabonnement in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dabei handelt es sich um einen internen Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Diese Standardabonnement-ID kann in Ihren Kontakt- und Unternehmenseinstellungen aktualisiert und auf neu erstellte Dokumente angewendet werden.

Bitte beachten: Wenn bereits vor dem Einschalten der DSGVO-Funktion Dokumente hochgeladen wurden, müssen Sie die Datenschutz- und Einwilligungsoption manuell über den entsprechenden Schalter aktivieren.

  • Unter der DSGVO-Einstellung wird eine Übersicht über die Gesamtanzahl an Shares, Besuche und Aufrufe des Dokuments angezeigt.
  • Unter den Dokumentendetails finden Sie in der Tabelle „Besucher“ eine Liste mit Kontakten, die Ihr Dokument aufgerufen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger über deren Namen und klicken Sie auf „Details“, um spezifische Informationen zu deren Interaktion mit dem Dokument anzuzeigen.
  • Um das vorhandene Dokument zu ersetzen, klicken Sie oben rechts auf „Erneut hochladen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Quelle der neuen Datei aus.

  • Um Ihr Dokument in einer Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Vorschau“, „Download“ oder „Löschen“ aus.  

Branding einrichten (nur Sales Hub oder Service Hub)

      • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
      • Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste Kontovoreinstellungen.
      • Klicken Sie auf die Registerkarte „Branding“ und gehen Sie dann durch die Registerkarten, um Ihren Unternehmensnamen, Ihr Logo und Ihre Farben für Ihre Sales-Dokumente festzulegenImage%2525202019-03-25%252520at%25252012.05.30%252520PM.
      • Klicken Sie auf „Speichern“.
      • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Ja, Team Branding ändern“.

Bitte beachten: Änderungen an Ihren Branding-Einstellungen für den Vertrieb gelten für alle Benutzer in all Ihren Vertriebstools, außer für das Conversations-Tool 

 

Ihr Dokument teilen

HubSpot verwendet automatisch Tracking, wenn Sie ein Dokument teilen, das Ihnen angezeigt, dass/wann Ihr Kontakt das Dokument aufruft. Sie können von den Empfängern auch verlangen, dass sie vor der Ansicht des Inhalts ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Dokumente-Tool

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dokumentnamen und klicken Sie auf „Teilen“. Oder klicken Sie anschließend auf den Namen des Dokuments und klicken Sie dann oben rechts auf „Teilen“.
  • Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld im Feld „An wen senden Sie dies?“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  • Um die Personen, die dieses Dokument anzeigen, nachzuverfolgen, klicken Sie auf den Schalter „E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokumentserforderlich“, um ihn zu aktivieren.
  • Klicken Sie auf „Link abrufen“.

  • Klicken Sie auf „Kopieren“, um den Dokumentenlink zu kopieren, oder auf „E-Mail vom CRM“, um eine E-Mail mit dem Dokumentenlink aus dem Datensatz des Kontakts zu senden.
Sie können auch mithilfe der Chrome-Erweiterung von HubSpot Sales, dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot oder dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales einen Dokumentenlink aus Ihrem E-Mail-Postfach per E-Mail senden.
 

E-Mail-Vorlage

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Vorlagen.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Neue Vorlage“ oder klicken Sie auf einen Vorlagennamen, um eine vorhandene Vorlage zu bearbeiten.
  • Klicken Sie am unteren Rand des Vorlagen-Editors auf das Dropdown-Menü „Dokument“. Wählen Sie dann den „Dokumentnamen“ aus und geben Sie den Link-Anzeigetext ein.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments erforderlich“, um Personen nachzuverfolgen, die dieses Dokument aufrufen.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Link-Vorschau einfügen“, um eine Vorschau Ihres Dokuments im E-Mail-Text anzuzeigen.
  • Klicken Sie auf „Einfügen“.

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Erfahren Sie hier, wie Sie ein Dokument in eine E-Mail-Vorlage einfügen, wenn Sie Ihre Kontakte in eine Sequenz aufnehmen.