Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Kontakte in Ihrem Account das Recht, Sie dazu aufzufordern, alle ihre personenbezogenen Daten zu löschen. In diesem Fall muss der Kontaktdatensatz laut DSGVO daraufhin aus Ihrer Datenbank entfernt werden. Das schließt unter anderem den E-Mail-Trackingverlauf, Anrufinformationen, Formulareinsendungen und andere Interaktionsaktivitäten ein. In der Regel sollten Sie innerhalb von 30 Tagen auf eine solche Aufforderung reagieren. Das Recht auf Löschung ist nicht absolut, sondern abhängig vom Kontext des Ersuchens – es ist demnach nicht in jedem Fall anwendbar.In HubSpot gehört zum DSGVO-konformen Löschen auch eine Auschlusslisten-Funktion: Das heißt, sobald ein Kontakt gemäß der DSGVO gelöscht wird, können Sie diesen nicht mehr irgendwann wieder Ihrem Account hinzufügen. Diese Funktion wird durch anonymisierte Daten unterstützt. Wenn ein gemäß der DSGVO gelöschter Kontakt ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt, wird er wieder Ihrem Account hinzugefügt.
Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in der HubSpot-Software verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.
Um eine DSGVO-konforme Löschung in der HubSpot-Software durchzuführen, müssen Sie ein Super-Admin in Ihrem Account sein, und die DSGVO-Funktionalität muss aktiviert sein.Nachdem SIe bestätigt haben, dass Funktionalität aktiviert ist:
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen des Kontakts. Eine DSGVO-konforme Löschung kann nur bei einzelnen Kontaktdatensätzen durchgeführt werden. Sie können keine DSGVO-konforme Massenlöschung mit Kontaktlisten oder Workflows durchführen.
- Klicken Sie im linken Bereich auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen aus.
- Wählen Sie im Dialogfeld das Optionsfeld Diesen Kontakt und alle zugehörigen Inhalte dauerhaft löschen, um Datenschutzgesetze und -bestimmungen einzuhalten aus. Klicken Sie dann auf „Kontakt löschen“.
Bis zu 30 Tage, nachdem diese Löschungveranlasst wurde, wird ein DSGVO-konformer Löschvorgang ausgeführt. Der Kontaktdatensatz wird zusammen mit den folgenden Informationen aus Ihrem HubSpot-Account entfernt:
- Salesforce-Connector
- Kontaktdaten
- Analytics-Daten
- Anrufdaten
- Formulareinsendungen
- Feedbackdaten
- Integrationsdaten
- E-Mails
- Benachrichtigungen
- Meetings
- Interaktionen
- Konversationen
- Bots
Wenn Sie über das Ads-Add-on verfügen und einen Kontakt DSGVO-konform löschen, wird dieser außerdem aus der synchronisierten Facebook-Ads-Zielgruppe gelöscht. So wird sichergestellt, dass dieser Kontakt keine weitere Werbung erhält. Die HubSpot-Software löscht nicht automatisch Blog-Kommentare, die der Kontakt auf Ihren Blog-Beiträgen hinterlassen hat. Sie müssen die Blog-Kommentare also manuell löschen.
Bitte beachten: Zwar werden die personenbezogenen Daten des Kontakts gelöscht, die anonymisierten Analytics-Daten bleiben jedoch erhalten. So sind beispielsweise die Sitzungen des Kontakts weiterhin im Quellenbericht enthalten, aber der Kontakt lässt sich nicht mehr identifizieren. Wenn Sie E-Mails an den Kontakt gesendet haben oder der Kontakt ein Formular ausgefüllt hat, umfassen die Analytics-Daten weiterhin die Performance der E-Mail (geöffnet, angeklickt usw.) und die Anzahl der Formulareinsendungen, doch keine Informationen zum Kontakt.