Kontaktdaten in HubSpot DSGVO-konform löschen

Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Kontakte in Ihrem Account das Recht, Sie dazu aufzufordern, alle ihre personenbezogenen Daten zu löschen. In diesem Fall muss der Kontaktdatensatz laut DSGVO daraufhin aus Ihrer Datenbank entfernt werden. Das schließt unter anderem den E-Mail-Trackingverlauf, Anrufinformationen, Formulareinsendungen und andere Interaktionsaktivitäten ein. In der Regel sollten Sie innerhalb von 30 Tagen auf eine solche Aufforderung reagieren. Das Recht auf Löschung ist nicht absolut, sondern abhängig vom Kontext des Ersuchens – es ist demnach nicht in jedem Fall anwendbar.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in der HubSpot-Software verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

In HubSpot gehört zum DSGVO-konformen Löschen auch eine Auschlusslisten-Funktion: Das heißt, sobald ein Kontakt gemäß der DSGVO gelöscht wird, können Sie diesen nicht mehr irgendwann wieder Ihrem Account hinzufügen. Diese Funktion wird durch anonymisierte Daten unterstützt. Wenn ein gemäß der DSGVO gelöschter Kontakt ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt, wird er wieder Ihrem Account hinzugefügt.

Bitte beachten: Zwar werden die personenbezogenen Daten des Kontakts gelöscht, die anonymisierten Analytics-Daten bleiben jedoch erhalten. So sind beispielsweise die Sitzungen des Kontakts weiterhin im Quellenbericht enthalten, aber der Kontakt lässt sich nicht mehr identifizieren. Wenn Sie E-Mails an den Kontakt gesendet haben oder der Kontakt ein Formular ausgefüllt hat, umfassen die Analytics-Daten weiterhin die Performance der E-Mail (geöffnet, angeklickt usw.) und die Anzahl der Formulareinsendungen, doch keine Informationen zum Kontakt.

Um eine DSGVO-konforme Löschung in der HubSpot-Software durchzuführen, müssen Sie ein Super-Admin in Ihrem Account sein, und die DSGVO-Funktionalität muss aktiviert sein.

Einen Kontakt DSGVO-konform löschen

So löschen Sie einen Kontakt gemäß der DSGVO:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Klicken Sie auf den Namen des Kontakts. 
• Klicken Sie im linken Bereich auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen aus.

• Wählen Sie im Dialogfeld das Optionsfeld Diesen Kontakt und alle zugehörigen Inhalte dauerhaft löschen, um Datenschutzgesetze und -bestimmungen einzuhalten aus. Klicken Sie dann auf „Kontakt löschen“.

Daten, die bei einer DSGVO-konformen Löschung gelöscht werden

Bis zu 30 Tage, nachdem die DSGVO-Löschungveranlasst wurde, wird ein DSGVO-konformer Löschvorgang ausgeführt. Der Datensatz wird zusammen mit den folgenden Informationen aus Ihrem HubSpot-Account entfernt:

• Salesforce-Connector
• Kontaktdaten 
• Analytics-Daten
• Anrufdaten
• Formulareinsendungen
• Feedbackdaten
• Integrationsdaten 
• E-Mails
• Benachrichtigungen
• Meetings 
• Interaktionen
• Konversationen 
• Bots 

Wenn Sie über einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account verfügen und Sie eine Kontaktlisten-Zielgruppe erstellt haben, wird bei Durchführung einer DSGVO-konformen Löschung eines Kontakts dieser außerdem aus der synchronisierten Zielgruppe gelöscht. So wird sichergestellt, dass dieser Kontakt keine weitere Werbung erhält. HubSpot löscht nicht automatisch Blog-Kommentare, die der Kontakt auf Ihren Blog-Beiträgen hinterlassen hat. Sie müssen die Blog-Kommentare also manuell löschen.

Einen Kontakt in einem zuvor bereits gelöschten Datensatz DSGVO-konform löschen

Wenn ein Datensatz bereits gelöscht und an den Papierkorb gesendet wurde (d. h., er wurde normal und nicht DSGVO-konform gelöscht), können Sie trotzdem noch eine DSGVO-konforme Löschung durchführen. Dazu müssen Sie zunächst den Kontakt wiederherstellen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets.
• Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie [Objekte] wiederherstellen.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie wiederherstellen möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf „Wiederherstellen“.
• Bestätigen Sie im Dialogfeld die Anzahl der Kontakte, die wiederhergestellt werden sollen, und klicken Sie dann auf „Wiederherstellen“.

Nachdem Sie den Kontakt wiederhergestellt haben, befolgen Sie die oben beschriebenen Anweisungen zur Durchführung einer DSGVO-konformen Löschung des Kontakts.

Bitte beachten: Eine dauerhafte Löschung und eine DSGVO-Löschung sind nicht dieselbe Aktion. Bei einer dauerhaften Löschung wird der Datensatz aus dem Account gelöscht, die zugehörigen Dateien jedoch nicht. Darüber hinaus wird der Datensatz nicht gesperrt und kann deshalb weiterhin im Account erstellt werden.