Importdateien einrichten

Unabhängig davon, ob HubSpot Ihr erstes CRM ist oder Sie von einem anderen System wechseln, hilft Ihnen ein Import dabei, Datensätze zu erstellen und Ihre Datenbank zu aktualisieren. Importdateien sind Tabellen mit Daten, mit denen Sie die Beziehungen und Prozesse Ihres Unternehmens organisieren können. Bevor Sie mit dem Importieren beginnen, lesen Sie sich die relevanten HubSpot-Begriffe und Anforderungen für Ihre Importdateien durch.

Glossar

• CRM-Objekt: Ein Typ einer Beziehung oder ein Prozess, über den Ihr Unternehmen verfügt, z. B. Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets. Beim Importieren ist ein Objekt der Typ von Datensatz, den Sie nach HubSpot importieren.

• Datensatz:: Eine einzelne Instanz eines Objekts (z. B. ist „Thomas Schmitt“ ein Kontaktdatensatz). In der Datei für einen Einzelobjektimport stellt jede Zeile Ihrer Datei einen Objektdatensatz dar. Wenn Sie mehrere Objekte in eine Datei importieren, stellt jede Zeile Datensätze dar, die einander zugeordnet sind.

• Aktivität: ein Vorgang, der mit Datensätzen verknüpft werden kann, z. B. eine an einen Kontakt gesendete E-Mail oder eine in einem Ticket-Datensatz protokollierte Notiz. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, E-Mails, Besprechungen, Notizen und Aufgaben. Sie können über den Import neue Aktivitäten erstellen, aber keine bestehenden Aktivitäten aktualisieren. Anrufe und Aufgaben können allein importiert werden, aber E-Mails, Besprechungen und Notizen müssen importiert und mit einem CRM-Objekt verknüpft werden.

• Eigenschaft: Ein Feld, das zur Speicherung von Informationen zu Ihren Datensätzen erstellt wird. In einem Import werden Eigenschaften mit den Spaltenüberschriften Ihrer Datei abgeglichen.

  Beispieldatei

In diesem Beispiel sind Kontakte das importierte Objekt. Jede Zeile stellt einen Kontaktdatensatz dar und jede Spalte mit Informationen stellt eine Kontakteigenschaft (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) dar.

• Eindeutige ID: Ein Eigenschaftswert, den HubSpot verwendet, um die einzelnen Datensätze als einmalig zu erkennen: In einem Import benötigen Sie eine eindeutige ID, um zwei verschiedene Datensätze miteinander zu verknüpfen (z. B., um „Thomas Schmitt” zu importieren und ihn seinem Unternehmen „Schmitt GmbH” zuzuordnen), oder um zu vermeiden, dass doppelte Datensätze (z. B. zwei Datensätze für „Thomas Schmitt”) erstellt werden. Die beim Importieren nach HubSpot verwendeten eindeutigen IDs sind:
  • E-Mail: Die E-Mail-Adresse eines Kontakts. Dies ist beim Importieren von Kontakten erforderlich, um Duplikate zu vermeiden oder um Kontakte einem anderen Objekt zuzuordnen. Wenn Sie keine Kontakt-E-Mail-Adressen haben, verwenden Sie die Kontakt-ID, um vorhandene Kontaktdatensätze zu aktualisieren und zuzuordnen.

• Domain-Name des Unternehmens: Die Website-Domain eines Unternehmens (z. B. beispiel.com). Dies ist beim Import von Unternehmen erforderlich, um Duplikate zu vermeiden oder um Unternehmen einem anderen Objekt zuzuordnen. Wenn Sie keine Unternehmensdomain-Namen haben, verwenden Sie die Datensatz- ID, um vorhandene Unternehmensdatensätze zu aktualisieren und zuzuordnen.
• [Objekt]-ID: Ein eindeutiger Eigenschaftswert, den HubSpot jedem Datensatz zuordnet. Wenn Sie vorhandene Datensätze aus HubSpot exportieren, hat jeder Datensatz eine [Objekt]-ID. Dies ist eine erforderliche Spalte beim Importieren vorhandener Deals oder Tickets und Zuordnen zu einem anderen Objekttyp, sie kann jedoch auch als eindeutige ID für Kontakte und Unternehmen verwendet werden, wenn Sie keine E-Mail-Adressen oder Unternehmensdomain-Namen haben.
• Zuordnungslabel (nur Professional und Enterprise): Ein Wert, der die Beziehung zwischen Datensätzen angibt. Sobald Sie Zuordnungslabel erstellt haben, können Sie diese mit Ihren Datensätzen importieren.

• Spalten zuordnen: Ein Schritt im Importprozess, wenn Sie aufgefordert werden, die Spaltenüberschriften in Ihrer Datei mit den HubSpot-Eigenschaften abzugleichen.

Beispiel: Sie möchten Kontakte und Unternehmen in eine Datei importieren und zuordnen. Die Objekte, die importiert und zugeordnet werden, sind Kontakte und Unternehmen. Jede Zeile stellt einen Kontaktdatensatz und seinen zugehörigen Unternehmensdatensatz dar. Jede Spaltenüberschrift stellt Eigenschaften dar, die beim Import zugeordnet werden. Die unten gezeigte Datei enthält Kontakteigenschaften (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Lieblingsessen) und Unternehmenseigenschaften (Name, Domain-Name des Unternehmens). Es gibt auch eine eindeutige ID für jedes Objekt, das die beiden eindeutigen Datensätze in HubSpot (E-Mail-Adresse für Kontakte und Domain-Name des Unternehmens für Unternehmen) miteinander verknüpft. Während des Importprozesses verknüpfen Sie Spalten mit HubSpot-Eigenschaften (Spalte „Vorname“ mit der HubSpot-Eigenschaft Vorname).

Beispieldatei

Zuordnen von Spalten zu Eigenschaften

Anforderungen für den Import

Dateianforderungen

• Sie sind eine CSV-, XLSX- oder XLS-Datei.
• Sie umfassen nur ein Arbeitsblatt.
• Sie enthalten weniger als 1.048.576 Zeilen und 1.000 Spalten.
• Sie sind kleiner als 512 MB.
• Sie enthalten eine Kopfzeile, in der jede Spaltenüberschrift einer Eigenschaft in HubSpot entspricht. Die Spaltenüberschriften können in beliebiger Reihenfolge angeordnet werden, ohne dass dies Auswirkungen auf den Import hat. Sie können bestätigen, dass eine Standardeigenschaft bereits vorhanden ist, um Ihre Kopfzeile abzugleichen, oder vor dem Import eine benutzerdefinierte Eigenschaft erstellen. Erfahren Sie mehr über die Standardeigenschaften von HubSpot für Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets.
• Sie verwenden den UTF-8-Zeichensatz, wenn Zeichen anderer Sprachen enthalten sind.
• Sie enthalten Zellen im Zahlenformat, wenn Sie Datum/Uhrzeit-Eigenschaften in einer Excel-Datei importieren.
• Sie enthalten nur Währungsdaten, die mithilfe von Dezimalzahlen für USD formatieret sind (z. B. 123,45). 

Anforderungen für Eigenschaften

• Je nach Objekt oder Aktivitäten, das oder die Sie importieren, muss Ihre Datei die folgenden Spalten enthalten:
  • Kontakte: mindestens entweder Vorname, Nachname, E-Mail oder Datensatz-ID.
  • Unternehmen: Mindestens entweder Name, Domain-Name des Unternehmens oder Datensatz-ID.
  • Abschlüsse: Dealname oder Datensatz-ID, sowie bei neuen Deals Pipeline und Dealphase.
  • Tickets: Ticketname oder Datensatz-ID, sowie bei neuen Tickets Pipeline und Ticketstatus.
  • Produkte: Name oder Datensatz-ID und Stückpreis.

• • Einzelposten: Name, Menge, Preis und die Datensatz-ID oder den Namen des zugehörigen Deals. Fügen Sie die Produkt-ID des Produkts ein, wenn Sie die Position auch mit einem Produkt verknüpfen, das während des Imports als Positionseigenschaft abgebildet wird.

Bitte beachten Sie: Sie können durch den Import neue Positionen erstellen, aber keine bestehenden Positionen durch den Import aktualisieren. Beim Import von Positionen, die mit Geschäften verbunden sind, wird der zugehörige Geschäftsbetragnichtaktualisiert. Wenn Sie vorhandene Positionen oder den zugehörigen Deal-Betrag aktualisieren möchten, können Sie die Positionen manuell bearbeiten oder die Positionen mit einem Geschäft in HubSpot verknüpfen.

• • Anrufe: Gesprächsnotizen. Erfahren Sie mehr über die zusätzlichen Eigenschaften, die Sie für Anrufe importieren können.
  • E-Mails: E-Mail-Text und E-Mail-Richtung. Erfahren Sie mehr über die zusätzlichen Eigenschaften, die Sie für E-Mails importieren können.
  • Meetings: Beschreibung des Meetings. Erfahren Sie mehr über die zusätzlichen Eigenschaften, die Sie für Besprechungen importieren können.
  • Notizen: Notizentext. Erfahren Sie mehr über die zusätzlichen Eigenschaften, die Sie für Notizen importieren können.
  • Aufgaben: Aufgabentitel und Fälligkeitsdatum. Erfahren Sie mehr über die zusätzlichen Eigenschaften, die Sie für Aufgaben importieren können.

• Das Importtool ignoriert leere Zellen in einem Spreadsheet. Wenn Sie also neue Eigenschaftsdaten importieren, können Sie Zellen für Datensätze ohne einen Wert für die Eigenschaft leer lassen. Wenn jedoch ein vorhandener Datensatz bereits einen Wert für die Eigenschaft in HubSpot hat, werden leere Zellen den vorhandenen Eigenschaftswert nicht löschen. Um vorhandene Eigenschaftswerte in großen Mengen zu löschen, können Sie die Werte manuell bearbeiten oder die Workflow-Aktion Eigenschaftswert löschen verwenden.
• Um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, zuzuweisen und doppelte Datensätze zu vermeiden, müssen Ihre Dateien eine eindeutige ID für jede Objekt enthalten. Sie können für alle Objekte vorhandene Datensätze exportieren und die Datensatz-ID als eindeutige ID verwenden. Für Kontakte können Sie auch E-Mail verwenden. Für Unternehmen können Sie auch Domain-Name des Unternehmens verwenden.
  • Wenn Sie mehrere Objekte importieren und Datensatz-IDs einschließen, empfiehlt es sich, die Spaltenüberschriften der Datei zu differenzieren, um die ID dem richtigen Objekt zuzuordnen (z. B. eine Spalte mit der Bezeichnung Datensatz-ID – Kontakte und eine andere mit der Bezeichnung Datensatz-ID – Unternehmen).
  • Für bestehende Kontakte, für die eine sekundäre E-Mail-Adresse in HubSpot vorliegt, können Sie eine sekundäre E-Mail-Adresse als eindeutige ID verwenden. Wenn Sie eine sekundäre E-Mail-Adresse verwenden und nicht die Spalte Datensatz-ID in Ihrer Datei berücksichtigen, ersetzt die sekundäre E-Mail-Adresse nicht die primäre E-Mail-Adresse. Wenn Sie jedoch sowohl die sekundäre E-Mail-Adresse und Kontakt-ID als Spalten in Ihrer Datei berücksichtigen, ersetzt die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre E-Mail-Adresse. 

• Um für die Kontakteigenschaften „Telefonnummer“ und „Handynummer“ die Telefonnummer basierend auf der Landesvorwahl zu importieren und automatisch zu formatieren, verwenden Sie das Format „+[Landesvorwahl] [Nummer]“. Wenn es eine Durchwahl gibt, fügen Sie „-[Nummer]“ hinzu. Eine Telefonnummer mit einer Landesvorwahl für die Vereinigten Staaten würde zum Beispiel so aussehen: +1 123 4567890-123.
• Für Eigenschaften, die einen Preis enthalten, müssen Sie eine der von HubSpot akzeptierten Währungen verwenden. Die Liste der akzeptierten Währungen und deren Währungscodes finden Sie auf der Registerkarte „Währung“ in den Standardeinstellungen Ihres Accounts.
• Für Eigenschaften, die ein Datum enthalten, müssen Ihre Datumswerte eines der folgenden Formate aufweisen:
  • MM/TT/JJJJ (z. B. 10/28/2020)
  • TT/MM/JJJJ (z. B. 28/10/2020) oder
  • JJJJ-MM-TT (z. B. 2020-10-28).

Bitte beachten: Wenn Sie eine Standard-Datumseigenschaft von HubSpot importieren (z. B. „Abschlussdatum“), müssen Ihre Werte als UNIX-Zeitstempel in Millisekunden formatiert werden. Wenn Sie eine Excel-Datei importieren, müssen die Zellen der Datum/Uhrzeit-Eigenschaften im Zahlenformat vorliegen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Zeitstempelwerte formatieren und ein Datum in das UNIX-Format konvertieren.

• Um während des Imports Datensätzen oder Aktivitäten einen zuständigen Mitarbeiter zuzuweisen, schließen Sie eine Überschrift „Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]“ ein und fügen Sie jeder Zeile in dieser Spalte den Namen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers hinzu. Benutzer, denen über einen Import ein Datensatz zugewiesen wird, erhalten keine Benachrichtigung darüber, dass ihnen ein neuer Datensatz zugewiesen wurde.
• Je nach Eigenschaftsfeldtyp gibt es spezifische Formatierungsanforderungen.
  • Wenn Sie bei benutzerdefinierten Zahlen- oder Texteigenschaften Validierungsregeln festgelegt haben, müssen die importierten Werte diesen Regeln entsprechen, sonst werden sie nicht importiert.

• • Bei Enumerationseigenschaftstypen müssen die Werte in Ihrer Importdatei entweder mit dem Label oder dem internen Wert der definierten Optionen der Eigenschaft übereinstimmen.
  • Erfahren Sie mehr über das Importieren in Kontrollkästcheneigenschaften.

• Beim Importieren von Produkten (nur Professional und Enterprise):
  • Wenn Sie einen Eigenschaftswert „Laufzeit“ importieren möchten, formatieren Sie den Wert in der Spalte „Laufzeit“ als PXM, wobei X die Anzahl der Monate ist (z. B. P6M für eine Laufzeit von 6 Monaten), oder PXY, wobei X die Anzahl der Jahre ist (z. B. P1Y, für einen Zeitraum von 1 Jahr).
  • Wenn Sie einen Eigenschaftswert vom Typ „Abrechnungshäufigkeit“ importieren möchten, verwenden Sie monatlich, jährlich oder vierteljährlich, wenn das Produkt einen wiederkehrenden Preistyp aufweist. Lassen Sie die Zelle leer, wenn das Produkt einen einmaligen Preis hat.

Anforderungen an Zuordnungen

• Um mehrere Objekte in einer Datei zu importieren und zuzuordnen, fügen Sie Informationen über zugeordnete Datensätze und/oder Aktivitäten in dieselbe Zeile ein. Verwenden Sie in zwei Dateien eine gemeinsame Spalte, um die Datensätze in jeder Datei zu verknüpfen. Weitere Hilfe beim Importieren und Zuordnen von Datensätzen finden Sie in den Beispieldateien.
• E-Mails, Besprechungen und Notizen können nicht einzeln importiert werden. Sie müssen importiert und mit Datensätzen verknüpft werden.
• Um einen Datensatz mit mehreren Datensätzen eines anderen Objekts zuzuordnen, fügen Sie die eindeutige ID des Datensatzes für jeden Datensatz, den Sie zuordnen möchten, in mehreren Zeilen ein. Zum Beispiel ist Luke Danes Manager bei Luke's Diner, aber ein Auftragnehmer im Restaurant „The Dragonfly Inn“. Um ihn beiden Unternehmen zuzuordnen, müssten Sie zwei Zeilen für Luke Danes mit den Spalten E-Mail (oder Datensatz-ID) und Unternehmensdomain-Name (bzw. Datensatz-ID) für jedes Unternehmen hinzufügen.

Bitte beachten: Wenn Sie keine eindeutigen Bezeichnungen angeben (z. B. E-Mail, Unternehmensdomain-Name, Datensatz-ID), erstellt der Import doppelte Datensätze, anstatt sie mit demselben Datensatz zu verknüpfen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mehrere Objekte importieren und zuordnen.

• Zügen Sie zum Importieren von Zuordnungslabeln (nur Professional und Enterprise) eine Zuordnungslabel-Spalte ein.  Sie müssen die Zuordnungslabel vor dem Import in HubSpot erstellen.
  • Um mehrere Label zur Beschreibung der Beziehung zwischen zwei Datensätzen festzulegen, können Sie mehrere Werte für Zuordnungslabel in eine Zelle einfügen, die durch ein Semikolon getrennt sind (z. B. Manager; Abrechnungskontakt).
  • Wenn Sie Zuordnungslabel in einen Import mit mehreren Dateien importieren, müssen Sie die Spalte „Zuordnungslabel“ und eine eindeutige ID für das Objekt, das Sie zuordnen, in derselben Datei berücksichtigen.
• Um Zuweisungen zwischen unter- und übergeordneten Unternehmen herzustellen, fügen Sie eine Spalte Übergeordnetes Unternehmen in Ihre Importdatei mit den Datensatz-ID-Werten der übergeordneten Unternehmen ein. Erfahren Sie mehr über den Import von untergeordneten Unternehmen.

Beispiel-Importdateien

Die folgenden Dateien enthalten die erforderlichen Spaltenüberschriften für jeden Objekttyp sowie mögliche zusätzliche Überschriften. Sie können Ihre eigenen Spaltenüberschriften hinzufügen, um Eigenschaften zu aktualisieren oder weitere Eigenschaften zu erstellen, die für die Pflege der HubSpot-Datenbank Ihrer Organisation wichtig sind.

Ein Objekt

• Beispieltabelle für Kontakte: XLSX oder CSV
• Beispieltabelle für Unternehmen XLSX oder CSV
• Beispieltabelle für Deals: XLSX oder CSV
• Beispieltabelle für Tickets: XLSX oder CSV
• Beispieltabelle für Produkte: XLSX oder CSV

Sobald Ihre Datei fertig ist, erfahren Sie, wie Sie ein Objekt in HubSpot importieren.

Bitte beachten Sie: Produkte können nur in einem einzigen Objektimport importiert werden. Sie können ein vorhandenes Produkt einer Position zuordnen oder ein Produkt manuell einem Geschäft oder Angebot zuordnen.

Mehrere Objekte mit Zuordnungen

Sie können Objekte entweder zusammen in einer Datei oder in zwei separaten Dateien (dabei stellt jede Datei ein Objekt dar) importieren und zuordnen.

Mehrere Objekte in eine Datei importieren

Um mehrere Objekte in eine Datei zu importieren und zuzuordnen, fügen Sie die Datensätze, die Sie zuordnen möchten, in derselben Zeile Ihrer Datei Ihrer Datei hinzu. Diese Beispieldateien stellen gängige Anwendungsfälle dar, Sie können jedoch auch Objekte frei kombinieren, indem Sie die Spaltenüberschriften durch die Eigenschaften eines anderen Objekts ersetzen.

• Beispieltabelle für Kontakte und Unternehmen: XLSX oder CSV.
• Beispieltabelle für Kontakte und Unternehmen mit Zuordnungslabeln: XLXS oder CSV.
• Beispieltabelle für Kontakte und Tickets: XLSX oder CSV.
• Beispieltabelle für Unternehmen und Deals: XLSX oder CSV.
• Beispieltabelle für Unternehmen und Notizen: XLSX oder CSV.
• Beispieltabelle für Unternehmen, Deals und Notizen: XLSX oder CSV.
• Beispieltabelle für Deals und neue Positionen (mit zugehörigen Produkten): XLSX oder CSV.  Wenn Sie eine Datei importieren, können Sie nur eine Position pro Deal importieren.
• Beispieltabelle für Anrufe und Kontakte CSV.
• Beispieltabelle für Notizen und Tickets: CSV.
• Beispieltabelle für Aufgaben und bestehende Geschäfte: CSV.

Mehrere Objekte in zwei Dateien importieren

Beim Importieren und Zuordnen in zwei Dateien stellt jede Datei ein Objekt dar. Um zu ermitteln, welche Datensätze dateiübergreifend verknüpft werden sollen, berücksichtigen Sie in beiden eine gemeinsame Spalte. Eine Ihrer Dateien sollte einen eindeutigen Wert für jede Zeile in dieser Spalte aufweisen. Verwenden Sie in der anderen Datei diese Werte, um anzugeben, welchem Datensatz die einzelnen Zeilen zugeordnet werden sollen.

Ein gängiger Anwendungsfall ist beispielsweise das Importieren und Zuordnen von Kontakten und Unternehmen. In den folgenden Beispieldateien ist „Unternehmensname“ die gemeinsame Spalte:

• Beispieltabellenblatt für Unternehmen: XLSX oder CSV.

• Beispieltabelle für Kontakte: XLSX oder CSV.

In der Unternehmensdatei gibt es für jede Zeile im Spalte Unternehmensname einen eindeutigen Wert. In jeder Zeile der Kontaktdatei stimmen die Werte in der Spalte Unternehmensname mit dem Unternehmen überein, dem der Kontakt zugeordnet wird. Sie können diese Dateien beim Importieren von Kontakten und Unternehmen verwenden oder andere Objekte frei kombinieren, solange Sie eine gemeinsame Spalte berücksichtigen.

• Deals und Unternehmen mit Zuordnungslabeln in zwei Dateien: In diesen Beispieldateien ist „Unternehmensname“ der eindeutige Schlüssel für das Objekt „Unternehmen“.
  • Beispieltabelle für Deals: XLSX oder CSV.
  • Beispieltabellenblatt für Unternehmen: XLSX oder CSV.
• Abschlüsse und neue Positionen in zwei Dateien: In diesen Beispieldateien ist der Name des Abschlusses der eindeutige Schlüssel für das Abschlussobjekt. Wenn Sie in zwei Dateien importieren, können Sie mehrere Positionen pro Deal importieren.
  • Beispieltabelle für Deals: XLSX oder CSV.
  • Beispieltabelle für Einzelposten (mit zugehörigen Produkten): XLSX oder CSV.
• Anrufe und Kontakte in zwei Dateien: In diesen Dateien ist E-Mail die gemeinsame Spalte und der eindeutige Schlüssel für Kontakte.
  • Beispieltabelle für Anrufe: CSV.
  • Beispieltabelle für Kontakte: CSV.

Wenn Ihre Dateien bereit stehen, erfahren Sie hier, wie Sie mehrere Objekte oder Aktivitäten nach HubSpot importieren und zuordnen.