Datensätze und Aktivitäten importieren

Um Daten in großen Mengen hinzuzufügen oder zu aktualisieren, können Sie Dateien nach HubSpot importieren. Sie können Datensätze importieren, z. B. Kontakte und Unternehmen, oder Aktivitäten, wie eine an einen Kontakt gesendete E-Mail oder ein Meeting für einen laufenden Deal.

Im Folgenden finden Sie die Arten von Importen, die Sie durchführen können, sowie die unterstützten Objekte und Aktivitäten:

• Import eines einzelnen Objekts oder einer einzelnen Aktivität: Import zur Erstellung und/oder Aktualisierung eines einzigen Objekts oder einer einzigen Aktivität. Beim Importieren eines einzigen Objekts:
  • Sie können Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Produkte und benutzerdefinierte Objektdatensätze erstellen und/oder aktualisieren.
  • Sie können Aufrufe und Aufgaben erstellen, aber nicht aktualisieren.
• Import mehrerer Objekte und Aktivitäten: Import zum Erstellen, Aktualisieren und/oder Verknüpfen mehrerer Objekte und Aktivitäten. Sie können mehrere Objekte und Aktivitäten in eine Datei oder zwei Objekte bzw. ein Objekt und eine Aktivität in zwei separate Dateien importieren. Beim Importieren mehrerer Objekte:
  • Sie können Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objektdatensätze erstellen und/oder aktualisieren.
  • Sie können Artikel, Anrufe, E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben erstellen, aber nicht aktualisieren. Artikel müssen mit Deals verknüpft sein, und E-Mails, Meetings und Notizen müssen mit einem Objekt verknüpft sein.

Sie können die nachstehenden Anweisungen für alle Importe befolgen, allerdings gibt es Schritte, die nur für bestimmte Importtypen gelten (z. B. Schritte zum Verknüpfen von Datensätzen bei einem Import mehrerer Objekte). Weitere Hinweise finden Sie unter den Dateianforderungen beim Import.

Vor dem Importieren

Bevor Sie einen Import starten:

• Erfahren Sie mehr über Objekte, Datensätze, Eigenschaften und das Verwalten Ihrer CRM-Datenbank in HubSpot.
• Richten Sie Ihre Importdateien ein und bestätigen Sie, dass Sie über alle erforderlichen Felder verfügen. Wenn Sie Ihre Dateien richtig einrichten, vermeiden Sie Importfehler oder, dass falsche Daten zu Ihrem CRM hinzugefügt werden. Sie können auf Beispiel-Importdateien zurückgreifen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
• Es gibt noch weitere Möglichkeiten, Datensätze zu erstellen, zu synchronisieren oder zuzuordnen, die Sie in Betracht ziehen können:
  • Für Kontakte und Unternehmen können Sie auch die Einstellung „Unternehmen automatisch erstellen und mit Kontakten zuordnen“ basierend auf der E-Mail-Domain des Kontakts aktivieren. Wenn Sie Kontakte mit E-Mail-Domains haben, die sich von den Domains ihrer Unternehmen unterscheiden, oder wenn Sie andere Objekte importieren, befolgen Sie die Anweisungen zum Zuordnen Ihrer Datensätze über Import.
  • Wenn Sie Daten in einem anderen System haben und eine bidirektionale Synchronisierung einrichten möchten, erfahren Sie hier, wie Sie statt eines Imports die Datensynchronisierung von HubSpot verknüpfen und verwenden.

Datensätze und Aktivitäten importieren

Sobald Sie Ihre Dateien eingerichtet haben, können Sie sie nach HubSpot importieren:

• Klicken Sie auf oben rechts auf einer Indexseite für Objekte auf „Importieren“ oder rufen Sie Ihre Importeinstellungen auf:
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Importieren & Exportieren“.
  • Klicken Sie auf „Jetzt Daten importieren“.
• Klicken Sie auf der Seite „Importe“ auf „Einen Import starten“.
• Wählen Sie „Datei vom Computer“ aus und klicken Sie dann auf „Weiter“. Sie können auch „Einen früheren Import wiederholen“ auswählen, um einen Import mit den gleichen Eigenschaften wie bei einem früheren Import abzuschließen.
• Wählen Sie je nach Art des Imports die Anzahl der Dateien und Objekte/Aktivitäten aus:
  • Import eines einzelnen Objekts oder einer einzelnen Aktivität: 
    • Wählen Sie „Eine Datei“ aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.
    • Wählen Sie „Ein Objekt“ aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.
    • Wählen Sie das Objekt oder die Aktivität in Ihrer Importdatei aus. Anrufe und Aufgaben sind die einzigen Aktivitäten, die eigenständig importiert werden können.

• • Import mehrerer Objekte oder Aktivitäten in eine Datei:
    • Wählen Sie „Eine Datei“ aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.
    • Wählen Sie „Mehrere Objekte“ aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.
    • Wählen Sie die Objekte und Aktivitäten in Ihrer Importdatei aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.

• • Import mehrerer Objekte oder Aktivitäten in zwei Dateien:
    • Wählen Sie „Mehrere Dateien mit Zuordnungen“ aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.
    • Wählen Sie die beiden Objekte bzw. das Objekt und die Aktivität aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.

• Klicken Sie für jedes Objekt oder jede Aktivität auf „Datei auswählen“ und wählen Sie dann Ihre Importdatei aus.
• Klicken Sie für jedes Objekt/jede Aktivität auf das Dropdown-Menü „Auswählen, wie [Objekte/Aktivitäten] importiert werden sollen“ und wählen Sie aus, wie Ihre Daten importiert werden sollen:

• • [Datensätze/Aktivitäten] erstellen und aktualisieren: Beim Import werden neue Datensätze und Aktivitäten erstellt und vorhandene Datensätze identifiziert und aktualisiert. Um neue Datensätze oder Aktivitäten zu erstellen, muss Ihre Datei die erforderlichen Eigenschaften für das jeweilige Objekt/die jeweilige Aktivität enthalten. Um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, muss Ihre Datei eine eindeutige ID enthalten.
  • Nur neue [Datensätze/Aktivitäten] erstellen: Beim Import werden nur neue Datensätze und Aktivitäten erstellt. Vorhandene Datensätze in der Importdatei werden ignoriert. Um neue Datensätze oder Aktivitäten zu erstellen, muss Ihre Datei die erforderlichen Eigenschaften für das jeweilige Objekt/die jeweilige Aktivität enthalten.
  • Nur vorhandene [Datensätze/Aktivitäten] aktualisieren: Beim Import werden nur vorhandene Datensätze aktualisieren. Neue Datensätze oder Aktivitäten in der Importdatei werden ignoriert. Um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, muss Ihre Datei eine eindeutige ID enthalten.

Bitte beachten: Aktivitäten können nicht über den Import aktualisiert werden, unabhängig davon, wie Sie die Daten importieren möchten.

• Wenn Sie Daten in einer anderen Sprache als Ihrer Standardsprache importieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Sprache der Spaltenüberschriften in Ihrer Datei auswählen“ und wählen Sie die Sprache aus. Die Auswahl der richtigen Sprache ermöglicht es HubSpot, Ihre Spaltenüberschriften besser mit bestehenden Standardeigenschaften abzugleichen. Wenn in Ihrer ausgewählten Sprache keine Übereinstimmung vorhanden ist, sucht HubSpot nach der Eigenschaft „Englisch“ zum Abgleichen.
• Klicken Sie auf „Weiter“.
• Wenn Sie mehrere Objekte in zwei Dateien importieren und zuordnen, geben Sie an, welche Spalte in beiden Dateien enthalten ist:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Gemeinsame Spaltenüberschriften in Ihren Dateien gefunden“ und wählen Sie den Namen der gemeinsamen Spalte aus.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Für welches Objekt ist [Überschrift] der eindeutige Schlüssel?“ und wählen Sie dann das Objekt aus, in das die Eigenschaft importiert werden soll. Zum Beispiel, wenn Sie Kontakte und Unternehmen importieren und den Unternehmensnamen als gemeinsame Spalte verwenden, wählen Sie „Unternehmen“ aus, um diese Daten in die Unternehmensdatensätze hochzuladen.
• Klicken Sie auf „Weiter“.
• Im Bildschirm „Spalten in Ihrer Datei zu [Objekt-/Aktivitäts-]-Eigenschaften zuordnen“ ordnet HubSpot die Spalten in Ihrer Datei anhand der Überschrift, der Sprache der Überschrift und dem Namen der Eigenschaft mit den Eigenschaften des ausgewählten Objekts oder der ausgewählten Aktivität zu. Wenn Sie zwei Dateien importiert haben, gibt es für jedes Objekt oder jede Aktivität eine Zuordnungsseite.
• Der Zuordnungsleitfaden zeigt die Eigenschaften an, die zum Erstellen und/oder Aktualisieren der Objekte oder Aktivitäten erforderlich sind. Wenn in Ihrer Datei eine der Eigenschaften fehlt, die für das Ziel Ihres Imports erforderlich sind (z. B. wenn Sie bestehende Deals aktualisieren möchten, aber keine Datensatz-ID-Spalte hinzugefügt haben), sollten Sie Ihre Importdatei korrigieren und den Import neu starten, um Fehler zu vermeiden.
• In der Spalte „Daten-Vorschau“ sehen Sie eine Vorschau der ersten drei Zeilen aus Ihrer Kalkulationstabelle.
  • Wenn in den ersten 100 Zeilen einer Spalte keine Fehler festgestellt werden, wird in der Spalte „Zugeordnet“ ein success Häkchen angezeigt.
  • Werden in den ersten 100 Zeilen einer Spalte bestimmte Fehler entdeckt, steht in der Spalte „Zugeordnet“ ein exclamation Ausrufezeichen. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um den Fehler anzuzeigen, und klicken Sie auf „Importfehler beheben“, um zu erfahren, wie Sie den Fehler beheben können.

• Wenn eine Spalte den falschen Objekt- oder Aktivitätseigenschaften zugeordnet wurde, klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Spalte „Importieren als“ und wählen Sie dann die richtigen [Objekt-/Aktivitäts-]Eigenschaften aus.

• Falls sich Spalten nicht einer vorhandenen Eigenschaft zuordnen lassen oder der falschen Eigenschaft zugeordnet sind, klicken Sie auf das entsprechende Dropdown-Menü in der Spalte „HubSpot-Eigenschaft“. Im Dropdown-Menü stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  
  • Um die Spalte einer vorhandenen Eigenschaft zuzuordnen, suchen Sie nach einer vorhandenen Eigenschaft und wählen Sie diese aus. Sie können den Mauszeiger über eine Eigenschaft bewegen, um deren Details anzuzeigen und sicherzustellen, dass Sie die richtige Eigenschaft auswählen.
  • Um eine neue benutzerdefinierte Eigenschaft einzurichten (nur Objekte), klicken Sie auf „Neue Eigenschaft erstellen“ und legen Sie dann im rechten Bereich Ihre neue Eigenschaft fest. Die Daten in der Spalte werden dieser neuen benutzerdefinierten Eigenschaft zugeordnet.

• Um den Import von Daten aus einer einzelnen Zeile zu überspringen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Spalte „Importieren als“ und wählen Sie dann „Spalte nicht importieren“ aus. Um den Import von Daten aus allen nicht zugeordneten Spalten zu überspringen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nicht zugeordnete Spalten nicht importieren“ unten rechts.

• Wenn Sie bestehende Datensätze aktualisieren oder Duplikate beim Verknüpfen von Datensätzen vermeiden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige eindeutige ID zugeordnet haben (z. B. Datensatz-ID, E-Mail, Domain-Name des Unternehmens oder eindeutige Werteigenschaften):
  
  • Datensatz-ID: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Spalte „Importieren als“ und wählen Sie dann „Datensatz-ID“ aus, oder wenn Sie mehrere Objekte importieren, wählen Sie „Datensatz-ID – [Objekte]“ für das richtige Objekt aus Wenn eine Zeile in Ihrer Datei keinen Wert für „Datensatz-ID“ enthält, wird ein neuer Datensatz erstellt.

• • Benutzerdefinierte Eigenschaft mit eindeutigen Werten (nur für Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte): Wenn Sie eine Eigenschaft erstellt haben, die eindeutige Werte erfordert, ordnen Sie die Spalte dieser Eigenschaft in der Spalte mit der HubSpot-Eigenschaft zu. Wenn Sie mehrere Eigenschaften mit eindeutigem Wert importieren, wählen Sie vor Abschluss des Imports auf der Seite „Details“ die Eigenschaft aus, die als ID verwendet werden soll.
  • E-Mail (nur Kontakte) oder Domain-Name des Unternehmens (nur Unternehmen): Ordnen Sie die Spalte der entsprechenden Eigenschaft in der Spalte mit der HubSpot-Eigenschaft zu.
• Wenn Sie Datensätze aktualisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Spalte „Vorhandene Werte verwalten“, um zu verhindern, dass der Import die vorhandenen Eigenschaftswerte der Datensätze überschreibt. Wenn diese Option für eine Eigenschaft ausgewählt ist, aktualisiert der Import die Eigenschaft nicht für Datensätze, die bereits einen Wert haben, aktualisiert sie allerdings für neue Datensätze oder vorhandene Datensätze, die keinen aktuellen Wert für die Eigenschaft haben.
  • Um zu verhindern, dass der Import vorhandene Werte für einzelne Eigenschaften überschreibt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nicht überschreiben“ in der Zeile der Eigenschaft.
  • Damit beim Importieren nicht vorhandene Werte für alle im Import enthaltenen Eigenschaften überschrieben werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben in der Tabelle.

• Wenn Sie mehrere Objekte importieren und zuordnen, können Sie Zuordnungslabels importieren (nur Professional und Enterprise):

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Spalte „Importieren als“ und wählen Sie dann „Zuordnungslabel“ aus. Das Importieren eines neuen Zuordnungslabels überschreibt nicht ein vorhandenes Zuordnungslabel. Das importierte Label wird dem Datensatz als zusätzliches Zuordnungslabel hinzugefügt. Erfahren Sie, wie Sie ein Zuordnungslabel manuell von einem Datensatz entfernen können.
  • Wenn Sie zwei Objekte importieren, wird in der Spalte für die HubSpot-Eigenschaft automatisch die Objektbeziehung für die importierten Objekte ausgefüllt (z. B. Kontakt und Unternehmen). Wenn Sie mehr als zwei Objekte importieren, wählen Sie die beiden Objekte aus, deren Beziehung die Zuordnungslabel beschreiben.

• Nachdem alle Spalten zugeordnet oder auf „Spalte nicht importieren“ festgelegt sind, klicken Sie auf „Weiter“. Wenn Sie zwei Dateien importiert haben, ordnen Sie die Eigenschaften des zweiten Objekts oder der zweiten Aktivität zu und klicken dann auf „Weiter“.
• Geben Sie Ihre Importdetails ein:
  
  • Geben Sie einen Importnamen ein.
  • Wenn Ihre Dateien mehrere Eigenschaften mit eindeutigen Werten enthalten (nur für Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte), klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Eigenschaft, mit der nach vorhandenen [Objekten] gesucht wird“ und wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie zum Aktualisieren oder Entfernen von Datensätzen verwenden möchten.
  • Wenn Sie Kontakte importieren:
    
    • Um automatisch eine Liste der importierten Kontakte zu erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Kontaktliste aus diesem Import erstellen“. Auch wenn Sie nur importiert haben, um bestehende Kontakte zu einer Liste hinzuzufügen (d. h., eine Datei mit E-Mail- oder Datensatz-ID-Werten, aber ohne neue Eigenschaftswerte), werden die Datensätze dennoch als aktualisierte Datensätze in der Importverlaufstabelle und der Zusammenfassung des einzelnen Imports berücksichtigt.
    • Um zu vereinbaren, dass Kontakte Benachrichtigungen von Ihnen erwarten und Ihre Importdatei keine gekaufte Liste enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Erfahren Sie mehr über die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von HubSpot.
    • Wenn Sie die Datenschutz-Grundverordnungsfunktionalität (DSGVO) in Ihrem Account aktiviert haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der Kontaktdaten“ und wählen Sie die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus.

• • Wenn Sie eine Datei mit einer Datumseigenschaft importieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Datumsformat“ und bestätigen Sie, wie die Datumswerte in Ihrer Tabelle formatiert werden sollen.
  • Wenn Sie eine Datei mit einer Zahleneigenschaft importieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zahlenformat“ und bestätigen Sie, welches Zahlenformat des Landes für Ihre Daten verwendet werden soll.
• Klicken Sie auf „Importvorgang abschließen“, nachdem Sie die Optionen für Ihren Import festgelegt haben.

Nach dem Import können Sie neue und aktualisierte Datensätze auf jeder Objektindexseite, neue Aufgaben auf der Aufgabenindexseite oder neue Aktivitäten in Datensätzen anzeigen. Wenn Ihr Import Fehler enthalten hat, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Importfehler beheben können. Sie können auch frühere Importe anzeigen, analysieren und Aktionen mit ihnen durchführen, z. B. eine Liste erstellen, importierte Datensätze anzeigen oder löschen.