Zuordnungslabel erstellen und verwenden

In Ihrem HubSpot-Account können Sie Datensätze zuordnen, um sie in Ihrer Datenbank zu verknüpfen. Super-Admins in Professional- und Enterprise-Accounts können die Zuordnung auch mit einem Label versehen, um die Beziehung zwischen zugeordneten CRM-Standardobjekten anzugeben.

Wenn Sie Zuordnungen in Ihrem System automatisieren möchten, erfahren Sie in diesem Artikel mehr über betriebsbezogene Apps im HubSpot App Marketplace.

Zuordnungslabel erstellen und bearbeiten

Alle HubSpot-Accounts können das primäre Label für Unternehmen verwenden, aber in Professional- und Enterprise-Accounts können Administratoren benutzerdefinierte Zuordnungslabel erstellen, um die Beziehung zwischen verknüpften Datensätzen anzugeben. Zuordnungslabel können Beziehungen zwischen allen CRM-Standardobjekten beschreiben, einschließlich Kontakten, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierten Objekten. Beispiel:

• Ein Kontakt kann Manager in einem Unternehmen, aber auch ehemaliger Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen sein.
• Ein Deal kann mehrere zugeordnete Kontakte haben, von denen einer der Entscheidungsträger und ein anderer der Abrechnungskontakt ist.

Sie können bis zu 10 Label pro Objektpaar (z. B. „Kontakt“ > „Deal“) erstellen. Die Label sind dann bidirektional (wenn Sie z. B. ein Zuordnungslabel für Kontakt > Unternehmen erstellen, wird das Label auch für Unternehmen > Kontakt erstellt). Sie können nicht Zuordnungslabel für eine Beziehung zum gleichen Objekt wie Kontakt > „Kontakt“ erstellen.

So erstellen Sie ein Zuordnungslabel:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Objekte“ und wählen Sie dann das Objekt aus, für das Sie ein Zuordnungslabel erstellen möchten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Zuordnungen“.
• Klicken Sie auf „Zuordnung erstellen“.
• Im rechten Bereich:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „[Objekt] zuordnen zu“ und wählen Sie dann das andere Objekt aus, für das Sie das Zuordnungslabel erstellen.
  • Geben Sie im Feld „Zuordnungslabel“ den Namen des gewünschten Labels ein.

• Klicken Sie unten auf „Erstellen“.
• Sobald das Label erstellt wurde, kehren Sie zu Ihrem Datensatz zurück und aktualisieren Sie die Seite. Das Label wird nun angezeigt und kann ausgewählt werden.

Außerdem können Sie bestehende Zuordnungslabel bearbeiten oder löschen. So verwalten Sie bestehende Zuordnungslabel:

• Verwenden Sie das Dropdown-Menü zur Objektauswahl, um nur Label einer bestimmten Beziehung anzuzeigen, z. B. Deal > Kontakt. Sie können auch die „Filtern nach“-Dropdown-Menüs verwenden, um Ihre Label nach Kardinalität (1-zu-viele oder 1-1) oder danach zu filtern, welcher Benutzer die Label erstellt hat. 
• Um ein einzelnes Label zu bearbeiten oder zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Label und gehen Sie dann folgendermaßen vor:
  • Klicken Sie auf „Bearbeiten“. Bearbeiten Sie im rechten Bereich den Namen des Label und klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Klicken Sie auf „Löschen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass Sie ein gelöschtes Label nicht wiederherstellen können, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf „Löschen“. Wenn ein Label in Datensätzen oder anderen HubSpot-Tools verwendet wird, müssen Sie vor dem Löschen zunächst die Label aus diesen Elementen entfernen. So zeigen Sie an, wo ein Label verwendet wird:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über „Löschen“ und klicken Sie dann im Popup-Fenster auf „Anzeigen, in welchen Automatisierungen Ihr Zuordnungslabel verwendet wird“.
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf den Namen eines Datensatzes oder Tools, um zu dem Element zu navigieren, das das Label verwendet.

Label für Datensatzzuordnungen festlegen oder aktualisieren

Sie können das primäre Unternehmen in einem Datensatz bearbeiten und Ihre eigenen benutzerdefinierten Label hinzufügen oder entfernen. Sie können die Label für die Zuordnungen Ihrer Datensätze direkt in einem Datensatz aktualisieren oder mehrere Zuordnungslabel gleichzeitig über einen Import festlegen. So aktualisieren Sie ein Label in einem Datensatz:

• Gehen Sie zu dem Datensatz mit der Zuordnung, die Sie aktualisieren möchten.

• Um neue Zuordnungen hinzuzufügen und sie mit einenm Label zu versehen, suchen Sie den entsprechenden Objektabschnitt im rechten Bereich und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“. Sie können einen vorhandenen Datensatz zuordnen oder einen neuen Datensatz erstellen und zuordnen. Im rechten Bereich:

• • Wenn Sie mehrere oder etwaige zusätzliche Unternehmen einem Datensatz zuordnen, können Sie eine der folgenden Möglichkeiten nutzen:
    • Um das Unternehmen als primäres Unternehmen festzulegen, wählen Sie „Als primäres Unternehmen von [Datensatz] festlegen“ unter dem Unternehmen aus, das Sie als primäres Unternehmen festlegen möchten. Wenn Sie das erste Unternehmen eines Datensatzes zuordnen, ist es standardmäßig das primäre Unternehmen.
    • Um das vorhandene primäre Unternehmen durch ein Unternehmen zu ersetzen, das Sie zuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „[Unternehmen] als aktuelles primäres Unternehmen von [Datensatz] ersetzen“.
  • Um ein Label für die Zuordnung festzulegen, klicken Sie auf „+Zuordnungslabel hinzufügen“. Wählen Sie im Dropdown-Menü ein geeignetes Label aus. Wenn keine vorhandenen Label die Beziehung zwischen dem Datensatz und dem Unternehmen angemessen beschreiben, klicken Sie auf „Zuordnungslabel verwalten“, um ein neues Label zu erstellen.

• Um Label für eine bestehende Zuordnung zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zuordnungskarte, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf „Mehr“:

• • Als primäre Zuordnung festlegen (nur Unternehmen): Wählen Sie diese Option für zugeordnete Unternehmen aus, um die Unternehmenszuordnung als primär festzulegen. Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen und klicken Sie auf „Aktualisieren“. Diese primäre Zuordnung ist das zugeordnete Unternehmen, das auf den Indexseiten der Datensätze angezeigt wird und auf das von Listen, Workflows, objektübergreifenden Berichten und Personalisierungstoken verwiesen wird.
  • Als primäre Zuordnung entfernen (nur Unternehmen): Wählen Sie für zugeordnete Unternehmen diese Option aus, um diese Unternehmenszuordnung als primäre zu entfernen. Wählen Sie im Dialogfeld über das Dropdown-Menü ein neues primäres Unternehmen aus und klicken Sie dann auf „Aktualisieren“. Wenn einem Datensatz nur ein Unternehmen zugeordnet ist, ist es standardmäßig das primär zugeordnete, und Sie können die primäre Zuordnung nicht entfernen. Erfahren Sie mehr darüber, wie die primäre Unternehmenszuordnung in HubSpot verwendet wird.
  • Zuordnungslabel bearbeiten: Wählen Sie diese Option, um Zuordnungslabel zu aktualisieren oder zu entfernen. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein neues Label aus oder klicken Sie auf x, um ein Label zu entfernen. Klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Zuordnungslabel in HubSpot-Tools verwenden

Sobald Sie Zuordnungslabel erstellt haben, um die Beziehungen zwischen Datensätzen zu beschreiben, können Sie Zuordnungslabel in einem Datensatz oder als Massenaktion per Import zu neuen oder bestehenden Zuordnungen hinzufügen. Sie können dann in HubSpot-Tools wie Listen, Workflows und benutzerdefinierten Berichten nach diesen Labeln filtern. Erfahren Sie mehr über mögliche Anwendungsfälle für die neuen Zuordnungen.

Bitte beachten: Zuordnungslabel werden nicht für die Synchronisierung über die HubSpot-Salesforce-Integration unterstützt.

Nach Zuordnungen in Listen filtern

Wenn Sie eine kontakt- oder unternehmensbasierte Liste erstellen, können Sie Ihre Datensätze anhand ihrer Zuordnungen filtern. Bei kontaktbasierten Listen können Sie nach den primären Unternehmenszuordnungen von Kontakten filtern. Benutzer von Professional- und Enterprise-Accounts können Datensätze in Listen auch nach Zuordnungslabeln filtern.

• Erstellen oder bearbeiten Sie eine Liste.
• Wählen Sie den [Objekt]-Eigenschaften-Filter aus, der dem zugeordneten Objekt entspricht. Wenn Sie z. B. eine Kontaktliste erstellen und Kriterien anhand von Unternehmenszuordnungen festlegen möchten, müssten Sie „Unternehmenseigenschaften“ auswählen.
• Wählen Sie eine Eigenschaft aus, nach der Sie filtern möchten.
• Standardmäßig enthält die Liste Datensätze, wenn beliebige zugeordnete Datensätze dieses Objekts die Kriterien erfüllen. Sie können Ihre Kriterien auch anhand der primären Unternehmenszuordnung oder eines benutzerdefinierten Zuordnungslabels festlegen. Klicken Sie dazu auf das Dropdown-Menü „Beliebiges [Objekt]“: 

• • Wählen Sie „Beliebiges [Objekt]“ aus, um anhand aller zugeordneten Datensätze dieses Objekttyps zu filtern (z. B. würde die Liste einen Kontakt einschließen, wenn eines seiner zugeordneten Unternehmen die Kriterien erfüllt).
  • Wenn Sie eine kontaktbasierte Liste erstellen, wählen Sie „Primäres [Objekt] aus, um nur nach dem primären zugeordneten Unternehmen zu filtern (z. B. würde die Liste nur dann einen Kontakt enthalten, wenn das primäre zugeordnete Unternehmen die Kriterien erfüllt).
  • Wählen Sie im Abschnitt „Mit Label“ ein Label aus, um nur nach Zuordnungen zu filtern, die das ausgewählte Label verwenden (z. B. würde die Liste nur dann einen Kontakt enthalten, wenn er über ein zugeordnetes Unternehmen mit diesem Label verfügt und dieses Unternehmen die Kriterien erfüllt).
• Wenn Sie mit dem Festlegen der Kriterien für die Liste fertig sind, klicken Sie oben rechts auf „Liste speichern“.

Zuordnungslabel in Workflows verwenden

Sobald Sie Zuordnungslabel erstellt haben, können Sie diese verwenden, um Aufnahmen und bestimmte Aktionen innerhalb von Workflows auszulösen.

Workflow-Aufnahmekriterien und Wenn/dann-Verzweigungen

Sie können Zuordnungslabel in kontakt-, unternehmens-, deal- oder ticket-basierten bzw. in benutzerdefinierten Objekten basierten Workflows verwenden, wenn Sie Aufnahme-Trigger und Auslöser für Wenn/dann-Verzweigungen festlegen. Zuordnungslabel werden für Auslöser in kontaktbasierten Workflows nicht unterstützt.

So legen Sie Auslöser anhand von Zuordnungslabeln fest:

• Erstellen Sie einen Workflow. 
• Im Workflow-Editor:
  • Um Aufnahme-Trigger festzulegen, klicken Sie auf „Aufnahme-Trigger festlegen“.
  • Um eine Wenn/dann-Verzweigung zu erstellen, klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um eine neue Aktion hinzuzufügen, und wählen Sie dann im rechten Bereich die Option „Wenn/dann-Verzweigung“ aus.
• Wählen Sie im rechten Bereich einen Filtertyp aus. Wählen Sie das zugeordnete Objekt aus, das über die gewünschte Eigenschaft verfügt.
• Wählen Sie eine Eigenschaft aus, legen Sie Ihre Kriterien fest und klicken Sie dann auf „Filter anwenden“.
• Standardmäßig wird die Workflow-Aufnahme anhand des zugeordneten primären Unternehmens für Unternehmensfilter ausgelöst
  und sie wird auf der Grundlage aller zugeordneten Datensätze für Kontakt-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierte Objektfilter ausgelöst. Um festzulegen, auf welche spezifischen Zuordnungen die Kriterien angewendet werden sollen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Primäres Unternehmen“ oder „Alle [Objekte]“.

• Wählen Sie im Dropdown-Menü ein Zuordnungslabel aus. Der Workflow nimmt einen Datensatz nur dann auf, wenn die zugeordneten Datensätze die Kriterien erfüllen und über das ausgewählte Zuordnungslabel verfügen.
• Sobald Sie Ihre Auslöser festgelegt haben, klicken Sie unten auf „Speichern“.

Workflow-Aktionen

Sie können Zuordnungslabel auch in kontakt-, unternehmens-, deal- oder ticket-basierten bzw. in benutzerdefinierten Objekten basierten Workflows verwenden, um die folgenden Workflow-Aktionen auszulösen: E-Mail senden (nur unternehmensbasierte Workflows), Eigenschaftswert festlegen, Eigenschaftswert kopieren und Eigenschaftswert löschen.

So verwenden Sie Zuordnungslabel in einer Workflow-Aktion:

• Erstellen Sie einen Workflow. 
• Um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen, klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
  • Wenn Sie einen Workflow zum Bearbeiten eines Eigenschaftswertes erstellen, wählen Sie „Eigenschaftswert festlegen“, „Eigenschaftswert kopieren“ oder „Eigenschaftswert löschen“ aus.
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü „Zieleigenschaftstyp“ und wählen Sie das zugeordnete Objekt aus, für das Sie eine Eigenschaft bearbeiten. 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zuordnungslabel“ und wählen Sie das Label aus, nach dem gefiltert werden soll. Wenn ein Datensatz in den Workflow aufgenommen wird, aktualisiert diese Aktion die Eigenschaft für zugeordnete Datensätze nur dann, wenn das ausgewählte Label zur Beschreibung der Zuordnung verwendet wird.

• • • Verwenden Sie je nach gewählter Aktion die Dropdown-Menüs, umIhre Eigenschaften auszuwählen.

• • Wenn Sie einen unternehmensbasierten Workflow zum Senden einer E-Mail erstellen, wählen Sie „E-Mail senden“ aus.
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü „Zuordnungslabel“ und wählen Sie die Label aus, nach denen Sie filtern möchten. Um die E-Mail an alle zugeordneten Kontakte zu senden, wählen Sie „Alle Kontakte“ aus.
    • Wählen Sie eine E-Mail aus. Wenn ein Unternehmen in den Workflow aufgenommen wird, wird die E-Mail nur an die zugeordneten Kontakte gesendet, wenn die ausgewählten Label zur Beschreibung der Kontakt-/Unternehmenszuordnung verwendet werden.

• Klicken Sie unten auf „Speichern“.

Zuordnungslabel in benutzerdefinierten Berichten verwenden

In benutzerdefinierten Berichten mit mehreren Datenquellen können Sie mithilfe von Zuordnungslabeln angeben, welche Datensätze anhand ihrer Label in den Bericht aufgenommen werden sollen. Sie können Zuordnungslabel auch als Achse, Aufschlüsselungsfeld oder Filter in Ihrem benutzerdefinierten Bericht verwenden.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Berichte und klicken Sie dann erneut auf Berichte.
• Klicken Sie oben rechts auf „Benutzerdefinierten Bericht erstellen“.
• Wählen Sie im linken Bereich „Benutzerdefinierter Berichtdesigner“ aus.
• Wählen Sie Ihre Datenquellen aus:
  • Die primäre Quelle können Sie über das Dropdown-Menü „Primäre Datenquelle“ auswählen. Die von Ihnen ausgewählte primäre Quelle wirkt sich darauf aus, welche Label verfügbar sind. Ein Bericht mit der primären Datenquelle „Kontakte“ enthält beispielsweise nur Label, die Sie in Ihren Zuordnungseinstellungen für Kontakte erstellt haben.

• •  Wählen Sie Ihre sekundären Quellen aus, indem Sie die Abschnitte „CRM“, „Marketing“, „Vertrieb“, „Service“ und „Benutzerdefinierte Objekte“ (nur Enterprise) auswählen. Um Label verwenden zu können, müssen Sie mindestens ein weiteres CRM-Objekt auswählen.
• Klicken Sie oben im Datenquellen-Editor auf „Zuordnungen anpassen“.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü die Label aus, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten.  Sie können das Kontrollkästchen „Alle [Objekte]“ aktivieren, um alle zugeordneten Datensätze dieses Objekts einzuschließen, unabhängig von ihren Labeln. Diese Option wird standardmäßig ausgewählt, wenn keine Label für eine Objektbeziehung definiert sind.
• Sie können auf „Zurück zu Datenquellen“ klicken, um das Bearbeiten Ihrer Quellen fortzusetzen, oder auf „Weiter“, um fortzufahren. Sie können Ihre Datenquellen und Zuordnungen jederzeit im Berichtdesigner aktualisieren, indem Sie in der linken Seitenleiste auf „Datenquellen bearbeiten“ klicken.

Zuordnungslabel

• Um Zuordnungslabel als Achse oder Aufschlüsselungsfeld in Ihrem Bericht zu verwenden, wählen Sie im linken Bereich des Berichtdesigners „Zuordnungslabel“ aus. Klicken Sie dann auf diese Option und ziehen Sie sie auf die Registerkarte „Konfigurieren“. Ein Beispiel: Sie verwalten Wohnungsvermietungen und haben ein benutzerdefiniertes „Vermietungen“-Objekt mit zwei Zuordnungslabeln für Langzeit- und Kurzzeitmietverträge erstellt. Folgendermaßen können Sie Ihre Berichtsdaten nach diesen Labeln aufteilen:
  
  • Klicken Sie auf das „Vermietungen“-Zuordnungslabel und ziehen Sie es auf den Kanal „X-Achse“.
  • Klicken Sie auf die Eigenschaft „Anzahl der Kontakte“ und ziehen Sie sie auf den Kanal „Y-Achse“.
  • Klicken Sie dann auf die Eigenschaft „Ursprüngliche Quelle“ und ziehen Sie sie auf den Kanal „Aufschlüsseln nach“. 
  • Das Diagramm zeigt, wie viele Kontakte einen Kurz- oder Langzeitaufenthalt angemietet haben und über welche Quelle sie die Vermietung gefunden haben.

• • Alternativ können Sie auch auf das Feld „Vermietungen“-Zuordnungslabel klicken und es auf den Kanal „Aufschlüsseln nach“ ziehen, um einen einspaltigen Bericht zu erstellen, in dem Langzeit- und Kurzzeitmietverträge farblich voneinander getrennt sind.

Filter hinzufügen

• Um ein Zuordnungslabel als Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „Filter“ und ziehen Sie dann das Zuordnungslabel auf das Filterfeld. Um zum Beispiel nur über Kontakte zu berichten, deren „Vermietungen“-Zuordnungslabel „Kurzfristig“ lautet:
  • Klicken Sie auf den Filter „Vermietungen“-Zuordnungslabel.
  • Wählen Sie „ist eines von“ aus und klicken Sie auf „Kurzfristig“.

• Schließen Sie das Erstellen Ihres benutzerdefinierten Berichts ab.